Urząd Miasta Brzeziny

Protokół kontroli RIO przeprowadzonej w dniach 30.01.2006r. - 07.04.2006r.

 REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA
W ŁODZI

 

 

 

 

 

Numer egzemplarza:

1

 

 

 

PROTOKÓŁ
KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ
I ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

 

 


Jednostka kontrolowana:

Urząd Miasta Brzeziny

 

 

Termin kontroli:

30.01.2006r. – 07.04.2006r.

 

 

Kontrolujący (imię, nazwisko, stanowisko służbowe):

Urszula Podrażka-Krawczak – st. inspektor kontroli

Bogusław Wenus- inspektor kontroli

 

 

Okres objęty kontrolą

2004-2005

 

 

Numer i data upoważnienia:

WK 601/2/10/2006 z dnia 11.01.2006r.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Uwaga!
Protokół niniejszy podlega udostępnieniu na zasadach określonych w ustawie
z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198), z ograniczeniami wynikającymi z art.5 tej ustawy.

 

 

 

 

 

I.                    Informacje wstępne

Miasto Brzeziny jest położone w środku Województwa Łódzkiego, obejmuje obszar 21,68 km2. Na koniec 2004 roku zamieszkiwało w nim 12.492 mieszkańców, w tym 6.545 kobiet i 5.947 mężczyzn. Struktura wieku mieszkańców, od 0 do 18 lat 2.608 osób, od 18 do 65 lat 8.312 osób i powyżej 65 lat 1.572 osoby. Stopa bezrobocia dla Powiatu Brzezińskiego na koniec 2004r. wynosiła 20,8%, zarejestrowanych jako bezrobotni było 2.580 osób, w tym 1.330 bezrobotnych z terenu miasta, na koniec 2005 roku stopa bezrobocia wynosiła 18,0 %, jako bezrobotni zarejestrowano 2.196 osób, w tym 1.144 bezrobotnych zamieszkałych w mieście Brzeziny.  

Urząd Miasta znajduje się przy ul. Sienkiewicza 16, 95-060 Brzeziny, numer telefonu 046 874-22-24 lub 046 874-35-29, został on zarejestrowany w systemie Regon i posiada numer identyfikacyjny 750148615 nadany przez Urząd Statystyczny w Łodzi Oddział w Brzezinach. Numer identyfikacji podatkowej NIP 833-00-05-565 nadany przez Urząd Skarbowy w Brzezinach.

Niniejszy protokół kontroli stanowi dokumentację przeprowadzenia kontroli kompleksowej Urzędu Miasta Brzeziny obejmującej lata 2004 i 2005.

II.                  USTALENIA OGÓLNE

1.      Kierownictwo jednostki

Przewodniczący rady miasta

Przewodniczącym Rady Miasta Brzeziny w okresie objętym kontrolą, tj. w latach 2004-2005 był p. Andrzej Kurczewski, wybrany uchwałą nr I/1/02 Rady Miasta z dnia 19 listopada 2002 roku.

W dniu 19 listopada 2002 roku Rada Miasta uchwałą nr I/2/02 wybrała Wiceprzewodniczących Rady w osobach: Tadeusz Barucki i Marcin Pluta.

Burmistrz miasta i zastępcy

Miejska Komisja Wyborcza w Brzezinach wystawiła zaświadczenie o wyniku wyborów przeprowadzonych w dniu 10 listopada 2002 roku wynika z niego, że na Burmistrza Miasta wybrana została p. Ewa Mądra. Na sesji Rady Miasta w dniu 19 listopada 2002 roku złożyła ona przed Radą Miasta ślubowanie, obejmując tym samym obowiązki Burmistrza.

Pani Burmistrz podpisała w dniu 20 listopada 2002 roku Zarządzenie nr 1/02 w sprawie powołania p. Grzegorza Raczyńskiego na Zastępcę Burmistrza Miasta. W dniu 24 lutego 2004 roku Burmistrz Miasta podpisała Zarządzenie nr 18 w sprawie odwołania p. Grzegorza Raczyńskiego z funkcji Zastępcy Burmistrza.

W dniu 5 maja 2005 roku Pani Burmistrz podpisała Zarządzenie nr 46/05 w sprawie powołania p. Anny Durańskiej na Zastępcę Burmistrza na okres od 6 do 16 maja 2005 roku, następne zarządzenie w sprawie powołania p. Anny Durańskiej na Zastępcę p. Burmistrz podpisała w dniu 18 lipca 2005 roku na okres od 20 do 22 lipca i od 28 do 29 lipca 2005 roku.

Skarbnik miasta

Skarbnikiem Miasta Brzeziny jest p. Grażyna Mela, powołana uchwałą Rady Miasta nr XV/90/03 z dnia 30 grudnia 2003 roku. Burmistrz Miasta powierzyła obowiązki głównego księgowego określone w art.35 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 roku Dz. U. nr 15 poz. 148 z późn. zm.) w zakresie czynności, uprawnień i odpowiedzialności podpisanym przez p. Grażynę Mela w dniu 31.12.2003r.

Sekretarz miasta

 Funkcję Sekretarza Miasta pełni od dnia 28 czerwca 1993 roku p. Grażyna Dziedzic powołana przez Radę Miasta uchwałą nr 34 z dnia 28 czerwca 1993 roku.

2.      Gminne  jednostki organizacyjne
i prawnoorganizacyjne formy ich działalności

Zgodnie z zapisami zawartymi w § 5 Statutu Gminy Miasto Brzeziny Burmistrz Miasta prowadzi rejestr jednostek organizacyjnych powołanych w celu wykonywania zadań własnych gminy. W tutejszym urzędzie prowadzone są dwa rejestry, rejestr jednostek organizacyjnych i rejestr instytucji kultury. Jako jednostki budżetowe wpisano:

- Przedszkole nr 1,

- Przedszkole nr 3,

- Szkołę Podstawową nr 1,

- Szkołę Podstawową nr 2,

- Gimnazjum,

- Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej.

W formie zakładu budżetowego działalność prowadzi Międzyszkolna Kryta Pływalnia. Miejską Bibliotekę Publiczną i Muzeum Regionalne wpisano w rejestrze instytucji kultury.

Miejska Biblioteka Publiczna w Brzezinach prowadzi działalność na podstawie statutu zatwierdzonego uchwałą Rady Miejskiej nr XXVI/2/2001 z dnia 30 stycznia 2001 roku w sprawie nadania statutu Miejskiej Bibliotece Publicznej im. Juliana Tuwima w Brzezinach, zmienionej następnie uchwałą nr XIX/19/2001 z dnia 24 kwietnia 2001 roku o zmianie uchwały w sprawie nadania statutu Miejskiej Bibliotece Publicznej im. Juliana Tuwima w Brzezinach. Statut ten opracowano w oparciu m.in. o przepisy:

·       ustawy z dnia 9 kwietnia 1968 roku o bibliotekach (Dz. U. nr 12, poz.63 z późn. zm.),

·       ustawy z dnia 25 października 1990 roku o prowadzeniu i organizowaniu działalności kulturalnej ( tekst jednolity z 2001r. Dz. U. nr 13, poz.123).

W rozdziale IV pn. Gospodarka finansowa biblioteki w § 16 zapisano, że „Biblioteka prowadzi gospodarkę finansową na zasadach określonych w ustawie o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej”, w § 17, że „Działalność Biblioteki jest finansowana z budżetu Gminy Miasta Brzeziny, z uzyskanych przychodów, środków otrzymanych od osób fizycznych i prawnych oraz z innych źródeł”. Kserokopia statutu stanowi załącznik nr 2 do protokołu.

Kontroli poddano plan finansowy biblioteki na 2005 rok, został on przedstawiony przez Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej w piśmie Nz.I-4/1/2005 z dnia 3 lutego 2005 roku skierowanym do Burmistrza Miasta. Zamieszczono w nim wydatki w wysokości 291.010,00 zł, w podziale na poszczególne paragrafy, dotacja z budżetu w kwocie 290.000,00 zł + 1.010,00 zł - saldo rachunku bankowego na 1.01.2005r. Kserokopia budżetu na 2005 rok stanowi załącznik nr 3 do protokołu.

 

Muzeum Regionalne w Brzezinach prowadzi działalność w oparciu o statut nadany przez Radę Miasta uchwałą nr XXXI/29/2001 z dnia 29 czerwca 2001 roku w sprawie nadania Statutu Muzeum Regionalnemu w Brzezinach, który opracowano m.in. na podstawie przepisów ustaw z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity Dz. U. z 2001r. nr 13, poz. 123). W rozdziale V pn. Majątek i finanse w § 14 zapisano, że „Muzeum prowadzi gospodarkę finansową na zasadach określonych w ustawie o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej”, w § 16, że „Działalność Muzeum jest finansowana z budżetu Gminy Miasta Brzeziny, z uzyskanych przychodów, środków otrzymanych od osób fizycznych i prawnych oraz z innych źródeł”. Kserokopia statutu stanowi załącznik nr 4 do protokołu.

Przeprowadzono kontrolę planu finansowego złożonego w Urzędzie Miasta przez Dyrektora Muzeum p. Jerzego Kołodziej, (budżet na 2005 rok został przedstawiony w piśmie M.Reg.I-3/1/05 z dnia 15 marca 2005 roku) zaplanowano w nim wydatki jednostki w wysokości 286.462,00 zł, przychody z dotacji w wysokości 280.000,00 zł, saldo rachunku bankowego na 1.01.2005r. na kwotę 6.462,00 zł.

Kserokopia budżetu na 2005 rok stanowi załącznik nr 5 do protokołu.

 

W podjętej w dniu 27 stycznia 2005 roku przez Radę Miasta uchwale budżetowej nr XXIX/1/05 w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Miasta Brzeziny na 2005 rok w załączniku nr 9 ustalono plan dotacji dla instytucji kultury na 2005 rok. Udzielenie dotacji zaplanowano w dziale 921 dla Miejskiej Biblioteki Publicznej w rozdziale 92116 w wysokości 290.000,00 zł, dla Muzeum Regionalnego w rozdziale 92118 w wysokości 280.000,00 zł. Kserokopia wyciągu z uchwały budżetowej i uchwał zmieniających budżet stanowi załącznik nr 5 do protokołu.

W toku kontroli ustalono, że obsługa księgowa biblioteki i muzeum prowadzona jest w Urzędzie Miasta w Wydziale Finansów przez młodszego referenta p…………., w programie księgowym wykorzystywanym do obsługi urzędu, w dziale 921 rozdziale 92116 - biblioteka i 92118 - muzeum. W kasie tutejszego urzędu sporządzane są odrębne raporty kasowe dotyczące wydatków dokonywanych przez muzeum i bibliotekę. Na podstawie analizy dokumentów dotyczących wydatków ujętych w raporcie kasowym nr 198/05 z dnia 27 kwietnia 2005 roku sporządzonym dla biblioteki i raporcie nr 199/05 z dnia 27 kwietnia 2005 roku sporządzonym dla muzeum ustalono, że Dyrektorzy biblioteki i muzeum sprawdzali tylko faktury oraz inne dokumenty dotyczące wydatku pod względem merytorycznym, natomiast zatwierdzenia danego wydatku do wypłaty dokonywała Burmistrz Miasta p. Ewa Mądra. Dla powyższych jednostek prowadzone są odrębne rachunki bankowe w banku PEKAO S.A., obsługującym również Urząd Miasta, upoważnienie do dysponowania środkami na tych rachunkach posiadała p. Burmistrz i na podstawie jej dyspozycji dokonywane były wypłaty środków z tych rachunków. Zatem Dyrektorzy opisanych wyżej instytucji kultury nie byli dysponentami środków dotacji przyznanych przez Radę Miasta, nie gospodarowali samodzielnie środkami finansowymi przyznanymi do dysponowania, co naruszało postanowienia wynikające z art.27 ust.1 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.

Kserokopia raportów kasowych nr 198/05 i 199/05 z 27 kwietnia 2005 roku z wybranymi dokumentami dotyczącymi wydatków stanowi załącznik nr 7 do protokołu. Kserokopia wyciągów z rachunków bankowych wraz z fakturami dotyczącymi największych (kwotowo) wydatków oraz karta wzorów podpisów, stanowi załącznik nr 8 do protokołu. Miejska Biblioteka Publiczna ma rachunek bankowy o numerze ……………………………., Muzeum Regionalnego o numerze ……………………………..

Wyjaśnienie w sprawie prowadzenia w Urzędzie Miasta ewidencji księgowej instytucji kultury oraz dysponowania przez p. Burmistrz środkami finansowymi zawartymi w budżetach tych instytucji, stanowi ono załącznik nr 9 do protokołu.

Ze złożonego wyjaśnienia wynika, że od początku działalności instytucji kultury ich obsługę księgową prowadzi Urząd Miasta, co podyktowane było zmniejszeniem kosztów funkcjonowania tych instytucji oraz racjonalnego i gospodarnego wydatkowania środków z budżetu miasta.

Przeprowadzono kontrolę sprawozdań finansowych złożonych za 2005 rok i stwierdzono:

1.         Sprawozdanie z działalności Miejskiej Biblioteki Publicznej podpisane zostało przez Dyrektor p. Danutę Wylazłowską, wynika z niego, że:

dochody instytucji ogółem wynosiły 433.731 zł, w tym:

·          dotacja z budżetu miasta 397.000 zł,

·          dotacja z Ministerstwa Kultury 18.000 zł, otrzymana przez bibliotekę na podstawie porozumienia nr 6082 zawartego w dniu 31 sierpnia 2005 roku pomiędzy Ministrem Kultury a Gminą Miasto Brzeziny w ramach programu pn. Promocja czytelnictwa. Środki z porozumienia wpłynęły na rachunek bankowy Urzędu Miasta w dniu 10 października 2005 roku, w dniu 12 tego miesiąca zostały przekazane na rachunek bankowy biblioteki. W dniu 30 listopada 2005 roku zostało podpisane przez p. Burmistrz i przesłane do Ministerstwa Kultury rozliczenie z wykorzystania dotacji, ponadto w dniu 31.01.2006r. p. Burmistrz podpisała sprawozdanie końcowe z realizacji programu Promocja Czytelnictwa. Z powyższych dokumentów wynika, że kwota dotacji została wykorzystana w całości w 2005 roku,

·          środki z Fundacji im. St. Batorego 1.760 zł, przekazane do biblioteki na podstawie umowy z dnia 24 czerwca 2005 roku zawartej pomiędzy fundacją a Miejską Biblioteką Publiczną, która zobowiązała się do przeznaczenia środków przyznanych w ramach   grantu na zakup literatury humanistycznej i przedłożenia do końca 2005 roku 2005 roku sprawozdania z ich wykorzystania. Ustalono, że środki wykorzystano w terminie,

·          saldo rachunku bankowego na 1.01.2005r. wynosiło 1.010 zł,

·          dochody własne 15.961 zł, składały się na nie:

-        przychody 11.680,61 zł z tytułu dostarczania energii cieplnej innym podmiotom, w budynku biblioteki w 2005 roku zainstalowano kotłownię olejową, której moc pozwala na sprzedaż energii Urzędowi Stanu Cywilnego, Państwowej Szkole Muzycznej i Towarzystwu im. św. Brata Alberta,

-        czynsz z tytułu wynajmu lokali w wysokości 1.427,61 zł,

-        odsetki od środków zgromadzonych na rachunku bankowym w wysokości 732,88 zł.

Kserokopia sprawozdania biblioteki za 2005 rok, wydruku z ewidencji wydatków i ewidencji dochodów jednostki, wyciąg z rachunku bankowego z dnia 30.09.2005r. i 27.08.2005r. - przekazania dotacji za miesiąc wrzesień stanowi załącznik nr 10 do protokołu.

2. Sprawozdanie przedłożone przez Muzeum Regionalne:

dochody ogółem 309.226 zł, w tym:

dotacja z budżetu 300.000 zł,

saldo rachunku bankowego na 1.01.2005r. wynosiło 6.462 zł,

wpływy z usług 2.764 zł, składały się na nie:

- dochody z opłat za przeprowadzenie kursu tańca towarzyskiego i za wynajem garażu w wysokości 1.085,68 zł,

- odsetki od środków zgromadzonych na rachunku bankowym 1.677,96 zł. Na podstawie wydruku z ewidencji dochodów jednostki i wyciągów z rachunku bankowego ustalono, że najwyższe odsetki w wysokości 176,51 zł jednostka osiągnęła sierpniu, dotację na ten miesiąc z Urzędu Miasta przekazano w dniu 9.08.2005r. w wysokości 23.330 zł, saldo początkowe na rachunku bankowym w tym dniu wynosiło 42.926,16 zł, saldo końcowe 66.256,16 zł. 

Kserokopia sprawozdania muzeum za 2005 rok, wydruku z ewidencji wydatków i dochodów jednostki, wyciąg z rachunku bankowego z dnia 9.08. i 31.08.2005r. stanowi załącznik nr 11 do protokołu. Wyjaśnienie w sprawie przekazywania na rachunek bankowy muzeum środków finansowych w sytuacji niewykorzystania przez instytucję posiadanych środków złożyła Burmistrz Miasta, stanowi ono załącznik nr 9 do protokołu.

Z wyjaśnienia wynika, że w Urzędzie Miasta przyjęto zasadę przekazywania dotacji dla instytucji kultury w równych miesięcznych ratach, Pani Burmistrz potwierdziła również, że odsetki od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych instytucji kultury stanowiły ich przychody własne, które były następnie przeznaczane na wydatki własne związane z funkcjonowaniem instytucji kultury.

 

Ponadto na podstawie analizy sprawozdań za 2005 rok złożonych przez opisane instytucje kultury oraz wyciągów z rachunków bankowych sporządzonych na 31.12.2005r. wynika, że:

1.  Na rachunku bankowym biblioteki pozostawały środki finansowe w wysokości 38.622 zł, minus (-) saldo początkowe tego rachunku na 1.01.2005 r. 1.010 zł, minus (-) przychody własne 15.961 zł, pozostałe kwota w wysokości 21.651 zł – były to środki z budżetu Miasta Brzeziny.

2.      Na rachunku muzeum pozostały środki w wysokości 26.083,62 zł, minus saldo początkowe na 1.01.2005r. 6.462,00zł, minus przychody własne 2.764 zł, pozostałe kwota w wysokości 16.857,62 zł to środki z dotacji z budżetu miasta.

Zatem jednostki nie wykorzystały na koniec 2005 roku dotacji przekazanych im przez Urząd Miasta. Z ustnego wyjaśnienia złożonego przez Skarbnika Miasta p. Grażynę Mela wynika, że do dnia przeprowadzenia kontroli niniejszego zagadnienia, tzn. 15 lutego 2006 roku instytucjom kultury nie były przekazywane środki finansowe na prowadzenie przez nie działalności.

Stan środków finansowych na rachunkach bankowych tych jednostek na koniec 2004 roku przedstawiał się następująco, na rachunku biblioteki pozostała kwota 265,00 zł, jednostka osiągnęła w 2004 roku przychody z usług w wysokości 1.857,00 zł, na rachunku muzeum pozostała kwota 283,00 zł, przychody z usług w wysokości 2.040 zł.

Kserokopia wyciągów z rachunków bankowych jednostek na 31.12.2005r. stanowi załącznik nr 12. Kserokopia sprawozdań za 2004r. załącznik nr 13 do protokołu. Wyjaśnienie w sprawie nie egzekwowania zwrotu niewykorzystanej części dotacji przez instytucje kultury złożyła Burmistrz Miasta p. Ewa Mądra stanowi ono załącznik nr 14 do protokołu. Pani Burmistrz w wyjaśnieniu potwierdziła ustalenia dokonane w trakcie kontroli. W 2006 rok zaplanowano mniejsze kwoty dotacji dla instytucji kultury, z uwagi na fakt niepełnego wykorzystania kwot dotacji w 2005 i przeznaczenia tych środków na wydatki w pierwszych miesiącach 2006 roku.

Na podstawie sprawozdań z wykonania budżetu przez instytucje kultury w 2005 roku stwierdzono, że poza dotacją z Urzędu Miasta uzyskiwały one jeszcze przychody z innych źródeł, zatem na podstawie art.27 ust.4 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej plany działalności tych instytucji powinny zawierać także plany przychodów z uwzględnieniem np. przychodów z tytułu usług poza przychodami z tytułu dotacji, plany kosztów, plany remontów i konserwacji środków trwałych, czy plany inwestycji.

 

 

W trakcie kontroli ustalono, że na terenie Miasta Brzeziny funkcjonują trzy spółki prawa handlowego, których 100 % udziałów posiada kontrolowana jednostka:

-          Zakład Usług Komunalnych Sp. z o.o. powołany po reorganizacji Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Brzezinach, dokonanej uchwałami Rady Miejskiej z dnia 10 września 1996 roku nr 58/96, z dnia 28 listopada 1996 roku nr XXVIII/78/96 i z dnia 18 marca 1997 roku nr XXXI/17/97. W §9 aktu notarialnego repetytorium nr 212/1997 stanowiącego akt założycielski spółki ustalono, że 100 % udziałów objęło Miasto Brzeziny,

-          Towarzystwo Budownictwa Społecznego Sp. z o.o. utworzona z dniem 1 września 1999 roku uchwałą Rady Miasta nr VIII/30/99 z dnia 31 maja 1999 roku. Akt założycielski spółki został podpisany w Kancelarii Notarialnej w Rawie Mazowieckiej w dniu 30 lipca 1999 roku, określono w nim m.in., że Miasto Brzeziny jako założyciel obejmuje wszystkie udziały spółki,

-          Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej Sp. z o.o. utworzona na podstawie uchwały Rady Miejskiej nr 41 z dnia 10 grudnia 1994 roku w sprawie wyboru organizacyjno-prawnej formy działalności wykonywanej dotychczas przez Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej w Brzezinach, w §1 uchwały zapisano, „Dokonać prywatyzacji przedsiębiorstwa komunalnego pod nazwą Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej w Brzezinach i przekształcić je w jednoosobową spółkę gminy z ograniczoną odpowiedzialnością”. Akt notarialny repetytorium A nr 683/1995 dotyczący przekształcenia przedsiębiorstwa komunalnego został podpisany w dniu 22 grudnia 1995 roku, w §9 zapisano, że kapitał zakładowy Spółki należy od chwili przekształcenia w całości do Miasta Brzeziny.

Unormowania wewnętrzne

         Statut gminy

W okresie objętym kontrolą organizację wewnętrzną i tryb pracy organów Gminy określał Statut Gminy Miasto Brzeziny zatwierdzony uchwałą Rady Miasta nr III/26/02 z dnia 30 grudnia 2002 roku, zmieniony następnie uchwałą Rady nr XVI/1/04 z dnia 28 stycznia 2004 roku.

Regulamin organizacyjny urzędu

Organizację i zasady funkcjonowania urzędu określały następujące Regulaminy Organizacyjne Urzędu Miasta wprowadzone:

-                      Zarządzeniem Burmistrza Miasta nr 30 z dnia 31 marca 2003 roku,

-                      Zarządzeniem Burmistrza Miasta nr 140/2004 z dnia 29 grudnia 2004  roku, zmieniony następnie Zarządzeniem nr 108 z dnia 7 września 2005 roku.

Obowiązujący w trakcie przeprowadzania kontroli regulamin określa;

-                      zasady wykonywania funkcji kierowniczych w urzędzie,

-                      organizację wewnętrzną urzędu,

-                      zadania realizowane przez wszystkie komórki urzędu,

-                      zakresy działania poszczególnych komórek organizacyjnych,

-                      zasady postępowania przy opracowywaniu projektów aktów prawnych,

-                      organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw obywateli,

-                      zasady podpisywania pism i decyzji. 

W wewnętrznej strukturze urzędu wyodrębniono następujące komórki organizacyjne: Wydział Organizacyjny (Or), Wydział Finansowy (Fn), Wydział Inwestycji (In), Wydział Infrastruktury i Gospodarki Mieniem (IGM), Wydział Spraw Obywatelskich (SO) i Urząd Stanu Cywilnego (USC), ponadto samodzielne stanowiska pracy: ds. obsługi Rady Miasta (RM), ds. oświaty, kultury i sportu (OK), ds. kontroli (FK) i ds. społecznych i działalności gospodarczej (SDG).

Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów

W okresie objętym kontrolą obowiązywała w jednostce Instrukcja w sprawie obiegu dokumentów finansowo-księgowych i ewidencji środków rzeczowych w Urzędzie Miasta Brzeziny wprowadzona Zarządzeniem Burmistrza Miasta nr 119 z dnia 20.10.2003r., zmieniona wymienionymi zarządzeniami:

nr 4 z dnia 8 stycznia 2004 roku,                                                              

nr 49 z dnia 20 maja 2004 roku,

nr 100 z dnia 10 września 2004 roku,

nr 6 z dnia 31 stycznia 2005 roku,

nr 44 z dnia 4 maja 2005 roku,

nr 47 z dnia 5 maja 2005 roku,

nr 86 z dnia 18 lipca 2005 roku.

Począwszy od 30 września 2005 roku obowiązuje w jednostce Zarządzenie nr 119 z dnia 30 września 2005 roku w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową Urzędu Miasta Brzeziny, którym zatwierdzono i wprowadzono do użytku wewnętrznego:

Zakładowy Plan Kont dla budżetu jednostki samorządu terytorialnego i jednostki budżetowej,

Instrukcję obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych,

Instrukcję w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie,

Instrukcję w sprawie gospodarki kasowej,

Instrukcję w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania.

Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym

Rada Miasta nie określiła na podstawie art.18 ust.2 pkt 9 lit „a” ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001r. Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) zasad nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż trzy lata. W przypadku podejmowania takich czynności, były one dokonywane każdorazowo za zgodą Rady.

Instrukcja w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł

W toku kontroli ustalono, że Burmistrz Miasta w dniu 30 grudnia 2005 roku podpisała Zarządzenie nr 161 zatwierdzając Instrukcję w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz finansowania terroryzmu. Wyszczególniono w niej m.in.: przykładowe operacje finansowe, które mogły wskazywać na wprowadzanie do legalnego obrotu finansowego środków finansowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł, wyznaczono koordynatora ds. współpracy z GIIF, określono obowiązki koordynatora i pracowników jednostki w przypadku stwierdzenia podejrzenia wystąpienia operacji finansowych polegających „...na praniu brudnych pieniędzy”.

Zasady składania oświadczeń woli – pełnomocnicy.

W Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta wprowadzonym Zarządzeniem Burmistrza nr 140/2004 w rozdziale VIII pn. Zasady podpisywania pism ustalono, że Burmistrz podpisuje:

-          zarządzenia,

-          wystąpienia i pisma kierowane do organów władzy i administracji publicznej oraz kierowników jednostek organizacyjnych Miasta,

-          pisma kierowane do posłów i senatorów,

-          decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,

-          odpowiedzi na skargi i wnioski,

-          odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,

-          pisma dotyczące spraw urzędu, nie zastrzeżone na rzecz innego organu,

-          korespondencję i materiały kierowane celem publikacji w mediach.

Ponadto p. Burmistrz mogła upoważnić pracowników urzędu do występowania w jej imieniu oraz wydawania decyzji administracyjnych. W toku kontroli ustalono, że upoważnień takich udzielono:

·         Skarbnikowi Miasta p. Grażynie Mela do:

wydawanie decyzji administracyjnych ustalających podatek od nieruchomości, leśny, rolny i łączne zobowiązanie pieniężne oraz określających wysokość zobowiązania pieniężnego,

wydawania postanowień w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej należących do właściwości Wydziału Finansowego Urzędu Miasta,

podpisywania w imieniu Burmistrza Miasta korespondencji w sprawach należących do właściwości Wydziału Finansowego,

wydawania zaświadczeń w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej należących do właściwości Wydziału Finansowego.

Sekretarzowi Miasta p. Grażynie Dziedzic do wydawania decyzji administracyjnych, postanowień, zaświadczeń w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej należących do właściwości Wydziału Rozwoju Gospodarczego i Infrastruktury,

Naczelnikowi Wydziału Spraw Obywatelskich p. Elżbiecie Matczak do wydawania zaświadczeń w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz do podpisywania w imieniu Burmistrza Miasta korespondencji w sprawach należących do właściwości wydziału,

inspektorowi p. Danucie Zielińskiej do wydawania dowodów osobistych w imieniu Burmistrza Miasta oraz zaświadczeń w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej należących do właściwości Wydziału Spraw Obywatelskich,

inspektorowi p. Grzegorzowi Maślanko do wydawania decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy materialnej dla uczniów,

inspektorowi p. Annie Nowowiejskiej do wydawania decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu wymiaru podatku od nieruchomości, rolnego, leśnego oraz łącznego zobowiązania pieniężnego w 2004 roku.  

Funkcjonowanie kontroli wewnętrznej (finansowej).

Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Osoby odpowiedzialne

Funkcjonowanie kontroli wewnętrznej określały w kontrolowanej jednostce: 

-          „Procedury kontroli finansowej w Urzędzie Miasta”- regulamin wprowadzony w życie zarządzeniem nr 18 Burmistrza Miasta Brzeziny z dnia 31 grudnia 2002 roku, określający zasady wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, przestrzegania wewnętrznych unormowań jednostki, pobierania i gromadzenia dochodów w tym podatkowych, udzielanie zamówień publicznych, planowanie i realizację inwestycji, gospodarowanie majątkiem jednostki i jego ochronę,

-          „Regulamin organizacyjny Urzędu Miasta Brzeziny”, z którego wynikał hierarchiczny (pionowy i poziomy) podział stanowisk pracy, oraz odpowiedzialność poszczególnych wydziałów i ich kierowników za realizację  przypisanych im zadań. W powyższym regulaminie opracowano zakres działania Wydziału Finansowego, którego pracownicy m.in. są odpowiedzialni za  egzekucję dochodów podatkowych, kontrolowanie i analizę wykonywania budżetu, nadzorowanie i bieżącą kontrolę realizacji planów finansowych jednostek budżetowych i zakładu budżetowego. Z zapisów działu V ust. 8 regulaminu wynika, że w jednostce funkcjonuje samodzielne stanowisko ds. kontroli, do obowiązków którego należy przeprowadzanie kontroli procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środkami publicznymi urzędu, jednostek podległych Miasta i spółek Miasta zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,

-          „Instrukcja w sprawie obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Miasta Brzeziny”, w której określono dokumenty, stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych oraz zasady obiegu dowodów księgowych,

-          „Instrukcja w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Miasta Brzeziny”. Zgodnie z powyższą, odpowiedzialność za należyte zabezpieczenie majątku gminy ponosi pracownik Wydziału Organizacyjnego –p. …………………………………….(zakres czynności podpisany w dniu 2.08.2004 i aneks z dnia 31.12.2004 rok), na którym również spoczywa obowiązek nadzoru nad właściwą eksploatacją majątku i zabezpieczeniem go przed kradzieżą i zniszczeniem. Odpowiedzialność za właściwą eksploatację i ochronę składników majątkowych w czasie godzin pracy, ponoszą pracownicy na każdym stanowisku pracy,

-          „Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej w Urzędzie Miasta Brzeziny”, określająca dokumentację kasową, zasady przyjmowania wpłat i dokonywania wypłat, zasady ochrony wartości pieniężnych i czynności kontrolne dotyczące kasy ( inwentaryzacja kasy, kontrole doraźne),

-          Zakresy czynności, uprawnień i odpowiedzialności pracowników, w tym pracowników Wydziału Finansowego. W opracowanych zakresach  uwzględniono sprawowanie czynności kontrolnych przez poszczególnych pracowników w zakresie prowadzonych zagadnień. Zadania określone dla Wydziału Finansowego w regulaminie organizacyjnym, znajdują odzwierciedlenie  w zakresach obowiązków pracowników tego wydziału. W zakresach czynności każdego pracownika znajduje się zapis dotyczący obowiązku sprawowania zastępstwa w przypadku nieobecności innego pracownika wydziału. Każdy pracownik wydziału ma ustalone zastępstwo w przypadku swojej nieobecności.                      

Opracowane przez jednostkę i wdrożone regulacje dotyczące kontroli finansowej, obejmowały wszystkie obszary działania jednostki a mianowicie: odnosiły się do procesów związanych z gromadzeniem dochodów, zaciąganiem zobowiązań, dokonywaniem wydatków, gospodarowanie majątkiem. Szczegółowa analiza treści procedur kontroli wykazała, że uwzględnia on poszczególne etapy sprawowanej kontroli tj. etap wstępny, etap bieżący i etap następczy. Kontrola na etapie wstępnym dokonywana jest w ramach kontroli funkcjonalnej przez właściwych pracowników, a udokumentowaniem jej jest sporządzana karta wydatku wraz z jego uzasadnieniem. Kartę podpisuje Skarbnik i zatwierdza kierownik jednostki. Kontrola bieżąca sprawowana na etapie realizacji zadania przez merytorycznie odpowiedzialnych za realizację zadań pracowników zgodnie z zakresem czynności, natomiast kontrolę następną sprawuje pracownik ds. kontrolki finansowej. Samodzielne stanowisko ds. kontroli wewnętrznej zajmuje w jednostce p. ……………………….., któremu zgodnie z zakresem czynności podpisanym przez ww. w dniu 1 czerwca 2003 roku, powierzono przeprowadzanie kontroli następczych w zakresie gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych przez Urząd, jednostki organizacyjne, z uwzględnieniem kryterium legalności, gospodarności i celowości, gospodarowania majątkiem jednostki oraz w zakresie realizacji inwestycji i udzielania zamówień publicznych. Kserokopia zakresu czynności ww. stanowi załącznik nr 15 do niniejszego protokołu kontroli.

W ramach procedur związanych z kontrolą finansową, Skarbnik ustala zgodność operacji gospodarczych i finansowych z planami finansowymi oraz kompletność i rzetelność dokumentów finansowych, dokumentując przeprowadzenie kontroli złożeniem podpisu na kontrolowanym dokumencie. Powyższe uregulowania znajdują odniesienia w zakresie czynności opracowanym dla Skarbnika Miasta, gdzie w części II pkt. 1 zakresu zapisano: „Dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej wstępnej, bieżącej kontroli funkcjonalnej w zakresie powierzonych obowiązków, wstępnej kontroli legalności dokumentów dotyczących wykonywania planów finansowych jednostek oraz ich zmian, wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, dokonywanie wstępnej kontroli kompletności  i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych”.

Burmistrz Miasta Brzeziny powierzył obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości Skarbnikowi Miasta p. Grażynie Meli. W punkcie 1 części I opracowanego zakresu czynności dla w/w (zakres czynności podpisany w dniu 31.12.2003 roku) ujęto zapis: „Prowadzenie rachunkowości jednostki i miasta zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami polegającymi na: „organizowaniu sporządzaniu, przyjmowaniu, obiegu, archiwizowaniu i kontroli dokumentów, bieżącym i prawidłowym prowadzeniu księgowości oraz sporządzaniu kalkulacji wynikowej kosztów wykonywanych zadań i sprawozdawczości finansowej, nadzorowanie całokształtu prac z zakresu rachunkowości wykonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne oraz jednostki nie bilansujące się”.

W § 21 pkt 18 instrukcji w sprawie obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych określono zasady rejestracji wpływu dokumentów finansowo-księgowych. Z powyższych unormowań wynika obowiązek składania wszystkich dokumentów potwierdzających fakt zakupu składników majątkowych, zakupu usług w sekretariacie urzędu, gdzie wpływający dokument ujęty zostaje w rejestrze i opatrzony pieczęcią z datą wpływu i odpowiadającym mu numerem z rejestru. Po dokonaniu wstępnej dekretacji dokumentów przez kierownika jednostki, dokumenty finansowe powinny trafiać do wydziału finansowego, które w tym samym dniu lub dniu następnym są dekretowane na poszczególne stanowiska pracy. Zdaniem kontrolujących jest to nieuzasadnione wydłużanie obiegu danego dokumentu. Dokument wstępnie zadekretowany przez kierownika jednostki  powinien trafiać do merytorycznego wydziału, a następnie do wydziału księgowości.  

W celu sprawdzenia przestrzegania przyjętych wyżej procedur dotyczących rejestracji wpływających dokumentów, czy ewidencjonowaniu w księgach rachunkowych podlegają dokumenty określone w instrukcji i czy realizacja operacji gospodarczych jest autoryzowana przez osoby upoważnione, przeanalizowano wybrane dokumenty finansowo-księgowe z 2004 i 2005 roku. Zasady wyboru próby dokumentów do kontroli opisano w rozdziale niniejszego protokołu dotyczącym rozrachunków. Powyższa analiza wykazała, że:

-          z ujętych  w ewidencji księgowej w miesiącu grudniu 2004 roku 29 dokumentów finansowo-księgowych, 7 dokumentów (faktur, rachunków) nie wpisano do rejestru dokumentów wpływających, a mianowicie nie ujęto w rejestrze: f-ry nr 3/2004/P z dnia 22.12.2004 rok, f-ry nr 6324 z 16.12.204 rok, f-ry nr 4110617196, f-ry VAT F01417/04 z 28.12.2004 roku, faktury nr 2004/422, f-ry 22/2004 z 26 listopada 2004 roku, rachunku nr 92/04 z dnia 20 grudnia 2004 roku. Faktury te nie posiadały daty wpływu do jednostki. Data wpływu pozostałych dokumentów była zgodna z ewidencją wpływających dokumentów. Z ujętych w ewidencji księgowej w miesiącu grudniu 2005 roku 33 dokumentów, jeden dokument nr 1280/05 z 29 grudnia 2005 roku, nie został zaewidencjonowany w rejestrze dokumentów wpływających do jednostki i nie posiadał daty wpływu,

-          przeanalizowane dokumenty spełniały wymogi dokumentów określonych przez kierownika jednostki w instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych. Na ich podstawie dokonywano zapisów w księgach rachunkowych,

-          wszystkie skontrolowane dokumenty posiadały akceptację (zatwierdzenie) ich realizacji (wypłatę gotówki czy polecenie przelewu) przez kierownika jednostki (Burmistrza Miasta). Autoryzacji operacji finansowych w jednostce dokonuje Burmistrz Miasta. Nie przekazano stałego upoważnienia do dokonywania  autoryzacji operacji finansowych innym osobom. W przypadku dłuższej nieobecności Burmistrza (urlop), przekazała jednorazowo upoważnienie do podpisywania realizacji operacji gospodarczych i finansowych na czas swojej nieobecności p. A Durańskiej.

Wymieniana wyżej funkcjonująca w jednostce instrukcja w sprawie obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych, opisuje obieg dokumentów dotyczących dokumentowania wypłaty wynagrodzeń, wypłaty zaliczek, zakupu towarów i usług, sprzedaż towarów i usług, dokumentowanie zmian majątku trwałego, inwentaryzacji. W celu skontrolowania przestrzegania przyjętych rozwiązań przeanalizowano drogę obiegu następujących dokumentów:

-          faktura VAT nr 02111/241/PE/DO/05 z dnia 31.12.2005 roku za nadane przesyłki listowe. Faktura wpłynęła do Urzędu w dniu 6 stycznia 2006 roku. Zewidencjonowana w rejestrze dokumentów wpływających pod numerem 100. Wstępnej dekretacji dokumentu dokonała 6.01.2006 roku Burmistrz Miasta kierując fakturę do Wydziału Organizacyjnego. A więc dokument trafia bezpośrednio do merytorycznego wydziału, a nie jak zapisano w instrukcji do Wydziału Finansowego. Sprawdzenia pod względem prawidłowości merytorycznej dokumentu i jej zgodności z umową nr 01373/Z/HK/05 dokonała podinspektor wydziału p. ………………….. W dniu 10 stycznia 2006 roku, sprawdzenia formalno-rachunkowego dokonał pracownik Wydziału Finansowego p…………….,  następnie dokument podpisała Skarbnik Miasta i zatwierdziła do wypłaty Burmistrz. W dniu 10 stycznia 2006 roku dokonano polecenia przelewu. Dokument ujęto w księgach rachunkowych w dniu 10 stycznia 2006 roku, nadając mu numer wyciągu W-273 poz. 11,

-          faktura VAT nr 86/J/2005 z dnia 21 grudnia 2005 roku, za wykonanie robót objętych w protokole odbioru robót z dnia 21.12.2005 roku przy realizacji inwestycji pn.: „Budowa odkrytego boiska sportowego w Brzezinach przy ul. Sportowej nr 1”. Faktura wraz z protokołem odbioru robót wpłynęła do jednostki w dniu 21 grudnia 2005 roku, co potwierdza data wpływu na dokumencie i  poz. książki korespondencji 7006. Fakturę zadekretowaną przez p. Burmistrz przekazano do Wydziały Inwestycji. Na fakturze potwierdził wykonanie robót inspektor nadzoru oraz prawidłowość merytoryczną  wykonanego zadania i zgodność z umową nr 174/2005 z dnia 12 lipca 2005 roku, stwierdziła inspektor Wydziału Inwestycji p. ……………… w dniu 27 12.2005 roku.  W tym samym dniu przekazano dokument do Wydziału Finansowego, co potwierdza data kontroli formalno-rachunkowej, dokonanej przez pracownika tegoż wydziału p…………….. Tak opisaną fakturę podpisała Skarbnik Miasta oraz zatwierdziła wydatek do wypłaty p. Burmistrz. Fakturę opłacono poleceniem przelewu w dniu 27 grudnia 2005 roku i w tym dniu zaewidencjonowano w księgach rachunkowych nadają mu numer W 269 poz. 20,

-          polecenie księgowania Pk nr 263 z dnia 31.12.2005 roku. Przyjęcie na stan środków trwałych programu ADOBE PHOTOSTOH – jako wartość niematerialną i prawną (konto 020). Polecenie księgowania w instrukcji obiegu dokumentów jest wymienione jako dowód księgowy rozliczeniowy. Nie określono drogi jego obiegu. Powyższe polecenie sporządził pracownik Wydziału Finansowego, podpisała Skarbnik Miasta. Na poleceniu ujęto pozycję w księdze inwentarzowej, pod którą przyjęto powyższy program. Wg ustnych wyjaśnień p. Skarbnik, zostanie dokonana weryfikacja obowiązującej instrukcji i ujęte odpowiednie zapisy uwzględniające obieg wszystkich funkcjonujących w jednostce dokumentów,

-          wniosek o zaliczkę z dnia 4 stycznia 2005 roku. Obieg powyższego dokumentu został określony w § 13 rozdziału IV instrukcji. Wniosek o zaliczkę wypisał pracownik Wydziału Organizacyjnego ubiegający się o jej wypłatę, konieczność jej wypłaty zatwierdziła Sekretarz Urzędu - nadzorująca prace Wydziału Organizacyjnego, pod względem prawidłowości formalno-rachunkowej podpisała Skarbnik Miasta i kwotę zaliczki do wypłaty zatwierdziła Burmistrz Miasta. Wypłatę zaliczki z kasy, potwierdziła na dokumencie kasjerka, podając adnotację o ujęciu dokumentu w raporcie kasowym nr 9 pod poz. 6. Pobierająca zaliczkę pokwitowała jej odbiór, składając jednocześnie zobowiązanie o jej terminowym rozliczeniu, i upoważniając do potrącenia nierozliczonej zaliczki z najbliższego wynagrodzenia,

-          raport kasowy nr 628/05 z dnia 20 grudnia 2005 roku. Obieg i zasady jego sporządzania określa § 23 Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej. Raport sporządzony z zachowaniem ciągłości numeracji dla roku obrotowego, dowody kasowe zaewidencjonowane na bieżąco w układzie chronologicznym. Wypełniony i zamknięty raport, podpisała kasjerka i przekazała za potwierdzeniem odbioru księgowej p. ……………... Kopia raportu pozostała w kasie w bloku raportów. Wszystkie dokumenty załączone do raportu posiadały numer i pozycję, pod którą je zapisano w raporcie. Pod datą sporządzenia raportu, ujęto go w księgach rachunkowych.

Znajomość przez pracowników zasad oraz procedur związanych z funkcjonowaniem systemu kontroli finansowej, jest najistotniejszym elementem jego funkcjonowania. Dlatego też Skarbnik Miasta w imieniu Pani Burmistrz zapoznała pracowników Wydziału Finansowego z obowiązującymi procedurami i instrukcjami  regulującymi zasady gospodarki finansowej i procedurami kontroli finansowej, co potwierdzili pracownicy podpisując stosowne oświadczenie. Informacja i oświadczenia stanowią załącznik nr 16 do niniejszego protokołu kontroli.

Przestrzeganie przyjętych w jednostce zasad kontroli i ich efektywność, badano w trakcie analizy poszczególnych zagadnień merytorycznych, a mianowicie w trakcie kontroli wydatków osobowych, wydatków na profilaktykę i przeciwdziałanie alkoholizmowi, wydatków związanych z realizowanymi inwestycjami, gromadzonych dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych i stwierdzono, że analizy i wprowadzenia dodatkowych unormowań wymagają procedury kontroli dokumentów związanych z rozliczaniem dotacji udzielonych na dofinansowanie zadań realizowanych przez podmioty pozarządowe. Nieprawidłowości w zakresie przestrzegania przyjętych rozwiązań odnotowano również przy realizacji wydatków inwestycyjnych. Powyższe opisano w merytorycznych rozdziałach niniejszego protokołu.

Ustalenia dokonane w odniesieniu do funkcjonowania procedur kontrolnych zostały przedstawione również w teście załączonym do protokołu.

Kontrola finansowa wobec jednostek organizacyjnych, w tym kontrola wykonywana na podstawie art.127 ustawy o finansach publicznych

Zarządzeniem nr 24/04 z dnia 1 marca 2004 roku, Burmistrz Miasta Brzeziny wprowadziła procedury kontroli jednostek organizacyjnych Miasta Brzeziny. Zgodnie z powyższym jednostki organizacyjne podlegają kontroli, które z upoważnienia i na polecenie Burmistrza Miasta przeprowadzają inspektor ds. kontroli wewnętrznej i merytoryczni pracownicy Urzędu Miasta. Kontrole w jednostkach organizacyjnych są przeprowadzane w oparciu o zatwierdzony przez Burmistrza okresowy plan kontroli wewnętrznej, realizowany przez inspektora ds. kontroli wewnętrznej. Zgodnie z zapisami § 4 i 5 przedmiotowych procedur, kontrola wydatków jednostek organizacyjnych powinna obejmować nie mniej niż 5% wydatków w każdym roku i być przeprowadzana przynajmniej raz na 2 lata, uwzględniając materiały źródłowe w zakresie 5% wydatków z każdego roku.

Podstawę przeprowadzania czynności kontrolnych stanowić powinno pisemne upoważnienie wydane przez Burmistrza Miasta.

Dokumentem przeprowadzenia kontroli jest protokół sporządzany w 3 egzemplarzach, po jednym dla kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej, burmistrza i kontrolującego. Analizie poddano protokoły z przeprowadzonych przez inspektora p. …………………… kontroli w 2005 roku, udokumentowanych protokołami:

-          Nr KF –1/01/2005 z kontroli przeprowadzonej w MOPS na podstawie upoważnienia Burmistrza Miasta z dnia 13.01.2005 roku. Tematem kontroli była prawidłowość opłat za pobyt w Domu Pomocy Społecznej podopiecznych MOPS. Nie wydano zaleceń pokontrolnych,

-          Protokół nr KF 4/2005 z kontroli wydatków MOPS w 2004 roku. Kontrolę przeprowadzono na podstawie upoważnienia Burmistrza Miasta nr Or.1032-10/2005 z dnia 15.04.2005 roku. Wartość skontrolowanych wydatków stanowiła 16,1 % wykonanych w 2004 roku. W powyższym protokole odnotowano fakt objęcia kontrolą zagadnień związanych z funkcjonowaniem kontroli finansowo-księgowej. Brak wniosków z kontroli w tym zakresie. Nie odniesiono się do tego, czy procedury funkcjonują czy też nie, czy są przestrzegane i czy dostosowano je do struktury jednostki. Nie wydano zaleceń pokontrolnych. O wyjaśnienie w powyższej kwestii poproszono inspektora przeprowadzającego kontrolę. Zgodnie z treścią ustnego wyjaśnienia, brak nieprawidłowości w powyższym zagadnieniu, uznane zostało przez ww. za niewymagające dodatkowych adnotacji.

-          Protokół nr 9/2005 z dnia 14 listopada 2005 roku, z kontroli wydatków budżetowych Przedszkola nr 3, poniesionych w 2004 roku. W protokole dokonano oceny wewnętrznego systemu kontroli, z której wynika, iż system kontroli w zakresie wydatków funkcjonuje prawidłowo, natomiast budziły wątpliwości rozwiązania w zakresie procedur kontrolnych dotyczących „gospodarki żywnościowej”. W powyższej kwestii zostały wydane zalecenia pokontrolne. Wartość skontrolowanych przez inspektora wydatków stanowiła 27,6% wydatków wykonanych przez Przedszkole w 2004 roku.

-          Protokół nr KF-11/2005 z dnia 7 listopada 2005 roku z kontroli przestrzegania zasad rozliczania dotacji udzielonej Brzezińskiemu Klubowi Sportowemu „Start”. Kontrolę przeprowadził w siedzibie Klubu zespół kontrolny w skład którego wchodzili pracownicy merytoryczni Urzędu i inspektor ds. kontroli.

-          Protokół nr KF-12/05 z dnia 14 grudnia 2005 roku, z kontroli wydatków poniesionych przez Gimnazjum w 2004 roku. Dokonano oceny funkcjonujących w jednostce procedur kontroli i stwierdzono nieprawidłowości (na dokumentach źródłowych odnotowano brak uzasadnień poniesionych wydatków,). Powyższe znalazło odzwierciedlenie w wydanych przez Burmistrza Miasta w dniu 9 lutego 2006 roku zaleceniach pokontrolnych (pismo KF-3340-2/06). Przeprowadzona kontrola obejmowała 7,8% wykonanych przez jednostkę wydatków z 2004 roku.

Ponadto inspektor ds. kontroli wewnętrznej, skontrolował prawidłowość postępowania przy wyborze wykonawców na wykonanie zadań inwestycyjnych realizowanych przez Miasto: Wybór zarządcy nieruchomości należących do Miasta Brzeziny, II etap termomodernizacji budynku Szkoły Podstawowej nr 1 w Brzezinach, Rozbudowa parkingu przy Urzędzie Miasta Brzeziny, Wymiana stolarki I piętra w budynku przy ul Sienkiewicza 11, Wykonanie koncepcji rozdziału kanalizacji sanitarnej i deszczowej w m. Brzeziny. W żadnym z protokołów z przeprowadzonych kontroli nie odnotowano nieprawidłowości.

Zgodnie z zapisami zarządzenia Burmistrza nr 24/04 z 1 marca 2004 roku, inspektor ds. kontroli przeprowadza kontrole w oparciu o plan pracy zatwierdzony przez Burmistrza. Przedłożony kontrolującym plan pracy nie został zatwierdzony. Kserokopia planu kontroli stanowi załącznik nr 17 do protokołu kontroli. Ponadto jak wynika z zapisów protokołu (w miejscu „podstawa kontroli” ujmowano zapis „plan kontroli na 2005 rok”), kontrole, które wynikały z planu kontroli, przeprowadzano bez upoważnienia wystawionego przez Burmistrza Miasta, co pozostawało w sprzeczności z unormowaniami wynikającymi z § 6 zarządzenia nr 24/04, zgodnie z którym „kontrolujący po przybyciu do jednostki ma obowiązek przedstawić kierownikowi jednostki upoważnienie do przeprowadzenia kontroli”. Kserokopia przykładowego protokołu oraz zarządzenia nr 24/04 stanowią załącznik nr 18 do niniejszego protokołu.    

Z 9 jednostek organizacyjnych podległych Miastu, w 2005 roku skontrolowano tylko trzy jednostki: MOPS, Przedszkole nr 3 i Gimnazjum obejmując kontrolą zakres 5% wydatków, ale tylko z roku 2004. Skoro z zapisów zarządzenia wynikała częstotliwość kontroli co dwa lata, to w związku z powyższym kontrolą w 2005 roku powinna być objęta przynajmniej połowa podległych jednostek a zakres kontroli powinien obejmować okres dwóch lat. O wyjaśnienie czy  i jak zrealizowano obowiązek kontroli wobec jednostek organizacyjnych wynikający z art.127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 roku Dz. U. nr 15, poz.148 z późn. zm.), zgodnie z którym kontroli należy poddać wszystkie jednostki organizacyjne w zakresie co najmniej 5% wydatków poniesionych w każdym roku, kontrolujący poprosili Burmistrza Miasta, które stanowi załącznik nr 19 do niniejszego protokołu kontroli. Od 1 stycznia 2006 roku do powyższych zagadnie ma zastosowanie art.187 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104). Zgodnie z treścią wyjaśnienia p. Burmistrz, p…………….- inspektor ds. kontroli, oprócz zadań kontrolnych wykonuje w jednostce zadania w zakresie obrony cywilnej oraz zarządzania kryzysowego. W roku 2005 jak wyjaśnia p. Burmistrz, znacznie wzrosła ilość zadań związanych z bezpieczeństwem ludności i miasta, dlatego by ograniczyć czas przeprowadzanych kontroli, poleciła zmniejszyć zakres i ilość wykonywanych w 2005 roku kontroli. Pozostałe nieskontrolowane jednostki objęte zostaną kontrolą w roku 2006.

Kontrola wykonywana przez Komisję Rewizyjną

Zasady przeprowadzania kontroli przez Komisję Rewizyjną, sposób dokumentowania ich przeprowadzenia, określa dział V ustęp 2,3,4,5,6 Statutu Miasta Brzeziny. Zgodnie z powyższym Komisja Rewizyjna przeprowadza kontrole kompleksowe, problemowe i sprawdzające na podstawie ustalonego i zatwierdzonego przez Radę Miasta planu pracy. Zgodnie z § 80 pkt 2 ust.2 Statutu, Rada może podjąć decyzje w sprawie przeprowadzenia kontroli nie objętej planem pracy. Czynności kontrolnych w zakresie kontroli kompleksowej dokonują zespoły kontrolne, składające się co najmniej z dwóch członków komisji. Kontrole problemowe i sprawdzające powinny być przeprowadzane przez co najmniej dwóch członków komisji. Kontrole przeprowadzane są na podstawie pisemnych upoważnień wydanych przez Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej, w którym określa się podmiot kontroli, jej zakres oraz osoby oddelegowane do sprawowania kontroli. Dokumentem potwierdzającym przeprowadzenie czynności kontrolnych jest protokół kontroli sporządzony w terminie 14 dni od daty jej zakończenia, Protokół powinien zawierać: dane podmiotu kontrolowanego, personalia przeprowadzających kontrole, termin trwania kontroli, zakres kontroli, przebieg i wynik kontroli (stwierdzone nieprawidłowości oraz wskazanie dowodów potwierdzających ustalenia zawarte w protokole). Protokół może zawierać wnioski oraz propozycje co do sposobu usunięcia nieprawidłowości stwierdzonych w wyniku kontroli. Ponadto komisja zgodnie z zapisami Statutu, sprawuje funkcje kontrolne na posiedzeniach zwoływanych przez jej przewodniczącego zgodnie z planem pracy. Ta forma pracy komisji również jest dokumentowana stosownymi protokołami.

Plan pracy Komisji Rewizyjnej na rok 2005, zatwierdziła Rada Miasta uchwałami nr XXVIII/140/04 z dnia 28 grudnia 2004 rok na I półrocze i uchwałą nr XXXIV/53/05 z dnia 29 czerwca 2005 roku na II półrocze.

Z przedłożonych kontrolującym protokołów z prac komisji wynika, że Komisja Rewizyjna w Mieście Brzeziny  pracowała w 2005 na posiedzeniach co zostało odnotowane w następujących protokołach:

-          protokół z dnia 24 stycznia 2005 roku, którego tematem była analiza projektu budżetu Miasta na 2005 rok i analiza projektu Miejskiego Programu Profilaktyki i Przeciwdziałania Alkoholizmowi,

-          protokół z posiedzenia komisji z dnia 22 lutego 2005 roku, którego tematem było rozliczenie finansowe dotacji udzielonych dla organizacji pozarządowych, rozliczenie zaległości podatkowych za 2004 rok, oraz ulg w zapłacie podatku (umorzenia),

-          protokół z posiedzenia komisji z dnia 21 marca 2005 roku, którego tematem było analiza sprawozdania z wykonania budżetu Miasta za 2004 rok i wypracowanie wniosku w sprawie absolutorium, analiza dokumentów dotyczących zadania związanego z wycinką drzew na terenie Miasta Brzeziny,

-          protokół z posiedzenia komisji z dnia 21 kwietnia 2005 roku, w trakcie którego analizowano projekt zmiany nazwy ulicy Armii Czerwonej w Brzezinach, oraz opinię RIO o sprawozdaniu z wykonania budżetu i wniosku komisji,

-          protokół z posiedzenia komisji z dnia 9 maja 2005 roku, na którym zakończono analizę dokumentów dotyczących wycięcia drzew prowadzonych w Brzezinach w 2004 roku. W wyniku posiedzenia skierowano do p. Burmistrz Miasta pisemne zapytanie w zakresie powyższej sprawy,

-          protokół z posiedzenia komisji z dnia 30 maja 2005 roku, którego tematem była działalność spółek Miasta: Zakładu Usług Komunalnych, Przedsiębiorstwa Energetyki Cieplnej i Towarzystwa Budownictwa Społecznego,

-          protokół z posiedzenia komisji z dnia 28 czerwca 2005 roku, na którym ustalano zakres prac komisji w II półroczu, dokonano analizy realizacji inwestycji miejskich prowadzonych w I półroczu 2005 roku, sprawa budowy i utylizacji śmieci, analizowano skargę naczelnego obserwatora  koluszkowsko-brzezińskiego na działalność Burmistrza Miasta w sprawie funkcjonowania BIS-u, pismo grupy mieszkańców w sprawie dopłat za wodę i analiza odpowiedzi Burmistrza w sprawie wycięcia drzew prowadzonego w 2004 roku,

-          protokół z posiedzenia komisji z dnia 18 lipca 2005 roku w trakcie którego kontynuowano analizę skargi na działalność Burmistrza w zakresie funkcjonowania „BIS”,

-          protokół z wyjazdowego posiedzenia komisji z dnia 16.08.2005 roku, odbytego w Sądzie Rejonowym w Łodzi, w sprawie powołania na likwidatora Spółdzielni Właścicieli Nieruchomości VIP w Brzezinach p. Ewę Mądrą,

-          protokół z posiedzenia komisji z dnia 29 sierpnia 2005 roku, tematem którego była analiza sprawozdania z wykonania budżetu Miasta Brzeziny za I półrocze 2005 roku, z informacjami o zaległościach podatkowych i ulgach w zapłacie podatków, opracowanie sprawozdania z półrocznej pracy komisji, analiza skargi grupy mieszkańców na działalność Burmistrza Miasta,

-          protokół z posiedzenia komisji odbytego w dniu 27 września 2005 roku, którego tematem było: rozliczenie wydatków poniesionych na obchody Dni Ziemi Brzezińskiej, analiza dochodów i wydatków BIS za 2004 rok i I półrocze 2005 roku, realizacja przez organ wykonawczy uchwał Rady Miasta Brzeziny za II półrocze 2004 i I półrocze 2005,

-          protokół z posiedzenia komisji z dnia 25 października 2005 roku, na którym dokonano kontroli zaległości podatkowych oraz zaległości z opłat za dzierżawę p. …………………………….,

-          protokół z posiedzenia komisji z dnia 28 listopada 2005 roku , w trakcie którego analizowano projekt budżetu na 2006 rok, analiza projektów uchwał w sprawach stawek podatkowych, oraz analiza informacji o stanie mienia komunalnego,

-          protokół z posiedzenia komisji z dnia 19 grudnia 2005 roku, tematem którego było opracowanie projektu planu pracy Komisji Rewizyjnej na I półrocze 2006 roku.    

Kontrole zewnętrzne

Kontrole przeprowadzone przez RIO

Ostatnią kontrolę kompleksową gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Mieście Brzeziny, przeprowadzili inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi w okresie od 16.05.2002 rok do 26.07.2001 roku. Kontrolą objęto dokumentację źródłową z roku 2000 i 2001. W okresie od 21.01.2004 roku do 16.02.2004 roku, inspektorzy RIO w Łodzi przeprowadził w Urzędzie Miasta Brzeziny, kontrolę sprawdzającą wykonanie zaleceń pokontrolnych sformułowanych po kontroli kompleksowej przeprowadzonej w okresie wymienionym wyżej oraz kontrolę doraźną w zakresie prawidłowości udzielania zamówień publicznych. W okresie od 17.06 do 2.07.2004 roku inspektorzy kontroli RIO przeprowadzili kontrolę doraźną, obejmującą swym zakresem zagadnienia związane z gospodarowaniem majątkiem, realizacją zadań związanych z gospodarowaniem odpadami oraz udzielaniem zamówień publicznych.

Kontrole przeprowadzone przez inne podmioty - lata 2004 - 2005

Z książki kontroli prowadzonej w Urzędzie Miasta Brzeziny wynika, że w latach 2004-2005 roku w Mieście Brzeziny, kontrolę w zakresie gospodarki finansowej przeprowadzał Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w zakresie prawidłowości wykorzystania środków z udzielonych pożyczek inwestycyjnych oraz środków pochodzących z umorzeń pożyczek: kontrole z dnia 8.07.2004r.,-realizacja umowy pożyczki nr 48/OW/P/, z dnia 23.11.2004r.,- kontrola realizacji umowy pożyczki nr 159/WP/OW/04, z dnia 2.12.2004r.,- kontrola realizacji umowy pożyczki nr 135/OW/P/, z dnia 9.02.2005r.,-  kontrola realizacji umowy nr 85/OA/P/02 i 262/)W/P/04, z dnia 11.03.2005r.,- kontrola realizacji umowy nr 262/OW/P/04, z dnia 15.05.2005r., kontrola realizacji umowa nr –139/OA/04, z dnia 14.07.2005r.,- kontrola wniosku nr NO50516W, z dnia 6.09.2005r.,- kontrola umowy pożyczki na budowę ul Orzeszkowej  Konopnickiej, z dnia 28.10.2005r.,- kontrola realizacji umowy nr 116/OA/P/2005, z dnia 29.11.- 1.12. 2005r., kontrola realizacji umowy nr 116/OA/P/ II etap, z dnia 15.12.2005r., - kontrola realizacji umowy nr 107/OW/P.

Bank wykonujący obsługę bankową jednostki.

Wybór banku

W toku kontroli ustalono, że w latach 2004-2005r. bankową obsługę budżetu Miasta Brzeziny, wykonywał Bank Polski Kasa Opieki S.A Centrum Klientów Korporacyjnych w Łodzi ul. Strykowska 5 Bank Polski Kasa Opieki S.A. I Oddział w Brzezinach ul. Piłsudskiego 2/8.

Wyboru banku dokonano w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz.177 z późn. zm.).

Specyfikacja istotnych warunków zamówienia została zatwierdzona przez Burmistrza Miasta w dniu 1 kwietnia 2004 roku, a przedmiotem zamówienia była bankowa obsługa budżetu Gminy Miasto Brzeziny i jej jednostek organizacyjnych. Wartość zamówienia ustalona przez zamawiającego to 44.400,00zł, która wynikała z wyliczenia kosztów obsługi bankowej w okresie trzech lat.

Załącznikami do specyfikacji były:

-          wzór oferty,

oświadczenie o spełnianiu warunków art.22 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych,

wzór umowy.

Zamawiający ustalił dwuetapowy tryb oceny ofert tj. I etap – ocena w zakresie wymagań formalnych i kompletności ofert, II etap – ocena merytoryczna wg kryteriów. Kryteria określone przez zamawiającego to:

A) oprocentowanie środków gromadzonych na rachunkach oraz lokat krótkoterminowych – waga 45%, punkty obliczane wg wzorów podanych w specyfikacji, a ostateczną notę kryterium wyliczano wg wzoru: suma punktów oferty badanej : sumę oferty max x 100 x 45%,

B) koszty prowadzenia bankowej obsługi rachunków- waga kryterium 45%, wyliczane wg wzoru - cena najniższa : cenę oferty  badanej x 100 x 45%,

C) dostępność usług – waga 10%, ilość przyznanych punktów określał szablon przedstawiony tabelarycznie, natomiast ostateczną notę kryterium wyznaczano wg wzoru: suma punktów oferty badanej : sumę punktów oferty najkorzystniejszej x 100 x 10%.

Ogłoszenie o przeprowadzaniu przetargu zostało wywieszone na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego w dniu 30.03.1004 roku, zamieszczone na stronie internetowej jednostki w dniu 31 marca 2004r., oraz opublikowane w gazecie lokalnej BIS. W ogłoszeniu zawarto informacje zgodnie z art. 41 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Termin składania ofert ustalono na dzień 16 kwiecień 2004 rok do godz. 12 00.  

W wyznaczonym terminie ofertę złożył jeden oferent - Bank Polska Kasa Opieki S.A. I Oddział Brzeziny. Oceny oferty dokonała komisja przetargowa powołana zarządzeniem Burmistrza Miasta nr 5/04 z dnia 14.01.2004 rok, ze zmianami składu osobowego komisji, określonymi w zarządzeniu nr 35/04 z dnia 14.04.2004 rok. Z przeprowadzonego postępowania przetargowego sporządzono protokół, z którego wynika, że oferta Bank Polska Kasa Opieki S.A. I Oddział Brzeziny, spełniała wymogi specyfikacji oraz ustawy Prawo zamówień publicznych i została wybrana do obsługi bankowej jednostki. Wynik pracy komisji zatwierdziła Burmistrz Miasta w dniu 6 maja 2004r., a 7 maja 2004 roku wysłano do oferenta zawiadomienie o wyborze jego oferty. Ogłoszenie o rozstrzygnięciu przetargu zostało wywieszone na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta. Wybór banku zatwierdziła Rada Miasta w dniu 28 kwietnia 2004 roku, uchwałą nr XX/44/04 w sprawie wskazania banku prowadzącego obsługę bankową Gminy Miasto Brzeziny. W dniu 14 maja 2004 roku, pomiędzy Gminą Miasto Brzeziny reprezentowaną przez Panią Burmistrz E. Mądrą, a Bankiem Polska Kasa Opieki S.A Centrum Klientów Korporacyjnych w Łodzi ul. Strykowska 5, Bank Polski Kasa Opieki S.A. I Oddział w Brzezinach ul. Piłsudskiego 2/8, przy kontrasygnacie Skarbnika Miasta, została podpisana umowa nr Fn 49/04 na bankową obsługę budżetu Miasta Brzeziny i jednostek organizacyjnych na okres trzech lat.

Rachunki bankowe

Stan środków finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych na dzień 31.12.2004 rok i na 31.12.2005 rok, przedstawia poniższa tabela. Salda końcowe wykazane na poszczególnych kontach tych rachunków są zgodne z saldami kont ewidencji księgowej.

Lp.

Nazwa rachunku bankowego

Numer rachunku bankowego

Stan środków na 31.12.04r.

Numer rachunku bankowego

Stan środków na 31.12.05r.

1.

Rachunek bieżący Urząd Miasta Brzeziny

 

724.273,99

 

684.356,03

2.

Rachunek bieżący ZFŚS

 

1.332,99

 

13.049,12

3

Rachunek bieżący Urząd Miasta Brzeziny

 

0,00

 

31.825,10

4.

Muzeum Regionalne

 

6.462,24

 

26.083,62

5.

Muzeum Regionalne - ZFŚS

 

3,71

 

4,22

6.

Miejska Biblioteka Publiczna

 

1009,99

 

38.622,11

7.

Miejska Bibli. Publiczna - ZFŚS

 

97,01

 

64,27

8.

Gimnazjum

 

222,94

 

147,48

9.

Szkoły - ZFŚS

 

27.989,15

 

21.799,20

10.

Szkoła Podst. Nr 1

 

102,37

 

167,00

11.

Szkoła Podst. Nr 2

 

191,28

 

53,27

12.

Przedszkole Nr 1

 

128,21

 

31,77

13.

Przedszkole Nr 3

 

251,40

 

166,55

14.

Przedszkola - ZFŚS

 

182,00

 

1.022,89

15.

Gimnazjum - Socrates

 

2.761,11

 

8.527,76

16.

Rachunki

depozytowe

śr. specjalny

 

60.902,11

 

--------

17.

Rachunki depozytowe

GFOŚ

 

23.048,88

 

 

5.342,26

18.

Rachunki depozytowe

 

22,01

 

8.681,74

19.

Rachunki depozytowe

 

27.521,19

 

8.022,43

20.

Rachunki depozytowe

 

13.378,90

 

13.951,33

21.

Rachunki depozytowe

 

15.437,19

 

16.097,68

22.

Rachunki depozytowe

 

28.676,49

 

29.903,46

 

23.

Rachunki depozytowe

 

-

 

10.478,92

24.

Rachunki depozytowe

 

-

 

8.478,96

25.

Rachunki depozytowe

 

-

 

2.695,53

 

Wszystkie rachunki bankowe prowadzone są przez bank wskazany przez organ stanowiący.

Kredyty, pożyczki, obligacje, poręczenia, akcje i udziały

Zaciągnięte kredyty i pożyczki - 2005 rok

Na sfinansowanie wydatków nie znajdujących pokrycia w planowanych dochodach (art.48 ust.1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych)

Na podstawie uchwały Rady Miasta Brzeziny nr XXVI/112/04 z dnia 26 października 2004 roku, w sprawie zaciągnięcia pożyczki w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi, Burmistrz Miasta Brzeziny p. E. Mądra podpisała z przedstawicielami Funduszu umowę pożyczki nr 262/OW/P/2004 na kwotę 320.000zł, z przeznaczeniem na dofinansowanie zadania pn. „Kanalizacja sanitarna z przyłączami w ul. Orzeszkowej i ul. Konopnickiej”. Kwotę pożyczki zgodnie z umową przekazywano sukcesywnie na podstawie faktur: kwotę 92.676zł do dnia 31.12.2004 roku, oraz kwotę 227.324zł przekazano w 2005 roku. Strony ustaliły stałe oprocentowanie kwoty pożyczki w okresie kredytowania w wysokości 3 % w stosunku rocznym, co dawało kwotę 26.964,49zł. Spłatę pożyczki ustalono na 17 rat począwszy od 31.03.2006 roku do 31.03.2009 roku, w tym 13 rat po 16.000zł i 4 raty po 28.000zł. 

Uchwałą nr XXXV/55/05 z dnia 30 sierpnia 2005 roku, Rada Miasta Brzeziny podjęła decyzję o zaciągnięciu pożyczki w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi w wysokości 269.000zł z przeznaczeniem na finansowanie zadania „Budowa Kanalizacji sanitarnej na osiedlu Szydłowiec – etap IV”. Planowana spłata pożyczki to okres 4 lat. Na podstawie powyższej uchwały w dniu 31 sierpnia 2005 roku, pomiędzy Miastem Brzeziny reprezentowanym przez Burmistrza p. Ewę Mądrą z kontrasygnatą Skarbnika Miasta, a przedstawicielami WFOŚiGW w Łodzi podpisano umowę, której przedmiotem było udzielenie Miastu pożyczki w kwocie 269.000zł z przeznaczeniem na realizację zadania określonego przez organ stanowiący w uchwale nr XXXV/55/05. Strony ustaliły, iż spłata pożyczki nastąpi w 13 ratach w tym osiem rat po 19.400zł każda, jedna rata w wysokości 19.650zł, trzy raty po 23.500zł i jedna rata w kwocie 23.650zł. Początek spłaty pożyczki określono na 31.08.2006 rok, a płatność ostatniej raty przypada na 31.08.2009 roku. Odsetki w wysokości 2% w stosunku rocznym (kwota odsetek 11.863,75zł), naliczane wg umowy: do dnia 31.08.2006 roku jednorazowo i potrącone z góry w dniu przekazania pożyczki, od dnia 1.09.2006r., odsetki naliczane w okresach miesięcznych i spłacane na bieżąco do dnia 10-go każdego miesiąca.

Rada Miasta Brzeziny w dniu 30 sierpnia 2005 roku, podjęła uchwałę nr XXXV/54/05 w sprawie zaciągnięcia pożyczki w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi, na sfinansowanie zadania „Budowa kanalizacji deszczowej i drogi w ul. Kulczyńskiego, Berlinga, Mrockiej, Kilińskiego i ul. Reymonta”. Wysokość pożyczki to kwota 780.000zł, z okresem spłaty 4 lata. Powyższa uchwała stanowiła podstawę do spisania w dniu 31 sierpnia 2005 roku umowy pożyczki nr 107/OW/P/2005, pomiędzy przedstawicielami WFOŚiGW a Burmistrzem Miasta Brzeziny, na podstawie której Fundusz udzielił Miastu pożyczki w kwocie 780.000zł o stałym oprocentowaniu w stosunku rocznym 4%, z okresem spłaty do 31.08.2009 roku. Strony ustaliły spłatę pożyczki w 13 ratach w tym osiem rat po 56.300zł, jedna rata w wysokości 56.600zł i cztery raty po 68.250zł. Odsetki od udzielonej kwoty w wysokości 68.789,08zł, pożyczkobiorca zobowiązany został wpłacić do 31.08.2006 roku jednorazowo z góry w dniu przekazania pożyczki i od dnia 1.09.2006 roku, odsetki naliczane i spłacane miesięcznie na bieżąco do 10-go dnia każdego miesiąca.

Uchwałą nr XXXV/56/05 z dnia 30 sierpnia 2005 roku, Rada Miasta Brzeziny podjęła decyzję o zaciągnięciu pożyczki z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi w wysokości 131.000zł, z przeznaczeniem na finansowanie zadania inwestycyjnego pn. „Termomodernizacja budynku przedszkola nr 3 w Brzezinach przy ul Moniuszki 15”. Umowę pożyczki nr 116/0A/P/2005 z WFOŚiGW podpisała Burmistrz Miasta Brzeziny p. Ewa Mądra w dniu 5 września 2005 roku. Oprocentowanie pożyczki ustalono na 4% w stosunku rocznym. Okres spłaty pożyczki 4 lata. Termin spłaty pożyczki określono na 12 rat, począwszy od 30.11.2006 roku. Wysokości rat ustalono następująco: pierwsza rata w kwocie 10.649zł, siedem kolejnych rat po 10.653zł, cztery raty po 11.462zł. Strony ustaliły, iż odsetki od kwoty pożyczki  (12.403zł), naliczone będą do dnia 30.11.2006 roku jednorazowo i zostaną potracone z góry w dniu przekazania pożyczki, od dnia 1.12.2006 roku w okresach miesięcznych i spłacane na bieżąco  do dnia 10-go każdego miesiąca.

W dniu 26 października 2005 roku, Rada Miasta podjęła uchwałę nr XXXVII/71/05 w sprawie zaciągnięcia pożyczki w WFOŚiGW w Łodzi w wysokości 133.000zł, na finansowanie zadania inwestycyjnego pn. „Temomodernizacja budynku Szkoły Podstawowej nr 1 – etap III”. Na podstawie niniejszej uchwały Burmistrz Miasta podpisała z przedstawicielami NFOŚiGW w Łodzi w dniu 4 listopada 2005 roku umowę pożyczki nr 179/OA/2005 na kwotę 133.000zł z przeznaczeniem na dofinansowanie zadania określonego przez Radę Miasta. Strony ustaliły stałe oprocentowanie kwoty pożyczki w okresie kredytowania w wysokości 4% w stosunku rocznym co dawało kwotę 5.465,79zł. Okres spłat pożyczki to dwa lata w ośmiu ratach począwszy od 30.06.2006 roku. Ostateczny termin spłaty pożyczki wraz z odsetkami to 31 marzec 2008 rok.

Rada Miasta Brzeziny uchwałą nr XXXVI/64/05 z dnia 30 września 2005 roku, podjęła decyzję o zaciągnięciu pożyczki w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi w wysokości 53.000zł z przeznaczeniem środków na finansowanie zadania „Termomodernizacja budynku biblioteki”. W dnu 11 października 2005 roku pomiędzy reprezentantami WFOŚiGW w Łodzi a Miastem Brzeziny reprezentowanym przez Burmistrza p. E. Mądrą, została podpisana umowa pożyczki na kwotę 53.000zł z przeznaczeniem na cel wymieniony wyżej. Strony ustaliły stałe oprocentowanie kwoty pożyczki w okresie kredytowania w wysokości 4% w stosunku rocznym. Ustalony okres spłat pożyczki to 14 rat począwszy od 15.12.2006 roku w tym pierwsza rata w kwocie 2.880zł, jedenaście kolejnych rat po 2.870zł, trzynasta rata w wysokości 4.639zł, oraz trzy ostatnie raty po 4.637zł. Ostateczny termin spłaty pożyczki wraz z odsetkami ustalono na 30 września 2010 rok.

W dniu 26 października 2005 roku, Rada Miasta podjęła uchwałę w sprawie zaciągnięcia kredytu długoterminowego na sfinansowanie wydatków nie znajdujących pokrycia w planowanych dochodach, w wysokości 2.000.000zł z przeznaczeniem środków kredytu na dofinansowanie 18 zadań inwestycyjnych. Rada Miasta wykonanie uchwały powierzyła Burmistrzowi Miasta. Wyboru banku, w którym zostanie zaciągnięty kredyt jednostka dokonała w oparciu o ustawę Prawo zamówień publicznych, przeprowadzając przetarg nieograniczony. Dokumentację postępowania o zamówienie publiczne na wybór banku kredytującego opisano w rozdziale VIII punkcie 6 niniejszego protokołu -„Wydatki na dostawę materiałów i usług”. Umowę nr 30402/2005/71 o kredyt obrotowy zawarto w dniu 1 grudnia 2005 roku pomiędzy Gminą Miasto Brzeziny reprezentowaną przez Burmistrza Miasta p. E. Madrą a przedstawicielami Banku Spółdzielczego w Andrespolu ul. Rokicińska 130A Oddział Brzeziny, na podstawie której Bank udzielił Miastu kredytu w kwocie 2.000.000zł, na okres od daty podpisania umowy do dnia 31.12.2008 roku. Kredyt pozostawiono do dyspozycji Miasta w dwóch transzach po 1.000.000zł, pierwsza płatna w dniu 5 grudnia 2005 roku i druga w dniu 12.12.2005 roku. Kredytobiorca zobowiązał się do spłaty kredytu w 36 ratach w tym pierwsza w wysokości 55.555zł płatna do dnia 31.01.2006 roku, kolejne 34 raty po 55.555 zł każda płatna miesięcznie do ostatniego roboczego dnia każdego miesiąca i ostatnia 36 rata w wysokości 55.575zł, płatna do 31.12.2008 roku. Kredyt oprocentowany wg zmiennej stawki procentowej obowiązującej w Banku w okresach, za które naliczano odsetki. W dniu podpisania umowy oprocentowanie kredytu wynosiło 4,8% w stosunku rocznym. Odsetki płatne przez kredytobiorcę w terminach spłat rat kredytu, począwszy od 31.06.2006 rok.

Wartość zaciągniętych przez jednostkę w 2005 roku pożyczek, wynosiła łącznie 1.593.324zł. Zaciągnięte pożyczki ewidencjonowano na koncie 260, ujmując po stronie Wn konta wartość spłaconych pożyczek a na stronie Ma- wartość pożyczek zaciągniętych. Ewidencja szczegółowa, którą prowadziła jednostka do kona 260 (22 konta analityczne), umożliwiała ustalenie  zobowiązań wg poszczególnych umów pożyczek.

Wartość zaciągniętych kredytów w 2005 roku to kwota 2.000.000zł. Zobowiązania z tytułu zaciągniętego kredytu ewidencjonowano na koncie 134, ujmując po stronie Wn konta spłatę kredytu, a na stronie Ma konta – kredyt udzielony jednostce przez bank i przelany na rachunek bieżący. Odsetki od kredytu, księgowano jako koszty związane z obsługą długu  przez konta 400 i 201.

Wszystkie wymienione wyżej zaciągnięte zobowiązania wchodziły do limitu zadłużenia, o którym mowa w art. 114  ust. 1 ustawy o finansach publicznych.                

 

Na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych pożyczek i kredytów (art.48 ust.1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych)

Kontrolowana jednostka nie zaciągała zobowiązań w wymienionych wyżej tytułów.

Na pokrycie występującego w ciągu roku niedoboru budżetu (art.48 ust.1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych)

Jednostka nie zaciągała zobowiązań na podstawie art.48 usy.1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych.   

Udzielone gwarancje i poręczenia - 2005 rok

Rada Miasta w Brzezinach uchwałą nr VI/15/03 z dnia 27 marca 2003 roku wyraziła zgodę na udzielenie poręczenia finansowego dla Banku Gospodarstwa Krajowego w Warszawie z tytułu zaciągniętego kredytu przez Towarzystwo Budownictwa Społecznego Spółka z o.o. w Brzezinach za środków Krajowego Funduszu Mieszkaniowego, na budowę budynku mieszkalnego wielorodzinnego przy ul. Bohaterów Warszawy w Brzezinach. Wysokość poręczenia określona przez Radę Miasta to 450.000zł, która to kwota  obejmowała świadczenie główne i wszystkie koszty związane z udzielonym kredytem. Poręczenie zgodnie z cytowaną uchwałą Rady, obowiązuje przez okres kredytowania i spłaty całego zadłużenia tj. do dnia 31 grudnia 2038 roku. Rada Miasta upoważniła Burmistrza Miasta do zawarcia stosownej umowy poręczenia. Umowę taką w dniu 30 czerwca 2003 roku podpisała Burmistrz Miasta Brzeziny p. E. Mądra z przedstawicielami Banku Gospodarstwa Krajowego w Warszawie. Kwotę wynikającą z umowy poręczenia, Rada Miasta w Brzezinach ujmuje corocznie w uchwale budżetowej.     

Wyemitowane papiery wartościowe

Jednostka ani w latach wcześniejszych ani w okresie objętym kontrolą nie emitowała papierów wartościowych.

Posiadane akcje i udziały w spółkach prawa handlowego. Wnoszenie i wycena aportów rzeczowych

Kontrolowana jednostka posiada 100% udziałów w trzech spółkach prawa handlowego: Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej w Brzezinach sp. z o.o., w Zakładzie Usług Komunalnych w Brzezinach spółka z o.o. oraz Towarzystwie Budownictwa Społecznego sp. z o.o.

Uchwałą Rady Miasta nr XVII/12/04 z dnia 26 lutego 2004 roku, Miasto Brzeziny wniosło do spółki z o.o Zakład Usług Komunalnych wkład niepieniężny w postaci własności urządzeń:

sieci kanalizacji sanitarnej do Międzyszkolnej Krytej Pływalni w Brzezinach o wartości 8.570,00zł,

przyłącza wodociągowego do Międzyszkolnej Krytej Pływalni w Brzezinach wraz z wodomierzem zainstalowanym w studzience wodomierzowej, o łącznej wartości 3.234,00zł.

W zamian za niepieniężny wkład Miasto objęło 11 udziałów o wartości nominalnej 1.000zł każdy.

Uchwałą nr XXI/51/04 z dnia 26 maja 2004 roku, Rada Miasta uchwaliła wniesienie wkładu niepieniężnego w postaci własności urządzeń:

sieci cieplnej K7 do KTp o wartości 17.384zł,

sieci cieplnej K7 do K5 o wartości 45.530zł,

sieci cieplnej K7 do WG o wartości 22.731zł,

kocioł o wartości 123.682zł.

Ogółem wartość wniesionych urządzeń wynosiła 209.327zł, w zamian za który Miasto objęło 418 udziałów o wartości nominalnej 500zł każdy.

W dniu 28 lutego 2005 roku na podstawie uchwały Rady Miasta nr XXX/9/05, Gmina Miasto Brzeziny wniosła do Zakładu Usług Komunalnych wkład pieniężny w wysokości 100.000zł z przeznaczeniem powyższej kwoty na wykonanie dokumentacji, modernizacji i rozbudowy oczyszczalni ścieków w Brzezinach. W zamian za wniesiony wkład Miasto objęło 100 udziałów o wartości nominalnej 1.000zł każdy.     

Stan zadłużenia jednostki samorządu terytorialnego – art.113 i art.114 ustawy
o finansach publicznych - 2005 rok

Zadłużenie jednostki na 31.12.2005 rok wynosiło 4.834.025zł, które wynikało: z zaciągniętych w 2005 roku pożyczek, w wysokości 1.593.324zł, kwoty kredytu bankowego w wysokości 2.000.000zł, kwot pożyczek zaciągniętych w latach poprzednich, a nie spłaconych do 31.12.2005 roku w wysokości 790.701zł oraz kwoty poręczenia w wysokości 450.000zł. Dług jednostki na 31.12.2005 rok stanowił 27% dochodów planowanych jednostki i 26,7% dochodów wykonanych. W trakcie roku budżetowego na 30.06.2005 rok, zadłużenie jednostki wynosiło 1.729.570zł i wynikało z zaciągniętych pożyczek w latach wcześniejszych oraz poręczenia w wysokości 450.000zł. Dług za I półrocze 2005 roku stanowił 9,9% planowanych dochodów w roku 2005. Łączna kwota przypadających do spłaty w 2005 roku rat kredytów, pożyczek oraz potencjalnych spłat kwot wynikających z udzielonego poręczenia wynosiła 1.209.060zł i stanowiła 7% dochodów planowanych. W kontrolowanym okresie jednostka nie zaciągała kredytów i pożyczek nie wliczanych do limitu zadłużenia.   

Spłata zaciągniętych zobowiązań - w szczególności z tytułu kredytów
i pożyczek

W celu sprawdzenia terminowości spłacania przez jednostkę zaciągniętych zobowiązań z tytułu pożyczek i kredytów, przeanalizowano spłatę pożyczek  wynikających z umów:

pożyczki zawartej z WFOŚiGW  umowa nr 225/OA/P/2003 – termin spłaty jak wynika z umowy, przypadał na 28.02.2005r., 31.05.2005r., 31.08.2005r., 30.11.2005r. Zapłaty wymienionych rat jednostka dokonała w dniach 21.02.2005r., 17.05.2005r., 2.08.2005r. i 15.11.2005 rok,

pożyczki zawartej z WFOŚiGW umowa nr 048/OW/P/2004 – termin spłat planowanych umową w 2005 roku to: 31.05.2005r., 31.08.2005r., 30.11.2005r. Zapłaty przypadających do spłaty rat kredytu jednostka dokonała 17.09.2005r., 2.08.2005r., 15.11.2005 rok. Wysokość rat zgodna z kwotami wynikającymi z umowy,

pożyczki zawartej z WFOŚiGW umowa nr 085/OZ/P/2004 – terminy spłat rat wg umowy to 31.07.2005r., 31.10.2005r., 31.01.2006r. Spłaty wymienionych rat jednostka dokonała 6.07.2005r., 13.10.2005r. i 13.01.2006r., w kwotach wynikających z umowy pożyczki,

pożyczki zawartej z WFOŚiGW umowa nr 090/OA/P/2004 – określone na 2005 i początek 2006 roku terminy spłat rat to 31.10.2005r. i 31.01.2006r. Zapłaty dokonano w dniach 13.10.2005r i 13.01.2006r. w kwotach określonych w umowie,

pożyczki zawartej w WFOŚiGW umowa nr 139/OA/P/2004 – ustalone do spłaty w 2005 roku raty pożyczki to 31.08.2005r., w kwocie 9.125zł i 30.11.2005r., w kwocie 9.125zł. Zapłaty wymienionych kwot dokonała jednostka w dniu 2.08.2005r., i 15.11.2005 roku,

umowy nr 30402/2005/71  o kredyt – ustaloną do spłaty pierwszą ratę kredytu w wysokości 55.555zł na 31.01.2006 rok, jednostka spłaciła wraz z odsetkami w dniu 25.01.2006 rok. Przelana kwota to 55.555zł plus odsetki w wysokości 14.039,45zł.

Jak wynika z przeanalizowanych powyżej dokumentów, kontrolowana jednostka zaciągnięty dług spłaca w ustalonych terminach i w kwotach wynikających z treści spisanych umów.   

III.                Ewidencja księgowa. Sprawozdawczość.

1.            Opis przyjętych zasad rachunkowości. Zabezpieczenie danych przetwarzanych w systemach informatycznych.

Przyjęte przez Urząd Miasta w Brzezinach zasady rachunkowości, opisano w Zakładowym planie kont, oraz w Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Miasta wprowadzonymi w życie zarządzeniem nr 119 Burmistrza Miasta z dnia 30.09.2005 rok. Do dnia wydania powyższego zarządzenia obowiązywała w jednostce Instrukcja w sprawie obiegu dokumentów księgowych, wprowadzona zarządzeniem nr 19/2002 Burmistrza Miasta z dnia 31.12.2002 roku, ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniami Burmistrza odpowiednio: nr 64 z dnia 10 czerwca 2003r., nr 119 z dnia 20.10.2003r., nr 4 z dnia 8 stycznia 2004 roku, nr 49 z 20 maja 2004 roku, nr 100 z 10 września 2004 roku, nr 6 z dnia 31 stycznia 2005 roku, nr 44 z dnia 4 maja 2005 roku, nr 47 z 5 maja 2005 roku, nr 86 z 18 lipca 2005 roku. Wymienioną dokumentację opracowano w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 roku Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.), oraz  przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz.1752), ze zmianami wprowadzonymi rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2005 roku Dz. U. nr 128, poz. 1069.

Zakładowy plan kont w swojej treści zawierał :

opis zasad prowadzenia ewidencji księgowej (komputerowo),

określał rok obrotowy i okresy sprawozdawcze, (rokiem obrotowym określono rok kalendarzowy, okresem sprawozdawczym ustalono miesiąc, kwartał i rok),

opis metod wyceny aktywów i pasywów, oraz ustalanie wyniku finansowego,

wykaz ksiąg rachunkowych prowadzonych w Urzędzie, zasady i sposób ich prowadzenia i dokonywania w nich zapisów,

plan kont dla jednostki samorządu terytorialnego z podziałem na konta bilansowe i pozabilansowe wraz z ich opisem, oraz plan kont dla jednostki budżetowej z podziałem na konta bilansowe i pozabilansowe.

Zgodnie z art.4 ust.3 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 roku Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.), rachunkowość jednostki obejmuje prowadzenie ksiąg rachunkowych na podstawie dowodów księgowych. Pojęcie, rodzaje dowodów księgowych występujących w kontrolowanej jednostce, oraz ich obieg, w okresie objętym kontrolą określała Instrukcja obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych.

Ponadto  przedmiotowa instrukcja w dziale VII, opisywała zasady ochrony danych w stosowanych systemach komputerowych, oraz w części VIII sposób archiwizowania dokumentów księgowych. Zgodnie z powyższymi, dane przetwarzane w systemach informatycznych chronione są przez ……………………………………………………………………………. Ponadto szczegółowe informacje w zakresie  zabezpieczenia danych  przetwarzanych w systemach informatycznych, zawierała instrukcja w sprawie zarządzania i zabezpieczenia systemu informatycznego, wydana zarządzeniem Burmistrza Miasta nr 6/99 z dnia 28 października 1999 roku. Zgodnie z powyższą dla zabezpieczenia danych ………………………………………………………………………………………………………………………… . 

2.      Urządzenia księgowe.

Wg przyjętych zasad rachunkowości księgi rachunkowe prowadzone są w systemie komputerowym. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:

dzienniki – dziennik jednostki i dziennik organu,

konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna), w której obowiązuje ujęcie każdej operacji zgodnie z zasadą podwójnego zapisu,

konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna),

wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz),

zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie kont ksiąg pomocniczych.

Zapisy księgowe zawierały datę dokonania operacji, określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego oraz jego datę, skrót opisu operacji. Zapisy w dziennikach dokonywane były w porządku chronologicznym. Zawierały podsumowane obroty miesięczne oraz narastająco w miesiącach i w całym roku. Zbiór danych kont księgi głównej (ewidencja syntetyczna) stanowił zbiór zapisów w porządku systematycznym z zachowaniem chronologii, na kontach przewidzianych w zakładowym planie kont. Zapisy na kontach księgi głównej, poprzedzane były zapisami  w dzienniku. Zbiór danych kont księgi głównej był uzgadniany z zapisami dziennika obrotów na wszystkich kontach. Stwierdzeniem dokonania operacji zapisanych w księgach rachunkowych były dowody źródłowe: zewnętrzne, zewnętrzne własne, wewnętrzne oraz noty księgowe i polecenia księgowania  (PK).  

Konta ksiąg pomocniczych wg planu kont prowadzone były dla środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, rozrachunków z kontrahentami, rozrachunków z pracownikami, dla kosztów i dochodów.

Dla sprawdzenia prawidłowości ewidencji operacji finansowych na kontach przeanalizowano księgowania:

Wpływ i przekazanie subwencji oświatowej

wpływ subwencji na rachunek bankowy Urzędu – konto Wn 133 / Ma 901,

przekazanie subwencji do jednostki – konto Wn 223/ Ma 133 –2 (subkonto wydatków,

 

Ksiegowanie udzielenia dotacji przedmiotowej dla zakładu budżetowego

przekazanie dotacji - konto Wn 810 / Ma 130,

równolegle konto - Wn 902/ Ma 133-2,

 

Wpłata podatku do kasy Urzędu

konto Wn 130/ Ma 221

konto Wn 221 z podziałem na dany podatek / Ma 750

konto Wn 133 / Ma 901,

 

Wpływ dotacji celowej

konto Wn 133 / Ma 901,

 

Przekazanie środków na wydatki dla MOPS

konto Wn 223 / Ma 133-2,

 

Ewidencjonowanie pobrania należytego zabezpieczenia wykonania umowy

konto Wn 139 / Ma 240 ( z analityką) wpłata,

konto Wn 240 / Ma 139 zwrot zabezpieczenia.

Jak wynika z przedstawionych księgowań operacji finansowych, wpływ podatku do kasy Urzędu nie miał odzwierciedlenia w ewidencji księgowej. Brak zapisów na koncie 101, konto, na którym wg planu kont ujmuje się wpływ gotówki. Wyjaśnienie p. Skarbnik w powyższej sprawie stanowi załącznik nr 20 do protokołu. Zgodnie z treścią wyjaśnienia raporty kasowe dochodów podłączano pod wyciąg bankowy danego dnia i dochody ewidencjonowano bezpośrednio na koncie bankowym (130), a nie na kasie (101).

Prawidłowość prowadzenia ewidencji operacji finansowych i gospodarczych, opisano także w odpowiednich częściach protokołu dotyczących rozrachunków i roszczeń, zadłużenia jednostki, dochodów podatkowych, realizacji inwestycji, ewidencji środków trwałych i wydatków osobowych.         

3.            Sprawozdawczość i bilans jednostki. Zgodność danych wykazywanych w sprawozdaniach budżetowych z ewidencją księgową

Z wykonania budżetu Miasto Brzeziny sporządzało sprawozdania określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z późn. zm.) w odniesieniu do sprawozdawczości za rok 2004 oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 170, poz. 1426) załącznik nr 32 w odniesieniu do sprawozdawczości za rok 2005. Wg powyższych jednostka sporządziła:

sprawozdanie Rb-27S o dochodach budżetowych, sporządzane w okresach kwartalnych i rocznych,

sprawozdanie Rb-28S o wydatkach budżetowych, sporządzane w okresach kwartalnych i rocznych,

sprawozdanie NDS o nadwyżce i deficycie sporządzane w okresach kwartalnych i rocznych,

sprawozdanie Rb-N o należnościach, sporządzane w okresach kwartalnych i rocznych,

sprawozdanie Rb-Z o zobowiązaniach wg tytułów dłużnych, sporządzane w okresach kwartalnych i rocznych,

sprawozdanie Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych,

sprawozdanie Rb-30 z wykonania planów finansowych zakładów budżetowych w okresach półrocznych i rocznych,

sprawozdanie Rb-33 z wykonania planów finansowych funduszy celowych nie posiadających osobowości prawnej,

sprawozdanie Rb-50 – sprawozdanie o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych.

Analiza sporządzonych sprawozdań Rb-27S z wykonania dochodów budżetowych Rb-27S i Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za 2004 i 2005 rok, wykazała rozbieżności pomiędzy kwotami wydanych decyzji, a wykazanymi w sprawozdaniach wartościami skutków udzielonych ulg zwolnień, umorzeń, odroczeń. Z uchwał organu stanowiącego na 2004 i 2005 rok w sprawie stawek podatkowych nie wynikały żadne inne zwolnienia w opłatach podatku w związku z powyższym, sprawozdania powinny zawierać skutki ulg, umorzeń i odroczeń wynikające z decyzji Burmistrza Miasta. W sprawozdaniu za 2004 rok wartość skutków wynikających z wydanych decyzji wynosiła 45.304zł, natomiast zgodnie z wydanymi decyzjami skutki zastosowanych umorzeń, odroczeń, rozłożeń na raty wynosiły łącznie za 2004 rok w podatku od nieruchomości:

skutki umorzeń zaległości osoby prawne – 20.930,20zł,

skutki umorzeń zaległości osoby fizyczne - 3.748,90zł,

skutki decyzji w sprawie rozłożenia zaległości na raty – 24.374,20zł.

Razem skutki zastosowanych ulg wynikające z wydanych decyzji to kwota 49.053,30zł a nie 45.304zł, którą wykazano w sprawozdaniu. Czyli zaniżono kwotę  skutków w sprawozdaniach o 3.748,90zł.

Różnicę w wysokości 3.748,90zł stanowiła nie ujęta w sprawozdaniu cała kwota  wynikająca z umorzeń zaległości podatku od nieruchomości od osób fizycznych.

Skutki wykazane w sprawozdaniu za okres od 1-01 do 30.06.2004 rok, (półrocznym) były zgodne z wydanymi w tym okresie decyzjami w sprawie umorzeń, rozłożeń i odroczeń).

Skutki udzielonych ulg i zwolnień wynikające z wydanych decyzji w 2005 roku to:

skutki decyzji umarzających zaległość osobom prawnym – 130.315,10zł,

skutki decyzji umarzających zaległość osobom fizycznym – 47.089,76zł,

skutki decyzji rozkładających zaległości na raty osobom fizycznym – 5.372,10zł.

Razem kwota skutków wg wydanych w 2005 roku decyzji to 182.776,86zł, a w sprawozdaniu Rb-27S oraz Rb-PDP na 31.12.2005 rok wykazano kwotę skutków w wysokości 194.700zł, czyli zawyżono o kwotę 11.923,20zł. Powyższa różnica wynika z ponownego ujęcia w 2005 roku skutku decyzji nr 3110-2/4/04 wydanej w 3.12.2004 roku, rozkładającej zaległość 23.846,70zł na 24 raty, płatne od 1 stycznia 2005 roku. Skutek tej decyzji w wysokości 23.846,70zł wykazano już w sprawozdaniach za 2004 rok. W 2005 roku wykazano go w sprawozdaniu ponownie pomniejszając kwotę skutku o wartość spłaconych w 2005 roku 12 rat, czyli o kwotę 11.923,20zł.

Zgodnie z zasadami określonymi w § 3 ust.1 pkt 10 instrukcji stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej, obowiązującym do 31.12.2004 roku, w sprawozdaniach Rb-27S w kolumnie „Skutki udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień...” wykazuje się kwoty wynikające z udzielonych przez gminę za okres sprawozdawczy ulg i odroczeń, umorzeń, zwolnień, stanowiących dochód budżetu jednostki. Natomiast w 2005 roku w powyższej sprawie mają zastosowanie przepisy określone w § 3 ust.1 pkt 10 instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącej załącznik nr 32 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 170, poz.1426), zgodnie z którymi w kolumnie „Skutki udzielonych przez gminę ulg, umorzeń i zwolnień...” wykazuje się kwoty dotyczące skutków udzielonych przez organ podatkowy ulg za okres sprawozdawczy; wykazywane w tej kolumnie skutki ulg powinny wynikać z decyzji właściwego organu”. Wyjaśnienie w sprawie powyższych nieprawidłowości złożyła Skarbnik Gminy, które wraz z kserokopią sprawozdań Rb-27S i Rb-PDP, kserokopiami wymienionych decyzji, zestawieniem sporządzonym na potrzeby kontroli, wydanych decyzji w sprawie rozłożeń na raty zaległości podatkowych, oraz zestawieniem decyzji umorzeniowych na 2004 rok stanowią załącznik nr 21 do niniejszego protokołu.

Z treści wyjaśnienia wynika, że powyższe nieprawidłowości wykazane w 2004 roku, były skutkiem nieuwagi pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za prowadzenie spraw w powyższym zakresie.

Przeprowadzono kontrolę skutków udzielonych ulg, umorzeń i zwolnień w podatku rolnym, wydanych w postaci decyzji organu podatkowego a także skutków wynikających ze zwolnień i ulg wprowadzonych uchwałami Rady Miasta:

1.      Rada Miasta Brzeziny nie podejmowała w 2004 i 2005 roku uchwał w sprawie obniżenia ceny skupu żyta, stanowiącej podstawę naliczenia podatku rolnego.

2.      W sprawozdaniu Rb-PDP za 2004 rok w odniesieniu do podatku rolnego wykazano w kolumnie 4 skutki w wysokości 490 zł, kwota powyższa jest zgodna z wysokością umorzeń zastosowanych w wydanych decyzjach nr: 3111-1-4/04 na kwotę 25,00 zł, 3111-1/3/04 na kwotę 386,70 zł, 3111-1/1/04 - 16,60 zł i 3113/1/2/04 na kwotę 61,40 zł, łącznie 489,70 zł.

3.       W sprawozdaniu Rb-PDP za 2005r. w kolumnie 4 i takie same skutki w sprawozdaniu Rb-27S za 2005r. w kolumnie 13 wykazano skutki w podatku rolnym w wysokości 2.461 zł, w tym:

·                 zwolnienia z płacenia podatku z tytułu nabycia gruntów na podstawie sześciu decyzji: podatnik nr 12253 zwolnienie 75 % w wysokości 431,76 zł i zwolnienia 100 % podatnik nr 12492 na kwotę 78,00 zł, nr 12666 na kwotę 46,92 zł, nr 12969 na kwotę 105,73 zł, nr 12720 na kwotę 115,80 zł i nr 12741 na kwotę 185,04 zł, łączna kwota zwolnień wynosiła 963,25 zł,

·                 ulga inwestycyjna wydana na podstawie decyzji nr 3254/15/97 z dnia 25.08.1997r. kwota zwolnienia 1.059,42 zł,

·                 zwolnienie z płacenia podatku Pracowniczych Ogródków Działkowych BRATEK i TULIPAN na kwotę 438,00 zł. Łączna kwota zwolnień 2,460,67zł.

Wykazanie skutków decyzji organu podatkowego w sprawie zastosowania zwolnień i ulg ustawowych w kolumnie nr 4 sprawozdania Rb-PDP i kolumnie 13 sprawozdania Rb-27S za 2005 rok było działaniem sprzecznym z §3 ust.1 pkt10 zamieszczonym w załączniku nr 32 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 170, poz. 1426). Z powyższego przepisu wynika, że w kolumnie tej nie uwzględnia się zwolnień i ulg ustawowych. Jednostka w wymienionych sprawozdaniach zawyżyła skutki o wykazaną kwotę 2.461 zł, nie powinna ich wykazać w ogóle. W trakcie trwania kontroli Miasto Brzeziny złożyło do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi Z/Z Skierniewice korekty sprawozdań w tym zakresie.

Kserokopia sprawozdania Rb-PDP i Rb-27S za 2005r. stanowi załącznik nr 21 do protokołu.

- w kolumnie 5 w wysokości 608 zł, na którą składały się dwie decyzje umorzeniowe nr 3113-1-2/05 z dnia 6.06.2005r. na kwotę 262,40 zł i nr 3113-1-3/05 z dnia 15.12.2005r. na kwotę 107,00 zł i dwie decyzje w sprawie rozłożenia zapłaty zaległości na raty nr 3113-1-2/05 z dnia 6.06.2005r. skutek na koniec 2005 r. 131,60 zł i decyzja nr 3113-1-3/05 z dnia 15.12.2005r. skutek na koniec 2005 roku w wysokości 107,00 zł.

Przeprowadzono kontrolę skutków udzielonych ulg, umorzeń i zwolnień w podatku od środków transportowych, wydanych w postaci decyzji organu podatkowego a także skutków wynikających ze zwolnień i ulg w podatku wprowadzonych uchwałami Rady Miasta:

W sprawozdaniu Rb-PDP i Rb-27S za 2004 rok jednostka wykazała skutki w wysokości 10.621 zł, ustalono, że na powyższą kwotę składało się 6 decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatku. W sprawozdaniu tym nie wykazano:

a)     skutków decyzji dotyczących rozłożenia na raty zapłaty zaległości podatkowych, w sytuacji kiedy rozłożona na raty zaległość nie została zapłacona w całości w danym roku. Organ podatkowy w 2004 roku wydał dwie takie decyzje:

·                   nr 3114/7/2004-U w sprawie rozłożenia na 10 rat spłaty zaległości podatkowej w kwocie 600 zł, okres spłaty od 20 maja 2004 roku do 28 lutego 2005 roku, w sprawozdaniu należało wykazać jako skutek kwotę 120 zł,

·                   nr 3114/7/2004 w sprawie rozłożenia zapłaty zaległości podatkowej w kwocie 5.851,90 zł na 60 rat po 97,50 zł, płatnych do końca każdego miesiąca począwszy od października 2004 roku do końca września 2009 roku, ostatnia rata 99,40 zł. W sprawozdaniu należało wykazać pozostałą do spłaty kwotę 5.559,40 zł.

Kserokopia decyzji nr 3114/7/2004 stanowi załącznik nr 22 do protokołu. 

b)     skutków wynikających ze zwolnień i ulg w podatku wprowadzonych uchwałami Rady Miasta. W uchwale nr XIV/80/03 w sprawie określenia wysokości stawek podatku od środków transportowych na 2004 rok, że w §1 pkt 5 i 6 ustalono zwolnienia z płacenia podatku od przyczep i naczep związanych wyłącznie z działalnością rolniczą prowadzoną przez podatnika podatku rolnego, które łącznie z pojazdem silnikowym posiadają dopuszczalną masę całkowitą od 7 do 12 ton oraz równą i wyższą od 12 ton. W toku kontroli stwierdzono, że jeden podatnik wykazał w deklaracji przyczepę wykorzystywaną wyłącznie do działalności rolniczej, zwolnienie w zapłacie podatku w wysokości 700 zł. Kwota ta również powinna być wykazana w skutkach.

Łącznie jednostka nie wykazała jako skutki kwotę 6.379,40 zł, co było niezgodne z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz.279).

Kserokopia sprawozdania Rb-PDP i Rb-27S za 2004 rok stanowi załącznik nr 23 do protokołu. 

W sprawozdaniu Rb-PDP za 2005 rok jednostka wykazała w kolumnie 5 skutki w wysokości 35.612 zł, ustalono, że są to skutki wydanych 4 decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatku, nie wydano w tym roku decyzji w sprawie innych ulg, odroczeń i zwolnień. Przeprowadzono kontrolę skutków wynikających ze zwolnień i ulg w podatku wprowadzonych uchwałą Rady Miasta nr XXVII/125/04 w sprawie określenia wysokości stawek podatku od środków transportowych na 2005 rok stwierdzono, że w §1 pkt 5 i 6 ustalono zwolnienia z płacenia podatku od przyczep i naczep związanych wyłącznie z działalnością rolniczą prowadzoną przez podatnika podatku rolnego, które łącznie z pojazdem silnikowym posiadają dopuszczalną masę całkowitą od 7 do 12 ton oraz równą i wyższą od 12 ton. W toku kontroli stwierdzono, że podatnik podatku rolnego, który w 2004 roku posiadał przyczepę (wykorzystywaną tylko do celów rolniczych) zwolnioną na mocy uchwały Rady Miasta z zapłaty podatku, sprzedał ją pod koniec 2004 roku. W 2005 roku nie stwierdzono przypadku środka transportowego objętego zwolnieniem z zapłaty podatku na mocy uchwały Rady Miasta.  

W zakresie sprawozdania Rb-27S sprawdzono również prawidłowość wykazania dochodów z tytułu podatku rolnego, od nieruchomości i podatku leśnego pobieranego w formie łącznego zobowiązania pieniężnego. Podatki pobierane w wymienionej formie wykazano w sprawozdaniu w kwotach odrębnych dla poszczególnych podatków. Kwoty każdego podatku ustalono przy pomocy wskaźników, wyliczonych na podstawie rejestru wymiarowego oraz rejestru przypisów i odpisów, stanowiących udział poszczególnych podatków w łącznym zobowiązaniu pieniężnym. Szczegółowo zagadnienie powyższe opisano w rozdziale niniejszego protokołu dotyczącym dochodów z podatku rolnego.

Analiza sprawozdań Rb-28S z wykonania wydatków na koniec 2004 i 2005 roku, wykazała, że w sprawozdaniu Rb-28S na 31.12.2005 rok odnotowano większe wykonanie wydatków plus zobowiązania niż planowana kwota wydatków na 2005 rok po zmianach, w następujących pozycjach sprawozdania:

w dziale 750 rozdz. 75011 § 4300 o 181,00zł,

w dziale 750 rozdz. 75023 § 4210 o 216,00zł,

w dziale 750 rozdz. 75023 § 4260 o 4.611,00zł,

w dziale 750 rozdz. 75023  § 4300 o 4.701,00zł,

w dziale 801 rozdz. 80101 § 4210 o 40,00zł,

w dziale 801 rozdz. 80101 § 4260 o 7.038,00zł,

w dziale 801 rozdz. 80104 § 4300 o 1.341,00zł,

w dziale 801 rozdz. 80110 § 4260 o 3.637,00zł,

w dziale 801 rozdz. 80110 § 4430 o 63,00zł,

w dziale 852 rozdz. 85214 § 3110 o 3.097,00zł,

w dziale 852 rozdz. 85219 § 4260 o 69,00zł,

w dziale 852 rozdz. 85219 § 4300 o 745,00zł,

w dziale 900 rozdz. 90003 § 4300 o 2.357,00zł.

Wyjaśnienie w sprawie odnotowanych przekroczeń złożyła Skarbnik Miasta, które wraz z kserokopią sprawozdania Rb-28S na 31.12.2005 rok stanowią załącznik nr 24 do niniejszego protokołu.    

Sprawozdanie Rb-Z

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2001 roku w sprawie rodzajów i zasad sporządzania sprawozdań w zakresie państwowego długu publicznego oraz poręczeń i gwarancji jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 148, poz. 1653), kontrolowana jednostka sporządzała sprawozdania : Rb-Z kwartalne sprawozdania o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji oraz sprawozdania Rb-N kwartalne sprawozdania o stanie należności. Jednostki podległe Urzędowi Miasta w Brzezinach a mianowicie:  jednostki budżetowe, zakład budżetowy, samorządowe instytucje kultury, sporządzały sprawozdania jednostkowe, na podstawie których sporządzano sprawozdania łączne i zbiorcze. Kontrolujący dokonali analizy sprawozdań jednostkowych za 2005 rok i stwierdzono, że wszystkie jednostki budżetowe, zakład budżetowy, instytucje kultury złożyły sprawozdania jednostkowe i dane wykazane w sporządzonych na ich podstawie sprawozdaniach łącznych i zbiorczych były zgodne.

Sprawozdanie Rb-NDS

Sprawozdania Rb - NDS o nadwyżce budżetowej, sporządzano w zakresie planu i wykonania. Przeanalizowano sprawozdanie na 31.12.2005 rok i stwierdzono, że dane dotyczące planu dla wymienionego okresu wykazano na podstawie planu budżetu jednostki, natomiast dane dotyczące wykonania odpowiadały informacjom ustalonym na koniec okresu sprawozdawczego na podstawie kont księgowych (dochody wykazane w sprawozdaniu Rb-NDS odpowiadały kwocie konta księgowego 901, wydatki wykazane w Rb-NDS odpowiadały wartości konta księgowego 902, oraz informacjom wykazanym w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-28S (dochody wykazane w poz. A sprawozdań Rb-NDS były zgodne z danymi ze sprawozdań Rb-27S kol.7 – dochody wykonane, dane wykazane z poz. B sprawozdań Rb-NDS, wykazywały zgodność z danymi ze sprawozdań Rb-28S z kolumny 6 - wydatki wykonane).

Bilans

Na podstawie własnych ksiąg rachunkowych jednostki budżetowe i zakład budżetowy, sporządzały bilanse jednostkowe. Bilanse jednostkowe podpisywali kierownicy jednostek oraz główni księgowi. Bilans Urzędu Miasta podpisała Burmistrz Miasta oraz Skarbnik Urzędu. Bilanse jednostkowe łączono w grupy i sporządzano bilanse łączne. Bilanse łączne przekazywano do RIO w Łodzi         

Analiza bilansów (jednostki i organu) sporządzonego na 31.12.2004 rok wykazała, że w bilansie organu  w części II poz. 2 i 3 wykazano zamiennie wartości, a mianowicie w poz. 2 winna być wykazana wartość księgowa konto 224 wykazująca należności od budżetów w wysokości 321.533zł, a wykazano wartość konta 223 (rozliczenie z jednostkami budżetowymi w wysokości 99zł). Natomiast w pozycji 3 powinna być wykazana wartość księgowa kont 223 i 240 jak wynika z ewidencji księgowej w wysokości 99zł, natomiast wpisano wartość konta 224 w kwocie 321.533zł. Po stronie pasywów w części I w poz. 2 powinna być wykazana wartość księgowa konta 224 czyli kwota 4.848zł, (nie wykazano żadnej kwoty), natomiast pozycja 3  powinna wykazywać wartość kont 223 i 240 czyli kwotę 54.923zł, a wykazywała kwotę 59.771zł czyli (54.923zł + 4.848zł). Kserokopia bilansu stanowi załącznik nr 25 do protokołu. Skarbnik jednostki zobowiązała się wykonać bilans za 2005 rok uwzględniający prawidłowe kwoty bilansu otwarcia ujęte w odpowiednich pozycjach i załączyć do bilansu przekazywanego do RIO stosowne wyjaśnienie.   

IV.                Rozrachunki i roszczenia

Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami. Terminowość regulowania zobowiązań (lata 2004 - 2005)

Zobowiązania

Lp.

Wyszczególnienie

Numer konta

Stan na 31.12.2004r.

Stan na 31.12.2005r.

1.

Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami

201

30.614,21

15.392,01

2.

Rozrachunki z budżetami

225

-

13.690,00

3.

Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne

229

15.966,45

15.895,62

4.

Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

231

81.130,02

80.770,37

5.

Pozostałe rozrachunki z pracownikami

234

-

-

6.

Pozostałe rozrachunki

240

54.922,40

98.696,15

                          

Należności

Lp.

Wyszczególnienie

Numer konta

Stan na 31.12.2004r.

Stan na 31.12.2005r.

1.

Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami

201

-

72,75

2.

Rozrachunki z budżetami

225

-

-

3.

Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne

229

-

-

4.

Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

231

-

-

5.

Pozostałe rozrachunki z pracownikami

234

-

-

6.

Pozostałe rozrachunki

240

-

31.479,00

 

Na podstawie sprawozdań Rb-Z sporządzonych na koniec 2004 i 2005 roku jednostka nie posiadała zobowiązań wymagalnych.

W obowiązującym w jednostce zakładowym planie kont ujęto konto 201, opisano zasady prowadzenia ewidencji syntetycznej i analitycznej tego konta. W toku kontroli ustalono, że jednostka prowadzi ewidencję analityczną zapewniającą możliwość ustalenia stan należności i zobowiązań wobec poszczególnych kontrahentów.

W zakładowym planie kont obowiązującym w jednostce nie uregulowano zagadnienia prowadzenia ewidencji zobowiązań wymagalnych, ponadto prowadzona z wykorzystaniem programu komputerowego ewidencja księgowa nie pozwala na wyodrębnienie z niej takich zobowiązań. Brak uregulowania w Zakładowym planie kont powyższego zagadnienia pozostawał w sprzeczności z art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002r. Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.) – z którego wynika, że określając zasady (politykę) rachunkowości należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności. Ponadto na podstawie §12 ust.1 pkt5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752) – zakładowy plan kont powinien zapewnić możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach.

Wyjaśnienie ustne w sprawie kontrolowania dokumentów i niedopuszczenia do faktu powstania zobowiązań wymagalnych, złożyła p. ……………………….. pełniąca obowiązki Zastępcy Skarbnika Miasta. Wynika z niego, że kontrola dokumentów (faktury i rachunki) w zakresie terminów ich zapłaty jest dokonywana na bieżąco, w momencie ich wpływu do Wydziału Finansowego, poprzez analizę terminu zapłaty zapisanego na nich, w sytuacji, gdy dokumenty te wystawione zostały na podstawie podpisanej umowy, dokonywana jest analiza jej zapisów i następnie zgodnie z tymi ustaleniami dokonywane są zapłaty zobowiązań.

W trakcie kontroli ustalono, że Urzędzie Miasta prowadzony jest jeden dziennik księgowań – Dziennik Główna, nie są prowadzone dzienniki częściowe, dowody księgowe numeruje się w sposób ciągły od początku roku.

Objęta kontrolą populacja dowodów księgowych z grudnia 2004 roku wynosiła 234 dokumenty, z czego do kontroli wybrano 1 i każdy następny, co 10-ty dokument, czyli 11, 21, 31, 41, itd. Ponadto wybrano 5 dokumentów o największych wartościach, tak ustalona próba w 2004 roku objęła 29 dokumentów, co stanowiło 12,4 % populacji.

Dokumenty objęte kontrolą:

1. F-ra VAT 2004/422 z dnia 24.11.2004r., ……………… na kwotę 288,00zł.

2. F-ra VAT 11/W/2004 z dnia 1.12.2004r., …………………………… na kwotę 12.330,39 zł.

3. F-ra VAT 22/2004 z dnia 26.11.2004r., ……………………………. na kwotę 2.867,25 zł.

4. F-ra VAT fr/162/04  z dnia 26.11.2004r., …………………………. na kwotę 64.990,62 zł. 

5. F-ra VAT 72/2004 z dnia 30.11.2004r., ………………………………….. na kwotę 780,80 zł.

6. F-ra VAT 1277/2004 z dnia 30.11.2004r…………………………………..na kwotę 326,00 zł.

7. F-ra VAT 576/V/2004 z dnia 30.11.2004r., ……………………………….. na kwotę 366,00 zł.

8. F-ra 46/2004 z dnia 3.12.2004r. ………………………………………… na kwotę 2.293,81zł.

9. Wezwanie sądowe z dnia 8.12.2004r., …………………………. opłata na kwotę 402,60 zł.

10. F-ra VAT 2941/04 z dnia 14.12.2004r…………………………………….. na kwotę 257,00 zł.

11. F-ra VAT F01417/04 z dnia 8.12.2004r., ……………………………….. na kwotę 2.888,96 zł.

12. F-ra VAT 40000537/00053/218 z dnia 14.12.2004r.,  ………………... na kwotę 411,24 zł.

13. F-ra VAT 3/2004/P z dnia 22.12.2004r., PIOTR …………………….. na kwotę 80,00 zł.

14. R-ek 634 z dnia 16.12.2004r., ………………………………………………………. na kwotę 520 zł.

15. F-ra VAT R/04 1650 z dnia 21.12.2004r., ……………………………..  na kwotę 623,97 zł.

16. R-ek 92/04 z dnia 20.12.2004r., ………………………………………… na kwotę 1.750,00 zł.

17. F-ra VAT 734/04 z dnia 17.12.2004r.,………………………………….. na kwotę 5.639,00 zł.

18. F-ra VAT FL06056643/012/04 z dnia 20.12.2004r., ……………... na kwotę 1.721,38 zł.

19. F-ra VAT 989/12/04/EZ4 z dnia 23.12.2004r., ………………….. na kwotę 4.150,00 zł.

20. F-ra VAT R/04 1687 z dnia 23.12.2004r., ………………………………. na kwotę 98,71 zł.

21. F-ra VAT 142/2004 z dnia 22.12.2004r., ………………………………. na kwotę 373,73 zł.

22. F-ra VAT 303/WN/2004 z dnia 30.12.2004r…………………………… na kwotę 530,81 zł.

23. F-ra VAT 495157-01-2-R z dnia 23.12.2004r., …………………….. na kwotę 202,28 zł.

24. F-ra VAT 5037/1 z dnia 13.12.2004r., ……………………………………. na kwotę 93,76 zł.  

25. F-ra VAT 202/12/2004 z dnia 1.12.2004r., …………………….. na kwotę 42.076,53 zł.

26. F-ra VAT 109/2004 z dnia 17.12.2004r., ………………………. na kwotę 154.222,01 zł.

27. F-ra VAT 128/2004 z dnia 21.12.2004r., ………………………… na kwotę 59.886,81 zł.

28. F-ra VAT 3/12/2004 z dnia 23.12.2004r., …………………. na kwotę 57.340,00zł.

29. F-ra VAT 37/2004 z dnia 21.12.2004r., …………………….. na kwotę 92.676,00 zł.

Ustalenia dokonane w odniesieniu do 2004 roku zostały przedstawione w teście załączonym do protokołu.

W toku kontroli powyższych faktur stwierdzono jeden przypadek faktury VAT FLZ06056643/012/04 wystawionej przez…………………………. z nieprawidłowym adresem nabywcy: Urząd Miasta, Sienkiewicza 16, 96-140 Łódź, Brzeziny. Na dokumencie tym adres korespondencyjny wpisano Urząd Miasta, Sienkiewicza 16, 96-140 Łódź. Załącznik do faktury stanowiła specyfikacja usług, w której wyszczególniono numery telefonów oraz miejsca ich instalacji, z dokumentu tego wynika, iż są to poszczególne wydziały Urzędu Miasta Brzeziny. Przyjęcie powyższego dokumentu jako prawidłowego naruszyło postanowienia art.21 ust.1 pkt2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002r. Dz. U. nr 76, poz.694 z późn. zm.), z którego wynika, że dowód księgowy powinien zawierać adresy stron dokonujących operacji gospodarczej.  

Kserokopia faktury i specyfikacji usług stanowi załącznik nr 26 do protokołu. Wyjaśnienie pisemne w powyższej sprawie złożyła Skarbnika Miasta stanowi ono załącznik nr 27 do protokołu. Wynika z niego, że telekomunikacja stosuje jeszcze błędnie stary kod pocztowy Miasta Brzeziny 96-140, obecnie kod ten na numer 95- 060, natomiast zapis „Łódź” pojawiał się prawdopodobnie z powodu adresowania, jakie było stosowane powszechnie w latach ubiegłych, Brzeziny k. Łodzi. W dniu ustalenia powyższych nieprawidłowości do ………………….. wystąpiono z wnioskiem o zmianę danych adresowych Miasta.

W grudniu 2005 roku populacja dowodów księgowych wynosiła 272 sztuki, do kontroli wybrano 1 i każdy następny, co 10-ty dokument, czyli: 11, 21, 31, 41, itd. Wybrano również do kontroli 5 dokumentów o największych wartościach, ustalona w opisany sposób próba w 2005 roku wynosiła 33 dokumenty, co stanowiło 12,1 % populacji.

Kontrolą objęto niżej wyszczególnione dokumenty:

1.    F-ra VAT 2365/2005 z dnia 17.11.2005r. na kwotę 90,00 zł  -……………………………...

2.    F-ra VAT 156/05 z dnia 22.11.2005r. na kwotę 2.325,93 zł - ……………………………...

3.    Zestawienie naliczonych odsetek od umów 225/OA/2003, 4048/2004, 4085/2004, 4139/2004 i 4090/2004 na kwotę 2.162,72 zł –……………………………...

4.    F-ra VAT 300/WN/2005 z dnia 30.11.2005r. na kwotę 871,07 zł - ………………………..

5.    F-ra VAT 18 z dnia 1.12.2005r. na kwotę 6.514,90 zł – …………………………………….

6.    Sądowe wezwanie do zapłaty z dnia 2.12.2005r. na kwotę 736,20 zł – ………………...

7.    F-ra VAT 81/2005 z dnia 5.12.2005r. na kwotę 927,20 zł – ……………………………….

8.        Dodatek mieszkaniowy z dnia 8.12.2005r. na kwotę 109,48 zł – nr decyzji 71433-1-512/05 z dnia 12.09.2005r.

9.        F-ra VAT 2 z dnia 2.12.2005r. na kwotę 240,00 zł – …………………………………………...

10.    F-ra VAT 32 z dnia 7.12.2005r. na kwotę 100,00 zł - ………………………………………...

11.    F-ra VAT 43/2005 z dnia 9.12.2005r. na kwotę 7.986,12 zł – ……………………………...

12.      F-ra VAT 381/12/2005/B z dnia 9.12.2005r. na kwotę 852,78 zł – ………………………...

13.      F-ra VAT 55/12/05 z dnia 7.12.2005r. na kwotę 1.152,90 zł – ………………………...

14.      F-ra VAT 4110617196 z dnia 1.12.2005r. na kwotę 53,50 zł – …………………………..

15.      F-ra VAT 116/2005 z dnia 14.12.2005r. na kwotę 1.464,00 zł –………………………….

16.      F-ra VAT FV/429/2005 z dnia 21.12.2005r. na kwotę 18.011,00 zł – ………………...

17.      F-ra VAT 101/2005 z dnia 19.12.2005r. na kwotę 12.200,00 zł – ……………………...

18.    F-ra VAT ELFA/1431/2005 z dnia 22.12.2005r. na kwotę 1.353,60 zł – ……………...

19.      F-ra VAT F00025929 z dnia 21.12.2005r. na kwotę 195,20 – …………………………….

20.      F-ra VAT 75 z dnia 19.12.2005r. na kwotę 240,00 zł – ……………………………………...

21.      F-ra VAT 0549/05/FVS z dnia 15.12.2005r. na kwotę 3.426,42 z ……………………...

22.      F-ra VAT 22 z dnia 21.12.2005r. na kwotę 2.258,59 zł – …………………………………..

23.      F-ra VAT 5244/05/BR z dnia 28.12.2005r. na kwotę 1.09o,40 zł ……………………….

24.      F-ra VAT 000470 z dnia 23.12.2005r. na kwotę 38,48 zł – ………………………………...

25.      F-ra VAT 1280/05 z dnia 29.12.2005r. na kwotę 180,00 zł –…………………………..

26.      F-ra VAT 328/WN/2005 z dnia 29.12.2005r. na kwotę 530,81 zł – …………………….

27.      F-ra VAT 02111/241/PE/DO/05 z dnia 31.12.2005r. na kwotę 2.064,20 zł – ………………………………..

28.      F-ra VAT 8/01 z dnia 4.01.2006r. na kwotę 1.722,64 zł – ………………………………….

29.      F-ra VAT 2/12/05 z dnia 7.12.2005r. na kwotę 68.930,00 zł – ………………………….

30.      F-ra VAT 82/J/2005 z dnia 6.12.2005r. na kwotę 71.350,96 zł – …………………………….

31.      F-ra VAT 36/2005 z dnia 2.12.2005r. na kwotę 366.025,78 zł – …………………...

32.      F-ra VAT 86/J/2005 z dnia 21.12.2005r. na kwotę 217.451,58 zł – ……………………………...

33.      F-ra VAT 80/J/2005 z dnia 6.12.2005r. na kwotę 85.159,61 zł-                       …………………...

Ustalenia dokonane na podstawie powyższych faktur zostały przedstawione w tabeli załączonej do protokole.

W toku ich kontroli stwierdzono:

- Faktura VAT 8/01/2006 wystawiona w dniu 4.01.2006r. przez ………………., datę sprzedaży usługi wpisano również 4.01.2006r. Usługa dotyczyła hotelowania zwierząt w okresie od kwietnia do grudnia 2005 roku, zatem data sprzedaży usługi powinna odnosić się do roku 2005 a nie 2006. Dokument nie spełniał wymogu określonego w art.21 ust.1 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Kontrolowana jednostka przed zatwierdzeniem tego dokumentu do ujęcia w ewidencji księgowej powinna się zwrócić do kontrahenta z wnioskiem o skorygowanie jego zapisów w zakresie daty sprzedaży usługi,

- Faktura VAT 4110617196 z dnia 1.12.2005r. wystawiona przez ……………….. na Ochotniczą Straż Pożarną w Brzezinach ul. Reformacka 9, z tytułu świadczonej usługi polegającej na wywozie odpadów komunalnych, na kwotę 53,50 zł, faktura ta została zapłacona przez Miasto Brzeziny. Z wyjaśnienia uzyskanego od Skarbnika Miasta wynika, że powyższy wydatek potraktowano jako koszty utrzymania ochotniczej straży pożarnej, do czego jednostka samorządowa została zobowiązana na podstawie przepisów ustawy z 21 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej. Ponadto Pani Skarbnik wskazała, iż podobne wydatki OSP jednostka pokrywała sporadycznie.

Saldo zobowiązań na koniec 2004 roku wynosiło 30.614,21 zł, na koniec 2005 roku 15.392,01 zł, są to kwoty zobowiązań wynikające z faktur, które wpłynęły do urzędu pod koniec 2004 lub 2005 roku i nie zostały zapłacone w starym roku lub wpłynęły w styczniu roku następnego. W dokumentacji jednostki znajdują się zestawienia sporządzone na koniec 2004 i 2005 roku dotyczące powyższych faktur, w 2004 roku zestawienie obejmuje 12 faktur, w 2005 - 17 faktur. Z wyjaśnienie udzielonego przez Panią Skarbnik wynika, że zobowiązania te zostały zapłacone w terminie.

Rozrachunki publicznoprawne

Zgodnie z Zakładowym planem kont konto 225 służyło do ewidencji rozrachunków z budżetami w szczególności z tytułu dotacji, podatków, nadwyżek środków obrotowych, wpłaty zysku do budżetu, nadpłat w rozliczeniach z budżetami. Analityka była prowadzona z podziałem na: 225-1 – podatek dochodowy od umów zleceń, 225-2 – podatek dochodowy od wynagrodzeń, 225-3 – podatek VAT naliczony, 225-4 – podatek VAT należny i 225-5 – rozrachunki z tytuły podatku VAT z urzędem skarbowym.

Konto 225 nie wykazywało salda na koniec 2004 roku, na koniec 2005 roku wykazywało saldo Ma w wysokości 13.690,00 zł, były to zobowiązania wobec urzędu skarbowego z tytułu podatku VAT.

Konto 229 służyło do ewidencji innych niż z budżetami rozrachunków publicznoprawnych, w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych.

Konto 229 na koniec 2004 roku wykazywało saldo w wysokości 15.966,45 zł, 229-1 - 13.978,72 zł i 229-2 - 1.987,73 zł, na koniec 2005 roku wykazywało saldo 15.895,62 zł, w tym 229-1 - 13.916,70 zł i 229-2 - 1.972,92 zł. W trakcie kontroli ustalono, że powyższe salda stanowiły kwoty składek na ubezpieczenie społeczne naliczonych od dodatkowego wynagrodzenia rocznego płaconych przez pracodawcę. Nie ewidencjonowano na tym koncie na koniec 2004 i 2005 roku kwot składek na ubezpieczenie społeczne naliczonych od dodatkowego wynagrodzenia rocznego opłaconych przez pracownika. 

Przeprowadzono kontrolę terminów wpłat składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń pracowników wpłacanych do Urzędu Skarbowego w Brzezinach w odniesieniu do miesięcy czerwiec i lipiec 2005 roku. Stwierdzono, że składki do ZUS za czerwiec zostały przekazane w dniu 30.06.2005r., za lipiec w dniu 3.08.2005r., zaliczki na podatek dochodowy za czerwiec przekazano w dniu 30.06.2005r., za lipiec w dniu 4.08.2005r.

Pozostałe rozrachunki

Konto 231 służyło do rozrachunków z tytułu wynagrodzeń, saldo konta na koniec 2004 roku wynosiło 81.130,02 zł i na koniec 2005 roku 80.770,37 zł, dotyczyły one naliczonego dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla pracowników urzędu za 2004 i 2005 rok w wysokości brutto łącznie z podatkiem dochodowym od tych wynagrodzeń i składkami na ubezpieczenie społeczne płacone przez podatnika.

Zgodnie z obowiązującym w jednostce planem kont konto 234 służyło do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z tytułów innych niż wynagrodzenia. Na podstawie kontroli zapisów księgowych w ewidencji analitycznej ustalono, że ewidencjonowano na nim zaliczki udzielane pracownikom jednostki. Zarówno na koniec 2004 jak i koniec 2005 roku saldo tego konta wynosiło zero, udzielone zaliczki rozliczono.

Konto 240 służyło do ewidencji krajowych i zagranicznych należności i roszczeń oraz zobowiązań nieobjętych ewidencją na kontach 201-234, konto to mogło być używane do ewidencji pożyczek i różnego rodzaju rozliczeń, krótko i długoterminowych należności funduszy celowych. Ewidencję analityczną prowadzono z podziałem na rozrachunki z tytułu pożyczek, sum depozytowych, sum na zlecenie i długoterminowych funduszy celowych.

Konto na koniec 2004 roku wykazywało saldo Ma w wysokości 54.922,40 zł, na koniec 2005 roku saldo Wn 31.479,00 zł i saldo Ma 98.696,15 zł.

Wykazane kwoty zobowiązań stanowiły wpłacone wadia i zabezpieczenia należytego wykonania umów wpłacone przez kontrahentów, jednostka prowadziła ewidencję analityczną w odniesieniu do poszczególnych kontrahentów.

Saldo Wn w 2005 roku stanowiła kwota zapłaty faktury, dokonanej błędnie przez bank nie z tego konta bankowego, w styczniu 2006 roku zagadnienie wyjaśniono. 

V.                  Gospodarka kasowa

Zabezpieczenie wartości pieniężnych i druków ścisłego zarachowania. Kontrola kasy. Instrukcja kasowa

Kasa Urzędu Miasta w Brzezinach znajduje się na drugim piętrze budynku w odrębnym pomieszczeniu. Wpłata i wypłata gotówki odbywa się przez okratowane okienko kasowe. W …………………………………………………………………………………………………………. 

Zasady gospodarki kasowej określono  w Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej w Urzędzie Miasta Brzeziny, wprowadzonej w życie zarządzeniem Burmistrza Miasta nr 119 z dnia 30 września 2005 roku. Wg postanowień zawartych w ww. instrukcji, wysokość niezbędnego zapasu gotówki – pogotowie kasowe jest ustalana przez kierownika jednostki i na 2005 rok pogotowie kasowe określiła p. Burmistrz Miasta w dniu 09.04.2004 roku w wysokości ………………. Do dnia przeprowadzania kontroli wysokość pogotowia kasowego nie uległa zmianie.

Kontrolę kasy przeprowadzono w dniu 31 marca 2006 roku, protokół stanowi załącznik nr 1 do niniejszego protokołu kontroli.

Dokumentowanie operacji kasowych

W sposób wyrywkowy skontrolowano udokumentowanie operacji kasowych przeprowadzonych w 2005r. Szczegółowej kontroli poddano operacje kasowe z miesięcy: maj i grudzień, zaewidencjonowane w następujących raportach kasowych:

nr 216/05 z dnia 5.05.2005 roku – raport wydatków,

nr 218/05 z dnia 6 maja 2005 roku raport wydatków,

nr 226/05 z dnia 10 maja 2005 roku – raport wydatków,

nr 253/05 z dnia 30 maja 2005 roku – raport wydatków,

nr 256/05 z dnia 31 maja 2005 roku – raport wydatków,

nr 594/05 z dnia 06 grudnia 2005 roku – raport wydatków,

nr 602/05 z dnia 09 grudnia 2005 roku - raport wydatków,

nr 605/05 z dnia 12 grudnia 2005 roku – raport wydatków,

nr 613/05 z dnia 13 grudnia 2005 roku – raport wydatków,

nr 617/05 z dnia 15 grudnia 2005 roku – raport wydatków,

nr 625/05 z dnia 9 grudnia 2005 roku  - raport wydatków,

nr 628/05 z dnia 20 grudnia 2005 roku – raport wydatków,

nr 658/05 z dnia 30 grudnia 2005 roku – raport wydatków,

nr 654/05 z dnia 28 grudnia 2005 roku – raport wydatków,

nr 644/05 z dnia 23 grudnia 2005 roku – raport wydatków,

nr 634/05 z dnia 22 grudnia 2005 roku – raport wydatków,

nr 632/05 z dnia 21 grudnia 2005 roku – raport wydatków,

nr 215/05 z dnia 5 maj 2005 roku – raport z dochodów,

nr 209/05 z dnia 2-4 maj 2005 roku – raport dochodów,

nr 217/05 z dnia 6 maj 2005 roku – raport dochodów,

nr 229/05 z dnia 13 maja 2005 roku – raport dochodów,

nr 230/05 z dnia 16 maja 2005 roku – raport dochodów,

nr 240/05 z dnia 2o maja 2005 roku – raport dochodów,

nr 603/05 z dnia 12 grudnia 2005 roku – raport dochodów,

nr 614/05 z dnia 14 grudnia 2005 roku – raport dochodów,

nr 624/05 z dnia 18 grudnia 2005 roku – raport dochodów,

nr 626/05 z dnia 20 grudnia 2005 roku – raport dochodów

nr 645/05 z dnia 27 grudnia 2005 roku – raport dochodów,

nr 652/05 z dnia 28 grudnia 2005 roku – raport dochodów,

nr 655/05 z dnia 29 grudnia 2005 roku – raport dochodów,

nr 657/05 z dnia 30 grudnia 2005 roku – raport dochodów,

W wyniku kontroli stwierdzono co następuje:

wszystkie obroty gotówkowe były udokumentowane dowodami kasowymi (dowody wpłaty, rachunki, faktury, listy wypłat, wnioski o zaliczki, polecenia wyjazdu służbowego),

rozchodowe dowody kasowe, oznaczono według numerów i pozycji w raporcie kasowym,

dochodowe dowody kasowe nie nosiły numeru i pozycji raportu, raport z dochodów nie był ewidencjonowany na koncie 101, tylko bezpośrednio na rachunku bankowym (powyższe opisano w rozdziale III punkt 2 niniejszego protokołu), na raport kasowy nanoszono numer rachunku bankowego,   

-          na fakturach i rachunkach dotyczących wydatków zamieszczano opis pod względem zastosowanego trybu ustawy o zamówieniach publicznych,

-          zapisów w raportach kasowych dokonywano chronologicznie,

pod rachunkami i fakturami dokumentującymi zakup materiałów i usług, znajdują się zlecenia – karty wydatków z krótkim uzasadnieniem potrzeby dokonania wydatku, podpisane przez Skarbnika i zatwierdzone przez kierownika jednostki,

pracownicy merytoryczni sprawdzali zgodność danych zawartych na  rachunkach i fakturach ze stanem faktycznym, w przypadku gdy wystawienie faktury poprzedzało podpisanie umowy, ww. pracownicy stwierdzali zgodność wykonanej usługi czy roboty z umową. Na dowód potwierdzenia prawidłowości danych zamieszczonych na fakturze, merytoryczni pracownicy składali swój podpis lub parafę z imienną pieczęcią wpisując datę dokonania ww. czynności. Prawidłowość formalno-rachunkową na dokumentach potwierdzał pracownik Wydziału Finansowego. Zabezpieczenie środków finansowych w budżecie na powyższy wydatek stwierdzała Skarbnik Miasta, dokument do wypłaty zatwierdzała Burmistrz Miasta,

Regulacje wewnętrzne jednostki przewidują możliwość udzielania zaliczek pracownikom kontrolowanej jednostki. Unormowania w powyższym zakresie zawarto w rozdziale IV § 13 Instrukcji z dnia 30 września 2005 roku w sprawie obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Miasta Brzeziny. W świetle powyżej wymienionych uregulowań, pracownikom jednostki kontrolowanej, mogą być wypłacane zaliczki jednorazowe na poczet podróży służbowej, zakupu materiałów, sprzętu i usług, po uprzednim zatwierdzeniu wniosku o ich wypłatę przez kierownika jednostki i zaliczki stałe na dokonywanie bieżących powtarzających się wydatków. Zaliczki jednorazowe pobrane na podróż służbową powinny być rozliczane w ciągu 7 dni po zakończeniu podróży, zaliczki pobrane na inne wymienione wyżej cele podlegały rozliczeniu w terminie 14 dni od daty ich pobrania. Pracownik dysponujący zaliczką stałą, zobowiązany był ją rozliczyć do 20 grudnia danego roku. Wysokość zaliczek stałych określono do wysokości 2.000zł, natomiast jednorazowych do wysokości 4.000zł.

W toku kontroli ustalono, że w kontrolowanej jednostce udzielano w 2005 roku jednej zaliczki jednorazowej na poczet podroży służbowej oraz dwóch zaliczek stałych po 1.000zł każda p. ………………….. oraz p ………………– inspektorom Wydziału Organizacyjnego. Zaliczki stałe ww. wypłacono w dniach 5 i 7 stycznia 2005 roku na wnioski wystawione przez p. Sekretarz Miasta. Wnioski podpisała Skarbnik oraz zatwierdziła zaliczki do wypłaty Burmistrz Miasta Brzeziny.  Z udzielonych zaliczek pracownicy dokonywali bieżących zakupów: m.in. tablice informacyjne do lokalów wyborczych, artykuły biurowe, zakup telefonu, naprawa sprzętu itp. Obydwie zaliczki rozliczono w ustalonym terminie 20 grudnia 2005 roku.

Zaliczkę jednorazową w wysokości 4.000zł na poczet podróży służbowej zagranicznej czteroosobowej delegacji Miasta Brzeziny do Francji, udzielono 6 maja 2005 roku p. ……………….. Podróż miała miejsce w okresie od 7-14 maja 2005 roku. Zaliczkę rozliczono 29 czerwca 2005 roku, czyli nie zachowano terminu określonego w instrukcji, zgodnie z którym rozliczenie zaliczki jednorazowej na poczet podróży służbowej powinno mieć miejsce w 7 dni po odbyciu podróży. Wydruk stron obrotów z księgi głównej oraz wniosek o wypłatę zaliczki stanowią załącznik nr 28 do protokołu.

Nie stwierdzono faktu udzielania zaliczek osobom nie będącym pracownikami Urzędu Miasta.

VI.                Wykonywanie budżetu jednostki. Zagadnienia ogólne

1.             Informacje ogólne – 2005 rok.

Dochody i przychody budżetu (w tym dotacje celowe z budżetu Państwa, środki uzyskane w ramach kontraktów wojewódzkich, środki z budżetu Unii Europejskiej)

Rada Miasta w Brzezinach podjęła w dniu 27 stycznia 2005 roku uchwałę nr XXIX/1/05 w sprawie uchwalenia budżetu miasta na 2005 rok, wg której dochody Miasta zaplanowano na kwotę 17.271.199zł, wydatki na 21.565.931zł. W trakcie roku budżet Miasta był zmieniany, ostateczne wysokości zaplanowanych i zrealizowanych dochodów, wydatków i rozchodów przedstawia poniższa tabela.

Wyszczególnienie

Plan po zmianach

Wykonanie

Dochody ogółem

17.898.488

18.113.939

Z tego:

-

-

Dochody własne

7.959.419

8.318.399

Dotacje

3.787.751

3.644.222

z tego:

-

-

- z budżetu Wojewody

3.721.751

3.578.222

- z funduszy celowych np. WFOŚ
i GW (wymienić z jakich i ile)

0

0

Środki zagraniczne

0

0

Inne

0

0

Subwencja

6.151.318

6.151.318

Przychody

4.342.355

4.342.299

Z tego:

-

-

Kredyty i pożyczki

3.593.380

3.593.324

Nadwyżka z lat poprzednich

748.975

748.975

Inne (np. prywatyzacja)

-

-

 

Jednostka w 2005 roku. nie otrzymała środków finansowych w ramach kontraktów wojewódzkich oraz środków zagranicznych. Otrzymała natomiast dotacje z budżetu Wojewody w wysokości 3.578.222zł, z przeznaczeniem na:

utrzymanie grobów wojennych – 4.000zł,

na utrzymanie stanowisk pracy realizujących zadania administracji rządowej – 88.498zł

na prowadzenie i aktualizację spisu wyborców 2.020zł,

na przeprowadzenie wyborów parlamentarnych i prezydenckich- 46.775zł,

na obronę cywilną 1.000zł,

utworzenie Gminnego Zespołu Reagowania – 10.000zł,

sfinansowanie zakupu wyprawek szkolnych dla uczniów klas I oraz sfinansowanie prac komisji egzaminacyjnych dotyczących awansu zawodowego nauczycieli – 3.740zł,

na zadania z zakresu opieki społecznej – 3.422.18zł     

Wydatki i rozchody budżetu.

Wyszczególnienie

Plan po zmianach

Wykonanie

Wydatki ogółem

21.938.643

21.352.593

Z tego:

-

-

Wydatki majątkowe

4.590.012

4.570.156

Wydatki bieżące

17.348.631

16.782.437

Rozchody

302.200

302.190

w tym: spłata kredytów i pożyczek

302.200

302.190

 

2                Przestrzeganie zasad gospodarki finansowej określonych
   w art.92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych

Podstawą dokonywania wydatków przez kontrolowaną jednostkę był plan finansowy, który stanowiła uchwała budżetowa oraz układ wykonawczy do uchwały budżetowej. W trakcie realizacji budżetu plan finansowy ulegał zmianom, które wprowadzane były uchwałami Rady Miasta (zmiany budżetu Miasta) i zarządzeniami Burmistrza Miasta (zmiany w budżecie). W celu sprawdzenia przestrzegania zasady wynikającej z art.92 pkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, dokonano szczegółowej analizy wydatków ewidencjonowanych w dziale 750 rozdziale 75023 w paragrafie 4210 oraz w paragrafie 4300, dokonanych do maja 2005 roku oraz wydatków dotyczących realizacji inwestycji w 2004 i 2005 roku. Wydatkowane kwoty wynikające z faktur, zawartych umów i ewidencji księgowej, porównano z uchwałami Rady Miasta w sprawie budżetu i jego zmian oraz z zarządzeniami Burmistrza Miasta i stwierdzono, że wydatki  dokonywane były w wysokościach zgodnych w danym momencie z kwotami określonymi w planie finansowym.

VII.              Wykonywanie budżetu. Realizacja dochodów budżetowych

Dochody z podatków i opłat lokalnych - 2004 - 2005.

Rachunkowość w zakresie podatków i opłat. Plan kont

Zasady rachunkowości dotyczące podatków i opłat lokalnych określono w załączniku nr 3 do zarządzenia Burmistrza Miasta Brzeziny nr 119 z dnia 30.09.2005 rok roku w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową Urzędu Miasta Brzeziny. Opisane w zarządzeniu Burmistrza Miasta zasady, uwzględniają postanowienia rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz.511 z późn. zm.).

Zgodnie z powyższymi unormowaniami do należności z tytułu podatków i opłat służą jednostce konta:

-          011- środki trwałe konto służące do ewidencji zwiększenia wartości środków trwałych z tytułu zapłaty podatku dokonanej w formie niepieniężnej. Na stronie Wn – zaplanowano księgowanie zapłaty podatku dokonaną przez przeniesienie własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz jednostki w korespondencji ze stroną Ma konta 221,

-          020- konto służące do ewidencji zwiększenia wartości niematerialnych i prawnych z tytułu zapłaty podatku w formie wartości niematerialnych i prawnych, w korespondencji z kontem 221,

-          konto 101 – ewidencja gotówki, którą podatnicy regulują zobowiązania w kasie, strona Wn – wpływ gotówki w korespondencji ze stroną Ma konta –221,

-          konto 130 – ewidencja gromadzonych dochodów na rachunku bankowym: strona Wn – wpływ z tytułu podatków wpłaconych na rachunek bankowy w korespondencji ze stroną Ma konta 221, na stronie Ma konta – ewidencjonuje się zwroty nadpłat oraz ich oprocentowanie wypłacone za pośrednictwem banku w korespondencji ze stroną Wn konta 221,

-          konto 221 służące do ewidencji rozrachunków z podatnikami z tytułu należnych i wpłaconych przez podatników podatków i opłat. Przy zakładaniu konta dla podatnika zapisuje się kwotę zaległości z poprzedniego roku, kwotę nadpłaty z poprzedniego roku, kwotę przypisu na dany rok, wysokość rat kwartalnych. Ewidencję na koncie prowadzi się; po stronie Wn- konta księgowane są przypisy należności, naliczone odsetki za zwłokę w korespondencji ze stroną Ma konta 750, zwroty nadpłat w korespondencji ze stroną konta 130 lub 101. Po stronie Ma konta księguje się odpisy należności w korespondencji ze stroną Wn konta 750. Do konta 221 prowadzi się konta pomocnicze z podziałem na dłużników: 221-5 podatek od nieruchomości osoby prawne, 221-6 podatek od nieruchomości osoby fizyczne, 221-8 podatek rolny osoby fizyczne, 221-9 podatek leśny osoby fizyczne, 221-10 podatek od środków transportowych, 221-11 podatek leśny od osób prawnych, 221-12 podatek rolny od osób prawnych, 221-13 odsetki od zaległości podatkowych. Konto zamyka się dwoma saldami. Saldo Wn – oznacza przypisane a nie zrealizowane podatki i opłaty. Saldo Ma oznacza wpłacone a nie przypisane podatki i opłaty tj. nadpłaty,

-          konto 226 – konto do ewidencjonowania wartości należności zahipotekowanych, 

-          konto 750 – do ewidencji przychodów budżetowych z tytułu podatków i opłat w korespondencji z kontem 221. Konto zamyka się saldem Ma, które oznacza należny przychód z tytułu przypisanych podatków i opłat.

Zgodnie z zapisami cytowanego wyżej zarządzenia Burmistrza Miasta nr 119, na koncie 226 powinny być zaewidencjonowane należności zahipotekowane. Kontrolujący stwierdzili zaniechanie ewidencjonowania na powyższym koncie należności z wymienionych tytułów chociaż takie występowały w kontrolowanym okresie. Zgodnie z ustnym wyjaśnieniem Skarbnika, należności zabezpieczane hipotecznie ewidencjonowane były na kontach 221 i 750. Z dniem 31.12.2005 roku dokonano przeniesienia zapisów z wymienionych kont na konto 226, odzwierciedlając wartość należności zahipotekowanych w korespondencji z kontem 840. Wydruk strony z księgi głównej oraz stosownej noty księgowej stanowią załącznik nr 29 do niniejszego protokołu.                 

Organizacja wymiaru i poboru podatków i opłat (inkaso)

Zagadnieniami związanymi z wymiarem i poborem podatków i opłat lokalnych zajmują się w jednostce pracownicy Wydziału Finansowego, którzy analizują deklaracje podatkowe oraz informacje o nieruchomościach i obiektach budowlanych, opracowują i wydają decyzje wymiarowe w zakresie podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego, prowadzą postępowania podatkowe, wydają zaświadczenia w sprawach podatkowych, prowadzą rejestry podatków oraz opracowują decyzje w zakresie ulg i zwolnień w opłatach podatku. W zakresie księgowości ewidencjonują i kontrolują terminowość wpłat należności wpłacanych przez podatników, uzgadniają salda zaległości podatkowych i nadpłat, sporządzają sprawozdania w zakresie podatków.

Do prowadzenia powyższych spraw w zakresie  podatków od nieruchomości i rolnego od osób fizycznych, używany jest system komputerowy - „Podatki”, pozwalający wprowadzić pełne informacje dotyczące podmiotów i przedmiotów opodatkowania. Wymieniony wyżej program, umożliwia wydruk treści decyzji podatkowych od nieruchomości i rolnego dla osób fizycznych, pokwitowań-dowodu wpłaty, upomnień wzywających do zapłaty. Odręcznie wystawiane są tytuły wykonawcze dotyczące postępowań egzekucyjnych. Wszystkie dane w zakresie podatków od osób prawnych i podatku od środków transportowych ewidencjonowane są ręcznie. Zagadnieniami podatków zajmują się w jednostce odpowiednio pracownicy: P. ……………….. – inspektor odpowiedzialna za prowadzenie kartotek podatników podatku od nieruchomości, wymiar podatku od nieruchomości osoby fizyczne i prawne, ewidencja księgowa podatku od nieruchomości osoby prawne oraz windykacja zaległości w podatku od nieruchomości osoby prawne, p……………………… – inspektor odpowiedzialna za księgowość podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego osoby fizyczne oraz windykacja zaległości w wymienionych podatkach od osób fizycznych, p. ………………… – księgowość podatku rolnego  i leśnego od osób prawnych, wymiar podatku rolnego z gospodarstw rolnych oraz łączne zobowiązanie pieniężne, ………………………. – inspektor odpowiedzialna za prowadzenie całości spraw w zakresie podatku od środków transportowych.

W 2004 roku upoważnioną do wydawania decyzji w indywidualnych w sprawach z zakresu wymiaru podatku na 2004 rok od nieruchomości oraz łącznego zobowiązania pieniężnego w 2004 roku była p. Anna Nowowiejska – (na podstawie upoważnienia Burmistrza Miasta z dnia 13 lutego 2004 roku – zarządzenie nr 12/04). Na 2005 rok powyższego upoważnienia Burmistrz Miasta udzieliła Skarbnikowi Miasta  (upoważnienie z dnia 19 lipca 2004 roku- zarządzenie nr 82).

Wpłat należnego podatku, podatnicy dokonywali bezpośrednio w kasie Urzędu Miasta bądź za pośrednictwem banku lub poczty. Organ stanowiący nie podejmował uchwał umożliwiających pobór podatków w formie inkasa.        

 

Realizację dochodów własnych Gminy w latach 2004 - 2005 roku przedstawiono w poniżej zamieszczonych tabelach.


Tabela
Plan i realizacja dochodów własnych w 2004 roku

Lp.

Wyszczególnienie

Plan

(w zł)

Wykonanie

(w zł)

Procent

Wykonania

planu

Udział procentowy w wyko-naniu budżetu

1

2

3

4

5

6

DOCHODY BUDŻETOWE - ogółem

16.880.923

17.111.121

101

-

1.

Podatek od nieruchomości

2.135.000

2.153.122

101

13

2.

Podatek rolny

75.800

74.496

98

0,4

3.

Podatek leśny

1.600

1.625

102

0,01

4.

Podatek od środków transportowych

169.500

172.089

102

1

5.

Opłaty lokalne

43.000

48.994

114

0,3

6.

Pozostałe dochody własne

5.243.838

5.555.297

106

32

DOCHODY WŁASNE

7.668.738

8.005.623

104

47

Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedłożonych przez Urząd Miasta Brzeziny

 

Tabela
Plan i realizacja dochodów własnych w 2005 roku

Lp.

Wyszczególnienie

Plan

(w zł)

Wykonanie

(w zł)

Procent

Wykonania

planu

Udział procentowy w wyko-naniu budżetu

1

2

3

4

5

6

DOCHODY BUDŻETOWE - ogółem

17.898.488

18.117.379

101

-

1.

Podatek od nieruchomości

2.127.870

2.190.693

103

12

2.

Podatek rolny

80.000

82.476

103

0,5

3.

Podatek leśny

1.500

760

51

0,004

4.

Podatek od środków transportowych

131.800

132.118

100

0,7

5.

Opłaty lokalne

61.000

68.465

112

0,4

6.

Pozostałe dochody własne

5.557.249

5.843.887

105

32

DOCHODY WŁASNE

7.959.419

8.318.399

105

46

Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedłożonych przez Urząd Miasta Brzeziny

 

Podatek od nieruchomości

Stawki podatku od nieruchomości na 2004 i 2005 rok, określiła Rada Miasta w Brzezinach uchwałami odpowiednio na 2004 rok uchwałą nr XIV/76/03 z dnia 26 listopada 2003 roku i na 2005 rok uchwałą nr XXVII/121/04 z dnia 29 listopada 2004 roku.

Prawidłowość przyjętych przez Radę Miasta stawek podatku od nieruchomości, skontrolowano porównując je ze stawkami określonymi w obwieszczeniu Ministra Finansów z dnia 31 października 2003 roku, w sprawie wysokości górnych stawek kwotowych w podatkach i opłatach lokalnych (M. P. nr 51, poz. 804) do stawek podatku obowiązujących w 2004 roku, oraz ze stawkami określonymi w obwieszczeniu Ministra Finansów z dnia 26 października 2004 roku w sprawie wysokości górnych granic stawek kwotowych w podatkach i opłatach lokalnych (M.P nr 46, poz. 794) do stawek obowiązujących w 2005 roku.  

Obowiązujące na terenie Miasta Brzeziny stawki podatku od nieruchomości, przyjęte wymienionymi wyżej uchwałami ustalono jak niżej:

Przedmiot opodatkowania

Górne granice

Stawki podatku

na rok 2004 

stawek podatkowych   

 uchwalone przez Radę

      na rok 2005

1

2

3

Od budynków mieszkalnych lub ich części od 1m2 (art.5 ust.1 pkt 2 li a)

0,52zł

0,40zł

0,54zł

0,40zł

 

Od budynków lub ich części związanych z działalnością gospodarczą oraz części budynków mieszkalnych zajętych na prowadzenie działalności gospodarcze (art.5 ust.1 pkt 2 lit.b)

 

17,42zł

12,50zł

 

17,98zł

12,50zł

Od budynków lub ich części zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie obrotu kwalifikowanym materiałem siewnym (art.5 ust.1 pkt 2 lit. c)

 

8,11zł

6,60zł

 

8,37zł

6,60zł

Od budynków zajętych na prowadz. działalności gospodarczej w zakresie udzielania świadczeń zdrowotnych od 1m2(art.5 ust.1 pkt 2 lit. d)

 

3,49zł

2,50zł

 

 

3,61zł

0,50zł

Od pozostałych budynków lub ich części od m.2 pow. użyt. w tym zajętych na prowadzenie odpłatnej statutowej działalności pożytku publicznego przez organizacje pożytku publicznego i pozostałe pozarządowe (art.5 ust.1 pkt 2 lit. e)

 

5,82zł

4,50zł

 

6,01zł

4,50zł

Od 1m2 powierzchni gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej bez względu na sposób zakwalifikowania w ewidencji gruntów i budynków(art.5 ust.1 pkt1 lit. a)

 

0,63zł

0,45zł

 

0,66zł

0,45zł

Od pozostałych gruntów od 1m2 w tym zajętych na prowadzenie odpłatnej statutowej działalności pożytku publicznego przez organizacje pozarządowe(art.5 ust.1 pkt 1 lit. c)

 

0,31zł

0,15zł

 

0,32zł

0,15zł

Grunty pod jeziorami, zbiornikami wodnymi, elektrowniami wodnymi od 1ha powierzchni (art.5 ust.1 pkt 1 lit. b)

 

3,41zł

3,41zł

 

3,52zł

3,41zł

Od budowli art.5 ust.1 pkt .3)

a) 2% ich wartości określonej w art.4 ust.1 pkt 3 i ust.3-7ustawy,

    

      b) 0,5% ich wartości określonej w art. 4 ust.1 pkt.3 i ust. 3-7 – rurociągów i przewodów sieci rozdzielczej wody oraz budowli służących do odprowadzania i oczyszczania ścieków

a) 2% ich wartości określonej w art.4 ust.1 pkt 3 i ust.3-7,

 

b) 0,5% ich wartości określonej w art. 4 ust.1 pkt.3 i ust 3-7 – rurociągów i przewodów sieci rozdzielczej ciepła i wody oraz budowli służących do odprowadzania i oczyszczania ścieków

 

Jak wynika z danych zawartych w powyższej tabeli, obowiązujące w 2004 i 2005 roku stawki podatku od nieruchomości na terenie Miasta Brzeziny, nie przekraczały górnych stawek podatku określonych w cytowanych wyżej przepisach prawa.

Wymienione uchwały ogłoszono w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego, weszły w życie po upływie 14 dni od dnia publikacji i miały zastosowanie odpowiednio: uchwała nr XIV/76/03 od 1 stycznia 2004 roku i uchwała nr XVII/121/04 od 1 stycznia 2005 roku. Wymienionymi wyżej uchwałami, organ stanowiący nie dokonał zwolnień z opłat podatku od nieruchomości.

Uchwałą nr XIV/79/03 z dnia 26 listopada 2003 roku, Rada Miasta Brzeziny określiła wzór informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych składanych przez osoby fizyczne oraz wzór deklaracji na podatek od nieruchomości. Wzory wymienionych formularzy obowiązywały na rok. 2004.

Na rok 2005 wzory obowiązujących formularzy dotyczących podmiotu i przedmiotu opodatkowania, stanowiących podstawę wymiaru i poboru podatku od nieruchomości, ustaliła Rada Miasta Brzeziny uchwałą nr XXVII/122/04 z dnia 29 listopada 2004 roku.

Wszystkie uchwały dotyczące stawek podatkowych, wzorów formularzy i zwolnień przedmiotowych, przekazano do Regionalnej Izby Obrachunkowej niezwłocznie po ich podjęciu, co odnotowano w książce korespondencji Urzędu Miasta. 

Podatek od nieruchomości od osób prawnych

Wg prowadzonej w jednostce ewidencji, podatkiem od nieruchomości w 2004 roku objętych było 60 podmiotów prawnych, dla których przypis wynosił 1.251.870,11zł. Uzyskane dochody z powyższego tytułu w 2004 roku wynosiły 1.003.875,86zł, w tym wpłaty wynikające z przypisu bieżącego to kwota 982.306,57zł, oraz wpłaty podatku zaległego w wysokości 21.569,29zł. Uzyskane w 2004 roku dochody z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych stanowiły 5,86% wykonanych ogółem dochodów roku 2004 i 12,5% dochodów własnych Miasta.

W 2005 roku podatkiem od nieruchomości objęto 61 osób prawnych, dla których przypis wynosił 1.192.486,14zł. Dochody wykonane w 2005 z powyższego tytułu wynosiły 1.011.306,37zł w tym wpłaty należności roku bieżącego w kwocie 985.354zł i wpłaty zaległe 25.947,67zł. Wykonane dochody roku 2005 stanowiły odpowiednio 5,58% dochodów ogółem oraz 12,6% dochodów własnych.

Dane dotyczące dochodów z tytułu podatku od nieruchomości osoby prawne stanowią załącznik nr 30 do protokołu kontroli.

Pod względem prawidłowości zadeklarowanego podatku, terminowości wpłat, powszechności opodatkowania, kontrolą objęto 14 wybranych podatników. Wykaz wybranej próby stanowi załącznik nr 31 do protokołu kontroli. W dalszej części niniejszego protokołu podatnicy identyfikowani będą wg numeracji z powyższego wykazu. Kryterium wyboru próby stanowiła wysokość deklarowanej kwoty podatku – wybrano podatników z najwyższym wymiarem podatku. Przypis dla wybranej próby wynosił na 2004 rok 949.861,10zł, na 2005 rok 904.950,50zł i stanowił 75,9% ogólnego przypisu podatku od nieruchomości osoby prawne na 2004 rok i 75,9% ogólnego przypisu roku 2005.

Analiza przedłożonych deklaracji oraz indywidualnych kart kontowych dla wybranych podatników wykazała:

na 14 wybranych podatników z 2004 roku, w trzech przypadkach odnotowano przedłożenie deklaracji z przekroczeniem ustawowego terminu 15 styczeń, a mianowicie podatnik oznaczony numerem 13 („…………………………….) przedłożył na 2004 rok deklarację podatkową w dniu 28.01.2004 roku, podatnik nr 12 (……………………….) przedłożył  deklarację 20.01.2004 roku, podatnik nr 11 (………………………..) przedłożył deklarację 19.01.2004 roku. Na 2005 rok w dwóch przypadkach odnotowano nieterminowe złożenie deklaracji, a mianowicie podatnik nr 9 ………………………..) i podatnik nr 1  ……………………) przedłożyli deklaracje 20 stycznia 2005 roku. Organ podatkowy w 2004 wezwał na podstawie art. 274a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa ( tekst jednolity z 2005 roku Dz. U. nr 8, poz. 60 z późn. zm.), podatników nr 13, 12, 11, do złożenia deklaracji (załączone wezwania ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru z dnia 19 styczeń 2004 roku), natomiast w 2005 roku wystosował do podatników pisma informujące o obowiązującym (ustawowym) terminie składania deklaracji podatkowych,  

stawki podatków w deklaracjach podatkowych i ich korektach, zostały określone zgodnie z uchwałami Rady Miasta,

analiza danych zawartych w deklaracjach oraz ich korektach wykazała zgodność co do powierzchni gruntów, w porównaniu z danymi wynikającymi z ewidencji gruntów,

złożone przez podmioty prawne deklaracje podatkowe na 2004 i 2005 rok zawierają adnotacje pracowników organu podatkowego - podpis osoby przyjmującej i analizującej deklarację, co potwierdza dokonanie przez organ podatkowy czynności sprawdzających, wynikających z art.272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa,

w deklaracjach złożonych przez podatników objętych kontrolą, nie stwierdzono przypadków nieprawidłowego określenia przedmiotu opodatkowania,

stwierdzono przypadek, w którym korekta deklaracji nie zawierała dokumentów czy informacji uzasadniających zmianę w przedmiocie opodatkowania oraz okresu, od którego dana zmiana jest wprowadzana, (korekta deklaracji z 2004 roku przez podatnika nr 14),

treść deklaracji złożonych przez wybranych podatników - osoby prawne porównano z deklaracjami składanymi wstecz (2003 rok) i odnotowano, że podatnik nr 6 (………………………………..) na 2003 rok wykazał do opodatkowania budowle o wartości początkowej 1.649.932,90zł, od której naliczona kwota podatku wynosiła 32.998,66zł, natomiast na 2004 wartość wykazanych budowli wynosiła 3.299.814,99zł, od której naliczony podatek wynosił 65.996,28zł. Na 2005 rok wartość wykazanych do opodatkowania budowli wynosiła 3.430.432,53zł. Do deklaracji na 2004 rok nie załączono informacji  uzasadniających powyższą zmianę. Wykaz budowli pozostających w prawie użytkowania przez podatnika, przekazał podmiot na wezwanie organowi podatkowemu dopiero w maju 2005 roku. Wg powyższego wykazu, wartość początkowa budowli, stanowiąca podstawę opodatkowania wynosiła 3.430.432,53zł, od której naliczony podatek to kwota 68.608,65zł. Kserokopia deklaracji z 2003 roku, 2004 i 2005, wykaz budowli podlegających opodatkowaniu oraz wyjaśnienie inspektora p. A Nowowiejskiej stanowi załącznik nr 32 do niniejszego protokołu. Zgodnie z treścią wyjaśnienia różnice wynikały z oddawania nowych budynków …………… do użytkowania.  Podatnik w trakcie trwania niniejszej kontroli przedłożył wykaz budowli stanowiących różnicę kwotową pomiędzy rokiem 2003 i 2004, dla których to budowli obowiązek podatkowy powstał z dniem 1 stycznia 2004 roku,

jednostka nie przeprowadzała w okresie 2004-2005 rok kontroli podatkowych u osób prawnych w zakresie zgodności danych wykazanych w deklaracjach ze stanem faktycznym. Możliwość przeprowadzenia takich kontroli wynika z art. 281 i nast. ustawy Ordynacja podatkowa, 

kontrola terminowości wpłat wykazała, że w 2004 i 2005 roku nieterminowo opłacali należność podatkową podatnicy: podatnik oznaczony w wykazie numerem 14 (…………………………..)  należny podatek za m-c styczeń 2004 rok opłacił 26 stycznia, organ podatkowy naliczył i pobrał odsetki w wysokości 1,80zł plus koszty egzekucyjne w wysokości 8,90zł,  podatnik oznaczony nr 13 (”……….”) podatek za m-c styczeń 2004 roku opłacił dopiero 15 kwietnia, naliczono i pobrano odsetki w wysokości 52,40zł. Powyższy podatnik nieterminowo wpłacił także należność wynikającą z X raty, którą opłacił 9 listopada 2005 roku. Od nieterminowej wpłaty naliczono odsetki w wysokości 12,30zł. Podatnik oznaczony nr 12 ……………..) podatek wynikający z I i II raty 2004 roku, opłacił dopiero 1 kwietnia, należność z III raty opłacił dopiero 6 kwietnia 2004 roku, należność wynikającą z IV i V raty wpłacono odpowiednio 18.05.2004 za kwiecień i 1 czerwca za maj, raty VI, VII i IX również opłacono po ustawowym terminie, a mianowicie wpłat dokonano odpowiednio 26 lipca, 30 września i 26 października. Od wszystkich nieterminowych wpłat naliczono i pobrano odsetki w łącznej wysokości 104,80zł plus koszty postępowania 88,00zł. Raty X, XI i XII/2004 ww. podatnik opłacił  dopiero w 2005 roku, wyciąg bankowy z 24 marca 2005 roku. Powyższą wpłatę podzielono proporcjonalnie na zaległość główną, odsetki w wysokości 48zł, plus koszty egzekucyjne w kwocie 8,80zł. Nieterminowych wpłat należności podatkowych dokonał także powyższy podatnik w roku 2005 - podatek z tytułu I raty opłacił dopiero 4 marca 2005 roku – naliczono i pobrano odsetki w wysokości 13,50zł,  należność II raty opłacił podatnik dopiero 10 kwietnia 2005 roku, ratę III i IV ratę w części (z należnej kwoty 671,50zł wpłacono 168,90zł) wyegzekwował od podatnika Urząd Skarbowy 13 lipca 2005 roku. Jednostka zaliczyła proporcjonalnie wpłaconą kwotą na odsetki i należność główną. Brakującą kwotę raty IV oraz część raty V w wysokości łącznej 904,90zł, opłacił podatnik za pośrednictwem Urzędu Skarbowego w dniu 13 października 2005 roku. Jednostka zaliczyła wpłatę na należność główną w wysokości 891,30zł i odsetki w wysokości 52,40zł. W 2004 roku nieterminowych wpłat dokonał także podatnika nr 8 (…………………….). Od nieterminowych wpłat pobrano odsetki w wysokości łącznej 6,60zł. Powyższy podatnik dokonywał wpłat po terminie również w roku 2005, należność wynikającą  z II raty opłacił 21 lutego, należność za marzec opłacono dopiero 5 kwietnia oraz ratę za maj wpłacono 13 czerwca 2005 roku. Od nieterminowych wpłat naliczono i pobrano odsetki w łącznej kwocie 41,05zł. Nieterminowych wpłat dokonał w 2005 roku podatnik oznaczony nr 10 (……….), a mianowicie ratę I opłacono 20 stycznia, należność raty IV, której termin płatności upływał 15 kwietnia wpłacił 19.04, oraz ratę 11 opłacił 18 listopada. Od nieterminowych wpłat naliczono i pobrano odsetki w wysokości łącznej 37,80zł plus koszty upomnienia w wysokości 8,80zł. Nieterminowo opłacał także należność podatkową zarówno w 2004 jak i w 2005 roku podatnik nr 1 (……………………..). Należność podatkową wynikającą z 2004 roku w wysokości 8.780zł, egzekwował od podatnika Urząd Skarbowy w 2005 roku w okresie od 13.04 do 26.09.2005 roku. Wpłacane kwoty nie pokrywały należności głównej, organ podatkowy dokonywał więc proporcjonalnego podziału wpłaconej kwoty na należność główną i odsetki. Wysokość wpłaconych odsetek za powyższy okres to 638,90zł. Należność podatkową z 2005 roku wyegzekwował opłacał komornik w okresie od 26.09 do 25.11.2005 roku, w kwotach nie pokrywających wysokości rat i tak należność I raty w kwocie 2.191,60zł wpłacano częściowo w dniu 26.09.2005 roku kwotę 123,72zł, w dniu 31.10, kwotę 304zł, 21 listopada kwotę 609,90zł. Wpłaty zaliczono proporcjonalnie na należność główną i odsetki w wysokości 96,20zł. Należność raty II/2005 opłacano; 7 października 2005 roku w kwocie 973,80zł oraz w dniu 25.11.2005 rok w wysokości 1.107,30zł. Od wpłaconych kwot naliczono odsetki w wysokości 198,10zł. Ratę III opłacono w dniu 26.09.2005 roku w kwocie 487,40zł, w dniu 31.10.2005 w wysokości 614,40zł i w dniu 21.11.2005 w wysokości 609,90zł. Od ww. wpłat naliczono i pobrano odsetki w wysokości 111,72zł. W 2004 roku nieterminowe wpłaty odnotowano także u podatników nr 4 (……………………….) i nr 9 …………………..). Należną ratę za miesiąc luty 2005 roku, obaj podatnicy opłacili w opóźnieniem, a mianowicie podatnik nr 4 opłacił 23 lutego, natomiast podatnik nr 9 opłacił powyższą ratę 25 lutego. Od nieterminowych wpłat jednostka nie naliczyła i nie pobrała odsetek. Wartość nie naliczonych i nie pobranych odsetek wynosi łącznie 35,10zł w tym od podatnika nr 4 – 10,10zł od podatnika nr 9 – 25,00zł. Zaniechanie naliczania i egzekwowania odsetek od zaległości podatkowych narusza przepis art.53 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.

Na 31.12.2004 rok stwierdzono zaległości w podatku od nieruchomości-osoby prawne w wysokości 831.126,22zł, które stanowiły 82,79% wpłat z powyższego tytułu. Zaległości tylko roku bieżącego (2004) to kwota 202.545,80zł. Zaległości z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych na 31.12.2005 rok to kwota 834.304,41zł i stanowiła 82,5% dochodów uzyskanych z powyższego podatku. Zaległości roku bieżącego (2005) to kwota 148.234,83zł. Kwota zaległości w opłatach podatku od nieruchomości u wybranych wyżej osób prawnych wynosiła w 2004 roku 700.664,20zł i stanowiła 84,3% ogólnej kwoty zaległości w podatku od nieruchomości –osoby prawne, natomiast w 2005 roku kwota zaległości u wykazanych osób prawnych wynosiła 832.828zł i stanowiła 99,8% ogólnej kwoty zaległości w podatku od nieruchomości osoby prawne.

Największe zadłużenie odnotowano na kontach następujących podatników:

Rok 2004

…………………………………………) – zaległość 8.780,43zł (zaległość roku bieżącego),

……………………………………….i) –zaległość 571.786,51zł (w tym zaległość bieżąca to kwota 71.486,70zł i 500.299,81zł z lat poprzednich),

………………………………………..)—zaległość w kwocie 44.292,92zł  (zaległość z lat poprzednich),

………………………………………..– zaległość w kwocie 114.276,68zł (w tym 12.816,75zł zaległość z lat poprzednich i 101.459,93zł zaległość roku bieżącego,

……………………………………………..) – zaległość 83.987,69zł – zaległość z lat poprzednich,

…………………………………………. – zaległość w kwocie 1.346,49zł zaległość roku bieżącego,

………………………………………….. – zaległość w wysokości 1.391,49zł dotyczyła roku bieżącego,

………………………………………….. – zaległość w kwocie 4.429,09zł dotyczyła roku bieżącego,

…………………………………………… – zaległość w wysokości 834,92zł wynikała z nieopłaconego podatku roku bieżącego,

Zaległości na 31.12.2005 rok

………………………………… – zaległość w kwocie 20.441,32zł w tym zaległość z roku 2004 w kwocie 8.780,43zł i 11.660,89zł zaległość wynikająca z przypisu roku bieżącego,

………………………………… –zaległość 597.376,59zł (w tym zaległość wynikająca z lat poprzednich to kwota 571.786,51zł i zaległość z przypisu roku bieżącego w wysokości 25.590zł),

……………………………….. – zaległość w kwocie 209.986,28zł (w tym zaległość z lat poprzednich w wysokości 114.276,68zł oraz bieżący przypis w wysokości 95.709,60zł,

………………………………….. – zaległość w wysokości 5.019,19zł wynikają z przepisu roku bieżącego,

………………………………………… – zaległość w wysokości 796,80zł wynika z przypisu roku bieżącego.

Działania windykacyjne podejmowane przez jednostkę w celu wyegzekwowania powyżej przedstawionych zaległości, omówiono w pkt 8 niniejszego rozdziału protokołu.                  

Podatek od nieruchomości od osób fizycznych

Dochody uzyskane w 2004 roku przez Miasto Brzeziny z tytułu podatku od nieruchomości od osób fizycznych wynosiły 1.149.245,81zł. Uzyskana kwota dochodów stanowiła 90,4% kwoty wynikającej z przypisu, 14,35% dochodów własnych miasta i 6,7% dochodów ogółem. W roku 2005 dochody z tytułu w/w podatku wynosiły 1.179.390,64zł i stanowiły odpowiednio 92,5% kwoty wynikającej z przypisu, 14,2% uzyskanych za dany okres dochodów własnych i 6,5% dochodów ogółem. Z ewidencji podatkowej wynika, że podatkiem od nieruchomości od osób fizycznych objętych było w 2004 roku 1.582 podatników, w 2005 roku 1.683 podatników. Dane dotyczące podatku od nieruchomości od osób fizycznych przedstawia załącznik nr 30 do protokołu kontroli.

Wśród podatników podatku od nieruchomości- osoby fizyczne, zarejestrowani byli także podatnicy prowadzący działalność gospodarczą w stałej siedzibie na terenie Miasta Brzeziny. W 2004 roku zarejestrowanych było 280 podatników, natomiast w 2005 roku zarejestrowane były 289 osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą.

Jako próbę do kontroli prawidłowości wymiaru podatku od nieruchomości, prawidłowości przedmiotu opodatkowania, terminowości wpłat należności podatkowych, przyjęto 24 wybranych podatników prowadzących działalność gospodarczą. Kryterium wyboru stanowiła kwota przypisu - wybrano podatników z największym wymiarem podatku. Wykaz osób fizycznych- płatników podatku od nieruchomości objętych kontrolą stanowi załącznik nr 33  do niniejszego protokołu.  

Przypis wybranej do kontroli grupy podatników wynosił na 2004 rok 26.155,20zł, natomiast w 2005 roku wartość przypisu badanej próby to kwota 26.829,20zł.

Kontrola dokumentów dotyczących podatku dla wybranej próby wykazała co następuje:

-          w wydanych decyzjach podatkowych zastosowano stawki podatku zgodne z uchwałami Rady Miasta, określonymi na rok 2004 i 2005 rok,

-          decyzje wymiarowe na 2004 i 2005 rok doręczano podatnikom w okresie umożliwiającym terminową zapłatę I raty podatku, (potwierdzenia odbioru załączono pod kopie decyzji),

-          w przypadku zmian okoliczności mających wpływ na wysokość opodatkowania, podatnicy składali niezwłocznie informacje o nieruchomościach i obiektach, natomiast organ podatkowy uchylał decyzje wymiarowe i wydawał nowe z uwzględnieniem zmian podanych przez podatnika,

-          w decyzji wymiarowej podatnika nr 10877 na 2004 i 2005 rok, przyjęto do opodatkowania oprócz gruntów i budynków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, grunty w kategorii pozostałe o powierzchni 1.456m2. Z przedłożonych kontrolującym informacji (wyciąg rejestru gruntów) wynika, że zadeklarowane grunty jako pozostałe tworzy jedna działka przy ul. Stryjkowskiego 5, którą w części 504m2 wykazał podatnik jako grunty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i 1.456m2 jako grunty pozostałe. Na powyższych gruntach opodatkowanych jako pozostałe, nie znajdują się budynki mieszkalne, które wyłączały by te grunty z grupy gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Zgodnie art.1a ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 roku Dz. U. nr 9, poz. 84 z późn. zm.), grunty i budynki będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, to grunty i budynki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą z wyjątkiem gruntów o których mowa w art.5 ust.1 pkt 1 lit.b cytowanej ustawy. W związku z tym grunty te powinny zostać opodatkowane wg stawek najwyższych. Kserokopia informacji składanej przez podatnika, decyzji oraz informacji z ewidencji gruntów stanowią załącznik 34 do protokołu kontroli. Wg ustnych wyjaśnień p. ………………………. – inspektora ds. podatków, organ podatkowy podejmie działania mające na celu ustalenie stanu faktycznego dotyczącego opodatkowania przedmiotowych gruntów,

-          w decyzji podatkowej na rok 2005 dotyczącej podatnika nr 10460 ujęto jako przedmiot opodatkowania budynki pod działalność gospodarczą o powierzchni - 80m2 po korekcie od III/2005 - 100m2, natomiast grunty o powierzchni 701m2 wykazano jako pozostałe. Z ustnego wyjaśnienia p. …………………………. odpowiedzialnej za prawidłowość wymiaru podatku od nieruchomości, oraz z przedłożonych dokumentów (informacja podatnika, wyciąg z rejestru zabytków dla Miasta Brzeziny wraz z fotografią przedmiotowej nieruchomości, kserokopia wymienionych dokumentów stanowi załącznik nr 35 do niniejszego protokołu) wynika, że budynek wykazany do opodatkowania jest budynkiem zabytkowym wpisanym do rejestru zabytków i tylko część zajęta na prowadzenie działalności gospodarczej wyłączona jest ze zwolnienia i objęta podatkiem wg stawek najwyższych. Zgodnie  z załączonym wyciągiem z rejestru zabytków, grunty pod budynkiem nie zostały wpisane do rejestru, w związku z czym nie podlegały zwolnieniu z opodatkowania, zwolnieniu podlegał tylko budynek w części nie zajętej na prowadzenie działalności gospodarczej. Grunty pod przedmiotowym budynkiem wykazano jako pozostałe.

-          w decyzjach wydanych dla podatnika nr 10063 na 2004 i 2005 rok, stwierdzono inny przedmiot opodatkowania niż podany przez podatnika w informacji złożonej w 2004 roku. Podatnik w informacji złożonej 7 kwietnia 2004 roku wykazał do opodatkowania budynki mieszkalne o ogólnej powierzchni 140,8m2 w tym kondygnacji o wysokości do 2,20m 84m2, dla których przyjmuje się do opodatkowania 50% ich powierzchni , natomiast 56,80m2 to budynki o wysokości powyżej 2,20m. W wydanych decyzjach  ujęto budynki mieszkalne o łącznej powierzchni 140,8m2, w tym 84m2 jako budynki o kondygnacji powyżej 2,20m opodatkowane stawką 0,40zł i 56,8m2 jako budynki o kondygnacji do 2,20m opodatkowane stawką 0,20zł (zamiast 50% powierzchni przyjęto połowę stawki). Wg informacji podatnika przypis podatku powinien wynosić 390,22zł a naliczona kwota podatku to 395,70zł. Kserokopia informacji złożonej przez podatnika oraz decyzji wydanej przez organ podatkowy stanowią załącznik nr 36 do protokołu kontroli,

-          w 2004 roku organ podatkowy przeprowadził na podstawie art. 281 i nast. ustawy Ordynacja podatkowa, 24 kontrole podatkowe u 24 podatników. W wyniku przeprowadzonych kontroli wydano 14 decyzji w sprawie zmiany decyzji ostatecznych ustalających wymiar podatku od nieruchomości, zwiększając wysokość zobowiązania podatkowego o łączną kwotę 12.486,97zł. Podatnicy nie zgłaszali do opodatkowania lokali, budynków i gruntów wykorzystywanych na prowadzenie działalności gospodarczej, nowo oddanych budynków mieszkalnych do użytkowania, czy faktu zwiększenia powierzchni użytkowej z tytułu rozbudowy budynku mieszkalnego. W 2005 roku organ podatkowy przeprowadził 13 kontroli w zakresie zgodności danych wykazanych w deklaracjach ze stanem faktycznym. W wyniku kontroli wydano 9 decyzji w sprawie zmiany decyzji ostatecznej ustalającej wymiar podatku od nieruchomości, zwiększając wysokość zobowiązania podatkowego o kwotę łączną 8.125,98zł,

-          kopie decyzji pozostające w organie podatkowym, nie są podpisane przez wydającego je. Zgodnie z ustnym wyjaśnieniem p. ……………………………….decyzje podpisywała Burmistrz Miasta p. Ewa Mądra,

-          nieterminowo podatek od nieruchomości w badanej próbie opłacali podatnicy oznaczeni numerami kont: 11419 należny podatek w wysokości 39,60zł wynikający z I raty podatku za 2004 rok, podatnik wpłacił dopiero 4 lipca 2004 roku , III ratę podatku opłacił 3 listopada 2004 roku i IV ratę 29 listopada 2004 roku. Od nieterminowych wpłat pobrano odsetki w wysokości łącznej 3,80zł plus koszty upomnień 17,60zł. W dniu 30 listopada 2004 roku decyzją nr 3110-1-163 zwiększono podatnikowi wymiar podatku o kwotę 60,50zł. Powyższą należność podatnik opłacił dopiero 12 października 2005 roku. Od nieterminowej wpłaty naliczono i pobrano odsetki w wysokości 7,80zł plus koszty upomnienia w wysokości 8,80zł. Z należnego podatku za 2005 rok w wysokości 400,30zł podatnik wpłacił tylko 200,20zł: w dniu 12 października 2005 roku kwotę 100,10zł tytułem I raty i w dniu 19 grudnia 2005 roku kwotę 100,10zł tytułem II raty. Od nieterminowych wpłat pobrano odsetki w łącznej kwocie 15zł plus koszty upomnienia w wysokości 17,60zł. Podatnik nr 11409 nieterminowo opłacał podatek w roku 2004. Należność raty I opłacił 25 marca 2004 roku, ratę II opłacono 3 czerwca 2004 roku, ratę III opłacił podatnik 5 października 2004 roku. Od nieterminowych wpłat naliczono i pobrano odsetki w wysokości 3,10zł.  Podatnik nr 10084 należność I raty 2004 roku w wysokości 201,50zł wpłacał częściowo, a mianowicie kwotę 101,50 opłacił 29 marca 2004 roku i kwotę 100,00zł dopiero 2 sierpnia 2004 roku. Od kwoty wpłaconej po terminie naliczono i pobrano odsetki w wysokości 5,90zł. Podatnik nr 10016 należny podatek z 2004 roku wpłacał nieterminowo a mianowicie: I ratę w kwocie 195,10zł wpłacił dopiero 25 kwietnia 2004 roku zamiast 15 marca, II ratę zamiast 15 maja wpłacił 25 lipca 2004 roku, ratę III, której termin płatności upływał 15 września opłacił dopiero 28 grudnia 2004 roku, natomiast należność wynikającą z raty IV podatnik opłacił 24 lutego 2005 roku. Od wymienionych wpłat dokonanych po terminie organ podatkowy naliczył i wyegzekwował odsetki w łącznej kwocie 25,70zł plus koszty upomnień 26,40zł. Nieterminowo opłacał podatek w 2004 i 2005 roku podatnik nr 10010. Wysokość przypadających do wpłat rat wynosiła 221,60zł każda. I ratę podatnik opłacił 30.03.2004 roku (15 dni po terminie) II ratę opłacił 8 czerwca 2004 roku (23 dni po terminie), III ratę opłacił 12 października 2004 roku (26 dni po terminie) i IV ratę opłacono 29 grudnia 2004 roku (44 dni po terminie). Podatek należny za 2005 rok ww. podatnik opłacił nie zachowując terminu płatności I i II raty, a mianowicie I ratę w wysokości 221,60 opłacono dopiero 22 kwietnia 2005 roku (36 dni po terminie) i II ratę opłacono 15 lipca 2005 roku (29 dni po ustawowym terminie). Od nieterminowo opłacanych rat podatku naliczano i pobrano odsetki w łącznej kwocie 15,90zł plus koszty upomnień 35,20zł. Podatnik nr 10004 opłacał nieterminowo podatek zarówno w 2004 jak i w 2005, a mianowicie: w 2004 roku w dniu 20 lipca podatnik opłacił zaległość IV raty z 2003 roku. Wysokość każdej z 4 rat z 2004 roku wynosiła 711,80zł. I i II ratę podatnik opłacił łącznie w dniu 29 lipca 2004 roku. Należność wynikającą z raty III opłacił dopiero 27 grudnia 2004 roku, a IV ratę opłacono 29 marca 2005 roku. Z należności 2005 roku w wysokości 2.847,20zł podatnik opłacił  tylko I ratę w dniu 16 czerwca 2005 roku w kwocie 711.80zł. Od wszystkich nieterminowo dokonanych wpłat naliczono i pobrano odsetki w łącznej wysokości 213,58zł, plus koszty postępowania egzekucyjnego w wysokości 35,20zł.

Na 31.12.2004 rok zaległości w podatku od nieruchomości osoby fizyczne wynosiły 292.249,28zł w tym kwota 130.759,24zł to zaległość roku bieżącego. Na 31.12.2005 rok zaległości w przedmiotowym podatku wynosiły 268.369,31zł w tym kwota 96.532,24zł to zaległości roku bieżącego. Działania windykacyjne podjęte przez jednostkę w stosunku do podatników zalegających z opłatami, opisano w punkcie 8 niniejszego rozdziału protokołu kontroli wybierając 7 dłużników zalegających z opłatami na 31.12.2005 rok, posiadających zaległość łącznie na kwotę 207.373,10zł stanowiącą 77,3% ogólnej kwoty zaległości w podatku od nieruchomości od osób fizycznych na 31.12.2005 rok.  

Udzielone ulgi w zapłacie podatku w zakresie podatku od nieruchomości (np. umorzenie zaległości, rozłożenie na raty, odroczenie terminu płatności)

2004 rok

Rodzaj decyzji

Ilość
wydanych decyzji

Kwota objęta
decyzjami pozytywne

Umorzenie zaległości podatkowej, odsetek

32 w tym 11 odmownych

29.220.20zł w tym 4.541,30zł odsetki

Rozłożenie zapłaty podatku na raty

-

-

Odroczenie terminu płatności podatku

-

-

Rozłożenie na raty zapłaty zaległości podatkowej

5

126.058,80zł w tym 18.645,80zł odsetki

Odroczenie zapłaty zaległości podatkowej

1

2.191,60zł

 

2005 rok

Rodzaj decyzji

Ilość
wydanych decyzji

Kwota objęta
decyzjami

Umorzenie zaległości podatkowej, odsetek

28 w tym 3 odmowne

210.315,36zł w tym odsetki 32.910.50zł

Rozłożenie zapłaty podatku na raty

-

-

Odroczenie terminu płatności podatku

-

-

Rozłożenie na raty zapłaty zaległości podatkowej

5

6.207,50zł

Odroczenie zapłaty zaległości podatkowej

-

-

 

Wykaz osób prawnych, w stosunku do których wydano decyzje w sprawie ulg podatkowych w roku 2004 i 2005 stanowi załącznik nr 37 do niniejszego protokołu. Z powyższego wynika, że w 2004 roku wydano w stosunku do osób prawnych 16 decyzji w tym 12 pozytywnych, 11 dotyczących umorzenia zaległości podatkowej i odsetek na łączną kwotę 21.791,20zł i jedną decyzję odraczająca zapłatę zaległości podatkowej na kwotę 2.191,60zł. W 2005 roku Burmistrz Miasta Brzeziny wydała w stosunku do osób prawnych 12 decyzji w tym jedną decyzję negatywną, a 11 pozostałych decyzji dotyczyło umorzenia zaległości podatkowych i odsetek na łączna kwotę 130.628zł.

Celem sprawdzenia prawidłowości postępowania przy udzielaniu podatnikom- osobom prawnym ulg w zapłacie podatku od nieruchomości, analizie poddano udokumentowanie wszystkich wydanych w 2004 i 2005 roku decyzji umorzeniowych.

Analiza wydanych decyzji wykazała, że:

wszystkie sprawy z wniosków podatników, dotyczących umorzeń zaległości, odsetek, odroczeń i rozłożeń na raty, zgodnie z art.207 ustawy Ordynacja podatkowa, zostały załatwione w drodze decyzji,

organem wydającym decyzje była Burmistrz Miasta,

pod decyzją nr 3110-4-1/04 z dnia 20.01.2004 roku, wydaną  na wniosek podatnika z dnia 20.11.2003 rok, umarzającej zaległość podatkową za okres od VI-XI 2003 roku, …………….…………………….., nie załączono żadnych informacji uzasadniających trudną sytuację podatnika. Organ podatkowy w dniu 27 listopada 2003 roku wezwał podatnika do przedłożenia dowodów uzasadniających trudną sytuację i tu wskazał na konieczność złożenia: deklaracji o dochodach analogicznej jaką przedkłada podatnik do Urzędu Skarbowego, wg stanu na 31.10.2003 rok, informacji o zatrudnieniu oraz informacji o źródłach finansowania działalności Stowarzyszenia.  W dniu 18 grudnia 2003 roku, poinformowano podatnika o przedłużeniu 30 dniowego terminu załatwienia sprawy ze względu na konieczność uzupełnienia materiału dowodowego. W dniu 31.12.2003 roku, organ podatkowy ponownie wezwał podatnika do przedłożenia żądnych materiałów. Zgodnie z art.169 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, jeżeli podanie o zastosowanie ulgi nie spełnia wymogów określonych przepisami prawa, organ podatkowy wzywa wnoszącego podanie do usunięcia braków, z pouczeniem, że niewypełnienie tego warunku spowoduje pozostawienie podania bez rozpatrzenia. Mimo braku jakichkolwiek dokumentów organ podatkowy w dniu 8 stycznia 2004 roku postanowił wezwać podatnika w terminie 7- dniowym do zapoznania się z materiałem dowodowym. Niezrozumiałym jest działanie organu podatkowego, wzywające do zapoznania się z materiałem, którego praktycznie nie ma, cały materiał dowodowy (załączony pod decyzją), stanowiły wezwania organu podatkowego do złożenia przez podatnika żądanych dokumentów oraz wniosek podatnika z 20 listopada 2003 roku. W odpowiedzi na powyższe w dniu 13 stycznia 2004 roku, podatnik złożył ponownie prośbę o umorzenie zaległości za okres VI-XII/2003 nie składając wymaganych przez organ podatkowy informacji, chociaż to w interesie podatnika powinno być przedłożenie stosownych dokumentów by uzyskać tym samym wnioskowaną ulgę. Prośbę podatnika Burmistrz Miasta załatwiła pozytywnie wydając w dniu 20.01.2004 roku decyzję o umorzeniu zaległości podatkowych za wymieniony okres w kwocie 1.558,50zł, Umorzenia dokonano, pomimo nie przedłożenia przez podatnika żądnych dokumentów, potwierdzających sytuacją opisywaną we wniosku. Zgodnie z art. art.122 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa, organ podatkowy zobowiązany jest przeprowadzić postępowanie wyjaśniające w celu ustalenia faktycznej sytuacji podatnika i na podstawie materiału dowodowego wyjaśnić okoliczności sprawy w zakresie istnienia lub nie przesłanek umorzenia zaległości podatkowej określonych w art.67a § 1 pkt 3 ustawy Ordynacja podatkowa.  Wymóg zebrania materiału dowodowego w sprawie stawia art.187 §1 ustawy Ordynacja podatkowa. Wyjaśnienie w powyższej sprawie złożyła Burmistrz Miasta, które wraz z kserokopią opisanego materiału stanowi załącznik nr 38 do niniejszego protokołu. Zgodnie z treścią wyjaśnienia, powyższy podmiot jest od lat partnerem samorządu w organizowaniu wielu imprez lokalnych dlatego też, pomimo braku żądanych dokumentów, organowi podatkowemu znana była sytuacja finansowa podatnika, która umożliwiała podjęcie pozytywnej decyzji w przedmiotowej sprawie,   

brak dokumentów potwierdzających opisywaną we wniosku podatnika sytuację stwierdzono także w przypadku wydania decyzji nr Fn.3110-4-6/04 z dnia 26 marca 2004 roku. Na podstawie powyższej decyzji umorzono zaległość podatkową za I i II 2004 roku ………………………….. w wysokości 417zł. W dniu 26 lutego 2004 roku podmiot zwrócił się z podaniem do Burmistrza Miasta o umorzenie podatku od nieruchomości za 2004 rok w kwocie 2.564,10zł, motywując takie działanie trudną sytuacją finansową podatnika. W dniu 27 lutego 2004 roku organ podatkowy postanowił odmówić wszczęcia postępowania z uwagi na brak kompetencji organu podatkowego do zwolnień podmiotu z opłaty podatku. Zgodnie z powyższym postanowieniem, wszczęto postępowanie podatkowe dot. umorzenia zaległości w podatku od nieruchomości za okres I-II /2004 rok i wezwano podatnika do przedłożenia w terminie 7 dni od doręczenia wezwania, dokumentów świadczących o trudnej sytuacji finansowej. Odpowiedzią podatnika na wezwanie organu podatkowego było złożenie ponownej prośby o umorzenie zaległości za styczeń i luty 2004 rok, uzasadniając to trudną sytuacją finansową, na potwierdzenie czego wypisano zobowiązania jakie posiada ……. do uregulowania za 2003 rok. Wg kontrolujących nie jest to wystarczający dokument, uzasadniający podjęcie decyzji pozytywnej przez organ podatkowy. Ustalenie faktycznej sytuacji podatnika i na podstawie materiału dowodowego wyjaśnienie okoliczności sprawy w zakresie istnienia lub nie przesłanek umorzenia zaległości podatkowej określonych w art.67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, wymaga art.122, natomiast zgodnie z art.187 organ podatkowy zobowiązany jest do zebrania i wyczerpującego rozpatrzenia całego materiału dowodowego. Kserokopia dokumentacji na podstawie której wydano decyzję oraz decyzja nr Fn.3110-4-6/04, stanowią załącznik nr 39 do niniejszego protokołu kontroli, natomiast wyjaśnienie Burmistrza Miasta w powyższej sprawie stanowi załącznik nr 38. Należy zauważyć, że powyższy podatnik występował w okresie objętym kontrolą 12-krotnie (6 razy w 2004 roku i 6 razy w 2005 roku), z prośbą o umorzenie zaległości w opłatach podatku od nieruchomości i wszystkie podania załatwiono pozytywnie, wskutek czego podatnik ani w 2004, ani w 2005 roku nie zapłacił żadnej raty z należnego Miastu podatku. Podatek od nieruchomości jest podatkiem o charakterze majątkowym, należnym od posiadanego majątku, nieruchomości, z którego zawsze mogą być egzekwowane podatki. Rezygnacja z wierzytelności należnej Miastu nie tylko pomniejsza jej dochody ale odbywa się to kosztem innych podatników.                 

w pozostałych przypadkach przed wydaniem decyzji o zastosowaniu ulgi w opłatach podatku od nieruchomości, organ podatkowy przeprowadzał postępowanie podatkowe - w przypadku gdy wniosek złożony przez podatnika nie zawierał informacji potwierdzających opisywany we wniosku stan faktyczny i istnienie przesłanek do zastosowania ulgi podatkowej, bądź informacje załączone były niedostateczne, organ podatkowy wzywał podatnika do ich uzupełnienia. Wymagane dokumenty były przedkładane  w wyznaczonym terminie,

w 2005 roku wydano dwie decyzje umarzające zaległość podatkową dwóm podmiotom prawnym na podstawie art. 67d § 1 pkt.3 ustawy Ordynacja podatkowa. Załączony materiał dowodowy wskazywał na możliwość podjęcia przez organ podatkowy powyższych rozstrzygnięć,  

wszystkie skontrolowane decyzje zawierały uzasadnienie faktyczne i prawne ich wydania, zgodnie z art.210 ustawy Ordynacja podatkowa,

instytucję umorzenia stosowano wyłącznie do zaległości podatkowych,

przedsiębiorcy ubiegający się o pomoc, przedstawiali organowi podatkowemu informacje o pomocy udzielonej im w okresie 3 kolejnych lat poprzedzających dzień złożenia wniosków o udzielenie pomocy, zgodnie z art. 44 ust.1 ustawy z dnia 27 lipca 2002 roku o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców (Dz. U. nr 141, poz. 1177 z późn. zm.), obowiązującej do 30 maja 2004 roku i od 31 maja 2004 roku w myśl art. 37 ust.1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 roku o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U. nr 123, poz. 1291),

z przedstawionych do kontroli dokumentów wynika, że organ podatkowy przed wydaniem każdej decyzji w sprawie ulg w zapłacie podatku niezależnie od tego czy miała zostać wydana decyzja w całości uwzględniająca wniosek strony, czy też odmawiająca podatnikowi zastosowania ulgi, zawiadamiał podatnika o możliwości zapoznania się i wypowiedzenia w sprawie zebranego materiału dowodowego.

Prawidłowość postępowania przy udzielaniu ulg w zapłacie podatku od nieruchomości - osoby fizyczne, skontrolowano analizując dokumentację pięciu wydanych decyzji umorzeniowych z 2004 roku i trzy decyzje rozkładające płatność na raty, oraz sześć z trzynastu wydanych decyzji umorzeniowych z 2005 roku i dwie decyzje rozkładające termin płatności na raty. Kryterium wyboru próby do kontroli decyzji umorzeniowych była wartość umorzenia, natomiast w przypadku decyzji rozkładających płatność na raty uwzględniono decyzje, które przesuwały termin płatności powyżej 6 miesięcy. Wykaz osób fizycznych, w stosunku do których zastosowano umorzenie w 2004 i 2005 roku wraz z zaznaczonymi decyzjami wybranymi do kontroli, stanowi załącznik nr 40 do protokołu kontroli. W wyniku analizy wybranych decyzji stwierdzono co następuje:

przed wydaniem decyzji o zastosowaniu ulgi czy jej odmowie, organ podatkowy przeprowadził postępowanie podatkowe - zabrany materiał dowodowy załączony pod decyzjami, potwierdzał opisywany we wnioskach stan faktyczny i istnienie przesłanek do zastosowania ulgi podatkowej, który przywoływano w rozstrzygnięciu decyzji, natomiast w przypadku gdy wniosek złożony przez podatnika zawierał niedostateczne informacje organ podatkowy wzywał podatnika do ich uzupełnienia,

wszystkie sprawy z wniosków podatników dotyczących ulg w zapłacie podatku zostały załatwione w drodze decyzji zgodnie z art.207 ustawy Ordynacja podatkowa,

decyzje zgodnie z art. 210 § 4 i 6 cytowanej ustawy, zawierały uzasadnienie faktyczne i prawne,

decyzje wydała Burmistrz Miasta,

instytucje umorzenia stosowano wyłącznie do zaległości podatkowych,

organ podatkowy przed wydaniem każdej decyzji w sprawie ulg w zapłacie podatku niezależnie od tego czy miała zostać wydana decyzja w całości uwzględniająca wniosek strony, czy też decyzja negatywna - odmawiająca podatnikowi zastosowania ulgi, zawiadamiał podatnika o możliwości zapoznania się i wypowiedzenia w sprawie zebranego materiału dowodowego

4)      Podatek rolny

Rada Miejska w Brzezinach nie podejmowała uchwał w sprawie obniżenia ceny skupu żyta, podstawę naliczania podatku rolnego stanowiły ceny skupu ogłaszane przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.

Opublikowana w Monitorze Polskim nr 49, poz. 771 przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego za okres pierwszych trzech kwartałów 2003 roku cena skupu wynosiła 34,57 zł, stawka podatku rolnego w 2004 roku za hektar przeliczeniowy wynosiła 34,57 zł x 2,50 = 86,425 zł, podatek rolny od pozostałych gruntów 34,57 x 5 = 172,85 zł.

Cena skupu żyta za okres pierwszych trzech kwartałów 2004 roku wynosiła 37,67 zł, opublikowana została w (M.P. nr 43, poz. 765). Stawka podatku rolnego w 2005 roku - 37,67 zł x 2,5 = 94,17 zł, podatek rolny od pozostałych gruntów 37,67 x 5 = 188,35 zł.

Rada Miasta podjęła w dniu 5 grudnia 2002 roku uchwałę nr II/14/02 w sprawie określenia wzorów formularzy dla celów podatku rolnego, w załączniku nr 1 określono wzór informacji o gruntach dla celów podatku rolnego, w załączniku nr 2 wzór deklaracji na podatek rolny. Powyższa uchwała obowiązywała w 2003 i 2004 roku, w dniu 29 listopada 2004 roku Rada Miasta podjęła uchwałę nr XXVII/123/04, którą zmieniła wzór informacji o gruntach i wzór formularza deklaracji na podatek rolny.

Miasto Brzeziny zostało zaliczone do II okręgu podatkowego.

Dochody z tytułu podatku rolnego od osób fizycznych i prawnych w 2004 roku wyniosły 74.496 zł i stanowiły 0,09 % dochodów własnych. W 2005 roku dochody wyniosły 82.476 zł i stanowiły 0,099 % dochodów własnych. Dane dotyczące dochodów z podatku rolnego od osób fizycznych i prawnych przedstawia zestawienie stanowiące załącznik nr 41 do protokołu.

Skontrolowano dane wykazane w powyższym zestawieniu z danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb-27S. Na podstawie obowiązujących w 2004 roku przepisów, dane dotyczące dochodów z podatku rolnego od osób fizycznych i prawnych wykazano w jednym rozdziale 76615, były one zgodne z ewidencją księgową, błędnie wykazano zaległości, gdyż odnosiły się one tylko do podatku od osób fizycznych (w wysokości 18.515 zł), nie wykazano zaległości z podatku od osób prawnych w wysokości 181,50 zł.

Kserokopia wyciągu sprawozdania Rb-27S za 2004 rok stanowi załącznik nr 23 do protokołu. Wyjaśnienie w powyższej sprawie złożyła Pani Skarbnik Miasta stanowi ono załącznik nr 42 do protokołu. Wynika z niego, że rozbieżność w wykazaniu zaległości wyniknęły ze zmiany pracownika zajmującego się tymi zagadnieniami, poprzedni pracownik nie przekazał nowo zatrudnionemu, dokumentów dotyczących naliczania i księgowania podatku podatnika (………………………………..). Sytuacja powyższa wyjaśniła się w 2005 roku, kiedy podatnik zapłacił podatek na 2005 rok i zaległość z 2004 roku. 

Podatek rolny od osób fizycznych

W sytuacji kontroli dochodów z podatku od nieruchomości tylko osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, kontrolując podatek rolny z badanej próby, skontrolowano również podatników podatku od nieruchomości płacących łączne zobowiązanie pieniężne, jak również sam podatek od nieruchomości.

Przypis podatku na 2004 roku wynosił 80.617,93 zł, jednostka uzyskała dochody w wysokości 72.859,59 zł, przypis na 2005 rok wynosił 81.670,00 zł, uzyskano dochody w wysokości 80.522,96zł. W 2005 roku podatek rolny płaciło 194 podatników, łączne zobowiązanie pieniężne 359 podatników, łącznie 553 podatników (populacja).

Podstawę wyboru próby do kontroli stanowił prowadzony w jednostce rejestr wymiarowy podatku rolnego i rejestr wymiarowy łącznego zobowiązania pieniężnego. Wyboru próby do kontroli dokonano wybierając z prowadzonych rejestrów pierwszego i każdego co 10 podatnika, czyli 1, 11, 21, 31, 41, 51 itd. Przyjęta do kontroli próba w 2004 i 2005 roku była taka sama i wynosiła 56 podatników, w tym płacących podatek rolny 20 i łączne zobowiązanie pieniężne 36 podatników. Do końca 2004 roku kontrolowana jednostka do ewidencji podatków w tym łącznego zobowiązania pieniężnego, wykorzystywała program komputerowy, który nie był w stanie rozdzielić wymiaru podatku rolnego z łącznego zobowiązania pieniężnego. Z informacji uzyskanych od Skarbnika Miasta wynika, że wpływy z podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości pobierane w postaci łącznego zobowiązania pieniężnego wykazano w sprawozdaniu Rb-27S za 2004 roku odrębnie dla każdego podatku. Kwoty podatków ustalono przy pomocy wskaźników wyliczonych na podstawie rejestru wymiarowego oraz rejestru przypisów i odpisów. Wykorzystywany do ewidencji podatków w 2005 roku nowy program komputerowy, daje możliwość uzyskania informacji w odniesieniu do wpływów z poszczególnych podatków.

Przypis dla badanej próby w 2004 roku w łącznym zobowiązaniu pieniężnym wynosił 15.934,31 zł, wpłaty 15.833,91 zł, przypis w 2005r. łącznego zobowiązania pieniężnego wynosił 18.831,10 zł, w tym przypis podatku rolnego 7.789,50 zł, wpłaty łącznego zobowiązania 12.928,20 zł, wpłaty podatku rolnego 7.581,00 zł. Kontroli poddano prawidłowość wyliczenia wysokości podatku dla podatników z badanej próby, nieprawidłowości nie stwierdzono.

Nakazy płatnicze w 2004 roku doręczane były przez osoby nie zatrudnione w Urzędzie Miasta, natomiast w 2005 roku nakazy doręczali pracownicy urzędu. Kontrolując terminowość doręczanych nakazów z badanej próby stwierdzono, że w 2004r. 4 nakazy płatnicze przesłane pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru zostały doręczone podatnikom po 1 marca 2004 roku, co było niezgodne z art.6a ust.6 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993r. Dz. U. nr 94, poz.431 z późn. zm.). Skontrolowano termin zapłaty podatku przez podatników którym dostarczono nakazy z opóźnieniem i ustalono, że zapłacili oni podatek w terminie.  

Ponadto z badanej próby z 2004 roku nie dostarczono do kontroli 5 potwierdzeń doręczenia nakazów płatniczych, z 2005 roku 3 nakazów, kontroli poddano termin wpłaty I raty podatku przez tych podatników i ustalono, że terminowo wpłacili I raty podatku w tych latach.

Kontroli poddano terminowość wpłat poszczególnych rat podatku za okres objęty kontrolą, wyniki przedstawiono w poniższych tabelach:

2004r.

Raty

Ilość podatników wpłacających po terminie

Kwota wpłacona po terminie

Naliczone odsetki

Nie naliczone odsetki

I

23

2.822,61

22,50

-

II

20

2.577,40

20,60

-

III

16

2.019,34

25,50

-

IV

16

1.678,10

5,30

-

 

Kwota ogółem

9.097,45

73,90

-

2005r.

Raty

Ilość podatników wpłacających po terminie

Kwota wpłacona po terminie

Naliczone odsetki

Nie naliczone odsetki

I

17

2.107,60 (434,00)

40,10 (5,20)

-

II

17

1.998,30 (474,40)

7,10 (4,30)

-

III

19

3.515,40 (1.110,20)

-

-

IV

16

2.996,00 (602,60)

-

-

 

Kwota ogółem

10.617,30 (2.621,20)

47,20 (9,50)

-

W tabeli dotyczącej 2005 roku kwoty podane w nawiasach dotyczą tylko podatku rolnego.

Zaległości w zapłacie podatku z badanej próby na koniec 2004 roku wynosiły 3,60 zł, na koniec 2005 roku 5.788,80 zł, w podatku rolnym 96,70zł. Zaległości ogółem w zapłacie podatku na koniec 2004 roku 18.514,52 zł, na koniec 2005 rok 15.411,15 zł.

Największe zadłużenie na koniec 2005 roku posiadali podatnicy:

- nr 12064 – 13.576,00 zł - rolny,

- nr 12008 – 7.575,70 zł- łączne zobow. pieniężne, 753,06 zł – rolny,

- nr 12195 – 5.222,80 zł – nieruchomości,

- nr 12598 – 3.769,30 zł - rolny,         

- nr 12372 – 2.044,70 zł – łączne zobow. pieniężne, 51,80 - rolny.

Podejmowane działania windykacyjne wobec podatników posiadających największe zadłużenie w zapłacie podatku rolnego, zostały opisane w punkcie 8 niniejszego rozdziału.

Podatek rolny od osób prawnych

W 2004 roku podatnikami podatku rolnego były 4 podmioty w 2005 roku również 4 podmioty.

Przypis podatku rolnego od osób prawnych na 2004 roku wynosił 1.817,50 zł, wpłaty 1.636,00 zł. Na koniec 2004 roku zaległość posiadała …………………………… w wysokości 181,50 zł, została ona zapłacona w styczniu 2005 roku. Przypis w 2005 roku 1.836,50 zł, wpłaty 1.953,10 zł. Zaległość na koniec 2005 roku posiadała …………………. w wysokości 64,90 zł, podatek zapłacono w lutym 2006 roku. Z uwagi na fakt niskiej kwoty dochodów z tego podatku, zaniechano kontroli powyższego zagadnienia.

 

Udzielone ulgi i zwolnienia w zakresie podatku rolnego (w szczególności ulga inwestycyjna, żołnierska i z tytułu nabycia gruntów)
 

2004 rok

Rodzaj decyzji

Ilość
decyzji

Kwota
ulgi lub zwolnienia

Ulga inwestycyjna

-

-

Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów

-

-

Ulga żołnierska

-

-

Umorzenie zaległości, odsetek

4

489,70

Rozłożenie na raty zapłaty podatku (zaległości)

-

-

Odroczenie terminu zapłaty podatku (zaległości)

-

-

Uwaga – w przypadku ulg, zwolnień rozciągających się na kolejne lata podajemy skutki finansowe dla danego roku. Nie wpisujemy decyzji i ich skutków sprzed okresu objętego kontrolą.

2005 rok

Rodzaj decyzji

Ilość
decyzji

Kwota
ulgi lub zwolnienia

Ulga inwestycyjna

-

-

Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów

2

33,60

Ulga żołnierska

-

-

Umorzenie zaległości, odsetek

2

369,40

Rozłożenie na raty zapłaty podatku (zaległości)

2

238,60

Odroczenie terminu zapłaty podatku (zaległości)

-

-

Uwaga – w przypadku ulg, zwolnień rozciągających się na kolejne lata podajemy skutki finansowe dla danego roku. Nie wpisujemy decyzji i ich skutków sprzed okresu objętego kontrolą.

Kontrola zwolnień z tytułu nabycia gruntu

W 2005 roku zostały wydane dwie decyzje:

·                                 nr 3113-1-12/2005 z dnia 2.06.2005r., wydana na wniosek podatnika z dnia 31.05.2005r., który nabył grunty aktem notarialnym repetytorium A nr 507/2005 z dnia 21.03.2005r. Ustalono błędny termin rozpoczęcia obowiązywania zwolnienie z płacenia podatku, w okresie od 1.04.2005r. do 31.03.2010r. Na podstawie art.13d ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 roku Dz. U. nr 94, poz. 431 z późn. zm.) zwolnienia i ulgi podatkowe udzielane na wniosek podatnika stosuję się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek. W kontrolowanej decyzji okres obowiązywania zwolnienia powinien być ustalony począwszy od 1.06.2005r. do 31.03.2010r.

·                                 nr 3113-1-31/2005 z dnia 20.09.2005r., wydana na wniosek podatnika z dnia 16.09.2005r., który nabył grunty aktem notarialnym repetytorium A nr 3235/2005 z dnia 21.07.2005r. Również w przypadku tej decyzji ustalono błędnie termin rozpoczęcia jej obowiązywania, od 1.09.2005r. do 31.08.2010r. Na podstawie art.13d ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym okres obowiązywania zwolnienia powinien być ustalony począwszy od pierwszego dnia miesiąca po złożeniu przez podatnika wniosku, czyli od 1.10.2005r. do 31.07.2010r.

Kserokopia dokumentów potwierdzających powyższy stan faktyczny stanowi załącznik nr 43 do protokołu.

Umorzenie zaległości podatkowych, rozłożenie zapłaty zaległości na raty

W trakcie kontroli ustalono, że w 2004roku organ podatkowy wydał:

·                                             3 decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowych w podatku rolnym, w tym w jednej umorzenia zaległości podatkowej w wysokości 50 % zadłużenia, pozostałą część rozkładając na raty,

·                                             1 decyzję w sprawie odmowy umorzenia zaległości podatkowych,

·                                             1 decyzję w sprawie umorzenia łącznego zobowiązania pieniężnego (podatnik w ewidencji podatkowej był ujęty w łącznym zobowiązaniu, natomiast zobowiązany był do płacenia tylko podatku rolnego),

·                                             2 decyzje w sprawie odmowy umorzenia łącznego zobowiązania pieniężnego.

W 2005 roku:

·                               2 decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowej, w tym 1 dotyczącą umorzenia III raty podatku i rozłożenia zapłaty na raty IV raty podatku,

·                               3 decyzje w sprawie rozłożenia na raty zapłaty zaległości podatkowej.

Kontrolą objęto losowo wybrane decyzje:

1. Decyzja nr 3113-1-1/04 z dnia 15.07.2004r. w sprawie odmowy umorzenia zaległości podatkowej i decyzja nr 3113/1/2/04 z dnia 15.10.2004r. w sprawie umorzenia zaległości. W dniu 18.06.2004r. podatnik złożył podanie o umorzenie zaległości podatku rolnego, wskazując na trudną sytuację finansową czteroosobowej rodziny, on był bezrobotny, rodzina utrzymywała się z zasiłku przedemerytalnego pobieranego przez żonę podatnika. W toku toczącego się postępowania organ podatkowy zgromadził materiał dowodowy w postaci: oświadczeń majątkowych podatnika i jego żony, zaświadczeń wystawionych przez Powiatowy Urząd Pracy, Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej oraz dokumenty świadczące o bieżących wydatkach. Organ podatkowy pismem z dnia 7.07.2004r. wezwał podatnika do wypowiedzenia się w sprawie zebranego materiału dowodowego dotyczącego umorzenia zaległości podatkowej, podatnik w dniu 14.07.2004r. złożył oświadczenie, iż nie wnosi uwag do tego materiału. Burmistrz Miasta wydała w dniu 15.07.2004r. decyzję nr 3113-1-1/04 w sprawie odmowy umorzenia zaległości podatkowej, wskazując w uzasadnieniu na przyczyny zastosowania instytucji umorzenia w sytuacjach wyjątkowy i nadzwyczajnych. Od wydanej decyzji w dniu 22.07.2004r. podatnik wniósł odwołanie do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Łodzi. Decyzją nr K.O. 3406/04 z dnia 1.09.2004r. Kolegium postanowiło uchylić decyzję organu I instancji w całości i przekazać sprawę do ponownego rozpatrzenia. Kolegium wskazało na fakt, iż organ I instancji wziął jedynie pod uwagę okoliczności związane ze stanem posiadania i sytuacją dochodową rodziny i na tej podstawie uznał, że nie zachodzą przesłanki z art. 67 Ordynacji podatkowej. Zadaniem Kolegium do stwierdzenia takiego konieczna jest jeszcze analiza sytuacji majątkowej, rodzinnej i zdrowotnej podatnika, wskazał również na fakt rozpatrzenia materiału dowodowego pod kątem ważnego interesu podatnika i interesu publicznego. Organ podatkowy I instancji po ponownie przeprowadzonym postępowaniu postanowił decyzją nr 3113/1/2/04 z dnia 15.10.2004r. umorzyć zaległości podatkowe dotyczące I i II raty podatku.

2. Z 2005 roku kontrolą objęto decyzje: nr 3113-1-4/05 z dnia 28.12.2005r. w sprawie umorzenia zaległości podatkowej, nr 3113-1-1/05 w sprawie umorzenia 50 % zaległości podatkowych i odsetek oraz rozłożenia na 12 rat zapłatę pozostałej kwoty zadłużenia. W toku prowadzonego postępowania organ podatkowy zebrał materiał dowodowy świadczący o sytuacji finansowej podatników i ich rodzin, były to m.in.:

·                               oświadczenia majątkowe podatników,

·                               zaświadczenia wystawione przez MOPS i Powiatowy Urząd Pracy,

·                               orzeczenia lekarskie stwierdzające przyznanie renty chorobowej,

·                               odcinki rent za ostatni miesiąc,

·                               roczne rozliczenia z osiąganych dochodów,

·                               dokumenty potwierdzające wysokość bieżących wydatków.

Uwag do skontrolowanych decyzji nie wniesiono.

5)         Podatek od środków transportowych

Stawki podatku od środków transportowych na 2004 rok określała uchwała Rady Miejskiej w Brzezinach nr XIV/80/03 z dnia 26 listopada 2003 roku w sprawie określenia wysokości stawek podatku od środków transportowych na 2004 rok. Kontrolując prawidłowość ustalenia stawek podatku, stwierdzono zaniżenie stawki podatku dla samochodów ciężarowych o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 23 do 25 ton, wyposażonych w inny system zawieszenia w stosunku do minimalnych stawek podatku dla takich pojazdów, określonych w załączniku nr 1 zamieszczonym w obwieszczeniu Ministra Finansów z dnia 20 października 2003 roku w sprawie stawek podatku od środków transportowych obowiązujących w 2004 roku (Dz. Urz. MF nr 15, poz. 83). W podjętej uchwale dla powyższego środka transportowego, ustalono podatek w wysokości 1.550,00 zł, natomiast w obwieszczeniu Ministra Finansów z dnia 20 października 2003 roku w załączniku nr 1 minimalną stawkę podatku dla takiego pojazdu ustalono w wysokości 1.576,31 zł. Kserokopia uchwały VI/80/03 stanowi załącznik nr 44 do protokołu.

 

W sytuacji wystąpienia rozbieżności pomiędzy minimalnymi stawkami określonymi w załączniku nr 2 obwieszczenia Ministra Finansów z dnia 20 października 2003 roku w sprawie stawek podatku od środków transportowych obowiązujących w 2004 roku a stawkami maksymalnymi określonymi w obwieszczeniu Ministra Finansów z dnia 31 października 2003 roku (M. P. nr 51, poz. 804) w sprawie wysokości górnych stawek kwotowych w podatkach i opłatach lokalnych, gdzie:

1. W załączniku nr 1 obwieszczenia Ministra Finansów z dnia 20 października 2003 roku dla samochodu ciężarowego o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 29 do 31 ton i powyżej 31 ton, wyposażonego w cztery lub więcej osi, minimalną stawkę ustalono w wysokości 2.452,80 zł, natomiast w obwieszczeniu z 31 października 2003 roku maksymalną stawkę podatku w wysokości 2.368,25 zł.

2. W załączniku nr 2: 

- dla ciągnika siodłowego lub balastowego o dopuszczalnej masie całkowitej zespołu pojazdów powyżej 31 ton wyposażonych w dwie osie minimalną stawkę ustalono w wysokości 1.937,76 zł, natomiast w obwieszczeniu z 31 października 2003 roku dla zespołu pojazdów do 36 ton, maksymalną stawkę ustalono w wysokości 1.830,48 zł,

- dla ciągnika siodłowego lub balastowego o dopuszczalnej masie całkowitej zespołu pojazdów powyżej 40 ton, minimalną stawkę ustalono w wysokości 2.548,65 zł, natomiast w obwieszczeniu z 31 października 2003 roku dla zespołu pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 36 ton maksymalną stawkę ustalono w wysokości 2.368,25 zł.

Rada Miasta w opisanej sytuacji zatwierdziła w uchwałach stawki podatku w wysokości minimalnej, określone w obwieszczeniu Ministra Finansów z dnia 20 października 2003 roku.

Stawki podatku na 2005 rok Rada Miasta ustaliła uchwałą nr XXVII/125/04 z dnia 29 listopada 2004 roku w sprawie określenia wysokości stawek podatku od środków transportowych na 2005 rok. Kontrola prawidłowości ustalenia stawek podatku w stosunku do obowiązujących w tym roku obwieszczeń Ministra Finansów: z dnia 26 października 2004 roku w sprawie wysokości górnych stawek kwotowych w podatkach i opłatach lokalnych (M.P. nr 46, poz.794) oraz z dnia 8 października 2004 roku w sprawie stawek podatku od środków transportowych obowiązujących w 2005r. (M. P. nr 43, poz.753), wykazała w podjętej uchwale zaniżenie stawki podatku dla samochodów ciężarowych o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 23 do 25 ton, wyposażonych w inny system zawieszenia, w stosunku do minimalnej stawki podatku określonej w załączniku nr 1 zamieszczonym w obwieszczeniu Ministra Finansów z dnia 8 października 2004 roku w sprawie stawek podatku od środków transportowych obowiązujących w 2005 roku. W podjętej przez Radę Miasta uchwale dla takich środków transportowych ustalono stawkę podatku w wysokości 1.550,00 zł, natomiast w obwieszczeniu Ministra Finansów z dnia 8 października 2004 roku minimalną stawkę ustalono w wysokości 1.576,31 zł.

Kserokopia uchwały Rady Miejskiej stanowi załącznik nr 45 do protokołu.

Przeprowadzona analiza złożonych deklaracji podatkowych z 2004 i 2005 roku wykazała, że wśród nich nie występowały takie samochody ciężarowe, w których przedziale tonażowym ustalono stawkę podatku w nieprawidłowej wysokości.

Ustalone stawki podatku na 2005 rok nie przekraczały wysokości stawek określonych w obwieszczeniu Ministra Finansów z dnia 26 października 2004 roku w sprawie wysokości górnych stawek kwotowych w podatkach i opłatach lokalnych oraz nie były niższe niż określone w obwieszczeniu Ministra Finansów z dnia 8 października 2004 roku w sprawie stawek podatku od środków transportowych obowiązujących w 2005r., za wyjątkiem sytuacji dotyczących rozbieżności pomiędzy wysokościami stawek określonymi w cytowanych rozporządzeniach.

1. W załączniku nr 1 obwieszczenia Ministra Finansów z dnia 8 października 2004 roku dla samochodu ciężarowego o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 29 do 31 ton i powyżej 31 ton, wyposażonego w cztery lub więcej osi, minimalną stawkę ustalono w wysokości 2.452,80 zł, natomiast w obwieszczeniu z 26 października 2004 roku maksymalną stawkę podatku w wysokości 2.444,04 zł.

2. W załączniku nr 2: 

- dla ciągnika siodłowego lub balastowego o dopuszczalnej masie całkowitej zespołu pojazdów powyżej 31 ton wyposażonych w dwie osie, minimalną stawkę ustalono w wysokości 1.937,76 zł, natomiast w obwieszczeniu z 26 października 2004 roku dla zespołu pojazdów do 36 ton, maksymalną stawkę ustalono w wysokości 1.889,06 zł,

- dla ciągnika siodłowego lub balastowego o dopuszczalnej masie całkowitej zespołu pojazdów powyżej 40 ton, minimalną stawkę ustalono w wysokości 2.548,65 zł, natomiast w obwieszczeniu z 26 października 2004 roku dla zespołu pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 40 ton maksymalną stawkę ustalono w wysokości 2.444,04 zł.

W przytoczonych przypadkach w kontrolowanej jednostce zastosowano stawki w wysokości minimalnej określonej w obwieszczeniu Ministra Finansów z dnia 8 października 2004 roku.

Ogółem dochody z tytułu podatku od środków transportowych w 2004 roku wynosiły 172.089 zł i stanowiły 2,15 % dochodów własnych, osiągnięte dochody w 2005 roku to kwota 132.118 zł, stanowiła 1,6 % dochodów własnych.

Dane dotyczące dochodów z tytułu podatku od środków transportowych osób fizycznych i prawnych stanowią załącznik nr 46 do protokołu.

Podatek od środków transportowych – osoby fizyczne

Przypis podatku od środków transportowych od osób fizycznych w 2004 roku wynosił 135.101,90 zł, dochody 169.760,50 zł, przypis podatku w 2005 roku 137.886,70 zł, uzyskane dochody 129.408,10 zł.

Z informacji uzyskanych od pracownika Urzędu Miasta zajmującego się zagadnieniami związanymi z tym podatkiem p. ………………………….. wynika, że w 2004 roku opodatkowano 126 pojazdów, których właścicielami było 58 podatników, w 2005 roku opodatkowano 125 pojazdów, których właścicielami było 51 podatników. Aktualizacji stanu posiadanych pojazdów przez poszczególnych podatników dokonywano na podstawie deklaracji przedkładanych przez właścicieli pojazdów, korzystano także z informacji przekazywanych przez Wydział Komunikacji Starostwa Powiatowego w Brzezinach.

Jako próbę do kontroli przyjęto 8 podatników, którzy posiadali zarejestrowane na koniec 2004 roku 30 pojazdów, na koniec 2005 roku 32 pojazdy. Przypis dla badanej próby w 2004r. wynosił 32.605,00 zł, wpłaty wyniosły 32.553,10 zł. Przypis dla próby w 2005r. wynosił 30.993,40 zł, wpłaty 30.070,30 zł.

Deklaracje z badanej próby skontrolowano pod względem terminu ich złożenia do Urzędu Miasta i stwierdzono, że na 8 deklaracji poddanych kontroli w 2004 roku, 5 było złożonych po terminie 15 lutego 2004r., na 8 deklaracji złożonych w 2005r. 4 były złożone po terminie 15 lutego 2005r., było to niezgodne z art.9 ust.6 pkt 1) ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002r. Dz. U. nr 9, poz. 84 z późn. zm.). Przykładowo deklaracja złożona przez podatnika na 2005 roku w dniu 5 lipca 2005 roku.

Ponadto ustalono, że korekty deklaracji podatnicy składali w terminie przekraczającym 14 dniowy termin określony w art.9 ust.6 pkt2) ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych.

Kserokopia przykładowych deklaracji stanowi załącznik nr 47 do protokołu.

W 2005 roku wystąpiły przypadki nie złożenia deklaracji przez podatników, organ podatkowy podejmował działania określone przepisami ustawy Ordynacja podatkowa: np. w przypadku p. ………………………:

-                      skierowano w dniu 29.04.2005r. wezwanie do złożenia deklaracji na podatek od środków transportowych,

-                      w sytuacji braku działania ze strony podatnika organ podatkowy w dniu 7.06.2005r. wszczął postanowienie w sprawie określenia wysokości zobowiązania podatkowego,

-                      w dniu 21.06.2005r. skierowano do podatnika postanowienie w sprawie wyznaczenia siedmiodniowego terminu na wypowiedzenie się w zakresie zebranego materiału dowodowego,

-                      kolejny etap prowadzonego postępowania stanowiło wydanie w dniu 30.06.2005r. decyzji nr 3114/14/2005 w sprawie określenia wysokości zobowiązania podatkowego w wysokości 2.462,50 zł.

W trakcie prowadzonego postępowania korespondencja przesyłana do podatnika była przez niego odbierana, jednak wpłaty zaległego podatku nie dokonał. Działania windykacyjne podjęte wobec podatnika zostały opisane w pkt 8 niniejszego rozdziału dotyczącego windykacji zaległości.

Poddano kontroli prawidłowość zastosowanych stawek w stosunku do pojazdów z badanej próby, nieprawidłowości w tym zakresie nie stwierdzono. Podatnicy w deklaracjach wpisywali wszystkie dane dotyczące środka transportowego umożliwiające ustalenie podatku, stawki podatku, jakimi opodatkowano pojazdy były zgodne ze stawkami określonymi w uchwałach Rady Miasta.

Skontrolowano terminowość wpłat podatku z badanej próby, ustalenia zamieszczono w poniższych tabelach:

2004 rok                                                                    

Raty

Ilość podatników wpłacających po terminie

Kwota wpłacona po terminie

Naliczone odsetki

Nie naliczone odsetki

I

5

8.858,30

178,50

14,20

II

7

14.341,70

277,90

-

                                                                                                                        

2005 rok

Raty

Ilość podatników wpłacających po terminie

Kwota wpłacona po terminie

Naliczone odsetki

Nie naliczone odsetki

I

4

5.575,10

91,50

210,50

II

5

10.358,30

102,30

3,50

 

Przeprowadzona kontrola terminów wpłat rat podatku i wysokości naliczania odsetek wykazała nieprawidłowości w naliczaniu odsetek w odniesieniu do czterech podatników z badanej próby:

………………………, wpłata rat podatku za 2004 rok dokonana po terminie, odsetki w prawidłowej wysokości, w 2005 roku podatnik wpłacił I ratę podatku po terminie w dniu 18.08.2005r., w wysokości 758,80 zł, inspektor ds. podatków p. ………………. naliczyła odsetki w wysokości 8,80 zł, a kwotę 750 zł zaliczyła na I ratę podatku, prawidłowa wysokość odsetek powinna wynosić 54,00 zł, czyli o 45,20 zł za mało, co było niezgodne z art.55 §2 ustawy Ordynacja podatkowa. Określony w powyższym przepisie prawidłowy sposób zaliczenia wpłaty, która nie pokrywa zaległości wraz z odsetkami, polega na zaliczeniu proporcjonalnie na poczet zaległości podatkowej i odsetek w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę. Kserokopia karty wpłat podatnika za 2005 rok stanowi załącznik nr 48 do protokołu.

……………….., 2004 rok zakończył z zadłużeniem w wysokości 51,90 zł, I ratę podatku za 2005 rok zapłacił z opóźnieniem w dniu 9.03.2005r., odsetki od zaległości z 2004 roku i z tytułu zapłaty z opóźnieniem I raty podatku nie zostały naliczone, powinny być w wysokości 18,80 zł, działanie powyższe było niezgodne z art.53 §1 i 4 ustawy Ordynacja podatkowa. Odsetki za opóźnienie w zapłacie II raty za 2005 rok nie podlegały naliczeniu - art.54 §1 pkt5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Kserokopia karty wpłat podatnika za 2005 rok stanowi załącznik nr 49 do protokołu.

……………………….., I ratę podatku za 2005 rok w wysokości 2.025 zł zapłacił dopiero w dniu 18.08.2005r., odsetki zostały naliczone w kwocie 8,80 zł powinny w wysokości 145,90 zł, czyli o 137,10 zł za mało. Zastosowany mechanizm zaliczenia kwoty wpłaty na zaległość podatkową i odsetki był sprzeczny z art.55 §2 ustawy Ordynacja podatkowa. Kserokopia karty wpłat podatnika za 2005 rok stanowi załącznik nr 50 do protokołu.

……………………ł I ratę podatku za 2004 rok w kwocie 3.100 zł zapłacił z opóźnieniem w wysokości 2.933,30 zł z odsetkami w kwocie 40,40 zł, pozostała część tej raty w wysokości 166,70 zł była zapłacona w dniu 22.09.2004r., nie naliczono odsetek od zaległości w kwocie 14,20 zł, II ratę podatnik zapłacił w dniu 22.09.2004r. z odsetkami w wysokości 10,00 zł, powinien zapłacić 9,50 zł, zatem za 2004 roku nie naliczono odsetek w wysokości 13,70 zł.

W 2005 roku po uwzględnieniu odpisów i nadpłaty podatnik za I ratę powinien był zapłacić w kwocie 1.233,40 zł, za II 1.800 zł, I ratę zapłacił w dniu 5.08.2005r. w wysokości 1.100,10 zł i odsetki w wysokości 73,90 zł, powinien zapłacić odsetki 83,30 zł, zaniżone o 9,40 zł. Pozostałą z I raty zaległość w wysokości 133,30 zł, podatnik zapłacił łącznie z II ratą w dniu 16.11.2005r. wraz z odsetkami w wysokości 38,50 zł, powinien zapłacić odsetki 42,00 zł, zaniżone o kwotę 3,50 zł. Ogółem wobec tego podatnika w 2005 roku zaniżono kwotę należnych odsetek o 12,90 zł, łącznie za 2004 i 2005 o 26,60 zł. Zastosowany sposób zaliczania wpłaty na zaległość i odsetki był sprzeczny z art.55 §2 ustawy Ordynacja podatkowa. Kserokopia karty wpłat podatnika z 2004 i 2005r. stanowi załącznik nr 51 protokołu.

Łącznie zaniżono należne odsetki o 227,70 zł. Wyjaśnienie w powyższej sprawie złożyła inspektor ds. podatków p. ……………………., stanowi ono załącznik nr 52 do protokołu. Złożone wyjaśnienie potwierdza błędy popełnione w czasie zaliczenia powyższych wpłat na zaległość i odsetki, ponadto załączono do niego kserokopie postanowień skierowanych do tych podatników wydane na podstawie art.53 § 1 i 4, art.55 i art.66 §4 w trybie art.216 – 219 i art.236 ustawy w sprawie zaliczenia dokonanych wpłat. Z załączonych do wyjaśnienia kserokopii dowodów wpłat wynika, że trzech z czterech podatników dokonało wpłat zaległości w dniu 8 i 9.03.2006r. na kwotę 201,10 zł. Ostatni z podatników dokonał wpłaty w terminie późniejszym.

Zaległości z badanej próby na koniec 2004 roku wynosiły 51,90 zł, na koniec 2005 roku 2.775,00 zł. Zaległości ogółem na koniec 2004 roku wynosiły 25.560,70 zł, na koniec 2005 roku 25.184,50 zł. Zadłużenie w największej wysokości posiadali:

- ………………….14.734,30 zł,

- ………………… 4.681,90 zł,                  

- …………………. 2.025 zł,

- ………………… 933,30 zł,

- ……………………750,00 zł.

Podjęte działania windykacyjne zostały opisane w pkt 8 niniejszego rozdziału pn. Terminowość podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych.

Podatek od środków transportowych – osoby prawne

W 2004 roku podatkiem od środków transportowych od osób prawnych objęto 7 pojazdów, które posiadało 5 podatników, w 2005 roku objęto 4 pojazdy, które posiadały 4 osoby prawne. Przypis podatku w 2004 roku wynosił 6.101,70 zł, wpłaty 2.328,50 zł, przypis w 2005 roku 3.460,00 zł wpłaty 2.710 zł.

Szczegółową kontrolą objęto trzech podatników:……………………………………... Przypis podatku w 2004 roku wynosił 3.641,70 zł, przypis w 2005 roku 1.600 zł.

W skontrolowanych deklaracjach zastosowano prawidłowe stawki podatku.

Z sześciu skontrolowanych deklaracji trzy były złożone po terminie 15 lutego danego roku podatkowego, było to sprzeczne z art.9 ust.6 pkt1) ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych.

Przeprowadzona kontrola terminowości wpłat podatku wykazała, że I ratę w 2004 roku wpłaciło po terminie dwóch podatników na kwotę 640,00 zł, jednostka naliczyła odsetki w wysokości 74,30 zł, II ratę podatku w wysokości 321,70 zł po terminie zapłacił jeden podatnik, naliczono odsetki w wysokości 7,95 zł. W 2005 roku z badanej próby I i II ratę jeden podatnik zapłacił z opóźnieniem kilkudniowym, nie zostały naliczone odsetki, z uwagi na postanowienia wynikające z art.54 §1 pkt5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.

Zaległości ogółem na koniec 2004 roku wynosiły 46.855,23 zł, na koniec 2005 roku 12.610,00 zł. Zadłużenie posiadali:

- …………………………………… 12.310,00 zł,

-…………………………………….. 300,00 zł.

Podjęte działania windykacyjne zostały opisane w pkt 8 niniejszego rozdziału pn. Terminowość podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych.

Udzielone ulgi w zakresie podatku od środków transportowych (np. umorzenie zaległości, rozłożenie na raty, odroczenie terminu płatności)

2004 rok

Rodzaj decyzji

Ilość
wydanych decyzji

Kwota
objęta decyzjami

Umorzenie zaległości podatkowej, odsetek

6

10.620.90

Rozłożenie zapłaty podatku na raty

-

-

Odroczenie terminu płatności podatku

-

-

Rozłożenie na raty zapłaty zaległości podatkowej

2

6.451,90

Odroczenie zapłaty zaległości podatkowej

-

-

2005 rok

Rodzaj decyzji

Ilość
wydanych decyzji

Kwota
objęta decyzjami

Umorzenie zaległości podatkowej, odsetek

5

35.611,93

Rozłożenie zapłaty podatku na raty

-

-

Odroczenie terminu płatności podatku

-

-

Rozłożenie na raty zapłaty zaległości podatkowej

-

-

Odroczenie zapłaty zaległości podatkowej

-

-

Przeprowadzono kontrolę losowo wybranych decyzji:

-          decyzja nr 3114/7/2004/U z dnia 22.09.2004r. w sprawie umorzenia zaległości podatkowej w podatku od środków transportowych za lata 2001-2003 w kwocie 1.950,70 zł, stanowiącej 25 % zaległości w wysokości 7.802,60 zł oraz umorzenia odsetek od zaległości w wysokości 2.201,30 zł i decyzja nr 3114/7/2004 z dnia 22.09.2004r. w sprawie rozłożenia zaległości podatkowej w kwocie 5.851,90 zł na 60 rat po 97,50 zł, ostatnia rata 99,40 zł, płatnych do końca każdego miesiąca począwszy od października 2004 roku do września 2009 roku. Decyzje zostały wydane na wniosek podatnika z dnia 22.07.2004r., w sprawie umorzenia zaległości podatkowej i odsetek. W trakcie prowadzonego postępowania podatkowego podatnik zmienił swój wniosek, prosząc o umorzenie części zaległości podatkowej i odsetek a pozostałą część zaległości o rozłożenie na raty,

-          decyzja nr 3114/9/2004/U z dnia 29.11.2004r. w sprawie umorzenia zaległości podatkowej w wysokości 3.155,00 zł i umorzenia odsetek od zaległości w wysokości 199,30 zł,

-          decyzja nr 3114/15/05/U z dnia 12.09.2005r. w sprawie umorzenia z urzędu zaległości podatkowej za okres od 1.05.1999 do 22.10.2002r. w wysokości 32.783,53 zł wraz z odsetkami obciążające ………………………………………. Na podstawie dokumentacji stwierdzono, że Sąd Rejonowy w Skierniewicach, Wydział Gospodarczy w dniu 27 kwietnia 1999 roku ogłosił upadłość podatnika, wyznaczył syndyka prowadzącego postępowanie upadłościowe oraz wezwał wierzycieli do zgłaszania wierzytelności. Miasto Brzeziny przesłało wykaz wierzytelności w dniu 22 czerwca 1999 roku, następnie uaktualnione wykazy przesyłane były do 2003 roku. W dniu 25 listopada 2004 roku organ prowadzący postępowanie wydał postanowienie o zakończeniu postępowania upadłościowego. W toku prowadzonego postępowania Miasto Brzeziny otrzymało kwotę 11.370,74 zł. Decyzję o umorzeniu zaległości podjęto na podstawie art.207 i art.210 w związku z art.67d §1 pkt3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.

W trakcie kontroli powyższych decyzji ustalono:

-                      decyzje w sprawie zastosowania ulgi wydawała p. Burmistrz Miasta,

-                      instytucję umorzenia stosowano wyłącznie do zaległości podatkowych, wydane decyzje zawierały uzasadnienie faktyczne,

-                      przed ich wydaniem organ podatkowy zebrał materiał dowodowy potwierdzający sytuację finansową poszczególnych podatników, np.: oświadczenia o stanie majątkowym, zaświadczenia o wpisie do działalności gospodarczej, informacje o pomocy publicznej otrzymanej przez przedsiębiorcę w okresie 3 kolejnych lat poprzedzających dzień złożenia wniosku, zeznania podatkowe PIT o wysokości uzyskiwanych przychodów, umowy leasingu dotyczące środków transportowych, umowy kredytowe zawarte z bankami dotyczące kredytów na prowadzenie działalności gospodarczej, zaświadczenia z MOPS potwierdzające, czy podatnik korzysta z pomocy ośrodka, zaświadczenie z Komendy Powiatowej Policji o zaistniałym wypadku drogowym, któremu uległ podatnik,

Nie wniesiono uwag do wydanych decyzji.

6)         Opłata targowa

Dochody z tytułu opłaty targowej w 2004 i 2005 roku zostały wykazane w sprawozdaniach o dochodach Rb-27S, w dziale 756, rozdziale 75616 w § 043, w 2004 roku na zaplanowaną kwotę 25.000 zł wpłaty wyniosły 26.733 zł, w 2005 roku zaplanowano 40.000 zł wpłaty wyniosły 44.654 zł.

Wysokość opłaty targowej na 2004 rok określała uchwała Rady Miasta nr XXXIV/38/97 z dnia 27 czerwca 1997 roku w sprawie określenia wysokości dziennych stawek opłaty targowej. Zgodnie z jej treścią stawka opłaty targowej przy sprzedaży:

-          zwierząt gospodarskich hodowlanych wynosiła od 0,50 do 2,50 zł/sztukę,

-          obnośnej z ręki, kosza - 1,50 zł,

-          za wjazd wozem konnym, ciągnikiem, samochodem osobowym lub dostawczym - 2,50 zł,

-          za wjazd samochodem ciężarowym o dopuszczalnej masie całkowitej do 2,5 tony - 7,50 zł,

-          za wjazd samochodem ciężarowym o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 2,5 tony - 12,50 zł,

-          za zajęcie 1 m2 placu pod stoisko lub towar – 1,50 zł,

-          za zajęcie 1 m2 przez ladę służącą do sprzedaży – 2,50 zł.

W § 3 zapisano że, inkasenci wpłacają pobrane opłaty targowe do kasy Urzędu w terminie do 5 każdego dnia miesiąca.

Wynagrodzenie za inkaso ustalono w wysokości 20 % pobranych opłat, uchwała nr XXIII/39/96 z dnia 31 maja 1996 roku w sprawie zmiany uchwały nr 39 Rady Miejskiej w Brzezinach z dnia 25 września 1992 roku.

W okresie obowiązywania opisanych uchwał inkasentem opłaty targowej była p. …………………………….., pobierała ona opłatę na podstawie umowy dzierżawy i zlecenia z dnia 31 maja 2002 roku podpisanej na okres od 1 czerwca 2002 roku do 30 kwietnia 2005 roku. Zgodnie z obowiązującą w momencie podpisania umowy uchwałą Rady Miasta rozliczanie z pobranych biletów opłaty targowej oraz wpłacanie do kasy urzędu miało być dokonywane w terminie do 5 dnia miesiąca z dołu. Wynagrodzenie za wykonywanie czynności inkasenta ustalono w wysokości 20 % od zebranych kwot.

Rada Miasta Brzeziny dokonała zmian stawek opłaty targowej podejmując w dniu 26 października 2004 roku uchwałę nr XXVI/115/2004 w sprawie określenia wysokości dziennych stawek opłaty targowej, ustalono je:

-          przy sprzedaży obnośnej z ręki, kosza – 1,50 zł,

-          przy sprzedaży z placu, za 1 m2 zajętej powierzchni – 1,50 zł,

-          przy sprzedaży z lady, za 1 m2 powierzchni zajętej pod towar – 2,50 zł.  

Inkasentami opłaty targowej na podstawie postanowień uchwały byli dzierżawcy targowiska, termin wpłaty opłaty targowej do kasy urzędu ustalono na dzień jej pobrania, wynagrodzenie dla inkasentów w wysokości 20 % wpłaconych w danym miesiącu opłat. Uchwała ta weszła w życie 14 dni od dnia jej ogłoszenia w dniu 4 grudnia 2004 roku w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego ( Nr 318, poz. 2664).

Na podstawie postanowień tej uchwały była podpisana w dniu 26 kwietnia 2005 roku umowa dzierżawy i zlecenia nr IGM 100/2005 pomiędzy przedstawicielem Miasta Brzeziny a p. …………………………... Przedmiotem dzierżawy było targowisko miejskie, od której dzierżawca zobowiązany był płacić czynsz dzierżawny w wysokości 12.600 zł netto miesięcznie, w ramach zlecenia dzierżawca zobowiązany był do pobierania opłat targowych od osób dokonujących sprzedaży na terenie targowiska i w innych miejscach będących targowiskami. Zebrane kwoty opłaty targowej miały być wpłacane do kasy urzędu w dniu ich pobrania a w przypadku, „…gdy dniem pobrania jest dzień wolny od pracy, w pierwszym dniu roboczym następującym po dniu wolnym od pracy”. Ustalenie w podpisanej umowie takiego terminu rozliczenia zebranych opłat pozostawało w sprzeczności z §3 uchwały Rady Miasta nr XXVI/115/2004 z dnia 26 października 2004 roku w sprawie określenia wysokości dziennych stawek opłaty targowej, gdzie ustalono, że zebrane opłaty targowe mają być rozliczane w dniu ich pobrania. Ponadto stanowiło ingerencje w kompetencje organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego określone w art.19 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych. Kserokopia uchwały Rady Miasta nr XXVI/115/2004 i umowy nr IGM 100/2005 stanowią załącznik nr 53 do protokołu.

W podjętej przez Radę Miasta w dniu 31 marca 2005 roku uchwale nr XXXI/12/05 w sprawie określenia wysokości dziennych stawek opłaty targowej ustalono stawki opłaty na targowiskach położonych na terenie miasta. W uchwale tej wprowadzono dzienne stawki opłaty od sprzedaży okazjonalnej w wysokości 5 zł/m2 zajmowanej powierzchni. Pozostałe zasady poboru opłaty nie uległy zmianie poza zapisem dotyczącym dokonywania wpłat do urzędu pobranych na targowisku opłat, tzn. wpłata miała być dokonywana w dniu poboru opłaty, w przypadku, gdy dniem pobrania był dzień wolny od pracy, wpłatę do urzędu należało wnieść w pierwszym dniu roboczym następującym po dniu wolnym. Uchwała ta weszła w życie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego, który został opublikowany w dniu 27 czerwca 2005 roku.

Umowa nr IGM 100/2005 została rozwiązana z dniem 31 sierpnia 2005 roku. Burmistrz Miasta w dniu 30 sierpnia 2005 roku podpisała umowę (nr IGM 211/2005) na wydzierżawienie targowiska miejskiego i zlecenie pobierania opłat targowych od osób dokonujących sprzedaży na terenie targowiska i w innych miejscach będących targowiskami. W umowie nr IGM 211/2005 ustalono nieprawidłowy termin wpłacanie pobranych opłat do kasy urzędu, poprzez dodanie do postanowień wynikających z uchwały Rady Miasta zapisów, że wpłata do kasy może być dokonana w dniu następnym, jeżeli opłata została pobrania w godzinach popołudniowych. Rozszerzenie zapisów umowy ponad postanowienia dokonane przez Radę Miasta Brzeziny w uchwale nr XXXI/12/05 z dnia 31 marca 2005 roku, jest działaniem nieprawidłowym i sprzecznym z § 5 tej uchwały oraz stanowi ingerencję w kompetencje organu stanowiącego kontrolowanej jednostki wynikające z art.19 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych.

Kserokopia uchwały nr XXXI/12/05 i umowy dzierżawy nr IGM 211/2005 stanowią załącznik nr 54 do protokołu. Wyjaśnienie w sprawie ustalenia w podpisanych umowach terminów wpłaty pobranej opłaty targowej do kasy urzędu złożyła p. Burmistrz stanowi załącznik nr 55 do protokołu.

Przeprowadzono kontrolę wpłat do kasy urzędu miasta za II kwartał 2004 roku i stwierdzono, że inkasent wpłacał zebrane kwoty opłaty targowej w ostatnim dniu miesiąca, nieprawidłowości w zakresie naliczania wynagrodzenia dla inkasenta nie stwierdzono.

W 2005 roku skontrolowano wpłaty dokonane we wrześniu i październiku i ustalono, że inkasent dokonywał wpłat do kasy urzędu z pobranych kwot opłaty z dwóch dni, wystąpiły sporadyczne przypadki z trzech dni, szczegółowe zestawienie wpłat z tych miesięcy przedstawiają tabele:

Wrzesień 2005 roku

Lp.

Dzień miesiąca

Wpłata

Pobór opłaty

Wpłata do kasy

1.

1

1

Czwartek

Czwartek

2.

2

2

Piątek

Piątek

3.

3

5

Sobota

Poniedziałek

4.

5 i 6

6

Poniedziałek i wtorek

Wtorek

5.

7 i 8

8

Środa i czwartek

Czwaretk

6.

9, 10 i 12

12

Piątek, sobota i poniedziałek

Poniedziałek

7.

13 i 14

14

Wtorek i środa

Środa

8.

15 i 16

16

Czwartek i piątek

Piątek

9.

17 i 19

19

Sobota i poniedziałek

Poniedziałek

10.

20 i 21

21

Wtorek i Środa

Środa

11.

22 i 23

23

Czwartek i piątek

Piątek

12.

24 i 26

30

Sobota i poniedziałek

Piątek

13.

27 i 28

28

Wtorek i środa

Środa

14.

29 i 30       

30

Czwartek i piątek

Piątek

 

Październik 2005 roku

Lp.

Dzień miesiąca

Wpłata

Pobór opłaty

Wpłata do kasy

1.

1 i 3

3

Sobota i poniedziałek

Poniedziałek

2.

4 i 5

5

Wtorek i środa

Środa

3.

6 i 7

7

Czwartek i piątek

Piątek

4.

8 i 10

10

Sobota i poniedziałek

Poniedziałek

5.

11 i 12

12

Wtorek i środa

Środa

6.

13 i 14

14

Czwartek i piątek

Piątek

7.

15 i 17

17

Sobota i poniedziałek

Poniedziałek

8.

18 i 19

19

Wtorek i Środa

Środa

9.

20 i 21

21

Czwartek i piątek

Piątek

10.

22 i 24

24

Sobota i poniedziałek

Piątek

11.

25 i 26           

26

Wtorek i środa

Środa

12.

27 i 28

28

Czwartek i piątek

Piątek

13.

29, 30 i 31

31

Sobota, niedziela i poniedziałek

Poniedziałek

 

Szczegółową analizę terminów wpłat opłaty targowej przeprowadzono w odniesieniu do postanowień §5 uchwały Rady Miasta w dniu 31 marca 2005 roku nr XXXI/12/05 mówiącego o tym, że wpłata powinna być dokonana w dniu poboru opłaty, w przypadku, gdy dniem pobrania jest dzień wolny od pracy, wpłatę do urzędu należy wnieść w pierwszym dniu roboczym następującym po dniu wolnym. Stwierdzono, że wpłaty w dniach: 3, 5, 7, 9, 13, 15, 20, 22, 27 i 29 września oraz 4, 6, 11, 13, 18, 20, 25, i 27 października wniesiono do kasy Urzędu Miasta niezgodnie z postanowieniami w/c uchwały Rady Miasta. Wymienione dni były dniami roboczymi i inkasent miał możliwość dokonania ich wpłaty zgodnie z postanowieniami uchwały Rady Miasta.

Kserokopia rozliczeń wpłat z wybranych dni i dokumentów wpłat do kasy urzędu stanowi załącznik nr 56 do protokołu. Wyjaśnienie w sprawie wpłat opłaty targowej po terminie złożyła Burmistrz Miasta stanowi ono załącznik nr 55 do protokołu. Złożone wyjaśnienie potwierdza ustalenia dokonane w trakcie kontroli w przedmiocie ustalania w podpisanych umowach terminu dokonywania wpłat opłat targowych do kasy urzędu. Wykazana przy podpisywaniu tych umów „dobra wola” ze strony Urzędu Miasta w zakresie uelastycznienia terminu dokonywania ich wpłat do kasy urzędu, doprowadziła do naruszeń opisanych uchwał Rady Miasta oraz stanowiła ingerencję w kompetencję organu stanowiącego, opisane powyżej.  

 

7)      Opłata skarbowa

Dochody z tytułu opłaty skarbowej pobranej w 2004 roku wynosiły 260.791 zł, natomiast w 2005 roku 343.219 zł, zostały one wykazane w sprawozdaniu Rb-27S w dziale 756 rozdziale 75618 w §0410.

Kontroli poddano prawidłowość poboru opłaty skarbowej od zaświadczeń wystawionych w miesiącach od stycznia do marca 2005 roku oraz prawidłowość naliczenia i pobór opłaty skarbowej od wniosków dotyczących umorzeń zaległości podatkowych.

W toku kontroli nie stwierdzono, nieprawidłowości w zakresie poboru opłaty skarbowej oraz zastosowanych zwolnień, poza jednym zaświadczeniem nr 3118-1-8/05 z dnia 25.01.2005r. wydanym na wniosek podatnika dotyczący „O ilości gospodarstwa rolnego – czy figuruje w rejestrach podatkowych”. Wnioskujący wskazał, że będzie ono przedłożone u notariusza. W wystawionym zaświadczeniu wpisano wielkość gospodarstwa, opłatę skarbową pobrano w wysokości 16 zł, było to niezgodne z częścią III kolumna 4 pkt 11 ppkt 5 ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej (tekst jednolity z 2004r. Dz. U. nr 253, poz. 2532 z późn. zm.). Przeprowadzona kontroli innych wniosków dotyczących wydania takiego samego zaświadczenia wykazała prawidłowe działania pracownika urzędu przyjmującego wnioski - nie pobierano opłaty skarbowej.

8)      Terminowość podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych

Zaległości w poszczególnych rodzajach podatków oraz zestawienie działań windykacyjnych, podejmowanych przez jednostkę w okresie objętym kontrolą, przedstawiają poniższe tabele, sporządzone na podstawie prowadzonej w jednostce ewidencji upomnień i tytułów wykonawczych.

2004 rok

Rodzaj
podatku

Kwota odsetek naliczona na koniec roku

Kwota zaległości na koniec roku (z uwzględnieniem lat ubiegłych)

Upomnienia

Upomnienia

Tytuły wykonawcze

Tytuły wykonawcze

Kwota wyegzekwowanych odsetek

Kwota wyegzekwowanych zaległości

Ilość

Wartość

Ilość

Wartość

Podatek od nieruchomości – osoby fizyczne

*

292.249,28

*

-

98

72.199,32

10.152,64

93.194,31

Podatek od nieruchomości – osoby prawne

283.380

831.126,22

103

287.688,20

43

589.421,65

587,41

21569,29

Podatek rolny – osoby fizyczne

-

18.750,48

-

*

41

15.155,50

356,51

1.642,93

Podatek rolny – osoby prawne

-

181,50

-

-

-

-

-

-

Podatek leśny

-

168,60

-

*

-

-

-

-

Podatek od środków transportowych

-

72.415,93

44

51.285,59

11

19.602,60

1.664,95

77.468,60

 

2005 rok

Rodzaj
podatku

Kwota odsetek naliczona na koniec roku

Kwota zaległości na koniec roku (z uwzględnieniem lat ubiegłych)

Upomnienia

Upomnienia

Tytuły wykonawcze

Tytuły wykonawcze

Kwota wyegzekwowanych odsetek

Kwota wyegzekwowanych zaległości

Ilość

Wartość

Ilość

Wartość

Podatek od nieruchomości – osoby fizyczne

69.306,00

268.369,31

*

-

176

79.593,78

7.470,14

89.532,53

Podatek od nieruchomości – osoby prawne

509.884,60

834.304,41

81

336.125,4

41

56.756,50

1.509,42

25.947,67

Podatek rolny – osoby fizyczne

7.594,00

15.411,15

*

-

82

3.288,00

1.141,47

7.697,76

Podatek rolny – osoby prawne

-

64,90

-

-

-

-

-

-

Podatek leśny

 

248,30

-

-

-

-

2,60

121,70

Podatek od środków transportowych

-

37.794,50

22

26.152

10

10.600

2.116,90

36.869,90

* Z uwagi na formę komputerowego programu podatkowego brak możliwości rozdzielenia kwoty odsetek naliczonej na koniec 2004 roku na poszczególne rodzaje podatków od osób fizycznych. Odsetki na koniec 2004 roku wynoszą łącznie 92.664,70zł. W 2004 roku wysłano ogółem 1.989 upomnień na łączną kwotę 223.221,97zł w 2005 roku wysłano na łączne zobowiązanie pieniężne ogółem 1.916 upomnień na łączną kwotę 283.799,17zł.  

Największe zaległości z 2004 i 2005 roku w podatku od nieruchomości od osób prawnych dotyczyły podatników wymienionych w punkcie 3 niniejszego rozdziału protokołu – „Podatek od nieruchomości osoby prawne”. W stosunku do wymienionych podmiotów podjęto następujące działania:

w stosunku do podatnika ………………………., posiadającego na 31.12.2004 rok zaległość w kwocie 8.780,43zł i na 31.12.2005 rok zaległość w kwocie 20.441,32zł. Podmiot z dniem 01.07.2005 roku został postawiony w stan likwidacji. Miasto Brzeziny w dniu 29.09.2005 roku zgłosiło swoje wierzytelności z tytułu podatku od nieruchomości w kwocie 19.038zł. W celu wyegzekwowania zaległości organ podatkowy prowadził niżej wymienione działania windykacyjne; wystawiono upomnienia nr 4/04 z dnia 16.01.2004 roku na I ratę podatku 2004 roku, upomnienie nr 5/04 z dnia 16.01.2004 roku na zaległość IV raty 2002 roku oraz XII ratę 2003 roku, upomnienie 62/04 z dnia 16.07.04r., na zaległość VI i VII raty 2004, upomnienie 74/04 z dnia 17.08.2004 roku ponownie na VI i VIII ratę 2004, upomnienie 79/04 z dnia 16.09.04 roku na VIII i IX ratę 2004 roku, upomnienie 86/04 z dnia 18.10.04 roku na X ratę, upomnienie 890/04 z dnia 2.11.04 roku na zaległość z tytułu VII,X raty/2004, upomnienie nr 93/04 z dnia 16.11.04 roku na XI ratę 2004 roku i upomnienie 98/04 z dnia 16.12.04 roku na XII ratę 2004 roku. Brak wpłat spowodował wystawienie tytułów wykonawczych: nr 1/4 na kwotę 4.220,47zł na zaległość roku 2003, tytuł nr 17/04 z 30.09.04 roku na kwotę 2.244,30zł na zaległość VIII-IX raty 2004 roku, tytuł nr 21/04 na kwotę 2.205,75zł z dnia 26.11.04 roku na zaległość z tytułu VII i X raty 2004 roku, tytuł 22/04 na kwotę 2.191,60zł na zaległość XI raty 2004 roku, tytuł nr 43/04 z dnia 4 stycznia 2005 roku na kwotę 2.191,60zł, wynikającą z zaległości XII raty 2004 roku. Łącznie w 2004 roku wystawiono tytuły wykonawcze na kwotę 13.053,72zł, z której w wyniku działań windykacyjnych, wyegzekwowano 4.084,24zł. Łączna kwota wystawionych upomnień wzywających podatnika do zapłaty to 21.852,54zł, z czego podatnik wpłacił w 2004 roku 17.518zł należności głównej, 44,53zł odsetek i 17,60 koszty upomnień. Ponadto w 2004 roku dokonano zabezpieczenia wierzytelności Miasta na kwotę 8.766,20zł, poprzez ustanowienie hipoteki przymusowej w księdze wieczystej nr 16662 założonej dla nieruchomości stanowiącej wieczyste użytkowanie ……………………. W stosunku do zaległości 2005 roku organ podatkowy wystawiał regularnie upomnienia: 2/05 z dnia 18.01.05r., na I ratę podatku 2005r., upomnienie nr 15/05 z dnia 16.02.05r. na ratę II, upomnienie nr16/05 z 16.03.05r., na III ratę, upomnienie nr 29/05 z ,dnia 18.04.05r., na ratę IV, nr 34/05 z dnia 17.05.05r. na ratę V, nr 43/05 z dania 16.06.05r., na IV ratę, upomnienie nr 52/05 z dnia 18.07.05r. na ratę VII, upomnienie nr 53/05 z dnia 22.08.05r., na ratę VIII, upomnienie nr 61/05 z dnia 16.09.05r., na ratę IX, nr 64/05 z dnia 18.10.05r. na ratę X, nr 74/05 z dnia 16.11.05r., na ratę XI i upomnienie nr 77/05 z 16.12.05r., na ratę 12. Wartość wystawionych w 2005 roku upomnień to kwota 26.299,20zł. Brak wpłat spowodował wystawienie 12 tytułów wykonawczych na łączną kwotę 26.299,20zł, w wyniku których wyegzekwowano od podatnika kwotę 14.637,75zł plus 1.093,60zł odsetek i 60,60 koszty postępowania,  w tym 8.780,43zł wpłata na poczet zaległości z lat poprzednich plus 638,90zł odsetki i 5.857,32zł zaległości roku bieżącego plus 454,70zł odsetki. Na wnioski organu podatkowego, w 2005 roku Sąd Rejonowy Wydział Ksiąg Wieczystych w Brzezinach, ustanowił w księdze wieczystej nr 16662 założonej dla nieruchomości stanowiącej wieczyste użytkowanie GS, wpis o hipotece przymusowej kaucyjnej na łączną kwotę 13.149,30zł (zawiadomienia Sądu z dnia 25.02.05r., 25.04.05r., 29.04.05r.,)       

w stosunku do podatnik ……………………………… – podmiot w likwidacji posiadający zaległość na 31.12.2004r. w wysokości 571.786,51zł i na 31.12.2005 rok zaległość w kwocie 597.376,59zł. Podmiot w dniu 15.01.2001 roku postawiono w stan likwidacji. Miasto zgłosiło swoje wierzytelności  w dniu 17.05.2001 roku. Działania egzekucyjne prowadzone w okresie 2001-2003 okazały się bezskuteczne, Urząd Skarbowy w dniu 8.09.2003 roku umorzył postępowanie egzekucyjne wskutek nieściągalności. Na wniosek organu podatkowego z dnia 10.09.2003 roku zostały umorzone koszty egzekucyjne w kwocie 26.663zł. W 2004 roku organ podatkowy skierował do US 18 sztuk tytułów wykonawczych na łączną kwotę 565.829,99zł, która obejmowała zaległości za okres XII 1999-XI 2004 roku. Wystawiono 11 upomnień wzywających podatnika do zapłaty zaległości bieżących roku 2004, na łączną kwotę 65.529,20zł. Ponadto celem zabezpieczenia wierzytelności organ podatkowy skierował wnioski do Sądu o utworzenie hipoteki przymusowej. Wartość wpisów hipotecznych wynosiła 844.431,30zł. W dniu 15 grudnia 2004 roku Miasto złożyło wniosek o przyłączenie do podziału sumy uzyskanej z egzekucji z nieruchomości. Z uwagi na fakt pominięcia Miasta Brzeziny w planie podziału sum uzyskanych ze sprzedaży nieruchomości należących do dłużnika w dniu 21.12.2005 roku Miasto złożyło do Sądu Rejonowego w Brzezinach pismo procesowe o przywrócenie terminu do złożenia zarzutów przeciwko planowi podziału i umieszczenie Miasta jako wierzyciela uczestniczącego w podziale wyegzekwowanej ze sprzedaży sumy. Do dnia trwania niniejszej kontroli jednostka nie otrzymała odpowiedzi o rozstrzygnięciu w powyższej sprawie. Na zaległości roku 2005 organ podatkowy wystawił w 2005 roku 8 upomnień wzywających podatników do zapłaty na łączna kwotę 30.217,40zł, które pozostały bezskuteczne,

w stosunku do podatnika ………………………………………………. – podmiot w upadłości, posiadający zaległość na  31.12.2004 rok w wysokości 44.292,92zł. W dniu 27 kwietnia 1999 roku na podstawie sygn. Akt  U10/99 ogłoszono upadłość spółdzielni. Gmina Miasto Brzeziny w dniu 22 czerwca 1999 roku zgłosiła swoje wierzytelności z tytułu zaległości w podatku od nieruchomości wraz z odsetkami w kwocie 38.384,86zł, które zostały w całości uznane. Wskutek braku wpłat organ podatkowy kierował pisma do Sędziego Komisarza informując, o braku wpłat od syndyka masy upadłościowej. W celi wyegzekwowania swoich należności Miasto Brzeziny wystawiało decyzje określające wysokość zaległości w podatku od nieruchomości oraz upomnienia. Utworzenie przymusowej hipoteki na nieruchomości dłużnika było niemożliwe z uwagi na trwający proces uwłaszczenia, który zakończył się w październiku 2000 roku, kiedy ogłoszono upadłość. Upomnienia dotyczące zaległości w opłatach  podatku do 2003 roku kierowano do syndyka masy upadłościowej. Miasto w wyniku podziału funduszy masy upadłościowej ………………………………….. otrzymało kwotę 11.370,74zł. Postanowieniem z dnia 25.11.2004 roku sygn.akt U 10/99 zostało ukończone postępowanie upadłościowe. W dniu 23.02.2005 roku Miasto złożyło wniosek o potwierdzenie faktu wykreślenia z Krajowego Rejestru Sądowego powyższego przedsiębiorstwa. W dniu 30.09.2005 roku decyzją nr Fn. 3110-4-11/05 Burmistrza Miasta Brzeziny umorzono z urzędu zaległości podatkowe w kwocie 44.292,92zł wraz z odsetkami obciążające ……………………………………………….,

w stosunku do podatnika …………………………………w Brzezinach, zalegający z opłatami podatku na 31.12.2005 rok w kwocie 209.986,28zł w tym zaległości z roku 2004 w wysokości 114.276,68zł. Na zaległości roku 2004 organ podatkowy wystawił 9 upomnień wzywających do zapłaty za łączna kwotę 147.257,60zł. W dniu 1 lipca 2005 roku na wniosek ……………………………………., postanowieniem nr WCZP-R-0717/03/05 Wojewoda Łódzki wszczął postępowanie restrukturyzacyjne ………………………….. Uchwałą nr XXXVI/66/05 z dnia 30 września 2005 roku, Rada Miasta Brzeziny wyraziła wolę objęcia restrukturyzacją należności ……………………. z tytułu zobowiązań podatkowych w podatku od nieruchomości na dzień 31.12.2004 rok w kwocie 114.276,70zł. Restrukturyzacja polegać miała na umorzeniu zobowiązań wraz z odsetkami, pod warunkiem spełnienia przez ……………… na dzień wydania decyzji przez organ restrukturyzacyjny o zakończeniu postępowania restrukturyzacyjnego (2 lata od dnia wydania decyzji o warunkach restrukturyzacji), warunków określonych w art.6 ust.2 ustawy z dnia 15 kwietnia 2005 roku o pomocy publicznej i restrukturyzacji publicznych ……….. (Dz. U. nr 78, poz. 864). Jednym z warunków restrukturyzacji był brak zaległości z tytułu  zobowiązań publicznoprawnych na dzień wydania decyzji o zakończeniu restrukturyzacji. Na 31.12.2005 rok ……………… posiadał zaległości z tytułu podatku od nieruchomości w kwocie 95.709,60zł. Podatnik składał wnioski o umorzenie powyższych zaległości, które rozpatrzono negatywnie. Do zapłaty zaległości organ podatkowy wzywał podatnika wystawiając 11 upomnień na zaległość 2005 roku na kwotę 135.588,60zł a mianowicie upomnienia: nr 3/05 z 18.01.05 na I ratę, nr 14/04 z dnia 16.02.05 na II ratę, nr 17/05 z dnia 16.03.05 na III ratę, nr 28/05 z dnia 18.04.05 na IV ratę, nr 35/05 z dnia 17.05.05 na V ratę, 47/05 z dnia 16.06.05 na raty od I –VI, nr 48/05 z dnia 18.07.05 na ratę VII, nr 57/05 z dnia 22.08.05 na ratę VIII, 58/05 z dnia 16.09.05 na ratę IX, nr 67/05 z dnia 18.10.05 na ratę X, nr 70/05 z dnia 16.11.05 na ratę XI i nr 80/05 z dnia 16.12.05 na ratę XII.  Do dnia trwania niniejszej kontroli …………. nie dokonał żadnej wpłaty z tytułu należnego Miastu podatku od nieruchomości,

w stosunku do podatnika …………………………………………. – posiadającego zaległość na 31.12.2004 rok w wysokości 83.987,69zł. Podmiot od 16 października 1999 roku znajdował się w stanie upadłości. Miasto w dniu 14.02.2000 roku oraz 24.02.2000 roku zgłosiło swoje wierzytelności w tym zaległości w podatku od nieruchomości w kwocie 80.873,70zł powstałych za okres od 1.10.1998r. do 30.09.1999 roku wraz z odsetkami. Należność podatkowa po ogłoszeniu upadłości wynosiła 78.684,30zł. Wierzytelności zostały w całości uznane i umieszczone w projekcie listy wierzytelności pod poz.351. W dniu 28.03.2002 roku miała miejsce sprzedaż nieruchomości dłużnika, z której to sprzedaży w dniu 11.03.2002 roku syndyk przekazał Miastu kwotę 78.684,30zł. Odsetki od ww. kwoty zostały w dniu 13.03.2002 roku umorzone w drodze decyzji Burmistrza Miasta. W dniu 26.09.2003 roku postanowieniem Sądu Rejonowego w Łodzi zakończono postępowanie upadłościowe. Syndyk poinformował organ podatkowy o podziale środków finansowych pochodzących ze spieniężenia majątku. Wierzytelności Miasta zaliczono do III kategorii zaspokojenia i nie zostały wykonane z uwagi na duże zobowiązania podmiotu zaliczone do I kategorii ( wynagrodzenia wobec pracowników). W dniu 26.09.2005 roku, decyzją nr Fn 3110-4-10/05 z dnia 26.09.2005 roku Burmistrz Miasta umorzyła z urzędu, zaległości podatkowe,

w stosunku do podatnika …………………………..- posiadający zaległość na 31.12.2005 rok w wysokości 5.019,19zł w tym zaległości w wysokości 1.391,49zł z roku 2004. W celu wyegzekwowania powyższych zaległości w 2004 roku organ podatkowy wystawił 10 upomnień na kwotę 9.248,70zł, z której to podatnik wpłacił 9.248,70zł. Ponadto w 2004 roku wystawiono dwa tytuły wykonawcze nr 2/04 na kwotę 1.343,00zł i nr 18/04 na kwotę 1.338,20zł, z których to zaległości wpłacono 1.343,00zł. W 2005 roku organ podatkowy wystawił 13 upomnień wzywających do zapłaty, upomnienia wystawiano regularnie do niezapłaconej w terminie każdej raty podatku. Łączna kwota wystawionych upomnień to 9.449,40zł. Brak wpłat spowodował wystawienie 10 tytułów wykonawczych: nr 2/05 z dnia 3 lutego 2005r., na zaległość I raty , nr 4/05 z dnia 7 marca 2005r., na zaległość raty II/05, nr 7/05 z dnia 7 marca 2005r., na zaległość rat X-XII/2004, tytuł nr 9/05 z dnia 4 kwietnia 2005r., na zaległość raty III/05, tytuł nr 15/05 z dnia 29.04.2005r., na ratę IV/05, nr 17/05 z dnia 31.05.2005r., na zaległość raty V/05, nr 23/05 z dnia 1 lipca 2005r., na ratę VI/05, nr 33/05 i 34/05 z dnia 31 sierpnia 2005r., na zaległą ratę VII i VIII/05. Łącznie wartość wystawionych tytułów wykonawczych wynosiła 7.434,90zł. Nie wyegzekwowano żadnej wpłaty. W dniu 16 lutego 2006 roku w trakcie trwania niniejszej kontroli, skierowano wniosek o utworzenie hipoteki przymusowej na nieruchomości podatnika w kwocie 5.019,00zł.

Jak wynika z opisanych wyżej faktów, organ podatkowy terminowo podejmował działania mające na celu wyegzekwowanie  od osób prawnych należności jednostki z tytułu podatku od nieruchomości. Nie wpłacona w terminie rata podatku skutkowała wystawieniem upomnienia z zagrożeniem wszczęcia egzekucji. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu organ podatkowy wystawiał tytuł wykonawczy. Formą zabezpieczenia należności jednostki było również występowanie organu podatkowego do odpowiedniego Sądu  z wnioskiem o ustanowienie hipoteki przymusowej na nieruchomościach stanowiących własność podatnika.  

Największe zaległości w opłatach podatku od nieruchomości osób fizycznych odnotowano na kontach podatników:

podatnika nr 10004 zalegającego z opłatą podatku na 31.12.2005 rok w wysokości 2.135,40zł. Na powyższe zaległości składają się kwoty niezapłaconego podatku z 2005 roku. Podatnik nieterminowo opłacał należny Miastu podatek z roku 2004 i 2005. W roku 2004 odnotowano wpłaty należne do zapłaty z roku 2003, oraz w 2005 roku wpłacał należności roku 2004. W 2004 roku organ podatkowy wystawił  5 upomnień wzywających podatnika do zapłaty, a mianowicie: upomnienie nr 1/2004 z dnia 30.03.2004 roku, wzywające do zapłaty IV raty podatku z 2003 roku na kwotę 711,80zł, upomnienie nr 549 z dnia 7.06.2004 roku, wzywało podatnika do zapłaty I raty podatku 2004 roku, której termin płatności upłynął 15 marca 2004 roku. W dniu 7.06.2004 roku wystawiono również upomnienie nr 550, wzywające podatnika do zapłaty II raty podatku z 2004 roku. Brak wpłat spowodował wystawienie w dniu 20.08.2004 roku tytułu wykonawczego obejmującego łącznie zaległość IV raty z 2003 roku oraz I i II z 2004 roku. W dniu 5.10.2004 roku organ podatkowy wystawił upomnienie zaewidencjonowane w rejestrze upomnień pod numerem 1080, wzywające podatnika do zapłaty III raty podatku z 2004 roku, której termin płatności upłynął 15.09.2004. W dniu 1 grudnia 2004 roku przedłożono w US w Brzezinach tytuł wykonawczy na zaległość w kwocie 711,80zł, wynikającą z III raty podatku 2004 roku. Kolejne upomnienie wystawione w roku 2004 to upomnienie nr 1566 z dnia 9 grudnia 2004 roku wzywające podatnika do zapłaty IV raty podatku. Bezskuteczność upomnienia, spowodowała podjęcie przez organ podatkowy kolejnych działań i w dniu  19 stycznia 2005 roku przedłożono w US tytuł wykonawczy na powyższą zaległość. W wyniku powyższych działań windykacyjnych podejmowanych przez organ podatkowy w 2004 roku, podatnik wpłacił zaległość w kwocie 2.847,20zł plus odsetki w wysokości 152,20zł oraz koszty postępowania egzekucyjnego w kwocie 17,60zł. Nieterminowość opłat należnego podatku z 2005 roku skutkowała wystawieniem czterech upomnień: nr 75/2005 z dnia 18.04.2005 wzywające do zapłaty I raty w 2005 roku, upomnienie nr 647 z dnia 17.06.2005r. wzywające do zapłaty II raty podatku z 2005 roku, upomnienie nr 1005 z dnia 30.09.2005 roku na III ratę podatku z 2005 roku, oraz upomnienie nr 1545 z dnia 7.12.2005 roku na IV ratę podatku. Nieskuteczność upomnień, spowodowała podjęcie kolejnych działań - wystawienie do Urzędu Skarbowego następujących tytułów wykonawczych: nr 130/2005 z dnia 31.05.2005 roku na należność I raty, nr 176/2005 z dnia z 30.08.2005 roku na II ratę, nr 233/2005 z dnia 6 grudnia 2005 roku na należność III raty i 19/2006 z dnia 1 lutego 2006 roku na zaległość IV raty. W wyniku powyższych działań jednostka w 2005 roku wyegzekwowała kwotę 1.423,60zł z należnej 2.847,20zł, odsetki w wysokości 61,38zł oraz koszty upomnień 17,60zł. W dniu 2 listopada 2005 roku do jednostki wpłynęło postanowienie z Urzędu Skarbowego o wstrzymaniu czynności egzekucyjnych na skutek zbiegu egzekucji administracyjnej z sądową,

podatnika nr 10161, posiadającego zaległość na 31.12.2005 roku w wysokości 4.176,90zł w tym 2.692,10 zaległości z roku 2003, 853,90zł zaległości z roku 2004 i 630,90zł zaległość z roku 2005. W celu wyegzekwowania powyższych zaległości organ podatkowy w 2004 roku wystawił osiem upomnień: nr 50, 51 z dnia 30.03.2004 rok, wzywające do zapłaty zaległości z 2003 roku, oraz I raty 2004 roku, upomnienie nr 597 z dnia 7 czerwca 2004 roku na zaległość II raty 2004 roku, upomnienie nr 10112/2004 z dnia 5.10.2004 roku na III ratę podatku, upomnienie 1410/2004 z dnia 21.10.2004 roku na zaległość z roku 2002 w wysokości 3.628zł i upomnienie nr 1411 z dnia 21.10.2004 roku na zaległość z 2003 roku w wysokości 3.568,20zł, upomnienie nr 1597/2004 z dnia 9.12.2004roku, na IV ratę podatku 2004 roku. W 2005 roku jednostka wystawiła upomnienia nr 270/2005 z dnia 20.04.2005 roku na I ratę 2005 roku, upomnienia nr 1047 i 1048 z dnia 30.09.2005 roku na II i III ratę 2005 roku oraz, upomnienia nr 1579 i 1580 z dnia 8.12.2005 roku na III i IV ratę podatku 2005. W dniu 6.05.2005 rok na wniosek podatnika Burmistrz Miasta umorzyła podatnikowi zaległość z 2002 roku oraz odsetki od zaległości z 2002, 2003 i 2004 roku oraz rozłożyła płatność zaległości za lata 2003-2004 na raty. W wyniku podjętych działań podatnik w 2004 roku wpłacił należność w kwocie 2.561,50zł, odsetki w wysokości 41,60zł, plus koszty upomnień 17,60zł. W 2005 roku podatnik dokonał wpłat w wysokości 3.134,50zł i odsetki w wysokości 28,90zł.

podatnik nr 10406, posiadającego zaległość na 31.12.2005 rok zaległość w kwocie 4.547,80zł, w tym zaległość roku 2004 w wysokości 3.087zł i z 2005 1.460,80zł. W stosunku do powyższych zaległości organ podatkowy wystawił upomnienia nr 640, 641 i 642 z dnia 7 czerwiec 2004 roku. Powyższe upomnienia dotyczą raty pierwszej i drugiej 2004 roku oraz zaległości z lat 1999 - 2003. Zaległości są wynikiem przeprowadzonej kontroli podatkowej, która wykazała, że podatnik nie zgłosił organowi podatkowemu do opodatkowania budynków. Wskutek powyższego w dniu 26 marca 2004 roku, decyzją nr 3110-1-13 określono zaległość podatkową od roku 1999. Kolejne upomnienia, wystawione przez organ podatkowy to upomnienie nr 1547/2004 z dnia 22.10.2004 roku, wystawione ponownie na I,II oraz na III ratę z 2004 roku, upomnienie 1618/2004 z dnia 9.12.2004 roku na IV ratę. W dniu 21 stycznia 2005 roku organ podatkowy przedłożył w Urzędzie Skarbowym dwa tytuły wykonawcze nr 49 i 50 na zaległości przypisane decyzją z marca 2004 roku oraz zaległości bieżące roku 2004 w wysokości łącznej 3.087zł. W 2005 roku wystawiono upomnienia nr 124/2005 z dnia 18.04.2005 roku na I ratę, upomnienie nr 523/2005 z dnia 14.06.2005 roku na II ratę, upomnienie nr 1103/2005 z dnia 3.10.2005 roku na zaległość III raty i  upomnienie nr 1630/2005 z dnia 8.12.2005 roku na IV ratę. Brak wpłat spowodował wystawienie tytułów wykonawczych, a mianowicie: nr 162/2005 z dnia 30.06.2005 na I ratę 2005 roku, nr 212/2005 z dnia 3.10.2005 roku na II ratę podatku z 2005, nr 216/2005 z dnia 1 grudnia 2005 roku na III ratę  i nr 54/2006 z dnia 30.01.2006 na IV ratę podatku 2005 roku. Podjęte działania nie przyniosły efektów w postaci wpłat. W dniu 15.02.2006 roku wpłynęło do organu podatkowego postanowienie o wstrzymaniu postępowania egzekucyjnego na skutek zbiegu egzekucji administracyjnej z sądową,

podatnika nr 11482, posiadającego na 31.12.2005r. zaległość w kwocie 23.009zł, w tym zaległość z roku 2003 w wysokości 5.961,50zł, zaległość z roku 2004 7.948,90zł i z 2005  w wysokości 9.098,60zł. Organ podatkowy z celu wyegzekwowania powyższych zaległości podejmował następujące działania: wystawił upomnienia nr 71/2004 z dnia 2 kwietnia 2004 roku na zaległość IV raty 2003 roku, nr 845 i 846 z dnia 14.06.2004r., na zaległość I i II raty za 2004 rok, nr 73/2005 z dnia 13 kwietnia 2005 roku na zaległość III raty 2004 roku oraz I ratę 2005 roku, nr 713 i 714 z dnia 17.06.2005 roku na I i II ratę 2005r., nr 1251, 1252, 1253/2005 z dnia 20.10.2005 roku na I, II, III ratę podatku 2005 roku i 11/2006 z dnia 11.01.2006 roku na całą zaległość z 2005 roku. W dniu 30.03.2004 roku organ podatkowy wystawił tytuł wykonawczy na kwotę 7.948,90zł wynikającą z zaległości IV raty 2003 oraz I-II raty 2004. W dniu 3 grudnia 2004 roku decyzją nr 3110-2/4/04, Burmistrz Miasta Brzeziny zaległość z lat 2002 –2004 rozłożyła na 24 raty płatne do 31.12.2006 roku, w związku z czym zawieszono czynności egzekucyjne zgłoszone w Urzędzie Skarbowym do 31.12.2005 roku. W wyniku powyższych działań podatnik wpłacił w 2004 roku należność w wysokości 2.649,70zł, odsetki w wysokości 44,10zł, natomiast w 2005 roku, dokonano wpłaty należności w kwocie 11.436,30zł plus odsetki w wysokości 53,60zł,

podatnika nr 11489, posiadającego zaległość w kwocie 149.168,40zł, w tym zaległość z roku 2001- 2003 w wysokości 81.288,20zł oraz zaległości z roku 2004 w kwocie 33.940,10zł i z 2005 w kwocie 33.940,10zł. Organ podatkowy wystawiał upomnienia: nr 847 i 848/2004 z dnia 14.06.2004 roku na zaległość I i II raty podatku 2004 roku, upomnienie nr 1048/2004 z dnia 27 sierpnia 2004 roku ponownie na zaległość I i II raty 2004 roku, upomnienie nr 1756/2004 z dnia 13.12.2004 na IV ratę podatku za 2004 rok, upomnienie nr 236 z dnia 19.04.2005 roku na zaległość I raty podatku z 2005 roku, nr 469 z dnia 13.06.2005 rok na zaległość II raty 2005 roku, upomnienie nr 1267/2005 z dnia 21.10.2005 rok na zaległość III raty 2005 roku i upomnienie nr 1810 z dnia 13.12.2005 roku na IV ratę podatku 2005 roku. Bezskuteczność wezwań do wpłaty zaległego podatku, spowodowała wystawienie następujących tytułów wykonawczych: nr 135 i 136 z dnia 10 grudnia 2004 roku na zaległość IV raty podatku za 2003 rok , oraz na zaległość I, II i III raty 2004 roku, tytuł nr 47/2005 z dnia 22 lutego 2005 roku na zaległość IV raty podatku 2004 roku, tytuł nr 148/2005 z dnia 1 lipca 2005 roku na zaległość I raty 2005 roku, tytuł nr 215/2005 z dnia 3 października 2005 roku na zaległość II raty podatku z 2005 roku, 218/2005 z dnia 1 grudnia 2005 roku na zaległość III raty z 2005 roku, oraz nr 53/2006 z dnia 30 stycznia 2006 roku na zaległość IV raty podatku 2005 roku. W 2004 roku w wyniku podjętych działań wyegzekwowano od podatnika wpłatę należności na kwotę 3.562zł plus odsetki w wysokości 1.812zł. W wyniku bezskuteczności podejmowanych działań w 2005 roku, organ podatkowy dokonał w dniu 24 listopada 2005 roku zabezpieczenia swoich należności poprzez wpisy hipoteczne do ksiąg wieczystych ustanowionych dla nieruchomości podatnika o numerach: 16684 wpis na kwotę 33.940,10zł, i księga 10932 wpis na kwotę 115.228,30zł,

podatnika nr 11679, posiadającego zaległość na kwotę 5.058,80zł w tym zaległość z 2004 roku na kwotę 1.283,20zł i z 2005 roku na kwotę 3.775,60zł. W celu wyegzekwowania zaległości, organ podatkowy wystawiał  upomnienia wzywające podatnika do zapłaty: upomnienie nr 155, i 156/2004 z dnia 26 kwietnia 2004 roku na zaległość IV raty 2003 roku, oraz I raty 2004, upomnienia nr 864 i 865/2004 z dnia 15 czerwiec 2004 roku na zaległość I i II raty 2004 roku, upomnienie nr 1330 z dnia 20.10.2004 roku na zaległość III raty podatku 2004 roku, upomnienie 1773 z dnia 14.12.2004 roku na zaległość IV raty podatku za 2004 rok, upomnienie 231/2005 z dnia 19.04.2005 na I ratę 2005, upomnienie nr 728/2005 z dnia 17.06.2005 roku na II ratę 2005 roku, upomnienie 1281/2005 z dnia 21.10.2005 roku na III ratę i upomnienie nr 13/2006 z 11 stycznia 2006 roku na zaległość IV raty podatku 2005 roku. Ponadto organ podatkowy skierował sprawę do Urzędu Skarbowego przedkładając tytuły wykonawcze: nr 5/2004 z dnia 16 lipca 2004 roku na zaległość IV raty 2003 roku oraz I i II 2004 roku, tytuł nr 112/2004 z dnia 1 grudnia 2004 roku na zaległość III raty 2004 roku, tytuł nr 10/2005 rok  z dnia 19 stycznia 2005 roku na zaległość IV raty 2004 roku, tytuł nr 115/2005 z dnia 31 maja 2005 roku na zaległość I raty 2005, tytuł nr 182/2005 z dnia 30 sierpnia 2005 roku na zaległość II raty 2005 roku. Podjęte działania przyczyniły się do wyegzekwowania  od podatnika wpłat w 2004 roku na kwotę 1.283,20zł plus odsetki w wysokości 61,70zł oraz w 2005 roku wpłatę na kwotę 5.733zł plus odsetki w wysokości 673,20zł,

podatnika nr 20426, z odnotowaną zaległością na 31.12.2005 rok w wysokości 7.812,80zł w tym zaległość z 2004 roku na kwotę 5.859zł i z 2005 roku na kwotę 1.953,80zł. W 2004 roku organ podatkowy wystawiał upomnienia wzywające podatnika do zapłaty podatku: nr 514/2004 z dnia 2.06.2004 roku na I ratę podatku z 2004 roku, upomnienie 1507/2004 z dnia 21.10.2004 roku na zaległość II raty podatku 2004 roku, upomnienie nr 1940/2004 z dnia 20.12.2004 rok na zaległość III raty podatku z 2004 roku, której termin płatności upłynął 15 września 2004 roku, upomnienie nr 407/2005 z dnia 21 kwietnia 2005 roku na zaległość I i II raty 2005 roku. Celem wyegzekwowania zaległości organ podatkowy wystawiał tytuły wykonawcze: nr 137/2004 z dnia 31 stycznia 2005 roku na zaległość II raty podatku z 2004 roku, nr 48/2005 z dnia 22 lutego 2005 roku na zaległość III raty podatku z 2004 roku, tytuł nr 147/2005 z dnia 1 lipca 2005 roku na zaległość I i II rat podatku z 2005 roku. Z dniem 1 marca 2005 roku podatnik zaprzestał działalności i nie podlega opodatkowaniu. W tytułach wykonawczych organ podatkowy zabezpieczył całą kwotę zaległości w wysokości 7.812,80zł. W 2005 roku nie odnotowano żadnych wpłat, a organ podatkowy nie podjął dalszych działań mających na celu wyegzekwowanie czy zabezpieczenie swoich należności np. ustanowienie przymusowej hipoteki czy zastawu skarbowego, na możliwość podjęcia których wskazuje ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacji podatkowej. Wyjaśnienie w powyższej sprawie stanowi załącznik nr 57 do niniejszego protokołu kontroli. Zgodnie z treścią wyjaśnienia podatnik prowadził działalność gospodarczą od marca 2004 do lutego 2005 roku w zakresie wydobywania odpadów odlewniczych, na terenie nieruchomości dzierżawionej od Miasta. Po powstaniu zaległości organ podatkowy wystawał upomnienia i tytuły wykonawcze, a fakt iż podatnik nie posiada majątku oraz nieruchomości uniemożliwiał podjęcia dalszych działań; ustanowienia hipoteki przymusowej czy dokonanie zastawu skarbowego. 

Jak wynika z powyżej opisanych działań, windykację prowadzono również w stosunku do zalegających z opłatami podatku od nieruchomości osób fizycznych. Wystawiano upomnienia oraz tytuły wykonawcze. W pojedynczych przypadkach a mianowicie w stosunku do podatników nr 11679,20426,11489,11482,10406 działania podejmowane były z opóźnieniem np. tytuł wykonawczy na zaległość IV raty 2003 roku wystawiono 16 lipca 2004 roku (podatnik nr 11679), upomnienie wzywające do zapłaty II raty 2004 wystawiono dopiero 21.10.2004 roku (podatnik nr 20426). Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 z późń. zm.), nakłada na wierzyciela (organ podatkowy) obowiązek systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych. W przypadku braku zapłaty należności w terminie wynikającym z przepisu prawa wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel wystawia tytuł wykonawczy.                         

Poza analizą opisanych wyżej działań podejmowanych przez jednostkę w stosunku do największych dłużników w opłatach podatku od nieruchomości, kontrolujący dokonali szczegółowej kontroli terminowości podejmowanych działań windykacyjnych w stosunku do osób fizycznych i prawnych, odnosząc się do dłużników z tytułu zapłaty II raty podatku w 2005 roku (osoby fizyczne) oraz I i II raty podatku w 2005 roku osoby prawne. Podatników wybrano z pośród wszystkich, którzy nie dokonali zapłaty w ustawowych terminach. Wyniki analizy przedstawiono w poniższych tabelach:

Terminowość działań windykacyjnych w stosunku do osób fizycznych na przykładzie II raty podatku za 2005 rok.

Lp.

Podatnik nr

Termin płatności 15 maj / data wpłaty

Wysłane upomnienie -data

Wysłany tytuł wykonawczy- data

1.

10406

Nie wpłacił

14.06.05r., up. nr 523

30.09.2005r., nr tyt. 212

2.

10543

Nie wpłacił

14.06.05r., up. nr 555

26.08.2005r., nr tyt. 179

3.

10601

19.09.2005r.

14.06.05r., up. nr 576

26.08.2005r., nr tyt. 177

4.

11058

29.11.2005r.

17.06.05r., up. nr 670

26.08.2005r., nr tyt. 186

5.

11303

29.08.2005r.

17.06.05r., up. nr 696

-

6.

11489

Nie wpłacił

13.06.05r., up. nr 469

30.09.2005r., nr tyt. 215

7.

11679

Nie wpłacił

17.06.05r., up. nr 728

26.08.2005r., nr tyt. 182

8.

20162

Nie wpłacił

21.06.05r., up. nr 918  (na I i II ratę łącznie)

30.09.2005r., nr tyt. 213 ( na I i II ratę łącznie)

9.

20245

5.10.2005

21.06.05r., up. nr 928

26.08.2005r., nr tyt. 188

10

20434

Nie wpłacono

21.06.05r., up. nr 944

-

 

Terminowość działań windykacyjnych w stosunku do osób fizycznych na przykładzie I i II raty podatku za 2005 rok.

 

 

Podatnik

Termin wpłaty 15.01, 15.02.2005/ dokonana wpłata

Termin wysłania upomnienia

Termin wystawienia tytułów wykonawczych

I rata

 

26.09.2005

18.01.05r., nr up. nr 2

02.02.2005r., nr 1/05

II rata

 

31.10.2005

16.02.05r., up. nr 15/05

07.03.2005r., nr 3/05

I rata

 

4.03.2005

18.01.05r., up. nr 1

02.02.2005r., nr 2/05

II rata

 

10.04.2005

16.02.05r., up. nr 13/05

07.03.2005r., nr 4/05

I rata

 

Nie wpłacono

18.01.05r., up. nr 3/05

Umowa restrukturyzacyjna

II rata

 

Nie wpłacono

16.02.05r., up. nr 14/05

-„-

I rata

 

Umorzenie zaległości

2.02.05r., up. nr 9/05

-

II rata

 

Umorzenie zaległości 

16.02.05r., up. nr 10/05

-

I rata

 

Nie wpłacono

18.01.05r., up. nr 8/05

-

II rata

 

Nie wpłacono

16.02.05r., up. nr 11/05

-

 

Powyższe tabele potwierdzają podejmowanie przez organ podatkowy działań windykacyjnych. W przypadku osób prawnych prowadzone są terminowo, niezapłacenie raty skutkowało niezwłocznym wystawieniem upomnienia – w każdym przypadku upomnienie wystawiono przed upływem terminu kolejnej raty, a nie zapłacenie należności po upomnieniu skutkowało natychmiastowym wystawianiem tytułu wykonawczego. Terminowość wystawianych upomnień odnotowano także w  stosunku do zalegających z opłatą wymienionej raty osób fizycznych, z uwagi na dużą liczbę podatników, z niewielkim opóźnieniem wystawiono tytuły wykonawcze.

Czynności windykacyjne w podatku rolnym

Osoby fizyczne

Podatnik nr 12064 na koniec 2005 roku posiadał zadłużenie w wysokości 13.576,00 zł, podejmowane działania windykacyjne przedstawiono w poniższej tabeli:

Rok 2004

Rata

Termin płatności

Data wystawienia upomnienia

Data wystawienia tytułu wykonawczego

I

15.03.04r.

27.04.04r., 16.06.04r.

15.07.04r.

II

15.05.04r.

16.06.04r.

15.07.04r.

III

15.09.04r.

20.10.04r.

1.12.04r.

IV

15.11.04r.

14.12.04r.

19.01.05r.

Rok 2005            

Rata

Termin płatności

Data wystawienia upomnienia

Data wystawienia tytułu wykonawczego

I

15.03.05r.

20.04.05r., 20.06.05r.

30.08.05r.

II

15.05.05r.

20.06.05r.,

30.08.05r.

III

15.09.05r.

26.10.05r.

6.12.05r.

IV

15.11.05r.

16.12.05r., 11.01.06r.

W trakcie przeprowadzania kontroli

W 2004 roku z egzekucji prowadzonej przez Urząd Skarbowy w Brzezinach  na zaległości wpłynęła kwota 1.550,90 zł, na odsetki 134,80 zł, w 2005 roku na zaległości kwota 400,00 zł i odsetki 72,10.

 

Podatnik nr 12008 posiadał zaległość z tytułu III i IV raty podatku z 2000 roku i I-IV 2001 roku. Obecnie podatnik nie jest opodatkowany podatkiem, nie posiada gospodarstwa. W dniu 6.05.2005r. wysłano do urzędu skarbowego tytuły wykonawcze nr 107/2005 i 108/2005 do zaległości z 2000 i 2001 roku. Do końca 2005 roku z urzędu skarbowego nie wpłynęły żadne środki w tytułu prowadzonej egzekucji.

 

Podatnik nr 12195, na koniec 2005 roku posiadał zaległość w wysokości 5.222,80 zł, podjęte działanie windykacyjne zostały opisane w tabeli:

Rok 2004

Rata

Termin płatności

Data wystawienia upomnienia

Data wystawienia tytułu wykonawczego

I

15.03.04r.

27.04.04r., 20.10.04r.

Wpłata zaległości

II

15.05.04r.

16.06.04r.

Wpłata zaległości

III

15.09.04r.

20.10.04r.

Wpłata zaległości

IV

15.11.04r.

Wpłata w terminie

 

Rok 2005          

Rata

Termin płatności

Data wystawienia upomnienia

Data wystawienia tytułu wykonawczego

I

15.03.05r.

20.04.05r.

Wpłata zaległości

II

15.05.05r.

20.06.05r.,26.10.05r.,16.12.05r.

1.02.06r.

III

15.09.05r.

26.10.05r., 16.12.05r.

1.02.06r.

IV

15.11.05r.

16.12.05r.

1.02.06r.

Urząd skarbowy wpłacił w 2004r. 4.229,11 zł na zaległości i 44,30 zł na odsetki, w 2005 roku 1.238,40 zł na zaległości i 25,90 zł na odsetki, w 2006 roku 5.222,80 zł na zaległość i 287,40 zł na odsetki. Zaległość została wyegzekwowana w całości.

 

Podatnik nr 12598, zaległość na koniec 2005 roku 3.769,30 zł, działania windykacyjne w poniższej tabeli:

Rok 2004

Rata

Termin płatności

Data wystawienia upomnienia

Data wystawienia tytułu wykonawczego

I

15.03.04r.      

4.05.04r.,16.06.04r.,.

20.08.04r.

II

15.05.04r.

16.06.04r.,

20.08.04r.

III

15.09.04r.

21.10.04r.

1.12.04r.

IV

15.11.04r.

17.12.04r.

19.01.05r.

Rok 2005                                                                                              

Rata

Termin płatności

Data wystawienia upomnienia

Data wystawienia tytułu wykonawczego

I

15.03.05r.

20.04.05r.

31.05.05r.

II

15.05.05r.

20.06.05r.

30.08.05r.

III

15.09.05r.

28.10.05r.

6.12.05r.

IV

15.11.05r.

16.12.05r.

1.02.06r.

Urząd skarbowy w 2004 roku wpłacił 1.523,00 zł na zaległość i 245,50 zł na odsetki, w 2005 roku 5.066,00 na zaległość i 1.101,22 zł na odsetki.

 Podatnik nr 12372, zaległość na koniec 2005 roku 2.044,70 zł. 

Rok 2004

Rata

Termin płatności

Data wystawienia upomnienia

Data wystawienia tytułu wykonawczego

I

15.03.04r.

16.06.04r.,20.10.04r.

1.12.04r.

II

15.05.04r.

16.06.04r., 20.10.04r.

1.12.04r.

III

15.09.04r.

20.10.04r.

1.12.04r.

IV

15.11.04r.

14.12.04r.

19.01.05r.

Rok 2005

Rata

Termin płatności

Data wystawienia upomnienia

Data wystawienia tytułu wykonawczego

I

15.03.05r.

20.04.05r.

31.05.05r.

II

15.05.05r.

20.06.05r.

30.08.05r.

III

15.09.05r.

26.10.05r.

6.12.05r.

IV

15.11.05r.

16.12.05r.

1.02.06r.

Urząd skarbowy nie wyegzekwował w 2004 i 2005 roku żadnych środków od dłużnika, pierwsze środki z tego tytułu wpłynęły w dniu 6.03.2006r. w kwocie 95,00 zł i odsetki 23,20 zł. Podatnik I ratę podatku za 2006 rok zapłacił terminowo.

Ponadto skontrolowano podejmowanie działań windykacyjnych wobec pięciu podatników posiadających największą kwotowo zaległość z II raty podatku z 2005 roku. Podatnikami takimi byli:

·       nr 12361 zaległość z II raty w wysokości 1.427,30 zł, upomnienie zostało wysłane w dniu 20.06.05r., tytuł wykonawczy w dniu 1.02.06r., zaległość wpłynęła w dniu 15.02.05r.,

·       nr 12714 zaległość w wysokości 1.426,50 zł, upomnienie wystawiono w dniu 20.06.05r., podatnik dokonał wpłaty w dniu 11.07.2005r.,

·       nr 12704 zaległość 613,60 zł, upomnienie wystawiono 20.06.05r., zaległość podatnik wpłacił w dniu 1.07.05r.,

·       nr 12259 zaległość 626,00 zł, upomnienie wystawiono w dniu 20.06.05r., wpłata w dniu 1.07.05r.,

·       nr 12432 zaległość 109,90 zł, upomnienie wystawiono w dniu 20.06.05r., tytuł wykonawczy 30.08.05r., wpłata z urzędu skarbowego w dniu 30.11.05r. 

Działania windykacyjne w podatku od środków transportowych

Osoby fizyczne

W toku kontroli stwierdzono, że w jednostce prowadzona była ewidencja wystawianych upomnień i tytułów wykonawczych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

W trakcie kontroli podatników z badanej próby zaległości w zapłacie podatku posiadało dwóch: ………………………. na 31.12.2005r. w wysokości 2.075 zł i …………………… również na 31.12.2005r. w wysokości 750 zł. Wobec tych podatników do każdej z rat wystawiono upomnienia wzywające do zapłaty, ponadto w dniu 30.11.2005r. tytuły wykonawcze. Zaległości od wymienionych podatników wyegzekwował w 2006 roku urząd skarbowy.

Największe kwoty zadłużenia posiadali: ……………………………………..

…………………. posiadający na 1.01.2004r. zadłużenie w wysokości 5.942,60 zł, na 31.12.2004r. - 10.709,30 zł, na 31.12.2005r. - 14.734,30 zł, podejmowane działania:

1. Rok 2004:

- upomnienie nr 1/2004 na kwotę 4.087 zł wzywające do zapłaty zaległości z 2000, 2001 i 2002r. wysłano w dniu 20.01.2004r.,

- upomnienie nr 5/2004 na kwotę 6.395,40 zł wzywające do zapłaty zaległości i I raty z 2004r. wysłano w dniu 25.06.2004r.

- trzy tytuły wykonawcze dotyczące zaległości z 2000, 2001, 2002 i I raty z 2004r. wystawiono w dniu 13.07.2004r.,

- upomnienie nr 28/2004 na kwotę 2.058,80 zł za II ratę z 2004r. wystawiono w dniu 22.11.2004r.,

- tytuł wykonawczy na II ratę podatku z 2004r. wystawiono w dniu 9.12.2004r.

2. Rok 2005:

- upomnienie nr 6/2005 wzywające do zapłaty I raty z 2005r. wystawiono w dniu 12.07.2005r.,

- tytuł wykonawczy na I ratę podatku z 2005r. wystawiono w dniu 2.08.2005r.,

- upomnienie do II raty podatku z 2005r. wystawiono w dniu 4.11.2005r.,

- tytuł wykonawczy do II raty w dniu 30.11.2005r.

Urząd skarbowy w 2005r. wyegzekwował od podatnika zaległości z 2000 i 2001 roku.

………………………… zadłużenie na 1.01.2004r. w wysokości 7.802,60 zł, na 31.12.2004r. 5.851,90 zł i na 31.12.2005r. 4.681,90 zł, podejmowane działania:

- w odniesieniu do zaległości z 2001, 2002 i 2003 wystawiono w dniu 3.06.2004r. upomnienie nr 4/2004 na kwotę 9.865,10 zł,

- w dniu 5.07.2004r. wystawiono tytuł wykonawczy obejmujący zaległości z okresu 2001-2003 na kwotę 7.802,60 zł, został on wycofany, podatnik złożył podanie o umorzenie zaległości z lat 2001 do 2003 i odsetek od tych zaległości. Podanie zostało przez organ podatkowy rozpatrzone pozytywnie, wydane decyzje zostały opisane w części protokołu dotyczącej zastosowanych ulg w zapłacie podatku. Zaległości, które posiada podatnik na koniec 2004 i 2005r. dotyczą kwoty zaległości z lat 2001-2003, rozłożonej do zapłaty na raty - decyzją p. Burmistrz z 2004 roku. Obecnie podatnik nie posiada środków transportowych podlegających opodatkowaniu.

……………………………… zadłużenie na 1.01.2004r. w wysokości 700 zł zabezpieczone w 2003r. wystawionym tytułem wykonawczym, na zadłużenie z I raty podatku z 2004r. wystawiono upomnienie w dniu 16.07.2004r., ponownie na I ratę wystawiono upomnienie łącznie z II ratą w dniu 22.11.2004r. Następnie w dniu 8.12.2004r. wystawiono upomnienie nr 44/2004 na dwie raty podatku, tytuł wykonawczy wystawiono w dniu 31.12.2004r. W październiku 2004r. podatnik sprzedał pojazd i obecnie nie posiada środka transportowego podlegającego opodatkowaniu. Urząd skarbowy do dnia przeprowadzenia kontroli nie przesłał do tutejszego urzędu żadnych środków wyegzekwowanych od tego podatnika.

Osoby prawne

………………………….. w Brzezinach, podmiot jest obecnie w likwidacji, jednostka złożyła wierzytelności.

……………………………., zadłużenie na 1.01.2004r. w wysokości 301,80 zł, na 31.12.2004r. brak zadłużenia, na 31.12.2005r. zadłużenie 300,00 zł, w dniu 16.02.2004r. wysłano upomnienie do II raty podatku z 2003r., następne upomnienia wysłano 23.11.2004r. i 8.12.2004r., do końca roku jednostka uregulowała zaległość. I rata podatku za 2005r. na wniosek podatnika, decyzją p. Burmistrz została umorzona, podatnik nie wpłacił II raty za 2005r., w dniu 3.11.2005r. wystawiono upomnienie nr 11/2005, w dniu 30.11.2005r. tytuł wykonawczy.

2.      Dochody z majątku

2.1.      Dochody z tytułu sprzedaży nieruchomości

Plan po zmianach 2004

Wykonanie 2004

Plan po zmianach 2005

Wykonanie 2005

65.000

63.263

170.917

148.065

 

Liczba sprzedanych nieruchomości (w tym lokali)

2004 rok

2005 rok

Ilość ogółem 

 

Ilość ogółem

 

W tym:
 w trybie bezprzetargowym
(w tym lokali)

7

Ilość ogółem

12

 

3

w tym:
 w trybie bezprzetargowym
( w tym lokali)

12

 

Dochody z tytułu sprzedaży nieruchomości wykazano w sprawozdaniach Rb-27S, w 2004 roku w § 084, w 2005 roku w § 087, w wysokościach przedstawionych w powyższej tabeli.

Wykaz działek sprzedanych w okresie objętym kontrolą stanowi załącznik nr 58 do protokołu. Na podstawie powyższego wykazu i informacji uzyskanych od pracownika tutejszego urzędu ustalono, że w 2005 roku jednostka dokonała sprzedaży nieruchomości tylko w trybie bezprzetargowym dla dotychczasowych użytkowników wieczystych oraz małe działki na polepszenie warunków zagospodarowania nieruchomości przyległej. W zaistniałej sytuacji kontrolą objęto sprzedaż w drodze przetargu dwóch nieruchomości przeprowadzoną w 2004 roku.

Działki nr 421/2 i 422/2 o łącznej powierzchni 1.055 m2 położone przy ul. Małachowskiego

Przeznaczenie działek - pod zabudowę mieszkaniową o niskiej intensywności z dopuszczeniem nieuciążliwych zakładów usługowych i produkcyjnych wynikające z Miejscowego Planu Zagospodarowania Przestrzennego, który z dniem 1.01.2004r. przestał obowiązywać.

Rada Miasta Brzeziny podjęła w dniu 30 grudnia 2003 roku uchwałę nr XV/93/03 w sprawie sprzedaży w drodze przetargu działek położonych przy ul. Małachowskiego.

Wyceny działki dokonało Biuro Wycen i Obsługi Nieruchomości z Łodzi, ustalając ich wartość na dzień 29.02.2004r. na kwotę 18.979 zł. W dniu 8.03.2004r. został wywieszony na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży obejmujący przedmiotowe działki. Ustalono w nim termin do składania wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości 6 tygodni od dnia wywieszenia wykazu.

W dniu 25.05.2004r. Burmistrz Miasta podpisała ogłoszenie o przeprowadzeniu przetargu ustnego nieograniczonego na sprzedaż przedmiotowych działek, w tym też dniu ogłoszenie zostało wywieszone na tablicy ogłoszeń urzędu, było także publikowane w prasie lokalnej. Ustalono w nim termin przeprowadzenia przetargu na 14.06.2004r., cenę wywoławczą działki na kwotę 18.979 zł - zgodnie z wyceną rzeczoznawcy, wadium w wysokości 1.900 zł płatne do 11.06.2004r. na konto bankowe jednostki lub do kasy urzędu.

W dniu 25.05.2004r. Burmistrz Miasta zarządzeniem nr 52 powołała komisję przetargową do przeprowadzenia przetargu w składzie: przewodniczący p……………………., członkowie……………………………………….  

Z przeprowadzenia I przetargu w dniu 14.06.2004r. komisja przetargowa spisała protokół w którym odnotowano, że nikt nie dokonał wpłaty wadium, przetarg nie odbył się.

Burmistrz Miasta w dniu 6.07.2004r. podpisała zarządzenie nr 65 w sprawie obniżenia do drugiego przetargu o 25 % ceny wywoławczej nieruchomości gruntowych położonych przy ul. Kilińskiego i Małachowskiego. 

W dniu 8.07.2004r. Burmistrz Miasta podpisała ogłoszenie o przeprowadzeniu II przetargu ustnego nieograniczonego na zbycie działek 421/2 i 422/2 w terminie 28.07.2004r., cenę wywoławczą działek ustalono na kwotę 14.235 zł, wadium w wysokości 1.420 zł należało wpłacić do kasy urzędu lub na konto bankowe do dnia 25.07.2004r. Ogłoszenie było publikowane na tablicy ogłoszeń urzędu oraz w prasie lokalnej. W sporządzonym przez Komisję przetargową protokole z przeprowadzenia przetargu zapisano, że w wyznaczonym terminie nie wpłynęło żadne wadium, przetarg nie odbył się.

Pani Burmistrz podpisała w dniu 23.08.2004r. ogłoszenie o sprzedaży działek w drodze rokowań w dniu 10.09.2004r., było ono publikowane na tablicy ogłoszeń urzędu oraz w prasie lokalnej. Rokowania miały być przeprowadzone na podstawie opracowanego i zatwierdzonego przez p. Burmistrz regulaminu. Komisja z posiedzenia w dniu 10.09.2004r. sporządziła protokół, w którym odnotowano, że do przetargu nikt nie wpłacił wadium, przetarg nie odbył się. Następny przetarg w drodze rokowań został wyznaczony na dzień 29.09.2004r., cena wywoławcza do tych rokowań nie została obniżona, wynosiła 14.235 zł.

W sporządzonym protokole z odbytych rokowań odnotowano, że przystąpił do nich p. ……………………, zamieszkały w Brzezinach przy ul. Czartoryskiego 3, oferent zaoferował w rokowaniach cenę 8.000 zł + VAT = 9.700 zł, komisja zaakceptowała tą propozycję. Nabywca działki dokonał wpłaty należności z tytułu jej zakupu w dniu 12.10.2004r.

W dniu 27.10.2004r. w Kancelarii Notarialnej …………………… w Brzezinach został podpisany akt notarialny repetytorium A nr 2476/04 stanowiący umowę sprzedaży warunkowej, z uwagi na fakt, że nabywca nie spełniał wymogów określonych w art.3 ust.7 ustawy z dnia 11 kwietnia 2003 roku o kształtowaniu ustroju rolnego (Dz. U. nr 64, poz.592), Miasto Brzeziny nie posiadało obowiązującego planu zagospodarowania przestrzennego terenu na którym są położone działki, z rejestru gruntów wynikało, że są to tereny przeznaczone pod pastwiska i do zalesienia, w związku z powyższym prawo pierwokupu tych nieruchomości przysługiwało Agencji Nieruchomości Rolnych. W przypadku nie skorzystania z przysługującego prawa agencji, strony zobowiązały się do niezwłocznego zawarcia umowy przenoszącej własność. Akt notarialny repetytorium A nr 2714/2004 przenoszący własność nieruchomości został zawarty w dniu 24.11.2004r. po wpłynięciu do Kancelarii Notarialnej z Agencji Nieruchomości Rolnych Oddział Terenowy w Warszawie Filii w Łodzi pisma o nie skorzystaniu z prawa pierwokupu.

Działka nr 672/12 o powierzchni 714 m2, położona przy ul. Mrockiej

Przeznaczenie działki – pod mieszkalnictwo o niskiej intensywności zabudowy z dopuszczeniem nieuciążliwych zakładów usługowych i produkcyjnych.

Rada Miasta Brzeziny podjęła w dniu 24 kwietnia 2002 roku uchwałę nr XL/35/02 w sprawie sprzedaży w drodze przetargu działki nr 672/12 położonej przy ul. Mrockiej.

Wyceny działki dokonał Rzeczoznawca Majątkowy p. …………………… dysponujący uprawnieniami nr 3285, ustalając jej wartość na dzień 16.05.2002r. na kwotę 13.073zł.

Procedurę sprzedaży działki przeprowadzono w 2003 roku, po trzech bezskutecznych przetargach Burmistrz Miasta postanowiła sprzedać ją w drodze rokowań, w wyniku których, cenę działki ustalono na kwotę 8.500 zł. Podpisanie aktu notarialnego odbyło się w dniu 9 stycznia 2004 roku. W takiej sytuacji odstąpiono od kontroli powyższej dokumentacji.

2.2. Dochody z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości, użytkowania, zarządu

Dochody z użytkowania wieczystego nieruchomości, użytkowania, zarządu 

Plan po zmianach 2004

Wykonanie 2004

Plan po zmianach 2005

Wykonanie 2005

         116.000

112.190

106.000

100.965

 

Liczba nieruchomości oddanych w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, zarząd.

2004 rok

2005 rok

Liczba nieruchomości oddanych w użytkowanie wieczyste

1

Liczba nieruchomości oddanych w użytkowanie wieczyste

-

Liczba nieruchomości oddanych w zarząd

-

Liczba nieruchomości oddanych w zarząd

-

Liczba nieruchomości oddanych w użytkowanie

-

Liczba nieruchomości oddanych w użytkowanie

-

 

Dochody z tytułu użytkowania wieczystego, użytkowania i zarządu wykazane zostały w sprawozdaniach Rb-27S sporządzonych za 2004 i 2005 rok w rozdziale 70005 § 047, w 2004 roku dochody wyniosły 112.190 zł, w 2005 roku 100.965 zł. Zaległości na koniec 2004 roku wynosiły 21.728 zł, na koniec 2005 - 28.983 zł. Ustalono, że kontrolowana jednostka oddała nieruchomości 441 użytkownikom w użytkowanie wieczyste, jedną nieruchomość w użytkowanie i 11 nieruchomości w zarząd.

Oddanie w użytkowanie wieczyste gruntów na rzecz Polskiego Związku Działkowców

Rada Miasta Brzeziny podjęła w dniu 30 grudnia 2003 roku uchwałę nr XV/95/03 w sprawie oddania nieodpłatnie na rzecz Polskiego Związku Działkowców w użytkowania wieczyste gruntów położonych w Brzezinach przy ul. Wojska Polskiego i Bohaterów Warszawy. W uchwale tej wyszczególniono 16 działek o łącznej powierzchni 7,2189 ha, podjęto ją m.in. na podstawie art.8 ustawy z dnia 6 maja 1981 roku o pracowniczych ogródkach działkowych (Dz. U. nr 12, poz.58 z późn. zm.), w tym zmianą dokonaną w dniu 23 czerwca 1995 roku o zmianie ustawy o pracowniczych ogrodach działkowych (Dz. U. nr 99, poz. 486) grunty stanowiące własność Skarbu Państwa lub gminy przeznaczone w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego pod ogródki działkowe przekazuje się w nieodpłatne użytkowanie wieczyste Polskiemu Związku Działkowców.

Wykaz nieruchomości przeznaczonych do oddania w użytkowanie wieczyste w trybie bezprzetargowym, obejmujący 16 działek został wywieszony na tablicy ogłoszeń urzędu w dniach 8-29 marca 2004 roku. Powyższe działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego obowiązującym do końca 2003 roku przeznaczono na teren ogródków działkowych. W ogłoszeniu wskazano termin 6 tygodni na składanie wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości.

W dniu 23.06.2004r. sporządzono protokół rokowań w sprawie oddania nieodpłatnie na rzecz Polskiego Związku Działkowców w użytkowanie wieczyste gruntów położonych przy ul. Wojska Polskiego i Bohaterów Warszawy. Miasto Brzeziny oddało Polskiemu Związkowi Działkowców w użytkowanie wieczyste nieruchomości na okres 99 lat. PZD został zwolniony z ponoszenia opłat z tytułu użytkowania wieczystego, zobowiązał się do korzystanie z nieruchomości zgodnie z jej przeznaczeniem.

Akt notarialny repetytorium A nr 2247/04 zawarty pomiędzy przedstawicielem Miasta Brzeziny a przedstawicielami Polskiego Związku Działkowców stanowiący umowę o oddanie gruntu w użytkowanie wieczyste został podpisany w dniu 17.09.2004r. W dniu 23.12.2004r. wpłynęło do tutejszego urzędu zawiadomienie z Sądu Rejonowego w Brzezinach o dokonanym wpisie w księdze wieczystej nr 10928, w dziale I wyszczególniono numery działek z adnotacją w użytkowaniu wieczystym do dnia 20.09.2103r. z przeznaczeniem pod pracownicze ogródki działkowe, w dziale II wpisano jako użytkownika wieczystego Polski Związek Działkowców.

W trakcie kontroli ustalono, że opłaty z tytułu użytkowania wieczystego były ostatni raz aktualizowane w 1997 roku, wyjaśnienie w tej sprawie złożyła inspektor Urzędu Miasta p. ………………………….., stanowi ono załącznik nr 59 do protokołu.

2.3. Dochody z tytułu najmu i dzierżawy nieruchomości

Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych

Plan po zmianach 2004

Wykonanie 2004

Plan po zmianach 2005

Wykonanie 2005

857.905,00

889.493,00

517.705,00

523.353,00

Powyższe dochody zostały wykazane w sprawozdaniach Rb-27S za 2004 i 2005 rok w rozdziałach:

-        70005 § 075 w 2004r. w wysokości 538.359 zł, w 2005r. w wysokości 248.124 zł,

-        70021 § 075 w 2004r. w wysokości 118.419 zł, w 2005r. w wysokości 73.358zł,

-        70023 § 075 w 2004r. w wysokości 232.715 zł, w 2005r. w wysokości 201.871zł.

Zaległości w zapłacie dochodów z powyższego tytułu w 2004 roku wyniosły 210.048 zł, w tym w rozdziale 70005 - 194.412 zł i rozdziale 750023 – 16.636 zł. W 2005 roku w rozdziale 70005 - 277.704 zł i rozdziale 75023 – 25.765 zł, ogółem zaległości w 2005 roku wyniosły 303.469 zł, wzrosły o 93.421 zł w stosunku do 2004 roku.

Inspektor Urzędu Miasta sporządziła zestawienia dotyczące zawartych umów najmu i dzierżawy składników majątkowych w latach 2004 i 2005 stanowi ono załącznik nr 60 do protokołu, wynika z niego, że w okresie objętym kontrolą:

·       zawarto 13 umów najmu lokali użytkowych w budynkach położonych przy ul. Sienkiewicza 11 i 16,

·       zawarto 28 umów najmu garaży,

·       obowiązywało 5 umów użyczenia lokali użytkowych,

·       zawarto 45 umów dzierżawy działek, w tym 32 umowy pod pawilonami handlowymi na targowisku miejskim oraz pozostałe pod pawilonami handlowymi w innych miejscach na terenie miasta,

·       zawarto 35 umów dzierżawy działek rolnych.

Kontrolą objęto umowy dzierżawy gruntów pod pawilonami handlowymi na targowisku miejskim, do kontroli wybrano dzierżawcę płacącego największy czynsz miesięcznie w wysokości 726,89 zł netto – Państwa ………………………..

W trakcie kontroli ustalono, że dzierżawią oni na targowisku miejskim części działek pod pawilonem handlowym od 1982 roku, który w minionym okresie był rozbudowywany, obecnie dzierżawie podlegają na podstawie dwóch umów najmu nr 419/2005 i 421/2005 z dnia 30 grudnia 2005 roku, części działek 2511/3 i 2512 o łącznej powierzchni 93,08 m2. W umowie z 2004 roku w §5 w pkt6 ustalono, „ …że począwszy od 1 stycznia 2005r. w każdym roku będzie dokonywana waloryzacja czynszu z mocą od 1 stycznia na podstawie wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłaszanego przez Prezesa GUS w stosunku do analogicznego okresu roku ubiegłego”.

Kserokopia tych umów stanowi załącznik nr 61 do protokołu kontroli.

W trakcie kontroli ustalono, że stawki czynszów w odniesieniu do najemców z targowiska miejskiego nie były waloryzowane, najemcy ci występowali do Burmistrza Miasta wspólnie jako Stowarzyszenie Kupców Ziemi Brzezińskiej składając jeden wniosek:

- w 2004 roku w sprawie obniżenia stawek czynszu, ze względu na „Coraz trudniejsze warunki działalności, spadek obrotów spowodowany coraz większą liczbą marketów…”,

- w 2005 i 2006 roku wnioski dotyczyły nie podwyższania stawek czynszu ze względu na zmniejszające się dochody z działalności handlowej.

Złożone wnioski były następnie rozpatrywane na komisjach Rady Miasta, w protokole z posiedzenia takich komisji w odniesieniu do 2004 roku zapisano, opierając się o opinię radcy prawnego, że nie ma możliwości obniżenia stawek czynszu. W odniesieniu do wniosków z 2005 i 2006 roku w sprawie nie waloryzowania stawek odnotowano w protokołach pozytywną opinię komisji. Burmistrz Miasta podpisała w przedmiotowej sprawie zarządzenia w sprawie zaniechania podwyższania czynszu dzierżawnego. Rozstrzygnięcia te zostały dokonane poniższymi zarządzeniami: nr 42 z dnia 29 kwietnia 2004 roku, nr 19 z dnia 2 marca 2005 roku i nr 18 z dnia 28 lutego 2006 roku. Kserokopia wniosków kupców, opinii komisji Rady Miasta i zarządzenia podjęte przez p. Burmistrz stanowią załącznik nr 62 do protokołu.

Przyjęty w jednostce mechanizm polegający na odstąpieniu od waloryzacji stawek czynszu w postaci zarządzenia p. Burmistrz, pozostaje w sprzeczności z postanowieniami podpisanych umów, w których ustalono, że wszelkie zmiany do nich jak i oświadczenia stron mogą być dokonywane wyłącznie na piśmie pod rygorem nieważności. Zmiany powyższe powinny być dokonywane w formie aneksu do umów.

W trakcie kontroli ustalono, że dzierżawcy działek na targowisku miejskim, prowadzący handel z pawilonów oprócz czynszu dzierżawnego, płacą podatek od nieruchomości, z oświadczenia inspektora urzędu p. …………………………….wynika, że nie jest od nich pobierana opłata targowa.

Przeprowadzanie waloryzacji stawek czynszu u pozostałych najemców gruntów pod pawilonami handlowymi na terenie miasta skontrolowano na podstawie umów podpisanych z poniższymi najemcami:…………………………………………………….i stwierdzono, że waloryzacja w odniesieniu do tych najemców była dokonywana.

Oddanie w najem nieruchomości

Podstawę wyboru przeprowadzonego postępowania w sprawie oddania w najem nieruchomości stanowił największy miesięczny czynsz ustalony w podpisanej umowie, w oparciu o stawki czynszu wyszczególnione w załączniku nr 60, do kontroli wybrano umowę podpisaną z p. ………………………………..

Rada Miasta podjęła w dniu 28 maja 2003 roku uchwałę nr VIII/31/03 w sprawie oddania w najem w drodze przetargu na okres 20 lat części nieruchomości zabudowanej budynkiem sklepu, oznaczonej jako działka nr 2841/3 o powierzchni 71,5 m2, położonej przy ul. Sienkiewicza 16.

W okresie od 3 do 25 lipca 2003 roku został wywieszony na tablicy ogłoszeń podpisany przez p. Burmistrz wykaz nieruchomości przeznaczonej do oddania w najem, ustalono w nim wszystkie dane wymagane przepisami ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000r. Dz. U. nr 46, poz. 543 z późn. zm.), w tym stawkę czynszu w wysokości 350 zł + VAT. W dniu 6 sierpnia 2003 roku zostało wywieszone na tablicy ogłoszeń urzędu ogłoszenie o przeprowadzeniu przetargu nieograniczonego na oddanie w najem przedmiotowej nieruchomości, termin jego przeprowadzenia ustalono na dzień 22 sierpnia 2003 roku, ogłoszenie o przeprowadzeniu przetargu było również publikowane w prasie lokalnej Brzeziński Informator Samorządowy.

Zasady przeprowadzenia postępowania przetargowego ustaliła p. Burmistrz w formie regulaminu, ponadto zarządzeniem nr 94 z dnia 6 sierpnia 2003 roku powołała komisję przetargową w składzie: przewodniczący p. ………………………………………………………………...

W dniu 22 sierpnia 2003 roku komisja przetargowa podpisała protokół, w którym odnotowano, że przetarg nie odbył się z powodu braku zainteresowania. Takim samym skutkiem zakończyły się również trzy następne przetargi przeprowadzone w dniach: 26 września, 7 listopada i 29 grudnia 2003 roku.

Burmistrz Miasta podpisała w dniu 7 stycznia 2003 roku zarządzenie nr 3 (błąd w dacie, gdyż następne dokumenty wskazują, że zarządzenie to zostało podpisane w 2004 roku) w sprawie odstąpienia od przeprowadzania dalszych przetargów na oddanie nieruchomości w najem i oddania w najem w drodze rokowań. W dniu 14 stycznia 2004 roku wywieszono na tablicy ogłoszeń informację o oddaniu powyższej nieruchomości w najem w drodze rokowań, których termin przeprowadzenia wyznaczono na dzień 30 stycznia 2004 roku.

Z przeprowadzonego postępowania sporządzono protokół, wynika z niego, że do rokowań przystąpił jeden zainteresowany p. ……………………., w trakcie negocjacji uzgodniono czynsz w wysokości 230 zł + VAT. Tego samego dnia została podpisana umowa najmu lokalu na okres 20 lat, począwszy od 1 lutego 2004 roku do 31 stycznia 2024 roku. Ustalono w niej tak samo jak w przypadku innych umów najmu, waloryzację wysokości czynszu w oparciu o wskaźnik wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych w stosunku do roku ubiegłego ogłaszane przez Prezesa GUS. W kontrolowanej dokumentacji znajduje się pismo z dnia 9 maja 2005r., skierowane do najemcy w sprawie  zmiany wysokości stawki czynszu począwszy od 1 stycznia 2005 roku o wskaźnik wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych.  

Umowy użyczenia lokali użytkowych

Na koniec 2005 roku obowiązywało w jednostce 5 umów użyczenia lokali użytkowych:

Umowa OR/125/2004 z dnia 10 września 2004 roku zawarta pomiędzy Miastem Brzeziny a ………………., dotycząca użyczenia lokalu o powierzchni 11,4 m2, położonego w budynku przy ul. Sienkiewicza 14.

Umowa z dnia 1 września 2003 roku zawarta pomiędzy Miastem Brzeziny a …………………….., użyczający oddał w użyczenie lokal o łącznej powierzchni 115,0 m2, składający się z czterech pomieszczeń biurowych, WC, łazienki i korytarza w budynku przy ul. Sienkiewicza 11.

Umowa z dnia 30 stycznia 2004 roku zawarta pomiędzy Miastem Brzeziny a …………………………, w sprawie użyczenia lokalu użytkowego o powierzchni 180,59 m2, w którym miała być prowadzona ……………………..

Umowa OR/123/2004 z dnia 10 września 2004 roku pomiędzy Miastem Brzeziny a …………………………., której przedmiotem było użyczenie lokalu użytkowego w budynku przy ul. Sienkiewicza 14 o powierzchni 23,76 m2.

Umowa z dnia 1 września 2003 roku zawarta pomiędzy Miastem Brzeziny a ………………………na użyczenie lokalu użytkowego o powierzchni 25,4 m2.

Na podstawie analizy zapisów tych umów stwierdzono, że powyższe lokale zostały przekazane w użytkowanie nieodpłatnie, użytkownicy w podpisanych umowach zobowiązani zostali do ponoszenia kosztów związanych z utrzymaniem lokali, tzn. za centralne ogrzewanie, odprowadzenie ścieków i wywóz nieczystości stałych, dostawę zimnej wody i energii elektrycznej.

Natomiast w umowie podpisanej ze …………………………………….. nie określono kosztów, jakie ma ponosić stowarzyszenie w związku z użytkowanym lokalem, związanych chociażby z centralnym ogrzewaniem czy zużyciem energii elektrycznej, zaniechanie ustalenia zasad ponoszenia kosztów związanych z użytkowaniem lokalu stanowi naruszenie art. 713 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (tekst jednolity z 2004r. Dz. U. nr 68, poz. 622 z późn. zm.). Kserokopia podpisanych umów użyczenia stanowi załącznik nr 63 do protokołu. Wyjaśnienie p. Burmistrz w powyższej sprawie stanowi załącznik nr 64 do protokołu.

Wynika z niego, że …………………………………… w 2003 roku ubiegało się w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Łodzi o dofinansowanie realizacji projektu Gminne Centrum Informacji w ramach Programu Aktywizacji Zawodowej Absolwentów „Pierwsza Praca”. Jednym z warunków realizacji projektu był udział miasta, które występując w złożonym projekcie jako partner instytucjonalny zapewniło miejsce wykonywania działalności w postacie lokalu wraz z bezpłatnym korzystaniem z mediów: ciepło, woda, ścieki, czystość w budynku. Koszty utrzymania lokalu zostały określone w wysokości 200 zł miesięcznie, przez rok 2.400 zł, informacje takie zostały przekazane do Wojewódzkiego Urzędu Pracy. Umowa pomiędzy stowarzyszeniem a Wojewódzkim Urzędem Pracy została podpisana w dniu 2 września 2003 roku, wcześniej w dniu 1 września 2003 roku została podpisana umowa użyczenia lokalu pomiędzy stowarzyszeniem a Miastem Brzeziny. Z dalszej części wyjaśnienia wynika, że Gminne Centrum Informacji w ramach przyznanego dofinansowania zakupiło sprzęt komputerowy umożliwiający dostęp do Internetu wszystkim mieszkańcom miasta, pozostaje czynne przez 7 dni w tygodniu od godziny 800 do 2200. Ponadto ze złożonego przez p. Burmistrz wyjaśnienia wynika, że realizacja projektu Gminnego Centrum Informacji przez stowarzyszenie jest korzystna dla miasta, ze względu na nie ponoszenie kosztów związanych z jego funkcjonowaniem. Jedynymi kosztami, jakie ponosi jednostka polegają na opłacaniu mediów. Załączniki do wyjaśnienia stanowią dokumenty potwierdzające powyższy stan.

Przeprowadzono kontrolę zaległości w dochodach z najmu i dzierżawy nieruchomości i stwierdzono:

1. Z tytułu dzierżawy zaległości na koniec 2004 roku wynosiły 193.412,03 zł, posiadało je 17 dzierżawców, na koniec 2005 roku 277.704,33 zł - 19 dzierżawców. Największe kwoty zaległości posiadali:

a) p. ………………………………………) dzierżawił od Miasta Brzeziny nieruchomość gruntową na podstawie umowy zawartej na okres od 31.03.2004r. do 31.12.2005r., na której zlokalizowane były odpady poodlewnicze. Na koniec 2004 roku zaległość wynosiła 168.933,50 na koniec 2005 - 211.751,13 i spowodowana była brakiem wpłaty czynszu dzierżawnego od sierpnia 2004 roku do 3 lutego 2005 roku. Jednostka wysyłała do dłużnika wezwania do zapłaty, w sytuacji braku wpłat w dniu 4 lutego 2005 roku urząd w trybie natychmiastowym rozwiązał umowę dzierżawy. W dniu 29 marca 2005 roku złożono do Sądu Okręgowego w Łodzi X Wydział Gospodarczy pozew o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym, sąd ten w dniu 20 kwietnia 2005 roku wydał nakaz zapłaty żądanej przez Miasto Brzeziny kwoty zaległości wraz z odsetkami i kosztami postępowania. Od powyższego orzeczenia dłużnik wniósł sprzeciw, uzasadniając tym, że sprawa nie ma charakteru gospodarczego. Sąd Okręgowy w Łodzi X Wydział Gospodarczy w wydanym postanowieniu z dnia 12 maja 2005 roku stwierdził, iż faktycznie sprawa nie ma charakteru gospodarczego i przekazał sprawę do Wydziału Cywilnego. Do dnia przeprowadzenia kontroli niniejszego zagadnienie, nie zapadło rozstrzygnięcie w powyższej sprawie,  

b) p. ………………………………. – na koniec 2005r. zaległość w wysokości 30.744 zł, dłużnikiem jest były najemca targowiska miejskiego na podstawie umowy zawartej w dniu 26 kwietnia 2005 roku, zaległość dotyczy czynszu najmu za lipiec i sierpień 2005r., wysyłano do niego wezwania do zapłaty zaległości, nie odniosły one skutku, w dniu 31 sierpnia 2005 roku została rozwiązana umowa dzierżawy. W dniu 27 grudnia jednostka złożyła pozew do Sądu Rejonowego w Brzezinach o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym, nakaz taki został wydany w dniu 10 stycznia 2006 roku,

c) pozostałe kwoty zaległości posiało 17 dzierżawców, były to kwoty od kilkuset złotych do kilku tysięcy, pracownicy jednostki prowadzili działania egzekucyjne polegające na wysyłaniu upomnień. Do momentu przeprowadzenia kontroli niniejszego zagadnienia (koniec marca 2006r.) jedną sprawę przekazano na drogę postępowania sądowego, w pięciu przypadkach zapłata zaległości na wnioski dłużników została rozłożona na raty, w sześciu przypadkach wpłaty zaległości dokonano w 2006 roku.

2. Z tytułu najmu na koniec 2004 roku zaległości wynosiły 16.636,29 zł, posiadało je 7 najemców, na koniec 2005 roku 25.765,20 zł – 17 najemców. Efektem podejmowanych działań egzekucyjnych (na dzień przeprowadzenia kontroli powyższego zagadnienia koniec marca 2006r.) było skierowanie jednej sprawy na drogę postępowania sądowego, rozłożenie na raty zapłaty 3 zaległości, 9 zaległości zostało zapłaconych, 4 zaległości pomimo skierowanych wezwań nie zostały zapłacone.

 

Pozostałe dochody.

3.1. Dochody z tytułu zajęcia pasa drogowego - 2005 rok

 

Rok

Ilość wydanych decyzji

Wysokość wymierzonych opłat

Wysokość uzyskanych dochodów

2004

25

15.824,18

15.045,48

2005

36

41.027,37

41.010,39

 

Rada Miasta    podjęła w dniu 28 kwietnia 2004 roku uchwałę nr XX/46/04 w sprawie wysokości stawek opłaty za zajęcie 1 m2 pasa drogowego na terenie Miasta Brzeziny. W uchwale ustalono poniższe stawki:

1. Za zajęcie 1 m2 pasa drogowego – jezdni za każdy dzień, na jeden z celów określonych w art.40 ust.2 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2000r. Dz. U. nr 71, poz. 838 z późn. zm.) ustalono opłatę:

-          przy zajęciu jezdni do 20 % szerokości opłata w wysokości 1 zł,

-          przy zajęciu jezdni od 20 % do 50 % szerokości opłata 2 zł,

-          przy zajęciu jezdni powyżej 50 % do całkowitego zajęcia jezdni 3 zł,

-          za zajęcie 1 m2 poboczy, chodników, placów i ciągów pieszych 0,60 zł za każdy dzień,

-          za zajęcie pozostałych elementów pasa drogowego opłatę w wysokości 0,50 zł.

2. Za zajęcie 1 m2 powierzchni przez rzut poziomy urządzeń wbudowanych w pasie drogowym, nie związanych z potrzebami zarządzania drogami lub potrzebami ruchu drogowego ustalono opłatę 5 zł, na obiektach mostowych 50 zł.

3. Za każdy dzień zajęcia 1 m2 pasa drogowego w celu, o którym mowa w art.40 ust.2 pkt3 ustawy o drogach publicznych:

-          zajęty przez obiekty usługowe lub handlowe w wysokości 0,40 zł,

-          zajęty przez inne obiekty 0,20 zł,

-          zajęty przez reklamy 1,30 zł.

Kontroli poddano losowo wybrane decyzje w sprawie zezwolenia na zajęcie pasa drogowego i ustalenia wysokości opłaty:

IMG. 5548-2-1/05 z dnia 4 lutego 2005 roku w sprawie zezwolenia na zajęcie pasa drogowego, wydana na wniosek przedsiębiorcy realizującego budowę kanalizacji sanitarnej w ul. Orzeszkowej i Konopnickiej na rzecz kontrolowanej jednostki. Opłatę ustalono w wysokości 380 zł,

IMG. 5548-2-6/05 z dnia 8 czerwca 2005 roku w sprawie zezwolenia na zajęcie pasa drogi, wydana na wniosek przedsiębiorcy realizującego przebudową sieci wodociągowej na rzecz …………………………….., opłatę ustalono w wysokości 3.753,60 zł. Przedmiotowy wniosek był wypełniony nieczytelnie z licznymi skreśleniami i korektorowaniami, ponadto na jego odwrocie wniosku wpisano terminy zajęcia pasa jezdni i chodnika inne niż na pierwszej stronie, na której wnioskodawca wpisał zajęcie pasa drogi od 9.06 do 30.06.2005r. i chodnika od 9.06. do 30.06.2005r., natomiast na odwrocie zajęcie jezdni i chodnika w ul. Mickiewicza w terminie od 9.06 do 22.06.2005r. i zajęcie jezdni i chodnika w ul. Staszica od 23.06.do 30.06.2005r. Wysokość opłaty ustalono w oparciu o dane zamieszczone na odwrocie wniosku. Wyjaśnienie w powyższej sprawie złożyła inspektor p. ………………………….

Kserokopia wniosku, wyliczenia opłaty, wydanej decyzji 5548-2-6/05 stanowi załącznik nr 65, protokoły odbioru zajmowanych pasów drogi załącznik nr 66 i wyjaśnienie inspektora p……………………………… załącznik nr 67 do protokołu. Wynika z niego, że wniosek został złożony w urzędzie w dniu 1.06.2005r., w dniu 7.06.2005r. wnioskodawca zgłosił się do tutejszego „Urzędu i stwierdził, że chce dokonać zmian w złożonym przez siebie wniosku. Co też uczynił na odwrotnej stronie tego wniosku, dopisując jednocześnie, tuż obok tabeli na stronie pierwszej wyraz Verte”. Z takich względów opłata została ustalona w oparciu o dane zapisane na odwrocie wniosku, natomiast jak pisze p. Wosińska w złożonym wyjaśnieniu, przez nieuwagę nie dokonano korekty zapisów na pierwszej stronie wniosku. Potwierdzenie powyższych wyjaśnień stanowią sporządzone protokoły odbioru zajmowanego pasa drogi,

IMG. 5548-2-7/05 z dnia 8 czerwca 2005 roku w sprawie ustalenia rocznej opłaty za umieszczenie w pasie drogowym sieci wodociągowej, wydana na rzecz ………………………………, opłatę naliczono w wysokości 102,80 zł,

IMG. 5548-2-11/05 z dnia 23 czerwca 2005 roku wydana na wniosek przedsiębiorcy realizującego przebudowę sieci wodociągowej (zajęcie pasa drogi na podstawie zezwolenia nr 5549-2-6/05), w trakcie realizacji wystąpiła kolizja z siecią telefoniczną i konieczne było zajęcie pasa drogi na cały dzień, w powyższej sytuacji przedsiębiorca wystąpił z wnioskiem o naliczenia opłaty za zajęcie 100 % pasa drogowego. Opłatę ustalono w wysokości 1.567,50 zł,

IMG.5548-2-16/05 z dnia 22 lipca 2005 roku w sprawie zezwolenia na zajęcie pasa trawnika w pasie drogowym, wydana na wniosek Przedsiębiorcy działającego z upoważnienia p. ………………………………  opłatę ustalono w wysokości 42,50 zł,

IMG. 5548-2-17/05 z dnia 22 lipca 2005 roku w sprawie naliczenia rocznej opłaty za umieszczenie w pasie drogowym urządzeń nie związanych z potrzebami zarządcy drogi (kabel sn), wydana na wniosek ……………………………………., opłatę ustalono w wysokości 64,00 zł,

IMG. 5548-2-20/05 z dnia 20 lipca 2005 roku w sprawie zezwolenia na zajęcie pobocza oraz naliczenia rocznej opłaty za umieszczenie w pasie drogowym urządzenia nie związanego z potrzebami zarządzania drogami, decyzja wydana w stosunku do inwestora, opłatę ustalono w wysokości 6,80 zł,

IMG. 5548-2-26/05 z dnia 11 lipca 2005 roku w sprawie zezwolenia na zajęcie pasa jezdni, wydana na wniosek przedsiębiorcy realizującego przebudową sieci wodociągowej na rzecz Zakładu Usług Komunalnych, opłatę ustalono w wysokości 10,00 zł,

IMG. 5548-2-31/05 z dnia 7 września 2005 roku w sprawie zezwolenia na zajęcie chodnika w pasie drogowym oraz naliczenia rocznej opłaty za umieszczenie w pasie drogowym urządzenia nie związanego z potrzebami zarządzania drogami i potrzebami ruchu drogowego, opłatę ustalono w wysokości 11,00 zł. Decyzję wydano dla p…………………………, odbiór jej podpisała p. ………………….., kontrolując powyższe wnioski stwierdzono, że nie podpisała ich osoba do której była ona skierowana, podpis osoby składającej nieczytelny.

IMG. 5548-2-36/05 z dnia 21 października 2005 roku w sprawie zezwolenia na zajęcie chodnika znajdującego się w pasie drogi oraz naliczenia rocznej opłaty za umieszczenie w pasie drogowym urządzenia nie związanego z potrzebami zarządzania drogami i potrzebami ruchu drogowego, opłatę ustalono w wysokości 6,48 zł. Decyzję wydano dla p. ……………………………, kontrolując powyższy wniosek stwierdzono, że złożył je i podpisał przedstawiciel …………………, ustalono również, że projekt czasowej organizacji ruchu sporządziła dla p. …………… firma ………... Wnioski o zajęcie pasa drogi powinny być podpisane przez osoby na rzecz, których są wydawane decyzje. Inspektora urzędu zajmującego się powyższym zagadnieniem poinformowano o stwierdzonych nieprawidłowościach.

Na podstawie kontroli wyżej wymienionych decyzji ustalono, że:

do wniosku załączono: projekty czasowej zmiany organizacji ruchu, kserokopię decyzji pozwolenie na budowę, harmonogram wykonywania robót,

przy udziale przedstawicieli Urzędu Miasta oraz wykonawcy sporządzano protokoły przekazania pasa drogi w celu wykonania robót budowlanych, po ich zakończeniu protokoły odbioru zajmowanego pasa drogi,

w prawidłowej wysokości ustalano opłaty za zajęcie pasa drogi oraz za umieszczenie w tym pasie urządzeń nie związanych z potrzebami zarządzania drogami i potrzebami ruchu drogowego,

stwierdzone nieprawidłowości w zakresie składanych wniosków zostały na bieżąco omówione z pracownikiem urzędu.

3.2. Inne dochody

W okresie objętym kontrolą jednostka nie osiągnęła dochodów z tytułu renty planistycznej, z uwagi na fakt braku obowiązującego w tym okresie miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego. Plan taki został zatwierdzony uchwałą Rady Miasta i wszedł w życie według wyjaśnienia Skarbnika Miasta pod koniec 2005 roku.

Dochody z tytuły opłaty adiacenckiej w 2004 roku wyniosły 19.949 zł, w 2005 roku 14.799 zł, zostały wykazane w sprawozdaniu Rb-27S w dziale 700 rozdziale 70095 § 069.

Rada Miasta podjęła w dniu 8 czerwca 1999 roku uchwałę nr VIII/34/99 w sprawie zmiany uchwały nr III/23/98 Rady Miejskiej w Brzezinach z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie ustalenia wysokości stawki procentowej opłaty adiacenckiej. Poprzez podjęcie uchwały VIII/34/99 stawkę procentową opłaty ustalono w wysokości 50 % różnicy między wartością nieruchomości przed wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej a wartością tych nieruchomości po wybudowaniu, z zastrzeżeniem, że wysokość opłaty ustala się w wysokości 25 % różnicy, w odniesieniu do nieruchomości na których zostały wybudowane urządzenia infrastruktury technicznej.

W toku kontroli ustalono, że w 2005 roku Burmistrz Miasta nie wydała żadnej decyzji w sprawie ustalenia opłaty adiacenckiej, w 2004 roku wydała 40 takich decyzji, po ich wydaniu niektórzy z adresatów zwracali się z wnioskami o rozłożenie zapłaty na raty. Decyzje takie były wydawane na podstawie art. 155 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000r. nr 98, poz. 1071 z późn. zm.). Dokonując ich przeglądu stwierdzono, że wysokość opłaty ustalano na podstawie wyceny wartości poszczególnych nieruchomości dokonanej przez rzeczoznawcę majątkowego p. ………………., nr uprawnień 3884. 

Kontrolą prawidłowości ustalania wysokości opłaty objęto losowo wybrane decyzje:

-          RGI. 72248 - 2/04 z dnia 26 lipca 2004 roku, wysokość opłaty adiacenckiej ustalono na podstawie operatu szacunkowego, z którego wynika, że w wyniku wybudowania kanalizacji sanitarnej wartość rynkowa nieruchomości wzrosła o kwotę 5.082,88 zł. Wysokość jednorazowej opłaty 2.541,44 zł, postanowiono zaliczyć na poczet opłaty wartość świadczeń wniesionych w gotówce w kwocie 1.450 zł, do zapłaty pozostała kwota 1.091,44 zł,

-          RGI. 72248 – 5/04 z dnia 12 sierpnia 2004 roku, na podstawie wyceny ustalono wzrost wartości nieruchomości o kwotę 4.480 zł. W dniu 31 maja 2004 roku skierowano do współwłaścicieli nieruchomości położonej przy ul. Słonecznej  zawiadomienie o wszczęciu postępowania w sprawie ustalenia wysokości opłaty adiacenckiej. Na wniosek współwłaścicieli w wydanej decyzji Burmistrz Miasta postanowiła rozłożyć zapłatę na 5 rat, z tym, że II, III, IV i V rata podlegały oprocentowaniu przy zastosowaniu stopy procentowej równej stopie redyskonta weksli stosowanej przez NBP, ponadto raty te wraz z oprocentowaniem podlegały zabezpieczeniu wekslem in blanco współwłaścicieli z poręczeniem wekslowym,

-          RGI. 72248 – 20/04 z dnia 8 sierpnia 2004 roku skierowana do Państwa ………………………. w sprawie ustalenia jednorazowej opłaty adiacenckiej w wysokości 1.280 zł, na poczet opłaty postanowiono zaliczyć wartość świadczeń wniesionych na rzecz budowy urządzeń kanalizacyjnych w kwocie 2.450 zł. Pan ………………… w dniu 17 sierpnia 2004 roku skierował do p. Burmistrz pismo, w którym zwracał się z prośbą o zwrot nadpłaconych świadczeń na rzecz budowy urządzeń kanalizacyjnych, był on członkiem Społecznego Komitetu Budowy Kanalizacji Sanitarnej, którego członkowie uczestniczyli w kosztach budowy kanalizacji na podstawie porozumienia z dniu 22 marca 2001 roku zawartego z Zarządem Miasta. Początkowo opłatę ustalono w wysokości 2.000 zł, potem zwiększono ją do kwoty 2.450 zł. Na wniosek p. …………. Burmistrz Miasta odpowiedziała pismem z dnia 14 września 2004r., w którym wskazała m.in. na brak podstawy prawnej do zwrotu części świadczenia pieniężnego wniesionego przez członka komitetu, stanowiącego różnicę pomiędzy wysokością ustalonej opłaty adiacenckiej a wniesionym świadczeniem w wysokości zgodnej z podpisanym porozumieniem. Pan ……… nie był usatysfakcjonowany odpowiedzią p. Burmistrz, skierował do tutejszego urzędu następne dwa pisma (20.09 i 30.09.2004r.) w tej samej sprawie. W dniu 5 października 2004 roku p. Burmistrz skierowała do p. …………. pismo, w którym poinformowała go o fakcie wystąpienia w przedmiotowej sprawie do Ministerstwa Infrastruktury Departamentu Mieszkalnictwa o interpretację przepisów prawa w tym zakresie. W lutym 2005 roku (dzień wypływu pisma nieczytelny) wpłynęła do Urzędu Miasta interpretacja z Ministerstwa Infrastruktury. Wskazano w niej m.in., że świadczenia wnoszone przez właścicieli nieruchomości będących członkami społecznych komitetów w opłacie adiacenckiej mają charakter kompensacyjny, nie mają charakteru odrębnego świadczenia. W przypadku, gdy wysokość tych świadczeń jest wyższa niż ustalona opłata adiacencka, „… to decyzji ustalającej taką opłatę nie należy wydawać. Jeżeli natomiast w opisanej sytuacji, decyzję wydano, to po zaliczeniu świadczeń wniesionych przez właściciela (użytkownika wieczystego), pozostała wartość wniesionych świadczeń nie będzie podlegała zwrotowi”. Odpowiedź z ministerstwa przesłano do p. ……………, z informacji uzyskanych od inspektora urzędu p……………….. wynika, że nie podejmował on dalszych działań w przedmiotowym zakresie,

-          RGI. 72248 – 30/04 z dnia 30 lipca 2004 roku, w dniu 31 maja 2004 roku skierowano do współwłaścicieli nieruchomości położonej przy ul. Kołłątaja 7 zawiadomienie o wszczęciu postępowania w sprawie ustalenia wysokości opłaty adiacenckiej. W wydanej decyzji wysokość opłaty adiacenckiej ustalono w wysokości 1.217,85 zł, zaliczając na jej poczet wartość świadczeń wniesionych przez właściciela nieruchomości w gotówce w wysokości 1.950 zł,

 

-          RGI. 72248 – 40/04 z dnia 8 sierpnia 2004 roku, w dniu 31 maja 2004 roku skierowano do współwłaścicieli nieruchomości położonej przy ul. Stryjowskiego  zawiadomienie o wszczęciu postępowania w sprawie ustalenia wysokości opłaty adiacenckiej. W wydanej decyzji opłatę ustalono w wysokości 1.279,63 zł. Właściciel nieruchomości złożył w dniu 31 sierpnia 2004 roku podanie o rozłożenie na 10 rat zapłaty ustalonej opłaty, w piśmie z dnia 24 września 2004 roku został poinformowany m.in., że w przypadku rozłożenia zapłaty na raty, kwota pozostałych do spłaty rat podlega oprocentowaniu przy zastosowaniu stopy procentowej równej stopie redyskonta stosowanej przez NBP ponadto podlega zabezpieczeniu w postaci weksla własnego in blanco. W dniu 8 października 2004 roku właściciel nieruchomości złożył w Urzędzie Miasta wniosek o rozłożenia zapłaty na 4 raty. W wydanej decyzji Burmistrz Miasta postanowiła zgodnie z wnioskiem rozłożyć spłatę opłaty na 4 raty, z tym, że kwota nie spłacona podlegała oprocentowaniu oraz była zabezpieczona w postaci weksla in blanco poręczonego przez poręczyciela.

 

 

VIII. WYKONYWANIE BUDŻETU. REALIZACJA WYDATKÓW BUDŻETOWYCH

Wydatki związane z realizacją gminnego programu profilaktyki
i rozwiązywania problemów alkoholowych - 2005 rok

1.1. Informacje ogólne

Wysokość środków finansowych na realizację zadań wynikających z Miejskiego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na 2005 rok w kwocie 142.505zł, określiła Rada Miasta Brzeziny w uchwale budżetowej na 2005 rok nr XXIX/1/05 z dnia 27 stycznia 2005 roku. Wykonanie wydatków w 2005 roku wynosiło  143.970,67zł. Do wydatków poniesionych na realizację MPPiRPA przyjęto klasyfikację budżetową w rozdziałach 851 § 85154 w kwocie 64.265,67zł, oraz w dziale 852 w § 85295 w kwocie 79.705,00zł (w powyższym dziale i rozdziale ujęto wydatki poniesione na funkcjonowanie świetlicy środowiskowej „Świetlik”, prowadzonej przez pracowników MOPS oraz  na dożywanie dzieci z rodzin dotkniętych problemem alkoholowym). Wyjaśnienie w sprawie przyjętej klasyfikacji budżetowej złożyła Skarbnik Gminy, które stanowi załącznik nr 68 do niniejszego protokołu. Zgodnie z treścią wyjaśnienia w strukturach MOPS funkcjonuje świetlica środowiskowa „Świetlik”, prowadząca działania w zakresie profilaktyki przeciwalkoholowej oraz zajmuje się problemem dożywiana dzieci z rodzin z problemem alkoholowym, w związku z powyższym do tej części środków wydatkowanych przez MOPS przyjęto klasyfikację jako wydatki z pomocy społecznej.     

W 2005 roku, inicjacją działań wynikających z MPPiRPA, zajmowała się 3 osobowa Miejska Komisja Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, powołana uchwałą nr 34 Zarządu Miasta Brzeziny z dnia 14 września 2001 roku. Skład i liczebność komisji ulegała zmianie: w dniu 8 marca 2002 roku uchwałą Zarządu Miasta do komisji powołano czwartego członka p. …………, w dniu 14 lutego 2005 roku Burmistrz Miasta zarządzeniem nr 10/2005 odwołał ze składu komisji p. ………, a powołał p. ……………………………..

Zgodnie z przepisem art.41 ust. 5 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 roku Dz. U. nr 147, poz. 1231 z późn. zm.), Rada Miasta Brzeziny w uchwale nr XXIX/2/05 z dnia 27 stycznia 2005 roku, wprowadzającej Miejski Program Profilaktyki i Przeciwdziałania Alkoholizmowi), określiła zasady wynagradzania członków Miejskiej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych. W  2005 roku członkowie komisji za udział w jej pracach, otrzymywali wynagrodzenie miesięczne w wysokości:

dla przewodniczącego komisji – 20% minimalnego wynagrodzenia za pracę (849zł x 20%= 169,80zł),

dla pozostałych członków komisji – 15% minimalnego wynagrodzenia za pracę,( 127,35zł),

płatne na podstawie list obecności, protokołów posiedzeń Komisji oraz protokołów kontroli punktów sprzedaży napojów alkoholowych.

Miejski Program Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, zatwierdzony był w drodze uchwały (wymieniona wyżej) przez Radę Miasta. Zawierał w swojej treści opis zadań merytorycznych zaplanowanych do realizacji w danym roku, zawierał wykaz podmiotów uczestniczących w realizacji zadań, planowany koszt związany z realizacją poszczególnych celów, wskazywał realizatorów danego zadania oraz sposób kontroli realizacji Miejskiego Programu Profilaktyki i Przeciwdziałania Alkoholizmowi.

Spośród najważniejszych kwotowo zadań zawartych w programie wymienić należy:

działalność świetlicy środowiskowej „Świetlik”- 43.105zł,

dożywianie dzieci z rodzin z problemem alkoholowym – 25.000zł,

dofinansowanie prowadzonych przez Stowarzyszenie Abstynenckiego Klubu Wzajemnej Pomocy „Viola”- grupy terapeutycznej dla osób uzależnionych, prowadzenie grupy wsparcia dla kobiet (żon alkoholików oraz ofiar przemocy domowej), działalność punktu informacyjnego dla osób uzależnionych i członków ich rodzin) – 9.000zł,

wynagrodzenia osobowe i pochodne – 14.000zł,

wynagrodzenia członków MKRPA. 

 

1.2. Wydatki związane z realizacją miejskiego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych - 2005
W toku kontroli stwierdzono, że ze środków przeznaczonych na działania związane z profilaktyką i przeciwdziałaniem alkoholizmowi w 2005r. wydatkowano kwotę  w wysokości 143.970,67zł na zadania jak niżej:

dotacja dla Stowarzyszenia Abstynenckiego Klubu Wzajemnej Pomocy „Viola”- 9.000zł,

wynagrodzenia osobowe oraz pochodne od wynagrodzeń dla gospodarza Klubu Abstynenckiego „Viola” – 13.698,96zł,

wynagrodzenia bezosobowe (biegłych) – 5.976zł,

wynagrodzenia członków MKRPA – 5.662,50zł,

wynagrodzenie dla prowadzących zajęcia terapeutyczne – 2.000zł,

zajęcia w szkołach podstawowych i gimnazjum – 900zł,

kolonie terapeutyczno-wypczynkowe dla dzieci z rodzin z problemem alkoholowym -  6.400zł,

czynsz za lokal wynajmowany przez Miasto wykorzystywany przez Klub Abstynencki  „Viola” – 12.925,68zł,

wyjazdy rehabilitacyjno-terapeutyczne – 6.604zł,

dożywianie dzieci z rodzin z problemem alkoholowym – 30.600zł,

wynagrodzenie i pochodne pracowników świetlicy środowiskowej „Świetlik”- 32.819zł,

organizacja akcji „Lato w mieście” – 4.986zł,

czynsz za lokal świetlicy środowiskowej „Świetlik” – 8.400zł,

materiały i wyposażenie świetlicy środowiskowej – 2.900zł,

Zestawienie wydatków finansowych na realizację Miejskiego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w 2005 roku przedstawia załącznik nr 69 do niniejszego protokołu.  

Szczegółową kontrolą objęto realizację zadań związanych z funkcjonowaniem świetlicy środowiskowej „Świetlik”( w tym dożywianie dzieci z rodzin z problemem alkoholowym), zakup koloni terapeutyczno-wypoczynkowych dla dzieci, koszty wyjazdów rehabilitacyjno-terapeutycznych, wydatki na zadania realizowane przez Abstynencki Klub Wzajemnej Pomocy „Viola”, któremu  jednostka udzieliła dotacji w wysokości 9.000zł, oraz wynagrodzeń członków komisji,

Zadania realizowane przez Klub Abstynencki „Viola” oraz prawidłowość postępowania przy udzieleniu dotacji

Kontrolowana jednostka zleciła realizację części zadań związanych z profilaktyką i przeciwdziałaniem alkoholizmowi Stowarzyszeniu - Abstynencki Klub Wzajemnej Pomocy „Viola”, udzielając na ich realizację dotacji w wysokości 9.000zł. Wysokość dotacji określiła Rada Miasta w Brzezinach w  uchwale budżetowej na 2005 rok nr XXIX/1/05 z dnia 27 stycznia 2005 roku (załącznik nr 12 do cytowanej uchwały).

Otwarty konkurs ofert na realizację zadań publicznych przez podmioty pozarządowe, ogłosiła Burmistrz Miasta w dniu 1.12.2004 roku, w którym zawarto min. możliwość wsparcia realizacji zadań z zakresu ochrony i profilaktyki zdrowotnej w zakresie przeciwdziałania alkoholizmowi i profilaktyki przeciwalkoholowej. Ogłoszenie opublikowano w Brzezińskim Informatorze Samorządowym nr 48 z dnia 1.12.2004 roku, zawierało ono informacje o rodzaju zadania, o wysokości środków publicznych przeznaczonych na realizację tego zadania, terminie składania ofert (3 styczeń 2005 rok) terminach i warunkach realizacji zadania, terminie rozpatrzenia ofert (14 stycznia 2005 roku), kryteriach stosowanych przy dokonywaniu wyboru ofert, trybie przyznania dotacji. Kserokopia ogłoszenia stanowi załącznik nr 70 do niniejszego protokołu.

W określonym terminie tylko Stowarzyszenie Abstynenckiego Klubu Wzajemnej Pomocy ”Viola”  przedłożyło wniosek o realizacją zadania w przedmiotowym zakresie i udzielenie dotacji w wysokości 22.200zł. Ofertę Klubu wstępnie ocenił merytoryczny pracownik inspektor …………………., który sygnalizował braki w przedmiotowej ofercie (brak odpisu rejestru, brak statutu, brak zaświadczeń ZUS, brak sprawozdania merytorycznego i finansowego, za ubiegły rok), oraz wg oceny ww. pracownika, podmiot nie spełniał kryteriów określonych w ogłoszeniu z uwagi na brak określenia udziału środków własnych przy realizacji zadania i wskazanie jako 100% źródła finansowania zadania przez Miasto. Kserokopia oferty Klubu oraz oceny dokonanej przez ww. pracownika stanowi załącznik nr 71 do protokołu kontroli. Następnie oceny wniosku złożonego przez Stowarzyszenie dokonała powołana przez Burmistrza Miasta zarządzeniem nr 14/2005 Komisja Doradcza, która ustaliła zobowiązanie podmiotu do uzupełnienia braków formalnych oferty w terminie do 31 marca 2005 roku. Kserokopia oceny wniosków przez komisję stanowi załącznik nr 72 do niniejszego protokołu. Jak wynika z przedłożonych dokumentów, podmiot uzupełnił braki formalne: przedłożył zaświadczenie ZUS, statut, odpis z rejestru, natomiast nie przedłożył sprawozdania finansowego i merytorycznego za ostatni rok, o którym mowa w ogłoszeniu. Załączono jedynie do oferty (załącznik nr 1) zestawienie realizowanych wspólnie z administracją publiczną zadań przez podmiot. Zgodnie z ustaleniami zawartymi w ogłoszeniu z dnia 1 grudnia 2004 roku, „oferty niekompletne nie powinny zostać rozpatrzone”. Ponadto Stowarzyszenie Abstynenckiego Klubu Wzajemnej Pomocy „Viola”, w ofercie jako źródło finansowania zadania podaje w 100% środki dotacji z Urzędu Miasta. Zgodnie z art. 5 ust. 4 pkt.2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o pożytku publicznym i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873), jedną z form zlecania do realizacji zadań publicznych podmiotom pozarządowym, którą to formę wybrała kontrolowana jednostka, jest wspieranie zadań wraz z udzieleniem dotacji na dofinansowanie ich realizacji. Mowa tu o dofinansowaniu realizacji zadania, a nie o sfinansowaniu całości kosztów, o jakie ubiegał się Klub Abstynencki „Viola”. Jednostka może powierzyć podmiotowi zadanie do realizacji i wówczas sfinansować koszty jego realizacji w 100%.

W punkcie 3 oferty, który odnosi się do posiadanych zasobów rzeczowych (lokal, sprzęt), którymi dysponuje podmiot, a które zapewniają wykonanie zadania, Klub zaznacza, że posiada lokal przy ul. Św. Anny w Brzezinach. Analiza dokumentów źródłowych wykazała, że lokal wykazywany przez podmiot jako posiadane zasoby rzeczowe (lokalowe, sprzętowe), jest wynajmowany przez Urząd Miasta od Towarzystwa Budownictwa Społecznego w Brzezinach, za który to wynajem Miasto płaciło w 2005 roku czynsz w wysokości miesięcznej 882,90zł plus VAT. Zgodnie z § 4 zawartej umowy najmu, Miasto zobowiązane było pokrywać koszty zużycia energii elektrycznej, energii cieplnej i usług telefonicznych oraz koszty remontów. Jak wynika z ustnych wyjaśnień Skarbnika Gminy, Miasto nie pokrywało dodatkowych kosztów wynikających z cytowanego § 4 umowy, należność za powyższe media wliczona była w kwotę czynszu. Kserokopia umowy najmu stanowi załącznik nr 73 do niniejszego protokołu kontroli. Koszty wynajmu lokalu w 2005 roku wyniosły 12.925,68zł. Z dniem 1 stycznia 2006 roku Miasto spisało aneks do umowy najmu, którym zwiększono powierzchnię najmu z 88,29m2 do 102,85m2 (dotychczas wynajmowano jedno pomieszczenie, natomiast z dniem 1.101.2006 wynajmowane będą dwa pomieszczenia), w związku z czym zwiększono kwotę czynszu z 882,90zł plus VAT do 1.028,50zł plus VAT. Ponadto jak ustalono w dalszej części protokołu, dotyczącej zagadnień z zakresu wynagrodzeń osobowych, Miasto ze środków uzyskiwanych z dochodów za wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, pokrywa wynagrodzenie p. ,,,,,,,,,,,,,,, pełniącej obowiązki gospodarza Klubu Abstynenckiego „Viola”. Koszty wynagrodzenia wraz z pochodnymi dla ww. w 2005 roku wyniosły 13.698,96zł.

Oferta podmiotu ubiegającego się o realizację zadania publicznego, powinna zawierać również informacje o posiadanych zasobach kadrowych w tym o kwalifikacjach osób zatrudnionych przy realizacji zadania. Oferta Stowarzyszenia w punkcie dotyczącym przedmiotowych informacji określała tylko, iż „działalność prowadzona jest przez członków Klubu wzajemnie się wspierających”. Brak zatem informacji o kwalifikacjach i konkretnych zasobach kadrowych, które miałyby gwarantować wykonanie zadania.

O wyjaśnienie stwierdzonych wyżej nieprawidłowości, kontrolujący poprosili p. Burmistrz Miasta, które stanowi załącznik nr 74 do niniejszego protokołu.  Zgodnie z treścią wyjaśnienia p. Burmistrz, stwierdzone nieprawidłowości w ofercie złożonej przez  stowarzyszenie wynikały m.in. z braku odpowiedniego przygotowania i umiejętności osób prowadzących stowarzyszenie bo jak zaznaczono „prowadzone ono jest przez osoby przypadkowe”. Wg kontrolujących ofertę przyjmują pracownicy Urzędu Miasta, których już nie można określić w wymieniony wyżej sposób i dlatego odnotowane błędy formalne ofert, czy brak żądanych informacji powinno być egzekwowane. Realizacja idei związanych z profilaktyką i przeciwdziałaniem alkoholizmowi z udziałem publicznych środków, nie może odbywać się wbrew obowiązującym przepisom prawa. Jeżeli w ofercie żąda się wykazania zasobów kadrowych i lokalowych, które gwarantują realizację zadania, to takich informacji powinno się wymagać od wnioskującego o dotację, a informacje te powinny być prawdziwe i zgodne ze stanem faktycznym. Lokal wynajmowany i opłacany przez Miasto, nie jest bazą lokalową, którą może wykazywać podmiot jako „coś swojego”. Wg p. Burmistrz wykazanie dotacji przez podmiot jako jedyne źródło finansowania realizacji zadań, uznane zostało przez pracownika merytorycznego za „błąd techniczny” w sporządzaniu wniosku. Dokument z wstępnej oceny wniosku przez pracownika merytorycznego (p. ……….), nie wskazuje na przyjęcie takiej tezy. Pracownik stwierdza, że „podmiot nie spełnia kryteriów określonych w ogłoszeniu z uwagi na brak określenia udziału środków własnych przy realizacji zadania i wskazanie jako 100% źródła finansowania zadania przez Miasto”.   

Zgodnie z art. 15 ust.3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o pożytku publicznym i o wolontariacie, organ administracji publicznej zobowiązany jest w uzasadnieniu wyboru oferty, ustosunkować się do spełniania przez oferenta wymogów określonych w ustawie oraz ogłoszeniu. Uzasadnienia wyboru oferty opisywanego podmiotu  dokonała Burmistrz Miasta w informacji przekazanej do Stowarzyszenia o wyborze oferty, w którym zapisano, iż „oferta zawiera zadanie zgodne z założeniami przewidzianymi do realizacji w ramach dotacji na cele publiczne” i jednocześnie p. Burmistrz wskazała na braki formalne oferty zobowiązując podmiot do ich uzupełnienia. Na etapie wyboru oraz uzasadnienia wyboru, oferta powinna być już kompletna, by móc się ustosunkować do spełnienia przez oferenta wymogów ustawy i ogłoszenia.      

Ogłoszenie o zaopiniowaniu wniosków i wyborze oferty złożonej przez Stowarzyszenie Abstynenckiego Klubu Wzajemnej Pomocy „Viola”, na realizację zadań z zakresu profilaktyki i przeciwdziałania alkoholizmowi, oraz wysokości udzielonej dotacji, podpisane przez Burmistrza Miasta, opublikowano w numerze 9 Brzezińskiego Informatora Samorządowego z dnia 2 marca 2005 roku, z którego wynikało, że Stowarzyszenie Abstynenckiego Klubu Wzajemnej Pomocy „Viola” otrzymało dofinansowanie w wysokości 9.000zł. Ponieważ wniosek Stowarzyszenia przedstawiał ofertę na realizację zadań skalkulowanych na 22.200zł, to po decyzji o przyznaniu 9.000zł, zobowiązane ono było do przedłożenia kalkulacji uwzględniającej przyznaną kwotę dofinansowania, czego nie uczyniono. O uaktualnioną kalkulację nie ubiegał się również dotujący czyli Miasto.

W dniu 28 kwietnia 2005 roku, pomiędzy Miastem Brzeziny reprezentowanym przez Burmistrza Miasta Ewę Mądrą, a Stowarzyszeniem Abstynencki Klub Wzajemnej Pomocy „Viola” w Brzezinach, reprezentowanym przez Prezesa Stowarzyszenia p. …………………. oraz Skarbnika ………………, spisano umowę, w której Miasto zleciło realizację zadania publicznego w zakresie przeciwdziałania i profilaktyki przeciwalkoholowej zgodnie ze szczegółowością opisaną w załączniku nr 1 do umowy, oraz zobowiązało się przekazać na realizacje powyższych zadań dotację w wysokości 9.000zł. Przekazanie środków ustalono w dwóch transzach: I - do 20 maja w wysokości 5.000zł i druga po rozliczeniu wydatkowania pierwszej transzy w terminie do 19 sierpnia 2005 roku, w wysokości 4.000zł. Termin wykonania zadania ustalono od 28 kwietnia 2005 roku do 31 grudnia 2005 roku. Szczegółowe rozliczenie całości zrealizowanego zadania ustalono w terminie 14 dni od daty zakończenia realizacji zadania, wg wzoru stanowiącego załącznik do niniejszej umowy. Kserokopia umowy wraz z załącznikami stanowi załącznik nr 75 do niniejszego protokołu.

Umowa określała zasady rozliczania dotacji, przewidywała możliwość dokonania kontroli w trakcie realizacji zadania przez upoważnionych pracowników Urzędu Miasta, oraz nakładała na podmiot dotowany obowiązek prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej otrzymanych środków.

Analiza przestrzegania postanowień umowy wykazała, że środki dotacji zostały przekazane w dwóch transzach; przelew z dnia 19.05.2005 roku w wysokości 5.000zł, oraz przelew z dnia 1 września 2005 roku w kwocie 4.000zł. Rozliczenia wydatkowanych środków dokonywał inspektor ds. oświaty, kultury i sportu Urzędu Miasta p. ………………., sprawdzając przedkładane sprawozdania oraz oryginały rachunków i faktur. Na faktury i rachunki stanowiące podstawę wydatku, nanoszono adnotację, że „środki wydatkowano z dotacji Urzędu Miasta” i zwracano je realizującemu zadanie. Rozliczenia wydatkowanych środków I transzy w kwocie 4.900,29zł dokonano 12 sierpnia 2005 roku. Stowarzyszenie przedłożyło sprawozdanie, w którym opisano realizowane zadanie „Pomoc terapeutyczna w formie terapii grupowej dla uzależnionych i współuzależnionych” (punkt 2 sprawozdania), poprzez zorganizowanie turnieju tenisa stołowego, wycieczki rodzinnej autokarowej, zakup środków czystości. Wg sprawozdania złożonego przez Stowarzyszenie na dzień 16 stycznia 2006 roku, przedstawiającego rozliczenie kwoty dotacji, całkowity koszt zrealizowanego zadania przez Stowarzyszenie wynosił 9.839,96zł w tym 9.000zł to środki dotacji. Kserokopia sprawozdań stanowi załącznik nr 76 do niniejszego protokołu kontroli. Kontrolujący poprosili o udostępnienie faktur i rachunków dokumentujących wydatkowane środki dotacji. Analiza powyższych wykazała, że z wyszczególnionego w załączniku nr 1 do umowy zakresu rzeczowego zadania, zgodnie z którym podmiot zobowiązał się wydatkować środki dotacji na zorganizowanie i przeprowadzenie:

zawodów w tenisie stołowym,

balu trzeźwościowego,

wycieczki rodzinnej,

choinki dla dzieci,

zjazdu abstynenckiego,

obozu terapeutycznego,

biegów trzeźwościowych,

wyjazdów na zawody sportowe,

zakupów dotyczących wyposażenia Klubu,

zakupów dotyczących dofinansowania utrzymania Klubu,

podmiot dotowany, wykonał tylko nieliczne w wymienionych zadań. Brak dokumentów wskazujących na zorganizowanie choinki dla dzieci, obozu terapeutycznego, biegów trzeźwościowych, wyjazdów na zawody sportowe. Przedłożone rachunki wykazują, że z otrzymanych środków dotacji w wysokości 9.000zł, wydatkowano kwotę 2.430,90zł na obchody 12 rocznicy istnienia Klubu (wynajem sali bankietowej aż na okres 6 dni, oprawę muzyczną zabawy z okazji 12 rocznicy, zakup naklejek, koszty konsumpcji „zakup flaków i bigosu”), zgodnie z rachunkiem nr 117/05/FV z dnia 5 sierpnia 2005 roku, za kwotę 829,69zł dokonano zakupu środków czystości w tym 15 kg proszku do prania. Po ustaleniach dokonanych przez pracowników Urzędu p. Skarbnik oraz inspektora odpowiedzialnego za rozliczenie dotacji, powodem zakupu tak dużej ilości środków czystości była częstotliwość ich zakupu- dokonywano ich raz do roku. Udzielona dotacja zgodnie z ofertą i umową, nie powinna być przeznaczona na tworzenie zapasów ze środków czystości na lata następne. Środki dotacji powinny być wykorzystane na realizację konkretnego zadania. Kserokopia wymienionych rachunków stanowi załącznik nr 77 do niniejszego protokołu.

Kwotę 873,12zł podmiot dotowany wykorzystał na zorganizowanie uczestnictwa w zjeździe abstyneckim w Licheniu, w którym uczestniczyło 49 osób z Klubu „Viola” . Rachunek nr 01/08/2005 z dnia 2.08.2005 roku, dokumentujący powyższy wydatek nie określa terminu imprezy, ilości osób uczestniczących w imprezie. Na prośbę kontrolujących przedłożono listę uczestników, którą podpisał tylko sporządzający Prezes Klubu p. …………………. Swojej obecności nie potwierdziła podpisem żadna z osób wykazanych na liście. Rachunek wraz z lista obecności stanowi załącznik nr 78 do protokołu.

Rachunek nr 53/2005 z dnia 11.07.2005 roku na kwotę 2.786,28zł, przedstawiony do rozliczenia dotacji, zawiera w swojej treści tylko zapis „przewóz osób w dniach od 9-11 lipca 2005”. W drugostronnym opisie wydatku ujęto, iż był to „wyjazd rodzinny celem integracji i terapii rodzin z problemem alkoholowym”. Wydatkowanie publicznych środków powinno nieść za sobą udokumentowanie nie budzące wątpliwości co do prawidłowości i legalności ich dokonywania. Z ustaleń poczynionych przez p. ………………., odpowiedzialnego za rozliczanie środków dotacji wynika, że były to koszty wynajmu autokaru na wyjazd rodzin – członków Klubu do Kotliny Kłodzkiej i przedłożył on listę uczestników wyjazdu, również podpisaną tylko przez sporządzającego ją Prezesa Klubu p. ………….. Lista wraz z rachunkiem stanowią załącznik nr 79 do niniejszego protokołu.

W rozliczeniu wydatkowania środków dotacji z 2005 roku ujęto rachunek nr C/2004/2355 z 2004 roku, czyli sprzed okresu zanim podjęto decyzję o udzieleniu podmiotowi dotacji i podpisaniu z nim umowy. Rachunek na kwotę 34,99zł dotyczył wydatku za zużycie wody w okresie od 11.08.31.12.2004 roku. Kserokopia rachunku stanowi załącznik nr 80 do protokołu,  wyjaśnienie p. …………………… w powyższej sprawie stanowi załącznik nr 83. Z treści wyjaśnienia wynika, że przyjęcie powyższego dokumentu z 2004 roku w rozliczeniu dotacji z roku 2005 roku, jest niedopatrzeniem pracownika rozliczającego dotację, który zasugerował się datą zapłaty rachunku, a nie okresem rozliczeniowym, którego rachunek dotyczy. Pozostałą kwotę dotacji wydatkowano na: zakup wyposażenia do Klubu (krzesła wentylatory) na kwotę 1.330,82zł, zakup materiałów malarskich do remontu pomieszczenia klubu na kwotę 189,98zł, koszty organizacji zawodów w tenisie stołowym na kwotę 411,21zł, koszty zużycia wody na kwotę 19,23zł oraz obsługa konta bankowego na kwotę 99,76zł.

Powyżej opisane wydatki wykazują, że z ujętego w ofercie Klubu, szczegółowego zakresu rzeczowego zadania jakim miało być 1. Terapia dla osób uzależnionych i współuzależnionych, 2. Mitingi AA i Al.-Anon, 3. Organizacja rocznic abstynenckich i imprez okolicznościowych, integracyjnych, rodzinnych, Klub zrealizował tylko zadanie trzecie i to w niepełnym zakresie, co zostało opisane wyżej. Pomimo opisanych nieprawidłowości, Urząd Miasta przyjął sprawozdanie i rozliczył wydatkowane środki jako prawidłowo wykorzystane. Wyjaśnienie w powyższej sprawie złożyła Burmistrz Miasta p. Ewa Mądra, które stanowi załącznik nr 81 do protokołu. Zgodnie z treścią wyjaśnienia, z uwagi na fakt, iż podmiot wnioskując o 22.000zł dofinansowania otrzymał 9.000zł, katalog zadań określonych w umowach spisanych z realizującym je podmiotem pozarządowym był tylko katalogiem zadań możliwych do realizacji,  co  oznaczało cytat z wyjaśnienia, że ” nie musiały być one wszystkie w 100% zrealizowane ze środków dotacji”, to podmiot mógł zadecydować ile i jakie zadania w jakim stopniu będzie realizował”. Niezrozumiałym jest dla kontrolujących powyższe podejście kierownictwa jednostki do zagadnień związanych z wydatkowaniem środków publicznych i nasuwa wątpliwości co znajomości bądź prawidłowości interpretacji obowiązujących przepisów prawa.  Art. 71 ust 1 i 2 ustawy o finansach publicznych wskazuje, że otrzymanie dotacji potwierdza podpisana umowa, która w swej treści powinna zawierać m. in. szczegółowy opis zadania i termin jego realizacji oraz wysokość środków na realizację wymienionych w umowie zadań. Jeżeli podmiot otrzymał 9.000zł dofinansowania to na taką kwotę powinien przedstawić zadania do realizacji. Zacytowany wyżej przepis prawa, oraz przepis normujący zasady współpracy jednostek samorządu terytorialnego z podmiotami pozarządowymi – ustawa o pożytku publicznym i o wolontariacie, nie pozostawiają opisanej wyżej dowolności w wydatkowaniu środków dotacji – (środków publicznych) przez podmiot pozarządowy. Dowolności w wydatkowaniu środków nie określały również podpisane umowy. Wręcz przeciwnie w umowie nr 115/OK/2005  z dnia 28 kwietnia 2005 roku w § 1 ust. 1 i 2  oraz  w § 2 ust.1 umowy nr Ok./37/04 z dnia 1 marca 2004 roku, zapisano, że zakres zadań zleconych do realizacji określa załącznik nr 1 (szczegółowy katalog zadań), a nie wykonanie bądź zmniejszenie zakresu rzeczowego realizowanego zadania zgodnie z § 11 cytowanej umowy z 28 kwietnia 2005 roku, powinno skutkować natychmiastowym rozwiązaniem umowy i zwrotem dotacji wraz z ustawowymi odsetkami. Konsekwencją powyższego podejścia dotującego do zagadnienia, i pozostawienia podmiotowi dowolności jest fakt, iż podmiot z wykazu 10 określonych umową zadań na 2005 rok, wykonał tylko 5 w tym zakupy dotyczące wyposażenia i utrzymania Klubu. Wydatkował w 2004 i 2005 roku środki na opisane wyżej wydatki budzące wątpliwości co do ich prawidłowości a mianowicie: (zakup sprzętu muzycznego, którego nie przewidywała umowa zawarta na 2004 rok, czy zakup środków czystości na powyższej wykazane kwoty). Pani Burmistrz stwierdza, że zakup 15 kg proszku w danym roku nie jest tworzeniem rezerw na okres późniejszy, przy dysponowaniu przez Klub jednym pomieszczeniem o powierzchni 88,3m2. Wyjaśnia to potrzebą utrzymania porządku wynajmowanej raz w roku sali bankietowej, oraz koniecznością prania firan i obrusów klubowych. Wątpliwości co do zasadności tego wydatku wyraził jak zaznacza w wyjaśnieniu (załącznik nr 15) p. ………….. odpowiedzialny merytorycznie za rozliczanie środków dotacji. Jednak brak odpowiednich zapisów w umowie, oraz oświadczenie Prezesa Klubu „Viola” wystarczyły by taki wydatek Klubu uznać za prawidłowy. Zakup w 2004 roku sprzętu muzycznego o wartości 2.350zł, ze środków dotacji, uznane było za prawidłowe działanie pomimo, że takiego wydatku nie przewidywała umowa. Z przedłożonych wyjaśnień wynika, że sprzęt zakupiono na potrzeby stowarzyszenia i „wykorzystywany jest do zapewnienia oprawy muzycznej w trakcie organizowania indywidualnych uroczystości rocznicowych, wewnątrz klubowych imprezach tanecznych- np. imieniny czy uroczystościach kościelnych”, stanowi on zdaniem p. Burmistrz element terapii wspomagającej rehabilitację członków stowarzyszenia.           

Przedstawione i opisane wyżej rachunki z wydatkowania środków dotacji z 2005 roku, przedłożone przez Stowarzyszenie pomimo, wielu nieprawidłowości formalnych i merytorycznych (brak szczegółowego opisu bądź to w treści samego rachunku, bądź w opisie uzasadniającym jego dokonanie, które zamieszczał Prezes Klubu „Viola”), zostały przyjęte przez pracownika merytorycznego Urzędu i uznane jako prawidłowe. Powyższe wskazuje na wadliwe funkcjonowanie kontroli wewnętrznej w jednostce na etapie bieżącym. Kontrolujący wskazują potrzebę poddania analizie istniejących w jednostce procedur kontroli finansowej i ewentualne wprowadzenie rozwiązań, które zapobiegną  powstawaniu opisanych nieprawidłowościom (np. zobowiązanie weryfikacji dokumentów wydatkowych nie tylko przez pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za realizację danego zagadnienia, ale również pracowników pionu finansowego np. Skarbnika, który z racji sprawowanej funkcji odpowiada za prawidłowość wydatkowania środków publicznych).   

Z uwagi na opisane wyżej nieprawidłowości dotyczące udzielenia i rozliczenia dotacji w 2005 roku, kontrolujący dokonali analizy wydatkowania środków dotacji udzielonej Stowarzyszeniu Abstynenckiego Klubu „Viola” w 2004 roku i jej zgodności z treścią zawartej umowy. W umowie dotacji nr OK./37/04 z dnia 1 marca 2004 roku (załącznik nr 82 do protokołu), określono kwotę dotacji  w wysokości 9.000zł, oraz przeznaczenie tych środków, a mianowicie: prowadzenie grupy terapeutycznej dla osób uzależnionych od alkoholu, prowadzenie grupy wsparcia dla kobiet współuzależnionych (żon alkoholików oraz ofiar przemocy domowej), prowadzenie punktu konsultacyjnego dla osób uzależnionych i członków rodzin przy Klubie „Viola”. Konfrontacja postanowień zawartej umowy z przedłożonymi rachunkami dokumentującymi wydatkowanie środków dotacji wykazała, że Klub otrzymane środki wydatkował następująco:

-          kwotę 1.111,20zł na organizację balu z okazji XI rocznicy powstania Klubu (wynajem sali bankietowej na okres 6 dni koszt 610zł, druk nalepek informacyjnych 73,20zł, koszt poczęstunku – zakup bigosu i flaków za kwotę 428zł),

-          kwotę 2.350,00zł czyli 26% otrzymanych środków, na zakup sprzętu muzycznego dla Klubu (wzmacniacz za kwotę 570zł, dwa głośniki za 260zł, dwa głośniki za 420zł, oraz zestaw muzyczny za kwotę 1.100zł). Szczegółowy zakres zadania, opis przeznaczenia środków finansowych, wynikający z umowy nie wskazywał na możliwość zakupu powyższego sprzętu. Należy ponadto zauważyć, że zgodnie z opisem drugostronnym rachunku nr 70/04 z dnia 30.09.2004 roku, sprzęt miał być wykorzystywany na imprezach tanecznych, spotkaniach rocznicowych i wszelkiego rodzaju uroczystościach. Budzi wątpliwość wykorzystanie powyższego sprzętu, skoro jak opisano wyżej w wydatkach związanych z organizacją 12 rocznicy Klubu, obchodzonej w 2005 roku, na obsługę zabawy tanecznej wynajęto zespół muzyczny, za usługę którego zapłacono, również ze środków dotacji z 2005 roku, kwotę 940,00zł. Kserokopie powyższych rachunków sprawie stanowią załącznik nr 83 do niniejszego protokołu kontroli, wyjaśnienie p. …………. w powyższej sprawie stanowi załącznik nr 12,

-          kwotę 1.123,47zł wydatkowano na zakup środków czystości i materiałów piśmiennych na potrzeby Klubu,

-          kwotę 2.362,56zł, stanowiącą koszt wynajmu autokaru na wycieczkę rodzinną w okresie od 1-3 maj 2004 roku do Gdańska,

-          kwotę 856zł stanowiącą koszt przewozu członków Klubu na zjazd abstynencki w Częstochowie,

-          kwotę 518,30zł – na zorganizowanie choinki dla dzieci z rodzin z problemem alkoholowym,

-          kwotę 156,22zł – koszty zakupu poczęstunku (flaki i bigos) z okazji zorganizowanego turnieju tenisa stołowego,

-          kwotę 384,10zł – na zakup wyposażenia Klubu (suszarki do naczyń, drewniane ławki).

Do sprawozdań z wykonania zadania i rozliczenia dotacji przedkładanych przez Klub, załączano deklaracje przedstawicieli Klubu, iż „środki finansowe przekazane w ramach dotacji z budżetu Miasta dla Klubu są realizowane zgodnie z programem działalności Klubu”. Środki dotacji  w 2004 roku przekazywano na zadanie własne Miasta, realizowane przez podmiot pozarządowy i celem ich przeznaczenia nie było dofinansowanie statutowej działalności danego podmiotu, czy realizacji programu Klubu, lecz na konkretne zadanie wskazane w umowie zlecającej zadanie do realizacji, na taki cel powinny być przeznaczone środki dotacji. Kserokopia rozliczeń wraz z oświadczeniami stanowią załącznik nr 84 do protokołu

Z otrzymanej w 2004 roku dotacji w wysokości 9.000zł, kwotę 4.584,67zł czyli ponad 50% otrzymanych środków, wydatkowano na zakup sprzętu muzycznego, organizację balu z okazji 11 rocznicy Klubu oraz zakup środków czystości.

O wyjaśnienie w sprawie wydatkowania środków dotacji w 2004 roku przez powyższy podmiot, kontrolujący poprosili p. Burmistrz Miasta, które to wyjaśnienie  stanowi załącznik nr 81 do protokołu kontroli.

 

Kontroli poddano także materiały źródłowe dokumentujące wydatki z 2005 roku, dokonywane bezpośrednio z budżetu Miasta  na:

zakup pobytu grupy 26 osób ze Stowarzyszenia Abstynenckiego Klubu Wzajemnej Pomocy „Viola” w Ośrodku Wypoczynkowym „Czerwony Kozioł” w Głuchołazach na obozie rodzinnym terapeutycznym dla osób uzależnionych i współuzależnionych od alkoholu w okresie od 21.08.do 27.08.2005 roku. Zadanie to wynikało z Miejskiego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych przyjętego na 2005 rok. Koszt obozu wynosił 6.604zł (26 osób x254zł). Umowę nr 186/2005 w dniu 27.07.2005 rok z organizatorem obozu podpisała Burmistrz Miasta p. Ewa Mądra. Należność uregulowano na podstawie faktury nr 136/08 2005 z dnia 25 sierpnia 2005 roku. Pod przedmiotową dokumentacją brak listy uczestników obozu. Z ustnego wyjaśnienia pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za powyższe zagadnienie, lista taka jest w posiadaniu Stowarzyszenia „Viola”. Skoro zadanie było finansowane przez Miasto, to dokumentacja dotycząca kosztów jego realizacji powinna znajdować się pod dokumentem wydatkowym Miasta. Na prośbę kontrolujących przedłożono do wglądu listę osób uczestniczących w obozie, którą podpisał tylko sporządzający - Prezes Klubu p. ………... Podkreślenia wymaga fakt iż, zadanie typu zorganizowanie obozu terapeutycznego dla członków Klubu „Viola”, zawarło Stowarzyszenie we wniosku jako jedno z wielu zadań do realizacji w 2005 roku, ubiegając się o wsparcie finansowe z Miasta oraz zadanie to ujęto w umowie dotacji na 2005 rok. Z otrzymanych środków dotacji w 2005 roku, takiego zadania Stowarzyszenie nie zrealizowało, natomiast w całości koszty obozu pokryło Miasto wprost z budżetu.  Rachunek i umowa stanowią załącznik nr 85 do niniejszego protokołu, wyjaśnienie w powyższej sprawie p. Burmistrz zawarto w załączniku nr 6. Zgodnie z wyjaśnieniem p. Burmistrz obóz skierowany był do szerszego kręgu odbiorców również uzależnionych nie będących członkami stowarzyszenia. Powyższe zadanie wynikało z MPPiRPA, a stowarzyszenie „Viola”, do którego z racji realizowanych zadań wpływają oferty o takim charakterze przedłożyło tylko propozycję wyjazdu na ten właśnie obóz.

zakup kolonii terapeutycznej w Istebnej w terminie 16-25 sierpień 2005 roku dla dzieci z rodzin z problemem alkoholowym. Zadanie wynikało z MPPiRPA na 2005 rok. Umowę nr 17/J/2005 z organizatorem kolonii podpisała Burmistrz Miasta w dniu 21.06.2005 roku. Należność za powyższą usługę w kwocie 5.200zł opłacono na podstawie faktury nr 346/2005 z dnia 8.08.2005 roku,

zakup usługi w zakresie zajęć psychoterapeutycznych dla osób opuszczających zakład leczenia odwykowego. Wydatek wynikał z MPPPiRPA przyjętym na 2005 rok. Potwierdzenia przeprowadzenia zajęć dokonał pracownik zakładu leczenia odwykowego. W zajęciach uczestniczyło 13 osób. Płatności dokonano na podstawie rachunku z dnia 20 marca 2005 roku,

wydatków związanych z dożywianiem dzieci z rodzin z problemem alkoholowym. Poniesione wydatki w roku 2005 to kwota 30.600zł. Zadnie wynikało z MPPiRPA. Faktury dotyczące powyższych wydatków, zawierały adnotacje o ilości dzieci, których dożywianie pokrywano ze środków na profilaktykę i przeciwdziałanie alkoholizmowi.  

Analizie poddano listy wypłat wynagrodzenia członkom Miejskiej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, dokonanych za miesiące:

-          marzec 2005 roku na kwotę brutto 424,50zł, netto 356,73zł

-          czerwiec 2005 roku na kwotę brutto 424,50zł, netto 356,73zl

-          wrzesień 2005 roku, na kwotę brutto  424,50zł, netto 356,73zł,

-          listopad 2005 roku, na kwotę brutto 849zł, netto 713,53zł (wypłata za dwa miesiące X i XI)

Po listami wypłat znajdowały się protokoły z posiedzenia komisji  oraz listy obecności członków na posiedzeniu komisji potwierdzone przez inspektora Urzędu Miasta p. ……………………, podpisane przez przewodniczącego MKRPA p. ……………………….. Wysokość wypłacanego wynagrodzenia była zgodna z kwotą określoną przez Radę Miasta w uchwale nr XXIX/2/05 z dnia 27 stycznia 2005 roku przyjmującej MPPiRPA na 2005 rok. Od naliczonego wynagrodzenia brutto, potrącano podatek oraz składki na kasę chorych. Nieprawidłowości w wypłacie wynagrodzeń członkom komisji nie stwierdzono.   

Wydatki na zadania z zakresu pomocy społecznej - 2005 rok

2.1. Informacje ogólne

Wydatki z zakresu opieki społecznej określała uchwała Rady Miasta Brzeziny w sprawie uchwalenia budżetu na rok 2005 i zgodnie z powyższą plan dochodów MOPS wynosił 3.011.846zł w tym dotacje z budżetu państwa na realizację zadań zleconych w wysokości 2.684.904zł, dotacje celowe na realizację zadań własnych 321.842zł. Zaplanowane wydatki MOPS to kwota 4.068.077zł. Wg sprawozdania z wykonania budżetu za 2005 rok wynika, że dochody wykonane MOPS to kwota 3.345.766zł, natomiast wydatki wykonano w wysokości 4.326.537zł.

2.2. Wydatki na zadania z zakresu pomocy społecznej

Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Brzezinach jest odrębną jednostką organizacyjną Miasta, posiadającą własną obsługę finansowo-księgową, dlatego czynności kontrolne ograniczono do sporządzenia wykazu z wykonanych w 2005 roku zadań finansowych ośrodka oraz wykazu realizowanych w 2005 roku zadań rzeczowych, które przedstawiają poniższe tabele.  

Wykonanie zadań finansowych w 2005 roku

 

Wyszczególnienie

2005 rok

Dział 852 Rozdział 85202 Domy Pomocy Społecznej

43 666,63

Dział 852 Rozdział 85203 (Ośrodki wsparcia)

-

Dział 852 Rozdział 85212 (świadczenia rodzinne oraz składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego)

2 244 807,11

Dział 852 Rozdział 85213 (Składki na ubezpieczenie zdrowotne płacone za osoby pobierające świadczenia)

37 382,45

Dział 852 Rozdział 85214 (zasiłki i pomoc w naturze)

550 950,15

Dział 852 Rozdział 85215 (Dodatki mieszkaniowe)

-

Dział 852 Rozdział 85216 (zasiłki rodzinne i pielęgnacyjne)

-

Dział 852 Rozdział 85219 (Koszty utrzymania Ośrodków Pomocy Społecznej)

485 705,19

Dział 852 Rozdział 85228 Usługi opiekuńcze i specjalistyczne usługi opiekuńcze

69 781,90

Dział 852 Rozdział 85278 Usuwanie skutków klęsk żywiołowych

-

Dział 852 Rozdział 85295 Pozostała działalność

374 510,96

Dział 853 Rozdział 85303 Ośrodki wsparcia

X

Dział 853 Rozdział 85304 Rodziny zastępcze

X

Dział 853 rozdział 85313 (Składki na ubezpieczenia zdrowotne płacone za osoby pobierające świadczenia)

X

Dział 853 Rozdział 85314 (Zasiłki i pomoc
w naturze)

X

Dział 853 Rozdział 85315 (Dodatki mieszkaniowe)

X

Dział 853 Rozdział 85316 (Zasiłki rodzinne pielęgnacyjne i wychowawcze)

X

Dział 853 Rozdział 85319 (Koszty utrzymania Ośrodka Pomocy Społecznej)

X

Dział 853 Rozdział 85378 Usuwanie klęsk skutków powodzi

X

Dział 853 Rozdział 85395 (Pozostała działalność)

X

X – Uwaga – uzupełnić o inne zadania realizowane w kontrolowanej jednostce

 

Wykonanie zadań rzeczowych w 2005 roku

 

Forma pomocy

rok 2005

Liczba osób

liczba świadczeń

Kwota świadczeń

Zadania zlecone

3 889

26 134

2 619 877,60

Zasiłki rodzinne

1 480

12 635

561 153,00

Dodatek do zasiłku z tyt. opieki nad dzieckiem w okresie korzystania z urlopu wychowawczego

115

904

357 120,60

Dodatek do zasiłku z tyt. samotnego wychowywania dziecka i utraty prawa do zasiłku dla bezrobotnych

5

42

15 440,30

Dodatek do zasiłku z tyt. urodzenia dziecka

61

61

30 500,00

Dodatek do zasiłku z tyt. samotnego wychowywania dziecka

388

3 222

569 053,70

Dodatek do zasiłku z tyt. kształcenia i rehabilitacji dziecka

98

873

57 910,00

Dodatek z tyt. rozpoczęcia roku szkolnego

863

863

77 670,00

Dodatek do zasiłku z tyt. podjęcia przez dziecko nauki w szkole poza miejscem zamieszkania

114

598

24 400,00

Wychowanie dziecka w rodzinie wielodzietnej

124

496

24 800,00

Zasiłek pielęgnacyjny

211

1 489

214 416,00

Świadczenie pielęgnacyjne

42

444

186 256,00

Zasiłki stałe

108

1 126

355 570,00

Zasiłki okresowe

274

894

118 826,00

Specjalistyczne usługi opiekuńcze

6

2 487

26 762,00

Zadania własne

1 246

57 666

444 983

Posiłki dla dzieci
i młodzieży

373

50 353

221 398,00

Usługi opiekuńcze

16

5 587

43 020,00

Zasiłki celowe
i w naturze

857

1 726

180 565,00

 

Wydatki (dotacje) na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych oraz na działalność pożytku publicznego w oparciu o ustawę o działalności Pożytku Publicznego i Wolontariacie - 2005 rok

 

Rada Miasta Brzeziny podjęła w dniu 27 sierpnia 2004 roku uchwałę nr XXIV/95/04 w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji na cele publiczne związane z realizacją zadań Gminy Miasto Brzeziny podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych i nie działającym w celu osiągnięcia zysku, sposobu jej rozliczenia oraz sposobu kontroli wykonania zleconego zadania.

Kserokopia uchwały stanowi załącznik nr 86 do protokołu.

W dniu 26 października 2004 roku Rada Miasta podjęła uchwałę nr XXVI/109/04 w sprawie przyjęcia Programu współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego na rok 2005. Określono w nim m.in.: obszary, formy i zasady współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz listę zagadnień priorytetowych.

Kserokopia uchwały nr XXVI/109/04 z dnia 26 października stanowi załącznik nr 87 do protokołu.

Wykaz dotacji udzielonych w 2005 roku przedstawia poniższa tabela.

Lp.

Podmiot

Zadanie

Wysokość dotacji z uchwały budżetowej

Zastosowana klasyfikacja dział, rozdział, §

Wykonanie dotacji

1.

Stowarzyszenie Abstynenckiego Klubu Wzajemnej Pomocy VIOLA

Ochrona zdrowie i profilaktyka zdrowotna w zakresie przeciwdziałania alkoholizmowi

9.000

851, 85154,

2820

9.000

2.

Towarzystwo Pomocy im. Św. Brata Alberta

Pomoc społeczna w zakresie wspomagania bezdomnych – prowadzenie i utrzymanie noclegowni dla bezdomnych

9.000

852, 85295,

2830

9.000

3.

Stowarzyszenie Rodziców i Opiekunów Dzieci Naszym Dzieciom

Wspieranie osób niepełnosprawnych – zapewnienie niepełnosprawnym możliwości spędzenia wolnego czasu oraz odbywania zajęć, integracja, zmniejszenie zjawiska niepełnosprawności

11.940

853, 85395,

2820

11.940

4.

ZHP Komenda Hufca Brzeziny

W zakresie polityki społecznej – organizowanie czasu wolnego dla dzieci i młodzieży

6.000

853, 85395,

2830

6.000

5.

Stowarzyszenie Wspólna Przyszłość – Polska, Europa, Świat

W zakresie polityki społecznej – organizowanie czasu wolnego dla dzieci i młodzieży

2.000

853, 85395,

2820

2.000

6.

Ochotnicza Straż Pożarna w Brzezinach

Upowszechnianie kultury w zakresie prowadzenia orkiestr

 

9.000

921,

92195,

2830

9.000

7.

Ochotnicza Straż Pożarna w Brzezinach

Upowszechnianie kultury w zakresie organizowania imprez kulturalnych – uczestnictwo w uroczystościach organizowanych przez Gminę Miasto Brzeziny, współorganizowanie Dni Ziemi Brzezińskiej.

 

2.000

921,

92195,

2830

2.000

8.

Stowarzyszenie Brzeziny – Alternatywa

 

Upowszechnianie kultury w zakresie organizowania imprez kulturalnych – „Bryndza Fest 2005”

 

2.000

921,

92195,

2830

 

1.880

9.

Polski Związek Emerytów Rencistów i Inwalidów w Brzezinach

 

Upowszechnianie kultury w zakresie organizowania imprez kulturalnych – zorganizowanie uroczystego jubileuszu 10-lecia chóru „Brzezinianka”

 

1.000

921,

92195,

2830

1.000

10.

Związek Kombatantów Rzeczpospolitej Polskiej

Upowszechnianie kultury w zakresie organizowania imprez kulturalnych – organizacja i uczestnictwo w świętach państwowych oraz lokalnych

1.000

921,

92195,

2830

0

11.

Brzeziński Klub Sportowy „START” w  Brzezinach

 

Kultura fizyczna i sport w zakresie prowadzenia pracy szkoleniowej z dziećmi i młodzieżą w sekcjach sportowych

 

128.000

926,

92605,

2830

128.000

12.

Ognisko  TKKF „Relaks” w Brzezinach

 

Kultura fizyczna i sport w zakresie organizowania zajęć i imprez sportowo  rekreacyjnych dla dzieci, młodzieży i dorosłych

 

7.000

926,

92605,

2830

0

13.

Miejski Szkolny Związek  Sportowy

 

Kultura fizyczna i sport w zakresie organizowania zawodów sportowych i imprez sportowo rekreacyjnych dla dzieci i młodzieży szkól podstawowych i gimnazjum

6.000

926,

92605,

2830

0

14.

Uczniowski Klub Sportowy „Inter – Solar” w Brzezinach

Kultura fizyczna i sport w zakresie prowadzenia pracy szkoleniowej z dziećmi i młodzieżą w sekcji kolarstwa górskiego

 

2.000

926,

92605,

2830

2.000

 

 

Ogółem

195.940

 

181.820

                                                                                               

Realizacja zadania przez stowarzyszenie „Wspólna Przyszłość-Polska, Europa Świat”

W dniu 1 grudnia 2004 roku Burmistrz Miasta podała do publicznej wiadomości ogłoszenie o przeprowadzeniu otwartego konkursu ofert na realizację zadań publicznych w formie wsparcia ich realizacji w 2005 roku, przez podmioty prowadzące działalność pożytku publicznego. Ogłoszenie o przeprowadzeniu konkursu było również publikowane w Brzezińskim Informatorze Samorządowym nr 48 z dnia 1 grudnia 2004 roku. W pkt 3 ogłoszenia zapisano zadanie pn. Współpraca z organizacjami pozarządowymi w zakresie polityki społecznej, w tym:

-          wspieranie osób niepełnosprawnych,

-          współdziałanie w zakresie konsultacji i szkoleń dla organizacji pozarządowych,

-          organizowania czasu wolnego dla dzieci i młodzieży.

Na realizację tych zadań zamierzano przeznaczyć odpowiednio kwoty: 11.940 zł, 2.000 zł i 6.000 zł. Termin składania ofert wyznaczono do dnia 3 stycznia 2005 roku do godz. 1600, rozpatrzenie ofert miało nastąpić do dnia 14 stycznia 2005 roku.

Ogłoszenie stanowi załącznik nr 70 do protokołu.

Stowarzyszenie „Wspólna Przyszłość – Polska, Europa, Świat” złożyło w dniu 3 stycznia 2005 roku ofertę wykonania zadnia pn. Organizowanie imprez kulturalnych, następnie zapis ten został przekreślony i jako temat zadania wpisano Organizowanie czasu wolnego dla dzieci i młodzieży, obok przystawiono pieczęć SEKRETARZ ……………….. i zamieszczono podpis. Do inspektora ds. kultury, oświaty i sportu p. ……………….., do którego składano oferty, skierowano zapytanie, kiedy i kto dokonał zmiany tematu zadania, o którego realizację ubiegało się stowarzyszenie.

Oferta stanowi załącznik nr 88 do protokołu. Wyjaśnienie załącznik nr 89 do protokołu. Wynika z niego, że składający ofertę dokonał zmiany tematu zadania przed złożeniem jej do Urzędu Miasta.

W części II oferty złożonej przez Stowarzyszenie Wspólna Przyszłość-Polska, Europa, Świat” pn. Opis zadania w pkt 1 nazwa zadania zapisano:

·       prowadzenie Centrum Wolontariatu przy Stowarzyszeniu „Wspólna Przyszłość – Polska, Europa, Świat”,

·       promowanie idei wolontariatu,

·       organizowanie szkoleń dla wolontariuszy i koordynatorów,

·       wspieranie organizacji pozarządowych i publicznych pracą wolontarystyczną,

·       organizowanie imprez integracyjnych.

W pkt 3 oferty pn. Szczegółowy zakres rzeczowy zadania, wpisano „Prowadzenie Centrum Wolontariatu w Brzezinach”, w pkt 4 Cel zadania oraz rodzaj działań przy realizacji zadania:

·       promowanie idei wolontariatu,

·       zwiększenie społecznego zaangażowania mieszkańców Brzezin i powiatu Brzezińskiego,

·       pomoc organizacjom społecznym i osobom indywidualnym potrzebującym pomocy,

·       prowadzenie biura pośrednictwa pracy dla wolontariuszy,

·       pomoc w pozyskiwaniu i kierunkowym zlecaniu zadań wolontariuszom w instytucjach i placówkach,

·       prowadzenie bazy danych wolontariuszy i organizacji współpracujących w międzynarodowej wymianie wolontariuszy.

W części III pn. Kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji zadania:

·       wynagrodzenie dla koordynatora wolontariatu 12 miesięcy x 1.000 zł = 12.000 zł,

·       materiały administracyjne i biurowe: abonament telefoniczny, stałe łącze do Internetu 12 miesięcy x 200 zł = 2.400 zł,

·       imprezy integracyjne: 6 imprez x 500 zł = 3.000 zł,

·       praca wolontarystyczna 6 imprez x 400 zł = 2.400 zł,

·       sponsorzy 2.000 zł na 6 imprez.

Ogółem koszty wynosiły 21.800 zł, w tym wysokość wnioskowanej dotacji 17.400 zł, środki własne 2.400 zł i środki sponsorów 2.000 zł.    

Z przedstawionej oferty w zakresie realizacji zadania w szczególności zamieszczonego jego opisu, zakresu rzeczowego i celu, można dowiedzieć się, że za środki publiczne oferent chciał prowadzić Centrum Wolontariatu w Brzezinach, m.in.: poprzez promowanie idei wolontariatu, organizowaniu szkoleń wolontariuszy. Zatem oferta nie odpowiada tematowi zadania, na który była złożona, organizacja czasu wolnego dla dzieci i młodzieży.

Niespójności pomiędzy zadaniem, na które złożono ofertę a treścią oferty przedstawił również pracownik Urzędu Miasta inspektor ds. oświaty, kultury, zdrowia i sportu p. ………………… dokonujący wstępnej oceny złożonych wniosków. W odniesieniu do powyższego w pkt 14 dokumentu zapisał:

1.   Wniosek niekompletny: odpis z KRS-u aktualny na 27.01.2004r. (nieaktualny w momencie złożenia wniosku), brak zaświadczeń z US i ZUS, brak sprawozdania merytorycznego i finansowego.

2.   Tytuł zadania zgodny z założeniami przewidzianymi do realizacji w ramach dotacji na cele publiczne w 2005 roku.

3.   Opis zadania, szczegółowy jego zakres i rodzaj działań mało precyzyjny, nie współgrający z tytułem zadania.

4.   W ocenie p. ……………… należałoby wykazać większą spójność idei wolontariatu z tematem zadania, podpisanie umowy uzależnić od przedłożenia niezbędnych dokumentów i decyzji Burmistrza.

Kserokopia oceny wniosków dokonana przez inspektora p. Maślanko stanowi załącznik nr 72 do protokołu.

Przeprowadzona analiza złożonej oferty potwierdziła powyższe ustalenia:

-        odpis z Krajowego Rejestru Sądowego był datowany na dzień 27.01.2004r., następny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego wystawiony w dniu 19.05.2005 roku,

-        zaświadczenia o nie zaleganiu z zapłatą składek oraz obowiązkowych należności publicznoprawnych, w ofercie znajdują się takie dokumenty wystawione przez ZUS w dniu 7.06.2005r. i przez US w dniu 25.05.2005r.,

-        sprawozdanie merytoryczne i finansowe stowarzyszenia oraz plan pracy na 2005 rok, brak na tych dokumentach daty ich wpływu do urzędu. W sprawozdanie merytorycznym znajduje się dokument skierowany do Urzędu Skarbowego w Brzezinach z datą 31.03.2005r., powyższe wskazuje, że sprawozdanie wpłynęło do urzędu również po dniu 3.01.2005r.

Ponadto złożoną ofertę podpisał tylko Sekretarz …………………….  , z działu 2 odpisu z KRS wynika sposób reprezentacji podmiotu, „Wszelkie dokumenty wiążące stowarzyszenie pod względem finansowym, dokumenty obrotu pieniężnego i obrotu materiałami, dokumenty o charakterze rozliczeniowym i kredytowym podpisuje oraz zaciąga zobowiązania majątkowe dwóch członków Zarządu lub dwie upełnomocnione przez Zarząd osoby”. Członkami Zarządu byli:

- Prezes p. …………………,

- Vice Prezes p. …………………….,

- członek Zarządu p……………………………..,

- członek Zarządu p. ………………………..,

- Sekretarz i Skarbnik p…………………………..

W skład Komisja Rewizyjnej wchodzili: p……  …………………………………………………………………... Z wyciągu z KRS-u wynika, że p. Zieliński był członkiem zarządu stowarzyszenia. Do p. ……………. skierowano zapytanie, dlaczego została przyjęta oferta podpisana tylko przez jedną osobę.

Wyjaśnienie stanowi załącznik nr 89 do protokołu. Wynika z niego, że skierowano do stowarzyszenia pismo, w którym zobowiązano Prezesa do uzupełnienia braków złożonej oferty, jednak ich nie uzupełniło. Zgodnie ze statutem, stowarzyszenie powinno reprezentować dwóch członków Zarządu lub dwie upełnomocnione osoby. Zatem powyższa oferta była złożona z naruszeniem zasad reprezentacji oferenta określonych w statucie podmiotu i jako taka nie powinna być rozpatrywana przez dotującego - Miasto Brzeziny. O powyższych ustaleniach poinformowano Burmistrza Miasta p. Ewę Mądrą.

Zarządzeniem nr 14/2005 z dnia 18 lutego 2005 roku Burmistrz Miasta powołała Komisję Doradczą w sprawie zaopiniowania wniosków o przyznanie dotacji ze środków publicznych w 2005 roku. Przewodniczącym komisji został p……………….. ,    ……………………………………………….– członkowie. Również powołana komisja wskazała na nieścisłość oferty stowarzyszenia z zadaniem, na które została złożona, wynika to z protokołu sporządzonego z zebrania komisji odbytego w dniu 18 lutego 2005 roku, na stronie 4 w odniesieniu do oferty nr 14 zapisano, „Komisja ustaliła wezwać oferenta do uszczegółowienia, doprecyzowania zakresu rzeczowego zadania, do dnia 31 marca 2005r.”

Kserokopia Zarządzenia Burmistrza Miasta nr 14/2005 i protokołu z prac komisji stanowi załącznik nr 72 do protokołu.

Burmistrz Miasta podpisała dokument (brak daty), w którym zatwierdziła wysokość dotacji dla poszczególnych podmiotów, ogłoszenie o wysokości przyznanych dotacji zamieszczono w Brzezińskim Informatorze Samorządowym nr 9 z dnia 3 marca 2005 roku. Dotacja dla Stowarzyszenia Wspólna Przyszłość – Polska, Europa, Świat na realizację zadania pn. Organizacja czasu wolnego dla dzieci i młodzieży została przyznana w kwocie 2.000 zł. W dniu 3 marca 2005 roku Burmistrz Miasta podpisała pismo skierowane do stowarzyszenia, w którym poinformowała, że „Z przeprowadzonej oceny wniosku wynika, że charakter zadania jest zgodny z założeniami przewidzianymi do realizacji w ramach dotacji na cele publiczne w roku 2005”. Złożoną ofertę stowarzyszenia wybrano do realizacji zadania dotyczącego „Współpracy z organizacjami pozarządowymi w zakresie: polityki społecznej- organizowania czasu wolnego dla dzieci i młodzieży”, przyznając na dofinansowanie zadania kwotę w wysokości 2.000 zł. Jednocześnie wezwano oferenta do uzupełnienia brakujących dokumentów: aktualnego statutu, odpisu z rejestru KRS, zaświadczeń z US i ZUS, sprawozdania finansowego i merytorycznego z działalności stowarzyszenia. Kserokopia pisma stanowi załącznik nr 90 do protokołu. Działanie polegające na wezwaniu oferenta do złożenia brakujących dokumentów było niezgodne z zasadami przyznawania dotacji zamieszczonymi w ogłoszeniu o przeprowadzeniu otwartego konkursu ofert, opublikowanymi na tablicy ogłoszeń w dniu 1 grudnia 2005 roku.    

Stowarzyszenie w swojej ofercie wnioskowało o przyznanie dotacji w wysokości 17.400 zł, natomiast jednostka przyznała ją w wysokości 2.000 zł, w takim przypadku kontrolowana jednostka powinna wezwać stowarzyszenie do złożenia oferty dodatkowej, jakie zadanie jest w stanie zrealizować za przyznaną kwotę dotacji, łącznie z kalkulacją kosztów jego wykonania. Na podstawie tej nowej oferty powinna być podpisana umowa na realizację konkretnego zadania.

W jednostce nie podjęto takich działań, w dniu 14 czerwca 2005 roku pomiędzy Miastem Brzeziny reprezentowanym przez Burmistrza p. Ewę Mądrą a Stowarzyszeniem Wspólna Przyszłość – Polska, Europa, Świat reprezentowanym przez …………………. Prezesa i ………………………….. Sekretarza podpisano umowę nr OK/147/2005 na realizację zadania pn. „Współpracy z organizacjami pozarządowymi w zakresie organizowania czasu wolnego dla dzieci i młodzieży”. Zakres rzeczowy zadania określono zgodnie ze złożoną ofertą z dnia 3.01.2005r., prowadzenie Centrum Wolontariatu w Brzezinach. Przyznaną dotację zaplanowano wykorzystać na: pokrycie kosztów administracyjno biurowych w tym: abonament telefoniczny łącznie z dostępem do Internetu oraz zakup materiałów biurowych. Stowarzyszenie zobowiązało się zorganizować 5 imprez integracyjnych: „Wiosna Radosna”, „Majówka w Muzeum”, „Grill w DPS w Brzezinach”, Wakacje w naszym mieście – jak to było za dawnych lat” i wycieczkę rowerową.

Kserokopia umowy stanowi załącznik nr 91 do protokołu.

W § 1 ust.1 umowy zapisano, że zleceniodawca zleca zleceniobiorcy realizację zadania na podstawie uchwały Rady Miasta nr XXIV/95/04 z dnia 27 sierpnia 2004 roku, zapis powyższy jest sprzeczny z art. 4 ust. 1 pkt 12 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 93, poz. 873), w którym określono, że sfera zadań publicznych obejmuje m.in. zadania w zakresie wypoczynku dla dzieci i młodzieży. Zatem powyższy konkurs powinien być przeprowadzony na podstawie przepisów wyżej cytowanej ustawy.

W dniu 31 stycznia 2006 roku stowarzyszenie złożyło sprawozdanie z realizacji zadania, w I-szej jego części zamieszczono ogólne zapisy mówiące o tym, że centrum wolontariatu działało cały rok, organizowało oraz włączyło się w realizowanie imprez na terenie miasta. „Wolontariusze udzielali swojej pomocy osobą i instytucją z terenu naszego miasta. W związku z tym cele zostały zrealizowane poprawnie. Wszystkie zadania z wyłączeniem wycieczki rowerowej doszły do skutku”, z tych zapisów wynika, że zorganizowano cztery imprezy integracyjne. Natomiast z części II sprawozdania dotyczącej rozliczenia z wykonania wydatków dowiadujemy się, że ze względu na opóźnienie wypłaty dotacji 17.06.2005r., postanowiono zrealizować ze środków sponsorów dwie imprezy wiosenne pt. Wiosna Radosna i Majówka, pozostałe środki przeznaczyć na zorganizowanie imprezy podsumowującej rok brzezińskiego wolontariatu. Zatem stowarzyszenie nie zrealizowało w całości podpisanej umowy. Natomiast wykorzystało dotację w pełnej wysokości, wydatkując część jej środków na cel, którego realizacji nie przewidziano w umowie - impreza wigilijna dla wolontariuszy za 270 zł. W takiej sytuacji niezrozumiałe jest działanie inspektora urzędu polegające na zaakceptowaniu pod względem merytorycznym sprawozdania z wykonania zadania, poprzez zamieszczenie na nim zapisu, „Sprawozdanie wykonane poprawnie”.

Z załączonego w sprawozdaniu zestawienia faktur rozliczonych w ramach przyznanej dotacji wynika, że środki dotacji zostały wykorzystane na zapłatę 11 rachunków (z okresu od stycznia do listopada 2005 roku) za usługi telefoniczne oraz opłatę za Internet, wynajem serwera wirtualnego na potrzeby obsługi strony WWW. oraz zakup pożywienia na imprezę integracyjną - wigilia podsumowującą roczną pracę wolontariuszy. Całkowity koszt wykonywania zadania wyniósł 2.243,23 zł, w tym środki z dotacji w wysokości 2.000 zł.

Kserokopia sprawozdania i faktury za zakup pożywienia na imprezę integracyjną dla wolontariuszy stanowi załącznik nr 92 do protokołu.

Do inspektora p. ………… skierowano zapytanie, na podstawie jakich przesłanek pozytywnie zaopiniował sprawozdanie z realizacji zadania złożone przez stowarzyszenie.

Wyjaśnienie stanowi załącznik nr 93 do protokołu.

Do Pani Burmistrz skierowano zapytanie, prosząc o wyjaśnienie:

- braku wniosku podpisanego przez p. Burmistrz skierowanego do oferenta o złożenie oferty na realizację zadania za przyznaną kwotę dotacji w wysokości 2.000zł,

- realizacji tylko dwóch z pięciu zaplanowanych do realizacji imprez przez stowarzyszenie,

- wydatkowaniu 270 zł z 2.000 zł przyznanej dotacji na organizację imprezy nie związanej z realizowanym zadaniem.

Wyjaśnienie stanowi załącznik nr 94 do protokołu. Na podstawie analizy powyższych wyjaśnień stwierdzić należy, że są one bardzo podobne w swej treści mimo, iż do Pani Burmistrz skierowano zapytanie w szerszym zakresie niż do inspektora p. ……………... Pani Burmistrz w odpowiedzi na zapytanie wyjaśniała, że stowarzyszenie ubiegło się o przyznanie dotacji w wysokości 17.400 zł, przyznana kwota 2.000 zł umożliwiała realizację tylko części imprez, zorganizowanie wszystkich było nierealne. Cytat z wyjaśnienia, „Faktycznie wyboru imprez z katalogu proponowanych do zorganizowania dokonało samo Stowarzyszenie. Wprawdzie w załączniku do umowy określono zakres rzeczowy zadania obejmujący wszystkie proponowane imprezy jednak nie były one możliwe do wykonania w tym zakresie za znacznie mniejsze środki. Zakres ten był katalogiem zadań możliwych do realizacji, co nie oznaczało jednak, że zadania tam zapisane musiały być wszystkie i w 100 % zrealizowane …”. Wyjaśnienie powyższe wskazuje na nieznajomość obowiązujących przepisów w zakresie udzielania dotacji dla jednostek spoza sektora finansów publicznych na podstawie przepisów ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w odniesieniu do zawieranych umów należało stosować przepis art.71 ustawy o finansach publicznych. W ust.2 tego przepisu zapisano, że umowa na realizację zadania powinna zawierać m.in.: szczegółowy opis zadania i termin jego wykonania. W dalszej części odpowiedzi p. Burmistrz wyjaśnia, iż w podpisanej umowie zawarła zakres rzeczowy zadań do realizacji, który był nierealny, niemożliwy do wykonania a wyboru zadań, które zostały zrealizowane dokonało samo stowarzyszenie i ostatecznie zorganizowało dwie z pięciu imprez określonych w umowie. Powyższe ustalenia dowodzą naruszenie art. 71 ustawy o finansach publicznych i postanowień zawartej umowy, w której nie zapisano, że podmiot ma możliwość wyboru zadań do realizacji. Wręcz przeciwnie, w § 11 umowy wskazano, że w przypadku wykorzystania udzielonej dotacji niezgodnie z przeznaczeniem, nienależytego jej wykorzystania polegającego na zmniejszeniu zakresu rzeczowego realizowanego zadania, zleceniobiorca zobowiązany jest do zwrotu dotacji wraz z ustawowymi odsetkami naliczonymi od dnia przekazania dotacji. Środki z przyznanej dotacji zostały wykorzystane w pełnej wysokości, natomiast stowarzyszenie zorganizowało dwie z pięciu imprez integracyjnych, do organizacji których się zobowiązało a wystarczającym wytłumaczeniem takiego stanu rzeczy, było późne podpisanie umowy na realizację zadania i pokrywanie się dwóch imprez z imprezami konkurencyjnymi organizowanymi przez Starostwo Powiatowe w Brzezinach. Cytat, „W związku z tym zamiennie zostało zorganizowanych dużo więcej imprez o charakterze integracyjnym ze środków nie pochodzących z dotacji Gminy Miasto Brzeziny”, inne imprezy stowarzyszenie może sobie organizować, ile chce i jakie chce, faktem niezaprzeczalnym jest, że z podpisanej umowy stowarzyszenie nie wywiązało się. Ponadto wykorzystało część dotacji niezgodnie z przeznaczeniem (kwota 270 zł). Również i w tej sytuacji nie podjęto wobec stowarzyszenia działań o których zapisano w § 11 podpisanej umowy, kierownictwo jednostki pozytywnie zaakceptowało sprawozdanie z wykonania zadania, naruszając postanowienia podpisanej umowy.

 

Realizacja zadania przez Brzeziński Klub Sportowy START

Ogłoszenie o przeprowadzeniu otwartego konkursu ofert na realizację zadań publicznych w formie wsparcia w pkt 1 zawierało katalog zadań z zakresu kultury fizycznej i turystyki: prowadzenie pracy szkoleniowej z dziećmi i młodzieżą w sekcjach sportowych, organizacja zajęć i imprez sportowo rekreacyjnych dla dzieci, młodzieży i dorosłych oraz organizacja zawodów sportowych i imprez sportowo rekreacyjnych dla dzieci i młodzieży szkół podstawowych i gimnazjum. Na realizację powyższych zadań zamierzano przeznaczyć odpowiednio: 121.000 zł, 6.000 zł i 6.000 zł.

Ofertę realizacji zadania pn. prowadzenie pracy szkoleniowej z dziećmi i młodzieżą w sekcjach piłki nożnej, tenisa stołowego i hokeja na trawie złożył Brzeziński Klub Sportowy START. Przedstawiony w ofercie zakres rzeczowy zadania, jego cel i wskazany rodzaj działań planowanych do podjęcia przy jego realizacji wskazywały, zgodność złożonej oferty z zadaniem ogłoszonym do realizacji. W dniu złożenia oferty nie była ona kompletna, brakowało aktualnego odpisu z KRS-u, aktualnego statutu, zaświadczeń z US i ZUS, braki zostały uzupełnione w terminie późniejszym na wezwanie jednostki samorządowej. Działanie polegające na wezwaniu oferenta do złożenia brakujących dokumentów było niezgodne z zasadami przyznawania dotacji zamieszczonymi w ogłoszeniu o przeprowadzeniu otwartego konkursu ofert, opublikowanymi na tablicy ogłoszeń w dniu 1 grudnia 2005 roku.    

W wywieszonym do publicznej wiadomości (na początku marca 2005 roku) ogłoszeniu o rozstrzygnięciu konkursu zapisano, że realizację zadania polegającego na prowadzeniu pracy szkoleniowej z dziećmi i młodzieżą w sekcjach sportowych zleca się BKS START przyznając dotację w wysokości 128.000 zł.

Pismem nr OK.4015-1/05 z dnia 3 marca 2005 roku p. Burmistrz poinformowała BKS START o przyznanej dotacji w wysokości 128.000 zł, wzywając jednocześnie do złożenia brakujących dokumentów. W złożonej ofercie realizacji zadania klub wnioskował o przyznanie dotacji w wysokości 200.000 zł, przy całkowitych kosztach realizacji zadań w wysokości 250.000 zł, p. Burmistrz zatwierdziła kwotę 128.000 zł, zatem kontrolowana jednostka powinna się zwrócić do klubu o przedstawienie oferty realizacji zadania lub zadań za przyznaną kwotę dofinansowania, działań takich nie podjęto.

W dniu 21 kwietnia 2005 roku pomiędzy Miastem Brzeziny a BKS START została podpisana umowa nr OK./96/2005 na wsparcie realizacji zadania w zakresie prowadzenia pracy szkoleniowej z dziećmi i młodzieżą w sekcjach sportowych. W załączniku nr 1 do umowy sprecyzowano zakres rzeczowy zadania, prowadzenie pracy szkoleniowej z dziećmi i młodzieżą w sekcjach: piłki nożnej, hokeja na trawie i tenisa stołowego, integralną część załącznika stanowił harmonogram treningów poszczególnych sekcji.

Przyznane w podpisanej umowie środki finansowe w wysokości 128.000 zł, postanowiono przekazywać zgodnie z § 2 pkt 2 w trzech transach:

- do dnia 25 kwietnia 2005 roku 64.000 zł,

- do dnia 24 czerwca 2005 roku 32.000 zł,

- do 23 września 2005 roku pozostała kwota- 32.000 zł.

Wypłata kolejnej transzy środków miała nastąpić po przedłożeniu w urzędzie sprawozdania z rozliczenia poprzedniej transzy środków wraz z dokumentami dotyczącymi wydatków w nim ujętymi.

Rozliczenie przyznanej dotacji

Pierwszą transzę przyznanej dotacji w wysokości 64.000 zł przekazaną do klubu w dniu 25 kwietnia 2005 roku, dotowany rozliczył w dniu 20 czerwca 2005 roku, wynika z niego, że w okresie tym klub wydatkował 64.093,94 zł w tym 64.000 zł z dotacji Urzędu Miasta.

Drugą transzę przesłano na konto klubu w dniu 4 sierpnia 2005 roku, w dniu 5 października 2005 roku przedłożył sprawozdanie z jej wykorzystania, w okresie tym wydatkował na realizowane zadanie 39.171,77 zł, w tym 32.000,00 z dotacji urzędu.

Trzecią transzę przekazano w dniu 15 listopada 2005 roku, sprawozdanie z jej rozliczenia zostało złożone łącznie ze sprawozdaniem z całego roku, analiza jego zapisów wykazała, że wykorzystano środki w wysokości przyznanej dotacji, na realizację zadań w trzech sekcjach dyscyplin sportowych, na które udzielono wsparcia, BKS START wydatkował środki w wysokości 150.000 zł, w tym 128.000 zł z dotacji miejskiej. Do sprawozdania finansowego załączono sprawozdanie merytoryczne, wyszczególniono w nim liczbę dzieci i młodzieży trenujących poszczególne dyscypliny sportowe oraz największe ich osiągnięcia sportowe na szczeblu regionalnym, wojewódzkim i krajowym.

Dotacje na rzecz Szkół Niepublicznych (art.90 ustawy o systemie oświaty) - 2005 rok

 

W trakcie kontroli ustalono, że powyższe zagadnienie w kontrolowanej jednostce nie wystąpiło.

Wydatki osobowe

4.1.Wydatki na wynagrodzenia - 2005 rok

W Urzędzie Miasta Brzeziny na dzień 31.12.2004 rok zatrudnionych było 41 pracowników w tym 35 na pełne etaty, jedna osoba na 1 etatu, dwie osoby na 3 etatu, jedna osoba na ?/? etatu.

Na 31.12.2005 roku Urząd zatrudniał 42 osoby w tym 37 na pełne etaty jedną osobę na 1 etatu, jedną na 1 etatu, dwóch pracowników na 3 etatu i jedna osoba na 3/? etatu.

Dane dotyczące kształtowania się wydatków na wynagrodzenia (§ 4010) w gminie- Miasto Brzeziny w latach 2004 –2005, w tym wydatki Urzędu Miasta rozdział 75023 przedstawia poniższa tabela. 

Lp.

Dział

Rozdział

Plan 2004r.

Wykonanie 2004r.

Plan 2005r.

Wykonanie 2005r.

1.

750

75011

137.173

130.564

138.000

126.905

2.

750

75023

1.278.300

1.074.916

1.310.150

1.124.139

5.

801

80101

1.679.898

1.679.898

1.751.719

1.751.719

6.

801

80104

782.799

782.799

699.290

699.290

7.

801

80110

1.141.048

1.141.048

1.205.838

1.205.838

18.

852

85219

289.870

289.870

321.406

321.406

19.

852

85212

15.800

15.800

41.986

41.986

 

Razem

 

5.324.888

5.114.895

5.468.389

5.271.281

 

Wydatki na wynagrodzenia pracowników Urzędu Miasta  (§ 4010 z rozdziałów 75011 i 75023,) przedstawia poniższa tabela.

 

Lp.

Wyszczególnienie

2004 rok

2005 rok

1.

Wynagrodzenie osobowe

1.094.777

1.141.947

2.

Nagrody jubileuszowe

35.611

13.059

3.

Premie dla pracowników obsługi

15.723

15.811

4.

Nagrody

43.755

59.445

5.

Odprawy

15.143

16.560

6.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop

471

4.222

 

Ogółem

1.205.480

1.251.044

 

Prawidłowość ustalania i wypłaty wynagrodzeń na rzecz pracowników jednostki

W celu sprawdzenia prawidłowości ustalania i wypłaty wynagrodzeń pracownikom Urzędu Miasta Brzeziny, pod względem zgodności przyznanych kategorii zaszeregowania i stawek płac z obowiązującymi przepisami prawa, kontroli poddano ustalanie wysokości wynagrodzenia i jego wypłaty w 2005 roku dla niżej wymienionych pracowników:

Burmistrza Miasta,

Sekretarza Miasta,

Skarbnika Miasta,

Naczelnika Wydziału Inwestycji,

Inspektora Wydziału Finansowego,

Pracowników obsługi

Za prawidłowość i kompletność akt osobowych pracowników Urzędu Miasta odpowiedzialność ponosi inspektor p. ………………………..

Wynagrodzenia Burmistrza Miasta- prawidłowość jego ustalenia

Wynagrodzenie Burmistrza Miasta Brzeziny określiła Rada Miasta Brzeziny uchwałą nr IV/2/03 z dnia 30 stycznia 2003 roku ze zmianami wprowadzonymi uchwałą nr XXI/55/04 z dnia 26 maja 2004 roku oraz uchwałą XXIX/4/05 z dnia 27 stycznia 2005 roku. Wg powyższych wynagrodzenie Pani Burmistrz tworzyły:

wynagrodzenie zasadnicze -  3.800zł,

dodatek funkcyjny  -    1.300zł,

dodatek specjalny (20% wyn. zas. i dod. funkcyjnego) – 1.020zł,

dodatek stażowy – 18% - 684zł

    Razem wynagrodzenie – 6.804zł

Wysokość ustalonego wynagrodzenia była zgodna z obowiązującym przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku, w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264), ze zmianami wprowadzonymi od 1 stycznia 2005 roku rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 22 lutego 2005 roku  (Dz. U. nr 34, poz. 309). Z dniem 7 sierpnia 2005 roku weszły w życie przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 146, poz. 1223). Obowiązujące wynagrodzenia dla Burmistrza Miasta, porównano z zacytowanymi wyżej przepisami i stwierdzono, że odpowiada ono stawkom podanym w cytowanym rozporządzeniu.

Ustalone wynagrodzenie skonfrontowano z listami wypłat za m-c IX i XI/2005 roku  i nieprawidłowości nie stwierdzono.           

Ustalenie wynagrodzenia dla pracowników funkcyjnych

Wynagrodzenie dla Sekretarza, Skarbnika Miasta, Naczelnika Wydziału Inwestycji,

Inspektora Wydziału Finansowego, określała Burmistrz Miasta w angażach. Na 2005 rok zgodnie z angażami znajdującymi się w aktach osobowych, wynagrodzenie dla ww. pracowników ustalono w dniu: dla Skarbnika- angaż z dnia 25.05.2004 roku, ze zmianą z dnia 1.04.2005 roku (obowiązującą od 1.05.2005r.), dla Sekretarza z dnia 20.11.2003 roku ze zmianą z dnia 1.04.2005 roku (obowiązująca od 1 stycznia 2005 roku), dla Naczelnika Wydziału Inwestycji – ostatni angaż z dnia 30.12.2004 roku, obowiązujący od 1.01.2005 roku (ze zmianą z dnia 1.04.2005 roku obowiązującą od 1.01.2005 roku). Wymienionym pracownikom funkcyjnym z uwagi na zajmowane stanowiska związane z kierowaniem zespołem, przyznano i wypłacano dodatek funkcyjny. Wysokość dodatku funkcyjnego ww. pracownikom określiła Burmistrz Miasta, podając stawkę dodatku, procent najniższego wynagrodzenia zasadniczego w I kategorii zaszeregowania, oraz kwotę wyliczoną z podanych parametrów. Wyliczona kwota dodatku była prawidłowa, zmieniano ją bowiem wraz ze zmianą przepisów określających wysokość najniższego wynagrodzenia zasadniczego, mającego wpływ na wysokość naliczonego i wypłacanego dodatku funkcyjnego.

Ponadto sprawdzono prawidłowość ustalania kategorii zaszeregowania i wszystkich składników wynagrodzenia w stosunku do wymienionych pracowników, w oparciu o dane zawarte w angażach. Nie stwierdzono przekroczenia przyznanych kategorii zaszeregowania pracowników, jak również przekroczenia stawki wynagrodzenia w danej kategorii zaszeregowania.

Analiza dokumentów dotyczących wypłat wynagrodzeń wykazała, że w 2005 roku czterem pracownikom Wydziału Finansowego przyznano na okres od 10.10.2005 rok do 28.02.2006 roku na podstawie § 8 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich, dodatek specjalny. Uzasadnieniem przyznania dodatku był zwiększony zakres obowiązków służbowych wykonywanych w ramach zastępstwa za pracownika przebywającego na urlopie macierzyńskim. Dodatek przyznała Burmistrz Miasta na wniosek Skarbnika Miasta. Wysokość dodatku  wynosiła od 8,6% do 25,6% wynagrodzenia zasadniczego, co stanowiło kwoty od 166,50zł do 460,80zł.  

W trakcie kontroli wynagrodzeń sprawdzono wypełnienie przez Sekretarza Miasta, Skarbnika, kierowników jednostek organizacyjnych, osób które upoważniono do wydawania decyzji administracyjnych, obowiązku wynikającego z art.24 h ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), dotyczącego złożenia oświadczeń majątkowych za 2004 rok. W wyniku kontroli stwierdzono, że przedmiotowe oświadczenia zostały złożone w terminie do 30 kwietnia 2005 roku według stanu na 31 grudnia 2004 roku.

Ustalenie wynagrodzenia dla pracowników obsługi

Kontroli poddano ustalone na podstawie umowy o pracę oraz angaży, wynagrodzenie dla pracowników obsługi, zajmujących stanowiska sprzątaczek oraz pracownika gospodarczego. Analiza wymienionych dokumentów nie wykazała nieprawidłowości w przyjętych kategoriach zaszeregowania oraz w wysokościach  wypłacanego wynagrodzenia zasadniczego. Wymienionym pracownikom obsługi wypłacano premie regulaminowe w wysokości 50% dla pracownika gospodarczego i sprzątaczki zatrudnionej na pełny etat, oraz 20% premii dla sprzątaczki zatrudnionej na 3 etatu. Zarządzeniem Burmistrza Miasta nr 8/99 z dnia 31 grudnia  1999 roku ustalono regulamin premiowania pracowników obsługi Urzędu Miasta Brzeziny. Zgodnie z powyższym premię wypłacano pracownikom w okresach miesięcznych z „dołu”. Maksymalna wysokość premii nie mogła przekraczać 50% wynagrodzenia zasadniczego pracownika, a jej wysokość ustalała Burmistrz Miasta w ramach posiadanych środków. W drodze pisemnej decyzji Naczelnika Wydziału Organizacyjnego, premia mogła ulec obniżeniu lub pracownik mógł być jej pozbawiony w przypadkach wymienionych w rozdziale II ustępie 3 przyjętego w jednostce regulaminu premiowania. Nieprawidłowości w naliczaniu i wypłacie premii nie stwierdzono. 

W 2005 roku kontrolowana jednostka wypłacała wynagrodzenia z tytułu umów zleceń 4 konserwatorom sprzętu pożarniczego Ochotniczej Straży Pożarnej, funkcjonującej na terenie Miasta Brzeziny w formie stowarzyszenia. Przedmiotowe umowy zawarte zostały przez Zarząd OSP w Brzezinach na okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2005 roku. Na ich podstawie zleceniobiorcy: ……………………………………..wystawiali comiesięczne rachunki za wykonaną usługę w kwotach wynikających z zawartych  umów.

Nagrody jubileuszowe

W 2005 roku kontrolowana jednostka wypłaciła nagrody jubileuszowe czterem pracownikom, na kwotę 13.059zł.

 

L.p.

Imię  i Nazwisko  

Stanowisko

Staż

Wysokość brutto

nagrody

 

 

 

 

 

 

1.

2.

3

4.

 

Podinspektor

Sekretarz Miasta

Sprzątaczka

Sprzątaczka

30 lat

25 lat

35 lat

20 lat

150%

100%

200%

75%

3.600

5.284,5

3.434

740,18

 

 

Skontrolowano prawidłowość udokumentowania okresów zatrudnienia, będących podstawą naliczenia i wypłaty nagród dla pracowników Urzędu Miasta i nieprawidłowości nie stwierdzono.

W aktach osobowych pracowników, którym przysługiwała nagroda, znajduje się zestawienie okresów pracy uzasadniające prawo do nagrody, opinia radcy prawnego potwierdzająca prawo pracownika do nagrody oraz pisma Burmistrza Miasta informujące pracownika o nabyciu praw do nagrody, z podaniem terminu jej nabycia, ilości przepracowanych lat i procentowej wysokości nagrody.

Nagrody jubileuszowe wypłacano w oparciu o art.21 ust.1 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 roku Dz. U nr 142, poz.1593 z późn. zm.), w związku z art. 13 ust.1 pkt 1 ustawy z 16 września 1982 roku o pracownikach urzędów państwowych ( tekst jednolity z 2001 roku Dz. U. nr 86, poz. 953 z późn. zm.) i § 12 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.

Analiza list wypłat nagród wykazała, że nagrody wypłacano pracownikom niezwłocznie po nabyciu do niej praw.     

Listy wypłat nagród były sprawdzone pod względem merytorycznym przez pracownika odpowiedzialnego za sprawy kadrowe w jednostce, pod względem formalno-rachunkowym i pod względem zabezpieczenia środków finansowych w budżecie, kontroli wypłat dokonywał Skarbnik Miasta, kierownik jednostki – Burmistrz Miasta zatwierdzała listy do wypłaty.

 

Dodatkowe roczne wynagrodzenie

W 2005 roku kontrolowana jednostka wypłaciła dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2004 rok pracownikom Urzędu Miasta w wysokości 81.130,02zł. Wypłata miała miejsce w styczniu 2005 roku. Skontrolowano u przypadkowo wybranych pięciu pracowników wysokość naliczonego dodatkowego wynagrodzenia rocznego, w porównaniu z okresem zatrudnienia i nieprawidłowości nie stwierdzono. Ponadto zgodnie z ustawą z dnia 4 marca 2004 roku o zmianie ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej oraz niektórych innych ustaw Dz. U. nr 116, poz. 1202), skontrolowano naliczenie i wypłatę „13” dla Burmistrza, Sekretarze i Skarbnika Miasta (zatrudnieni na podstawie wyboru i na podstawie powołania) i stwierdzono, że zgodnie z art.4 ust.1 pkt 2 cytowanej ustawy, dodatkowe wynagrodzenie wymienionym pracownikom wypłacono w wysokości 50% wynagrodzenia wyliczonego.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne wypacano na podstawie list z dnia 19.01.2005 roku – 1 pozycja, z dnia 14.01.2005 roku – 2 pozycje, z dnia 14.01.2005 roku – 3 pozycje, z dnia 14.01.2005 roku – 43 pozycje. Listy sprawdzone pod względem  merytorycznym, formalno-rachunkowym, podpisane przez Skarbnika oraz zatwierdzone do wypłaty przez kierownika jednostki. Listę wypłat dodatkowego wynagrodzenia dla Burmistrza Miasta podpisał Przewodniczący Rady Miasta.

W trakcie analizy wypłat dodatkowego wynagrodzenia, kontrolujący stwierdzili wypłatę „13” dla pracownika zajmującego stanowisko gospodarza Abstynenckiego Klubu „VIOLA”. ………………….., co wynika z akt osobowych, jest zatrudniona w Urzędzie Miasta Brzeziny w wymiarze 1 etatu na podstawie umowy o pracę z dnia 6.08.1999 roku, umowy z dnia 31.12.1999 roku i umowy z dnia  29.12.2000 roku na stanowisku  gospodarza Abstynenckiego Klubu „Viola”. Ww. jest zatrudniona i wynagradzana w oparciu o przepisy regulujące zasady wynagradzania  pracowników samorządowych. Kolejne rozporządzenia Rady Ministrów (z dnia 11.02.2003r, z dnia 22 lutego 2005 roku z dnia 2 sierpnia 2005 roku)w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich, w załączniku określającym tabele stanowisk pracowniczych wspólnych dla wszystkich urzędów nie ujmują stanowiska gospodarz Klubu. Umowę  z pracownikiem podpisał uprzedni Burmistrz Miasta p. Marek Kłopocki. Umowa o pracę stanowi załącznik nr 95 do niniejszego protokołu.   

Regulamin organizacyjny Urzędu Miasta nie przewiduje takiego stanowiska pracy jak – gospodarz Klubu Abstynenckiego, schemat organizacyjny nie ujmuje w strukturach organizacyjnych Miasta komórki- Klub Abstynencki „Viola”. Kolejne angaże z dnia 20.11.2003 rok, aneks z dnia 30.03.2004 rok do umowy o pracę z dnia 29.12.2000 rok podpisywała już obecna Burmistrz Miasta p. Ewa Mądra, dlatego kontrolujący zwrócili się do Pani Burmistrz o wyjaśnienie na jakiej podstawie Miasto finansuje wynagrodzenie w wysokości 720zł miesięcznie dla pracownika, który świadczy usługi na rzecz innego podmiotu, a mianowicie na rzecz Stowarzyszenia Abstynenckiego Klub Wzajemnej Pomocy „Viola”. Wyjaśnienie Burmistrza wraz z kserokopią schematu organizacyjnego Urzędu Miasta w Brzezinach, ostatnim angażem pracownika oraz zakresem czynności stanowią załącznik nr 96 do niniejszego protokołu kontroli. Zgodnie z treścią wyjaśnienia złożonego przez p. Burmistrz Miasta p. ………………….. wykonuje czynności robotnika gospodarczego pomieszczeń, które Miasto wynajmuje od TBS z przeznaczeniem ich na prowadzenie zajęć w zakresie profilaktyki i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Jak wyjaśnia p. Burmistrz w umowie o pracę zawartą z p. …………………….., dokonano „pomyłkowych zapisów co do zajmowanego stanowiska przez ww”. 

Premie i nagrody uznaniowe

Premię w 2005 roku wypłacano pracownikom obsługi na podstawie Regulaminu premiowania, który opisano w punkcie dotyczącym wypłat wynagrodzeń dla pracowników obsługi. Wysokość wypłaconej premii w 2005 roku wynosiła 15.811zł.

Zarządzeniem nr 132 Burmistrza Miasta Brzeziny z dnia 7 grudnia 2004 roku, utworzono fundusz nagród dla pracowników Urzędu Miasta w wysokości 5% rocznego osobowego funduszu płac z przeznaczeniem na nagrody dla pracowników   Urzędu Miasta za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej. Zgodnie z zarządzeniem, nagrody maja charakter uznaniowy i przyznaje je Burmistrz Miasta z własnej inicjatywy, bądź na wniosek Naczelnika Wydziału lub Kierownika USC. Naliczony w związku z powyższym fundusz nagród na 2005 rok wynosił 72.407zł co wynikało z wyliczenia  (138.000zł+1.310.150zł) x 5%.

W 2005 roku Burmistrz Miasta dwukrotnie przyznawała nagrody wszystkim pracownikom Urzędu; pismo nr Or.1120-3/05 z dnia 20 maja 2005 roku, na podstawie którego każdy z pracowników Urzędu Miasta otrzymał nagrodę w wysokości 620zł z okazji Dnia Pracownika Samorządowego, oraz pismem nr Or.1120-4/05 każdy pracownik zatrudniony w Urzędzie Miasta otrzymał nagrodę w wysokości 845zł „za całokształt pracy w 2005 roku”. Jak opisano wyżej zgodnie z zarządzeniem nr 132 z 7 grudnia 2004 roku, przeznaczeniem utworzonego funduszu nagród była wypłata nagród za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej. Kserokopia pism oraz zarządzenie nr 132 stanowią załącznik nr 97 do niniejszego protokołu kontroli.

Podsumowując w 2005 roku w kontrolowanej jednostce wypłacono nagrody na łączną kwotę 72.407zł: w maju dla 40 osób na kwotę 24.800zł i w grudniu na kwotę 34.645zł dla 41 osób.

Wypłata odpraw i ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy

W 2005 roku kontrolowana jednostka wypłaciła jedną odprawę w wysokości sześciomiesięcznego wynagrodzenia w kwocie 16.560zł, pracownikowi (p. ………………………) odchodzącej na emeryturę po 36 latach pracy. Nieprawidłowości w wypłacie odprawy nie stwierdzono.

W 2005 roku wypłacono ekwiwalent dwóm pracownikom: p. …………………. odchodzącej  na emeryturę w wymiarze za 26 dni urlopu z 2004 roku w wysokości 3.811,18zł oraz p. …………….za 9 dni urlopu w wysokości 410,40zł. Ww. zatrudniona była na czas określony i z dniem do 30.04.2005 roku upływał czas na jaki zawarta była umowa.

4.2. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych - 2005 rok

Odpis środków na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych dla pracowników Urzędu Miasta Brzeziny wynosił na 2005 rok 37.762,40zł, który wynikał z wyliczenia: 49 osób x (1.955,34x37,5%) plus odpis dodatkowy na każdego emetyta objętego opieką socjalną zakładu pracy w wysokości 1.833,15zł, który wynikł z wyliczenia 15 osób x (1.955,34złx6,25%). Wysokość odpisu dokonnao w oparciu o art.5 ust.1,2 i 6 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym fundusu świadczeń socjalnych (tj. z 1996 r Dz. U. nr 70, poz. 335 z późn. zm.). Przyjęta podstawa do naliczenia funduszu- (kwota przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w 2004 roku) była zgodna z kwotą opublikowaną w MP nr 11, poz. 229 z 21.02.2005 roku.

W trakcie kontroli dokonano sprawdzenia terminowości przekazania  dokonanych odpisów na dany rok kalendarzowy- 2005, dla pracowników urzędu na rachunek bankowy funduszu. Środki przekazywano w terminach jak niżej:

3 marca 2005 rok – kwota 6.000zł,

25 marca 2005 roku – kwota 5.000zł,

18 maj 2005 roku – kwota 15.000zł,

28 września 2005 roku – kwota 11.762,40zł

Razem   37.762,40zł

Naliczoną kwotę odpisu przekazano na konto Funduszu Świadczeń Socjalnych zachowując terminy określone w art.6 ust.2 cytowanej wyżej ustawy.

4.3. Wydatki na podróże służbowe pracowników - 2005 rok

Wydatki na podróże służbowe pracowników Urzędu Miasta Brzeziny ewidencjonowane w rozdziale 75023 § 4410, wynosiły w 2005 roku 12.578zł.

W rozdziale 75023 § 4410, księgowano także wydatki pokrywające koszty podróży służbowych samochodem pracownika. Podstawą zwrotu takich kosztów, było wystawione każdorazowo polecenie wyjazdu służbowego. Zwrotu kosztów za odbytą podróż służbową, dokonywano w wysokości iloczynu przejechanych kilometrów i obowiązującej stawki za 1 km przebiegu w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990).

W Mieście Brzeziny dokonywano także wypłat należności za używanie własnego pojazdu do celów służbowych w formie ryczałtów miesięcznych. Wysokość wypłaconych ryczałtów za 2005 rok wynosiła 4.760,70zł. Ryczałty pieniężne z tytułu przyznanych limitów kilometrów na jazdy lokalne samochodem prywatnym w 2005 roku, były wypłacane w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271).

Przyznane w 2005 roku przez Burmistrza Miasta limity kilometrów na jazdy lokalne dla pracowników Urzędu Miasta , nie przekroczyły 300km i przyznano je;

inspektorowi p. …………………..- za 150km,

inspektorowi p. …………………. – za 120km,

mł. referentowi p. ……………………….– za 100km,

Naczelnikowi Wydziału Infrastruktury i Gospodarki Mieniem p. …………………..– za 200km.

Umowy z pracownikami podpisywała Burmistrz Miasta, na czas nieokreślony. Limit miesięczny 300 kilometrów na jazdy lokalne dla p Burmistrz Miasta, określił Przewodniczący Rady Miasta w umowie z dnia 20.12.2002 roku. Analiza przedłożonych dokumentów wykazała, że Pani Burmistrz nie składa miesięcznych oświadczeń i nie pobiera należności z tytułu używania prywatnego samochodu do celów służbowych.

Zwrot kosztów używania samochodu będącego własnością pracownika w jazdach lokalnych, dokonywany był w formie miesięcznego ryczałtu pieniężnego, wynikającego z pomnożenia miesięcznego limitu przebiegu kilometrów przez obowiązującą stawkę (w zależności od pojemności skokowej silnika), na podstawie pisemnych oświadczeń pracownika o używaniu samochodu do celów służbowych. Kwota ustalonego ryczałtu, zgodnie z treścią § 6 zawartych umów, powinna być zmniejszona o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności w miejscu pracy, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

W czasie postępowania kontrolnego dokonano sprawdzenia prawidłowości dokonanych wypłat ryczałtów oraz ich potrąceń za każdy dzień nieobecności w pracy. Dokonano konfrontacji oświadczeń właścicieli pojazdów z listami obecności pracowników, otrzymujących ryczałty oraz ilością potrąceń ryczałtów wg ewidencji księgowej na przykładzie wypłat ryczałtów w miesiącach maj, czerwiec, lipiec i wrzesień 2005 roku, i stwierdzono, że:

-          pod listami wypłat ryczałtów znajdują się oświadczenia pracowników, zawierające informacje o marce samochodu, pojemności silnika, numerze rejestracyjnym, ilości dni nieobecności pracownika w pracy,

-          potrąceń dokonywano zgodnie z ilością dni nieobecnych w pracy zewidencjonowaną na listach obecności,

-          do naliczania ryczałtu przyjęto stawki w prawidłowych, aktualnych w danym okresie wysokościach,

-          od naliczonej należności potrącano podatek dochodowy.

Nieprawidłowości w wypłacie ryczałtów za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych nie stwierdzono.

 

Podróże krajowe

Celem sprawdzenia prawidłowości ewidencjonowania, rozliczenia i wypłaty należności z tytułu zwrotu kosztów na krajowe podróże służbowe, kontroli poddano polecenia wyjazdu służbowego z 2005 roku o numerach:

-          77 z dnia 25 kwietnia 2005 roku, rozliczona 5 maja 2005 roku,

-          83 z dnia 28 kwietnia 2005 roku, rozliczona 4 maja 2005 roku,(podróż własnym samochodem)

-          90 z dnia 6 maja 2005 roku, rozliczona 10 maja 2005 roku,

-          89 z dnia 6 maja 2005 roku, rozliczona 10 maja 2005 roku,

-          107 z dnia 19 maja 2005 roku, rozliczona 23 maja 2005 roku,(podroż własnym samochodem),

-          105 z dnia 18 maja 2005 roku, rozliczona 24 maja 2005 roku,

-          101 z dnia 13 maja 2005 roku, rozliczona 24 maja 2005 roku,

-          84 z dnia 2 maja 2005 roku, rozliczona 24 maja 2005 roku,

-          114 z dnia 22 maja 2005 roku, rozliczona 30 maja 2005 roku,

-          117 z dnia 24 maja 2005 roku, rozliczona 30 maja 2005 roku (podróż samochodem własnym),

-          80 z dnia 4 maja 2005 roku, rozliczono 31 maja 2005 roku, (podróż samochodem własnym),

-          93 z dnia 6 maja 2005 roku rozliczono 31 maja 2005 roku (podróż samochodem własnym),

-          270 z dnia 29 listopada 2005 roku, rozliczona 6 grudnia 2005 roku,

-          275 z dnia 5 grudnia 2005 roku, rozliczona 6 grudnia 2005 roku,

-          273 z dnia 2 grudnia 2005 roku, rozliczona 6 grudnia 2005 roku,

-          265 z dnia 24 listopada 2005 roku, rozliczona 6 grudnia 2005 roku,

-          278 z dnia 6 grudnia 2005 roku, rozliczona 9 grudnia 2005 roku,

-          276 z dnia 5 grudnia 2005 roku, rozliczona 9 grudnia 2005 roku (podróż własnym samochodem),

-          281 z dnia 7 grudnia 2005 roku, rozliczona 9 grudnia 2005 roku (podróż własnym samochodem),

-          288 z dnia 14 grudnia 2005 roku, rozliczona 19 grudnia 2005 roku (podróż własnym samochodem),

-          292 z dnia 19 grudnia 2005 roku, rozliczona 20 grudnia 2005 roku,

-          294 z dnia 21 grudnia 2005 roku, rozliczona 28 grudnia 2005 roku (podróż własnym samochodem),

i stwierdzono:

-          zlecającym wyjazd służbowy pracownikom Urzędu Miasta była Pani Burmistrz natomiast polecenie wyjazdu służbowego Burmistrzowi podpisywał Przewodniczący Rady Miasta,

-          na delegacjach, które upoważniały pracowników do przejazdu własnym samochodem, zamieszczano informacje o marce samochodu, numerze rejestracyjnym oraz pojemności silnika pojazdu, od których to informacji uwarunkowana była wysokość naliczonych kosztów podróży,

-          zastosowano prawidłowe stawki naliczeń diet oraz ryczałtów za dojazdy,

-          delegacje rozliczano w trakcie miesiąca, w którym miała miejsce podróż służbowa,

-          delegacje sprawdzane były pod względem formalno rachunkowym oraz zatwierdzane do wypłaty przez kierownika jednostki.

Nieprawidłowości w zakresie wydawania i rozliczania delegacji za podróż służbową nie stwierdzono.

    

Podróże zagraniczne

W 2005 roku odnotowano wydatki z tytułu służbowej podróży zagranicznej w okresie od 7.05-14.05 2005 roku, delegacji Miasta Brzeziny składającej się z dwóch radnych (p. ……………………………..) oraz Burmistrza Miasta p. Ewy Mądrej i inspektora ds. oświaty, kultury i sportu p. …………………... Celem podróży w ramach współpracy była Wspólnota Gmin Lanollon- Plouha we Francji. Na koszty przedmiotowej podróży w łącznej wysokości 5.046zł złożyły się diety dla uczestników podróży  (3 x 888,42zł = 2.665,26zł, oraz koszty paliwa, koszty przejazdów autostradami, oraz koszty noclegu w trakcie przejazdu do Francji. Pani Burmistrz zrezygnowała z poboru diet w wysokości 888,42zł, na okoliczność czego złożyła oświadczenie. Sprawdzono prawidłowość naliczeń diet i stwierdzono, że wyliczono je zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz.1991 ze zmianami z 2004 roku Dz.U. nr 271, poz. 2687). Delegacje dla Burmistrza Miasta oraz radnych podpisał Przewodniczący Rady Miasta Brzeziny, natomiast delegację dla inspektora Urzędu podpisała Burmistrz Miasta.    

4.4. Wydatki na wypłaty diet i zwrot kosztów podróży służbowych dla radnych oraz członków władz jednostek pomocniczych - 2005 rok

Zasady wypłaty diet

Zasady wypłaty diet dla radnych określały uchwały Rady Miasta Brzeziny nr III/31/02 z dnia 30 grudnia 2002 roku, oraz uchwała nr VIII/32/03 z dnia 28 maja 2003 roku. Zgodnie z przywołanymi uchwałami ustalono diety:

-          dla Przewodniczącego Rady - zryczałtowaną dietę miesięczną w wysokości 1.000zł,

-          dla Wiceprzewodniczących - zryczałtowana dietę miesięczną w wysokości 600zł,

-          dla Przewodniczących komisji - zryczałtowaną dietę miesięczną w wysokości 500zł,

-          dla pozostałych radnych -  zryczałtowaną dietę miesięczną w wysokości 400zł,

Za każdą nieobecność radnego na sesji lub na posiedzeniu komisji, wysokość diety obniżano o 20%.  Radnemu nie przysługiwała dieta w miesiącu, w którym nie odbywała się sesja Rady Miasta.

Prawidłowość wypłaty diet

Wydatki na wypłatę diet dla radnych i członków komisji w 2005 roku wynosiły 78.240zł.

W Radzie Miasta Brzeziny zasiadało 15 radnych. Uchwałami Rady Miasta nr I/4/02, nr I/05/02, nr I/06/02, I/07/02, I/08/02, I/09/02 powołano następujące stałe komisje:

-          Komisja Rewizyjna,

-          Komisja Finansowo-Budżetowa,

-          Komisja Edukacji i Kultury,

-          Komisja Spraw Społecznych i Sportu,

-          Komisja Rozwoju Gospodarczego, Przekształceń Własnościowych, Kontaktów i Współpracy z Zagranicą.  

Na podstawie wypłat diet radnym w miesiącach: kwiecień, maj, czerwiec i listopad 2005 roku, skontrolowano  prawidłowość naliczenia i wypłaty diet oraz ich miesięczną wysokość i ustalono co następuje:

-          listy wypłat diet sporządzone były w oparciu o listy obecności radnych na sesji,

-          wysokość wyliczonych stawek diet była zgodna z zasadami ustalonymi w uchwałach Rady Miasta Brzeziny,

-          potrąceń dokonywano zgodne z ustaleniami Rady, każda nieobecność na posiedzeniu sesji czy komisji skutkowała potraceniem 20% ustalonej diety,

kwoty diet wypłacano bezpośrednio w kasie Urzędu Miasta (pokwitowania na listach wypłat), bądź dokonywano przelewów na konta bankowe radnych,

listy wypłat diet sprawdzane były pod względem formalno-rachunkowym,  pod względem merytorycznym przez inspektora ds. obsługi rady, podpisane przez  Skarbnika, oraz zatwierdzone do wypłaty przez Burmistrza Miasta,

Nieprawidłowości w naliczaniu i wypłacie diet nie stwierdzono.

Wydatki z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych i sołtysów

W zakresie zwrotu radnym kosztów podróży Rada Miasta w Brzezinach podjęła uchwałę nr III/30/02 z dnia 30 grudnia 2002 roku, w której zawarto, iż za podróż służbową odbytą przez radnego prywatnym samochodem, przysługiwał zwrot kosztów podróży w wysokościach wg stawek określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy. Do pozostałych należności przysługujących radnym z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych (diety, ryczałt za dojazdy, koszty przejazdów) Rada Miasta nie podejmowała żadnych unormowań. Opierano się na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990), podczas gdy zasady zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gmin określało rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. nr 66, poz. 800z późn. zm.). 

W 2005 roku wydatki z tytułu zwrotu kosztów podróży radnych wynosiły 21.10zł.   

Wydatki na dostawy materiałów i usług

Postępowanie przeprowadzone w trybie przetargu nieograniczonego dotyczące wyboru banku na zaciągnięcie kredytu na sfinansowanie wydatków majątkowych nie znajdujących pokrycia w planowanych dochodach Gminy Miasto Brzeziny w wysokości 2.000.000zł”.

Rada Miasta Brzeziny uchwałą nr XXXVII/72/05 z dnia 26 października 2005 roku, podjęła decyzje o zaciągnięciu kredytu długoterminowego w wysokości 2.000.000zł na sfinansowanie wydatków nie znajdujących pokrycia w planowanych dochodach. Upoważniła Burmistrza Miasta do podjęcia czynności związanych z zaciągnięciem kredytu. W związku z powyższym w dniu 26 października 2005 roku, na tablicy ogłoszeń w siedzibie urzędu oraz na stronie internetowej Urzędu Miasta Brzeziny, opublikowano ogłoszenie o postępowaniu na udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego, którego przedmiotem było „Udzielenie i obsługa długoterminowego kredytu bankowego przeznaczonego na sfinansowanie wydatków majątkowych nie znajdujących pokrycia w planowanych dochodach Gminy Miasto Brzeziny w wysokości 2.000.000zł”. Zamieszczono w nim informacje wynikające z art.41 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Nie żądano wniesienia wadium. Termin składania ofert upływał zgodnie z treścią ogłoszenia 10 listopada 2005 roku.

Wartość zamówienia na dzień 26 października 2005 roku w kwocie 186.700zł, co stanowiło wartość 46.135,22 euro, ustaliła Skarbnik Miasta p. Grażyna Mela. Specyfikację istotnych warunków zamówienia zatwierdziła w dniu 26 października 2005 roku Burmistrz Miasta p. Ewa Mądra. Powyższy kredyt miał być dostępny kredytobiorcy w 2 transzach: I do 21.11.2005r., i II do 30.11.2005 rok, określony okres kredytowania to 3 lata. Zamawiający nie dopuszczał składania ofert wariantowych i częściowych. W postępowaniu mogli wziąć udział wykonawcy nie wykluczeni na podstawie art.24 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych, oraz spełniający warunki i wymagania określone w art.22 cytowanej ustawy i specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Kryterium oceny ofert – 100 % cena.

W wyznaczonym terminie oferty złożyły dwa banki;

Bank Spółdzielczy w Andrespolu ul. Rokicińska 130A, z ceną ofertową brutto 157.210,51zł, (suma odsetek wyliczona przez bank 157.210,51zł, marża banku 0,18%, prowizja kwotowa 0 %) – oferta nr 1

Bank Polska Kasa Opieki S.A. Centrum Klientów Korporacyjnych w Łodzi ul. Strykowska 5, z ceną ofertową 158.213,45zł brutto, (suma odsetek 156.213,45zł, marża banku 0,15%, prowizja kwotowa 2.000zł)–oferta nr 2.

W budżecie Miasta na rok 2005 zaplanowano wydatki na kwotę 5.000zł jako prowizja bankowa. Zaplanowane odsetki od kredytu to kwota 181.700zł przewidziane do spłaty w 2006 roku 103.805zł, w 2007 roku 57.672zł, w 2008 roku w wysokości 20.223zł.

Postępowanie przetargowe przeprowadziła 5 osobowa komisja powołana zarządzeniem Burmistrza Miasta nr 130/05 z dnia 27 października 2005 roku.

Analiza dokumentów przedłożona przez oferentów wykazała, że w złożonym przez oferenta nr 2 wypisie z Krajowego Rejestru Sądowego wg stanu na dzień 12.10.2005 roku, w Dziale 10 rubryce 1 podrubryce 1, stanowiącej o składzie Zarządu Banku, nie widnieje nazwisko p. …….. który udzielił pełnomocnictwa p. ……………………… do składania oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych Banku, oraz do podpisywania w imieniu Banku dokumentów związanych z zakresem działania Centrum Klientów Korporacyjnych w Łodzi. Powyższe osoby podpisały w imieniu Banku wszystkie dokumenty przetargowe; oświadczenie o spełnieniu warunków określonych w art.22 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych, ofertę Banku oraz projekt umowy. Wg zapisów Statutu Banku, oświadczenia w zakresie praw i obowiązków majątkowych Banku podpisują członkowie Zarządu bądź osoby upoważnione przez Zarząd do składania takich oświadczeń. Wymieniony p…….. jak wynika z przedłożonych dokumentów wchodził w skład Zarządu Banku w roku 2002 i wtedy też udzielił przedmiotowych pełnomocnictw. Natomiast w 2005 roku, czyli w okresie prowadzonego postępowania przetargowego ww. nie był już członkiem zarządu (jak wynika z zapisów rejestru). Dokumenty złożone do przetargu przez Bank Polska Kasa Opieki S.A. Centrum Klientów Korporacyjnych w Łodzi, podpisane przez p………………………….. były nieważne. Powyższe było przyczyną wykluczenie oferenta z postępowania, co potwierdza sporządzona dokumentacja: ZP-14, ZP-15, ZP-18 oraz protokół ZP-2. Dokumentację przetargową zatwierdziła w dniu 23.11.2005 rok Burmistrz Miasta p. Ewa Mądra.

W wyniku postępowania wybrano ofertę Banku Spółdzielczego w Andrespolu, która spełniała wymogi określone przez zamawiającego, a poza tym była ofertą tańszą. Zawiadomienia o wyniku pracy komisji przetargowej sporządzono i przesłano do oferentów w dniu 24 listopada 2005 roku, oraz wywieszono na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego. W dniu 1 grudnia 2005 roku jednostka spisała umowę o kredyt obrotowy z wybranym bankiem.

Wydatki inwestycyjne

Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych w latach 2004 – 2005

Dział

Rozdział

Paragraf

2004 rok

2005 rok

Plan po zmianach

Wykonanie

Plan po zmianach

Wykonanie

600

60016

6050

328.100

327.552

1.026.000

1.023.855

750

75023

6050

153.000

152.728

67.600

67.522

801

80801

6050

325.800

325.729

826.072

824.207

801

80104

6050

6.600

6.502

304.411

304.328

801

80110

6050

229.000

228.605

-

-

900

90001

6050

-

-

100.000

100.000

900

90002

6050

197.300

197.274

137.000

136.901

900

90004

6050

43.947

43.947

-

-

900

90015

6050

11.200

11.170

156.500

156.431

900

90095

6050

969.500

966.735

861.260

860.687

921

92116

6050

6.000

5.946

246.800

246.787

926

92601

6050

9.460

9.340

698.190

698.062

Razem

 

 

2.279.907

2.275.528

4.423.833

4.418.780

Wydatki budżetowe ogółem

 

 

17.449.500

16.910.424

21.938.643

21.352.593

% udziału wydatków inwestycyj-nych w wydatkach ogółem

 

 

13.07%

13,46%

20,2%

20,7%

 

Źródła finansowania realizowanych inwestycji w latach 2004 - 2005

Ogólna kwota wydatkowanych środków na inwestycje zrealizowane w kontrolowanej jednostce w 2004 roku to 2.350.528,28zł w tym: 1.157.930,28zł środki własne, 15.595zł dotacja z funduszy celowych, 895.476zł środki z zaciągniętych pożyczek i kredytów, 206.527zł środki pochodzące z umorzenia pożyczek i kwota 75.000zł środki Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska. Ogólna kwota wydatkowana na inwestycje w 2005 roku to 4.418.780,58zł w tym: 2.631.096,58zł środki własne, 1.593.324zł pożyczki i kredyty i 194.360zł środki pochodzące z umorzeń pożyczek.

Źródła finansowania realizowanych przez jednostkę inwestycji w okresie 2004 –2005 rok, przedstawia załącznik nr 98 do niniejszego protokołu kontroli.  
Z porównania danych zawartych w tabeli przedstawiającej plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych w 2004 roku z powyższym załącznikiem do protokołu przedstawiającym źródła finansowania inwestycji wynika, że w dziale 900-Gospodarka Komunalna i Ochrona Środowiska wydatkowano na inwestycje kwotę 1.294.125,86zł, natomiast ze sprawozdania Rb-28S wynika, że wydatki inwestycyjne zrealizowane i sklasyfikowane w  dziale 900 wynosiły 1.219.126zł. Różnica ta wynikała z wydatkowania kwoty 75.000zł ze środków Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska na zadania: Budowa sieci kanalizacyjnej na osiedlu Szydłowiec wraz z przykanalikami w wysokości 45.000zł i na inwestycję „Budowa kanalizacji sanitarnej w ulicy Orzeszkowej i Konopnickiej” – kwotę w wysokości 30.000zł.   

Ewidencja księgowa wydatków inwestycyjnych

W kontrolowanej jednostce wydatki poniesione na realizację zadań inwestycyjnych są ewidencjonowane na koncie syntetycznym – 080 – inwestycje, do którego prowadzona jest ewidencja analityczna z podziałem wg zadań i obiektów. Na stronie Wn konta 080 ujmuje się poniesione koszty dotyczące danej inwestycji, po stronie Ma konta, ujmuje się wartość uzyskanych efektów inwestycyjnych a w szczególności środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, wartości nieodpłatnie przekazanych i sprzedanych inwestycji, rozliczenie nadwyżki strat inwestycyjnych nad zyskami inwestycyjnymi. Ewidencja syntetyczna i analityczna prowadzona jest w programie komputerowym.

Organizacja procesu inwestycyjnego (planowanie i nadzór)

Zadania inwestycyjne realizowane w okresie objętym kontrolą zostały zaplanowane przez Radę Miasta w uchwałach budżetowych na lata 2004 i 2005 i ujęte w załącznikach zadań inwestycyjnych. Zmiany dokonywane w trakcie roku budżetowego, dotyczące wysokości środków finansowych przeznaczonych na ich realizację lub wprowadzanie nowych zadań, dokonywała Rada Miasta w drodze  uchwał.

Zgodnie z rozdziałem III ust.3 pkt 1-32 Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta w Brzezinach, prowadzenie całokształtu zadań w zakresie zamówień publicznych, oraz koordynowanie i bieżące nadzorowanie przebiegu procesu inwestycyjnego, przypisano Wydziałowi Inwestycji. Naczelnikiem Wydziału Inwestycji jest p. ……………… i to ww. ustanowiono odpowiedzialnym za wykonywanie czynności określonych dla wydziału. Ponadto w wydziale zatrudniono dwóch inspektorów: p……………………., której przypisano zgodnie z zakresem czynności obowiązki w zakresie opracowywania planów inwestycyjnych, sprawozdań z ich realizacji, przekazywanie placów budów, koordynowanie i bieżące nadzorowanie wykonawstwa inwestycji, analiza postępu robót, przygotowania dokumentacji dotyczącej odbiorów końcowych robót, rozliczenia rzeczowo-finansowe zadań inwestycyjnych, oraz p. ……………………., której przypisano zadania z zakresu przygotowania dokumentacji i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.

Skład komisji przetargowej do przeprowadzanych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, ustalała każdorazowo w drodze zarządzenia p. Burmistrz Miasta. Zarządzeniem nr 1/2005 z dnia 10 stycznia 2005 roku, Burmistrz Miasta wprowadziła regulamin komisji przetargowej, zgodnie z którym w skład komisji wchodzi minimum 5 osób, w tym pracownik ds. zamówień publicznych oraz osoby z odpowiednim przygotowaniem merytorycznym w zakresie przedmiotu zamówienia. Prace komisji obrazuje stosowna dokumentacja, która podlega ostatecznemu zatwierdzeniu przez kierownika jednostki. 

Kontrola realizacji wybranych inwestycji

Wykaz udzielonych zamówień publicznych w okresie 2004-2005 o wartości do 60.000 EURO i powyżej 60.000 EURO na roboty budowlane oraz na dostawy i usługi przedstawia załącznik nr 99 do protokołu kontroli.

Budowa kanalizacji sanitarnej wraz z przykanalikami oraz przepompownią w Brzezinach w ulicach Konopnickiej, Orzeszkowej i Kościuszki- przetarg nieograniczony powyżej 60.000 euro.

Etap przygotowania inwestycji

Decyzję nr RGI 7331- 134/3/03 o warunkach zabudowy terenu, na którym zaplanowano budowę kanalizacji sanitarnej wraz z przykanalikami, wydała Burmistrz Miasta Brzeziny w dniu 19.12.2003 roku. 

W dniu 16 marca 2004 roku przy kontrasygnacie Skarbnika i akceptacji radcy prawnego, Burmistrz Miasta p. Ewa Mądra podpisała z właścicielem Biura Projektowego DOMIKOR p. ……………………….., umowę o dzieło na wykonanie dokumentacji technicznej, dotyczącej inwestycji „Budowa kanalizacji sanitarnej wraz z przykanalikami oraz przepompownią w Brzezinach w ulicach Konopnickiej, Orzeszkowej i Kościuszki”, którą to dokumentację miał stanowić: projekt budowlany, techniczna specyfikacja wykonania i odbioru robót oraz kosztorys inwestorski wraz ze zbiorczym zestawieniem kosztów z podziałem na kosztorys kanału sanitarnego, rurociągu ciśnieniowego, przepompowni z przyłączem energetycznym, przykanalików do granic nieruchomości. Za wykonanie przedmiotu umowy określono wynagrodzenie w wysokości 22.868,86zł netto, 27.900zł brutto. W dniu 12 maja 2004 roku do przywoływanej wyżej umowy o dzieło spisano aneks nr 1, którym zmieniono zakres wykonywanej dokumentacji technicznej a mianowicie: projekt budowlany miał obejmować wykonanie kanalizacji sanitarnej wraz z przyłączami w ul. Orzeszkowej i Konopnickiej z możliwością włączenia kanalizacji do studni na terenie CPN przy ul. Kościuszki z przejściem pod rzeką. Projekt miał obejmować badania geotechniczne gruntu, projekt budowlany sieci kanalizacji sanitarnej, projekt budowlany przyłącza energetycznego do przepompowni ścieków oraz wykonanie operatu wodnoprawnego z uzyskaniem wszystkich opinii, sprawdzeń zgodnie z ustawą Prawo budowlane. Termin wykonania projektu- 30.06.2004 rok. Dokumentację projektową zatwierdziła Burmistrz Miasta p. E. Mądra.

Starosta Brzeziński w dniu 1.07.2004r wydał opinię nr 102102-161/2004 dotyczącą uzgodnień dokumentacji projektowej kanalizacji sanitarnej, oraz w dniu  12.07.2004r opinię nr 102102-190/2004 dotyczącą uzgodnienia dokumentacji projektowej przyłącza energetyczno-kablowego. W dniu 15 lipca 2004 roku decyzją nr RS-6224-1/04 tenże Starosta udzielił pozwolenia wodnoprawnego na wykonanie przejścia rurociągiem tłocznym kanalizacji sanitarnej pod dnem rzeki Mrożycy w Brzezinach, natomiast decyzją nr 135/2004 z dnia 18.08.2004 roku zatwierdził projekt budowlany i wydał dla Gminy Miasta Brzeziny, pozwolenie na budowę kanalizacji sanitarnej wraz z przyłączem energetycznym do przepompowni ścieków.

Burmistrz Miasta Brzeziny w dniu 24 sierpnia 2004 roku podpisała z Zakładem Energetycznym w Łodzi umowę o przyłączenie instalacji elektrycznej w przepompowni ścieków, oraz w tym samym dniu pomiędzy Burmistrzem Miasta Brzeziny a Polskim Koncernem Naftowym ORLENS.A z/s w Płocku została zawarta umowa, której przedmiotem było wyrażenie zgody ORLENU na udostępnienie Miastu działki nr 2305, w zakresie niezbędnym do wybudowania odcinka kanalizacji sanitarnej wg projektu. Za udostępnienie nieruchomości Miasto zapłaciło PKN ORLEN jednorazowo 300zł.

Wartość szacunkową zamówienia ustaliła na kwotę 640.013,26zł netto w dniu 5.07.2004 roku, inspektor Wydziału Inwestycji p. …………………….na podstawie kosztorysu inwestorskiego.       

Prawidłowość stosowania przepisów o zamówieniach publicznych

Specyfikację istotnych warunków zamówienia zwaną dalej siwz, zatwierdziła Burmistrz Miasta Brzeziny p. Ewa Mądra.

Specyfikacja w swojej treści zawierała:

w części I – postanowienia ogólne dotyczące informacji o zamawiającym, osobach uprawnionych do kontaktów z wykonawcami, informacji o niedopuszczeniu możliwości składania ofert częściowych i wariantowych,

w części II opisano przedmiot zamówienia i termin jego realizacji - (zadanie realizowane etapowo, I część w 2004 roku w okresie 21.09.do 15.12.2004 rok i II część w terminie od 1.04-30.08.2005 roku, zamawiający nie przewidywał zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust.1 pkt 6 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.) 

w części III specyfikacji określono warunki, których spełnienie decydowało o udziale w postępowaniu, oraz określono dokumenty potwierdzające spełnienie wymaganych od oferentów warunków. Żądane w specyfikacji dokumenty wynikały z treści rozporządzenia Rady Ministrów z 27 kwietnia 2004 roku w sprawie rodzaju dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. nr 71, poz. 645), 

w części IV specyfikacji ujęto opis sposobu obliczania ceny oferty- oferta powinna zawierać ostateczne wynagrodzenie ryczałtowe w cenach netto i brutto nie podlegające waloryzacji w okresie wykonania umowy,

część V określała tryb i zasady wyboru najkorzystniejszej oferty oraz kryteria oceny ofert, które stanowiły:

cena brutto – waga 90%, punkty liczone wg wzoru W1x=(Cmin:Cx)x100%x90%, gdzie Wx - ilość przyznanych punktów danej ofercie, Cmin – minimalna cena zaoferowana w przetargu, Cx – cena badanej oferty

wpływ sposobu wykonania zamówienia na rynek pracy w miejscu wykonywania zamówienia – 10%, punkty liczono wg wzoru M=(M1xM2) gdzie M- to wskaźnik zatrudnienia, M1 – liczba pełnoetatowo zatrudnionych bezrobotnych z trenu miasta Brzeziny, M2 – okres zatrudnienia (liczony w pełnych miesiącach) i W2x=(Mbad:Mmax)x100x10%, gdzie W2x – ilość punktów przyznanych danej ofercie za wskaźnik zatrudnienia pełnoetatowych bezrobotnych z terenu miasta Brzeziny skierowanych przez Powiatowy Urząd Pracy, Mbad- wskaźnik zatrudnienia pełnoetatowych bezrobotnych z terenu miasta Brzeziny przez PUP badanej oferty, Mmax - najwyższy wskaźnik zatrudnienia pełnoetatowych bezrobotnych z terenu miasta Brzeziny skierowanych przez PUP.

Końcowa ocena dla danej oferty wynikać będzie ze wzoru: Wx= (W1x + W2x),

w części VI specyfikacji określono formy i zasady wnoszenia wadium – wymagana wysokość wadium to 18.000zł stanowiąca 2,8% wartości zamówienia, złożone do 3 września 2004 roku,

część VII i VIII opisywała zasady przygotowania oferty oraz informacje o trybie składania i otwarcia ofert – otwarcie ofert wyznaczono na dzień 3 września 2004 rok godz. 12.00, termin związania ofertą 40 dni od daty upływu terminu składania ofert. Zgodnie z art. 85 ust. 1 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, wykonawca jest związany ofertą do upływu terminu określonego w specyfikacji nie dłużej niż 60 dni jeżeli wartość zamówienia na roboty budowlane jest wyższa niż 60.000 euro, a nie przekracza 10.000.000 euro,

w części IX zawarto informacje o obowiązku wniesienia przez wybranego wykonawcę zabezpieczenia należytego wykonania umowy, określone w wysokości 8% ceny ofertowej.

Analiza treści sporządzonej przez zamawiającego siwz wykazała, że zawierała ona wszystkie informacje określone w art.36 ust.1, ust.3 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Integralną część specyfikacji stanowiły: wzór oferty cenowej, wzór umowy, wzory wymaganych oświadczeń, formularz przedstawiający wykaz potencjału kadrowego, wykaz niezbędnych do wykonania zamówienia narzędzi i urządzeń, wykaz robót wykonanych w ciągu ostatnich pięciu lat, wykaz obrotów, zysku zobowiązań i należności ogółem, wykaz ewentualnych podwykonawców, harmonogram rzeczowo-finansowy, oraz przedmiar robót. W załączniku nr 1 do specyfikacji, który stanowił wzór oferty zawarto oświadczenie iż wykonawca uważa się za związanego ofertą przez okres 60 dni, natomiast w treści specyfikacji określono powyższy termin na 40 dni. Kserokopie stron specyfikacji i załącznika nr 1 siwz, stanowią załącznik nr 100 do protokołu kontroli.

Ogłoszenie o zamówieniu publicznym na powyższe roboty budowlane zostało przekazane Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 6.07.2004 roku, oraz  opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 113 z dnia 12.07.2004 roku pod pozycją 32869, na stronie internetowej Urzędu Miasta Brzeziny w dniu 12.07.2004 rok, wywieszono na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego w okresie od 12.07.do 10.09.2004 rok, oraz opublikowano w prasie lokalnej „Brzeziński Informator Samorządowy” nr 29 z dnia 21 lipca 2004 roku. W treści ogłoszenia zawarto dane dotyczące:

zamawiającego ( nazwa, adres)

trybu udzielenia zamówienia publicznego i przedmiotu zamówienia,

określenie sposobu uzyskania specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz jej cenę (20,00zł),

terminu związania ofertą –  ogłoszenie mówi o 60 dniowym terminie,

terminu realizacji zamówienia od 21.09.2004r.do 30.08.2005r.,

opisu warunków udziału wykonawców w postępowaniu,

informacji na temat wadium,

kryteriów ocen i ich znaczenie,

adresu i  miejsca składania ofert.

Ogłoszenie podpisała Burmistrz Miasta p. Ewa Mądra.

Do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia na „Budowę kanalizacji sanitarnej wraz z przykanalikami oraz przepompownią w Brzezinach w ulicach Konopnickiej, Orzeszkowej i Kościuszki”,  Burmistrz Miasta Brzeziny zarządzeniem nr 64/04 z dnia 5 lipca 2004 roku, powołała 5 osobową komisję przetargową, w skład której wchodzili pracownicy Urzędu Miasta.

Rozbieżność informacji dotyczących terminu związania ofertą, zawartych w treści specyfikacji gdzie mowa o 40 dniowym terminie związania ofertą  i w załączniku nr 1 do specyfikacji gdzie mowa o 60 dniowym terminie, odnotowali również wykonawcy, którzy specyfikację pobrali. Wystąpili w związku z powyższym z zapytaniem do zamawiającego o wyjaśnienie powyższej kwestii. W dniu 27 sierpnia 2004 roku przed datą upływu terminu składania ofert, zamawiający wysłał do 7 wykonawców  wyjaśnienia oraz  informację o modyfikacji treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia w punkcie dotyczącym terminu związania ofertą, który to termin określono na 60 dni. Powyższym pismem zamawiający poinformował wykonawców o przedłużeniu terminu składania ofert do dnia 10 września 2004 roku, a w dniu 31.08.2004 rok przesłał zainteresowanym dokumentacje uzupełniającą siwz. W dniu 3 września 2004 roku wpłynęło od jednego z wykonawców kolejne zapytanie dotyczące ujętych w przedmiarze pozycji robót w I części. Odpowiedzi na powyższe zapytanie do wszystkich wykonawców, którzy pobrali specyfikację zamawiający przesłał w dniu 6 września 2004 roku.

Z formularza przyjmowania i wydawania ofert w przedmiotowym przetargu oraz z druku ZP-12 wynika, że w wyznaczonym do składania ofert terminie wpłynęło 6 ofert a mianowicie:

oferta nr1, z ceną netto 436.078,88zł, brutto 532.016,23zł, wartość robót do wykonania w 2004 roku określił oferent na 239.322,83zł brutto, w 2005 roku na 292.693zł brutto,

oferta nr 2, z ceną 440.252,02zł netto, 471.069,66zł brutto, w tym wartość robót w 2004 roku to 223.714,18zł brutto, w 2005 247.355,47zł brutto,

oferta nr 3 z ceną netto 680.000zł, brutto 727.600zł w tym wartość robót do wykonania w 2004 roku to 321.000zł, w 2005 406.600zł,

oferta nr 4 z ceną netto 349.888,60zł, brutto 374.380,87zł, w tym wartość robót do wykonania w 2004 roku to 185.351,67zł brutto, w 2005 roku wartość robót to 189.029,20zł brutto,

oferta nr 5 z ceną netto 547.573,44zł, brutto 585.903,58zł, w tym wartość robót do wykonania w 2004 roku określono na kwotę 264.189,03zł, roboty do wykonania w 2005 roku to wartość 321.714,55zł,

oferta nr 6 z ceną netto 299.354zł, 320.308,78zł brutto, w tym wartość robót do wykonania w 2004 roku to 151.210,26zł, w 2005 roku to wartość 169.098,52zł.

W dniu otwarcia ofert tj. 10 września 2004 roku, członkowie komisji złożyli na drukach ZP-11 oświadczenia na podstawie art.17 ustawy Prawo zamówień publicznych, o nie podleganiu wyłączeniu z postępowania, natomiast Burmistrz Miasta p. Ewa Mądra jako kierownik jednostki powyższe oświadczenie złożyła w dniu 24.09.2004 roku. Skarbnik Miasta przedłożyła informację, że w 2004 roku na realizację przedmiotowej inwestycji zaplanowano w budżecie kwotę w wysokości 240.000zł, z czego na dzień 31.08.2004 rok wykorzystano kwotę 29.509,55zł (koszty dokumentacji). Do wykorzystania w roku 2004 pozostała więc kwota 210.490,45zł.  

Komisja przetargowa dokonała weryfikacji złożonych ofert, w wyniku której  powołując się na art. 89 ust.1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień publicznych, odrzuciła  ofertę nr 1 uzasadniając powyższe działanie błędnym obliczeniem ceny oferty. Wykonawca do ceny netto doliczył 22% stawkę podatku VAT, podczas gdy zgodnie z art.146 ust.3 ustawy z dnia 11marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 54, poz. 535), obowiązującą stawką podatku VAT od przedmiotowego typu usług jest 7%. Komisja przetargowa odrzuciła również ofertę nr 6  której jak wynika z uzasadnienia komisji treść nie odpowiadała treści siwz, wykonawca w kosztorysie ofertowym nie wycenił robót związanych z wykonaniem ogrodzenia i utwardzeniem placu wokół przepompowni oraz nie przewidział kosztów za zajęcie pasa drogowego. Odrzucenia oferty dokonano w oparciu o art. 89 ust.1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. O fakcie odrzucenia dwóch ofert, zamawiający poinformował równocześnie wszystkich wykonawców podając uzasadnienie faktyczne i prawne odrzucenia.

Kontrolujący dokonali analizy złożonych ofert pod względem spełniania przez oferentów wymogów specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zgodności treści ofert z treścią specyfikacji, oraz oceny ofert przez członków komisji przetargowej i stwierdzono, że odrzucone oferty zawierały opisane wyżej błędy. Ponadto oferent nr , stanowiąca własność dwóch osób fizycznych, nie przedłożył dokumentu żądanego w części III ust. 2, pkt 4 lit. f specyfikacji istotnych warunków zamówienia, potwierdzającego nie zaleganie w Urzędzie Skarbowym z opłatami podatków. Przedłożone do postępowania zaświadczenia właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego w Głownie, wykazywały brak zaległości w opłatach podatku przez poszczególne osoby fizyczne (współwłaścicieli spółki), a nie przez wykonawcę, którym w tym przypadku jest spółka jawna Osoby fizyczne wykazane w zaświadczeniach są płatnikami podatku dochodowego od osób fizycznych, natomiast spółka jawna jako jednostka organizacyjna jest płatnikiem podatku VAT i zaległości w opłatach tego podatku w przedłożonych zaświadczeniach mogą zostać nie wykazane, gdyż nie posiada ich konkretna osoba fizyczna. Numer NIP, którym posługują się Urzędy Skarbowe przy identyfikowaniu podatnika, dla spółki jest inny niż numery, które identyfikują wskazane na zaświadczeniach osoby fizyczne. Taką interpretację powyższego zagadnienia znajdujemy na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych, w której przywoływana jest wypowiedź Ministra Finansów z dnia 18 stycznia 2005 roku. Zgodnie z podanym wyjaśnieniem „spółka jawna pomimo braku osobowości prawnej na gruncie przepisów prawa podatkowego jest odrębnym od każdego ze wspólników tej spółki podmiotem praw i obowiązków podatkowych. Wynika to z definicji podatnika zawartej w art. 7 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa(...). Wspólnik spółki jawnej na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest niezależnym od spółki podmiotem praw i obowiązków podatkowych. Poszczególni wspólnicy spółki są więc podatnikami podatku dochodowego od osób fizycznych, spółka jawna jest natomiast podatnikiem podatku np. podatku od towarów i usług. Wspólnik spółki jawnej nie jest podatnikiem podatku VAT, a więc oczywistym jest, że nie będzie zalegał z opłatami w tym podatku. Zatem wystawione przez naczelnika urzędu skarbowego zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach przez poszczególnych wspólników spółki jawnej nie oznacza, że spółka ta nie posiada zaległości podatkowych”. Brak zatem powyższego zaświadczenia w dokumentacji przedłożonej przez oferenta nr 5 zgodnie z art. 24 ust.2 pkt 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, skutkować powinno wykluczeniem oferenta z udziału w postępowaniu. Kserokopia stron specyfikacji, odpis z Krajowego Rejestru Sądowego, zaświadczeń przedłożonych przez oferenta, ofertę z numerem NIP, druk ZP-14 z prac komisji oraz wyjaśnienie Burmistrza Miasta stanowią załącznik nr 101 do protokołu kontroli. Zgodnie z wyjaśnieniem członkowie komisji przetargowej przy ocenie dokumentów potwierdzających spełnianie przez wykonawców określonych warunków, uznali zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego wystawione dla każdego z właścicieli jako prawidłowe i wystarczające. Zgodnie z wyjaśnieniem nie wykluczenie powyższego wykonawcy z postępowania nie miało wpływu na wybór wykonawcy.        

Z przeprowadzonego postępowania, komisja przetargowa sporządziła na druku ZP-1 protokół oraz na drukach ZP-12, ZP-14 i ZP-16, ZP-18 dokumentację z przebiegu prac komisji, które zakończyły się w dniu 23 września 2004 roku. Wynik prac komisji i wybór oferenta nr 4 na wykonawcę przedmiotowego zadania, zatwierdziła Burmistrz Miasta p. Ewa Mądra podpisując protokół w dniu 24.09.2004 roku. Kserokopia protokołu stanowi załącznik nr 102 do protokołu kontroli. Cena oferty wybranego wykonawcy była najniższa z oferowanych (wynosiła 374.380,87zł brutto, 349.888,60zł netto), uzyskała maksymalną ilość punktów (90) za kryterium cena, oraz 6,3 punktu za drugie kryterium „wpływ zamówienia na rynek pracy”.

Do sposobu oceny ofert i wyliczaniu punktów kontrolujący nie wnieśli uwag.

W dniu 24 września 2004r., w formie faksów zawiadomiono wykonawców o wyniku postępowania, natomiast w dniu 25.09.2004 roku, wysłano do uczestników postępowania powiadomienia o wyborze oferty, a w zawiadomieniu skierowanym do wybranego oferenta, zamieszczono informacje o terminie podpisania umowy (w załączeniu dokumentacji  pocztowe potwierdzenia odbiorów). O wyborze oferty zamawiający zawiadomił Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 1 października 2004 roku, za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej Urzędu podając nazwę firmy i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz jej cenę.    

W dniu 7 października 2004 roku, pomiędzy Gminą Miasto Brzeziny reprezentowaną przez Burmistrza Ewę Mądrą a zwycięzcą przetargu spisano umowę nr RGI/142/2004, której przedmiotem było wykonanie robót „Budowa kanalizacji sanitarnej wraz z przykanalikami oraz przepompownią w Brzezinach w ulicach Konopnickiej, Orzeszkowej i Kościuszki –etap I i II. Kserokopia umowy stanowi załącznik nr 103 do niniejszego protokołu kontroli. W § 1 umowy szczegółowo opisano zakres robót z podziałem na etap I i II. Za wykonanie przedmiotu umowy określono wynagrodzenie ryczałtowe w wysokości 349.888,66zł netto, 374.380,87zł brutto z podziałem ustalonego wynagrodzenie na dwa etapy zgodnie z zakresem robót i tak: w 2004 roku ustalono wykonanie robót na 185.351zł brutto, 173.225,86zł netto, w 2005 roku określono wykonanie robót na 189.029,20zł brutto, 176.662,80zł netto.

Zabezpieczenie wykonania umowy określono na 8% wynagrodzenia ryczałtowego umowy, co stanowiło 29.950,47zł, wniesione w formie gwarancji ubezpieczeniowej.  Analiza przedłożonej dokumentacji wykazała, że wykonawca złożył gwarancję  należytego wykonania umowy wystawioną przez Towarzystwo Ubezpieczeń i Reasekuracji CIGNA STU S.A. w Warszawie dnia 6.10.2004 roku, gwarantującą zapłatę bezspornych należności do kwoty 29.950,47zł, ważną do 30.08.2005 roku.   

W § 13 umowy, ustalono warunki płatności za wykonane roboty, z których wynika, że wykonawca otrzyma wynagrodzenie po odbiorze 50% robót zaliczonych do I etapu w wysokości proporcjonalnej do wartości wykonanych robót przyjmując za podstawę wynagrodzenie ustalone dla I etapu, kolejne 50% po odbiorze robót zaliczanych do II etapu, oraz po dokonaniu odbiorów częściowych zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym robót. Wynagrodzenie płatne będzie na podstawie faktur oraz dokumentów rozliczeniowych, w ciągu 30 dni od daty ich doręczenia. Kwota faktur częściowych w danym etapie, nie może przekroczyć 90% wynagrodzenia ryczałtowego za dany etap.  W § 14 umowy strony ustaliły, iż z czynności odbioru wykonanych robót spisywane będą protokoły odbioru. Umowę kontrasygnowała Skarbnik Miasta.            

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia publicznego zamawiający przesłał do Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 14 października 2004 roku. Zgodnie z art.95 ust 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, zamawiający przekazuje ogłoszenie Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych niezwłocznie, co należy interpretować, że czynność ta powinna być wykonana już w następnym dniu roboczym po podpisaniu umowy. W opisywanym przypadku przekazanie informacji Prezesowi UZP miało miejsce dopiero w 7 dni po podpisaniu umowy. Kserokopia dowodu przekazania informacji do UZP stanowi załącznik nr 104 do protokołu kontroli. Wyjaśnienie w powyższej sprawie złożyła Burmistrz Miasta p. Ewa Mądra, które stanowi załącznik nr 101 do niniejszego protokołu. W wyjaśnieniu Burmistrz Miasta opóźnienie w przekazaniu informacji do UZP o zawarciu umowy tłumaczy faktem prowadzenia w tym samym czasie dużej ilości postępowań, w które zaangażowani byli pracownicy ds. zamówień publicznych. Bieżąca obsługa postępowań (wydawanie siwz, obsługa komisji przetargowej - pracownik wydziału jest każdorazowo sekretarzem komisji, udzielanie wyjaśnień wykonawcom), spowodowała opóźnienie w przesłaniu przedmiotowej informacji do Prezesa UZP.    

W dniu 15 października 2004 roku,  zamawiający dokonał zwrotu wadium wpłaconego w gotówce.

Zabezpieczenie środków w budżecie na realizację zadania inwestycyjnego (zaciągnięcie zobowiązań)

Zadanie inwestycyjne pn. „„Budowa kanalizacji sanitarnej w ulicach Konopnickiej, Orzeszkowej” ujęte zostało w uchwale Rady Miasta nr XVII/19/04 z dnia 26 lutego 2004 roku w sprawie uchwalenia budżetu Miasta na 2004 rok, w załączniku nr 5 – „Wieloletni plan nakładów inwestycyjnych na okres 2004-2006” i w załączniku nr 6 –„Plan nakładów inwestycyjnych na 2004 rok”. Wysokość zaplanowanych wydatków na powyższe zadanie to 700.000zł, w tym w roku 2004 zaplanowano kwotę do realizacji w wysokości 240.000zł, w 2005 roku zaplanowano kwotę 260.000zł i w 2006 roku 200.000zł. Środki na realizację zadania w 2004 roku to środki własne. Zmian opisanych postanowień w roku 2004, dokonała Rada Miasta uchwałą nr XXVI/112/04 z dnia 26 października 2004 roku, którą to uchwałą postanowiono zaciągnąć pożyczkę z WFOŚiGW w Łodzi w wysokości 320.000zł w tym do wykorzystania w 2004 roku do wysokości 175.626zł i w 2005 do wysokości 144.374zł, oraz uchwałą nr XXVI/110/04 z dnia 26.X.2004 rok, wg której  źródłem finansowania zadania w 2004 roku będą: 34.374zł środki własne, 175.626 pożyczka z WFOŚiGW oraz 30.000zł środki GFOŚiGW. W dniu 30 grudnia 2004 roku Miasto spisało z WFOŚiGW aneks do umowy pożyczki, zmieniający sposób przekazywania transz pożyczki, a mianowicie ustalono, że w 2004 roku uruchomione zostaną środki w wysokości 92.676zł, natomiast w 2005 roku wysokość przekazanych środków pożyczki będzie wynosiła 227.324zł.   

Wysokość i źródła środków na realizację przedmiotowego zadania w 2005 roku, określała uchwała Rady Miasta nr XXIX/1/05 z dnia 27 stycznia 2005 roku, w sprawie uchwalenia budżetu Miasta na 2005 rok. Wg załącznika nr 5 do powyższej uchwały zaplanowane wydatki na zadanie to kwota rzędu 305.560zł w tym 78.236zł środki własne i 227.324zł pożyczka WFOŚiGW w Łodzi. Kontrolowana jednostka ubiegała się o pozyskanie środków na realizację powyższego zadania z funduszy unijnych. Wniosek jednostki odrzucono.

Wartość podpisanej z wykonawcą zadania umowy na realizację przedmiotowych robót, wynosiła łącznie 374.380,87zł brutto w tym: wartość zaplanowanych w 2004 roku robót to kwota 185.351,67zł brutto, przy zaplanowanych przez Radę środkach w wysokości  240.000zł i wartość robót w 2005 roku wg umowy to 189.029,20zł, przy zaplanowanych przez Radę środkach w wysokości 305.560zł. Miasto posiadało pełne zabezpieczenie finansowe na realizację przedmiotowego zadania.

Prawidłowość finansowania inwestycji (zgodność z umową,  potwierdzanie wykonania robót)

Zgodnie z treścią spisanej umowy nr RGI 142/2004 z dnia 7 października 2004 roku, wykonawca będzie wystawiał faktury za faktycznie wykonane zakresy robót, określone w harmonogramie rzeczowo-finansowym, po dokonaniu odbiorów częściowych. Z uwagi na fakt, iż zaplanowano realizację zadania etapowo, zawarto w umowie, że kwota wynikająca z faktur częściowych w danym etapie nie może przekroczyć 90% wynagrodzenia za dany etap. Wystawiona faktura zawierać powinna udokumentowanie odbioru wykonanych robót – rozliczenie. Termin realizacji faktur określono na 30 dni od daty wpływu udokumentowanej faktury do zamawiającego.

W dniu 12 października 2004 roku, spisano protokół z wprowadzenia wykonawcy na budowę i przekazania frontu robót. Zgodnie z harmonogramem stanowiącym załącznik do umowy, do 15 listopada 2004 roku wykonawca zobowiązał się  wykonać sieć o długości 312,5mb, wykonać studnie kanalizacyjne w ilości 8 sztuk i włączyć projektowany rurociąg do studni kanalizacyjnej przy ul. Kościuszki. Jak wynika z dziennika budowy nr 180 prowadzonego dla kontrolowanego zadania, wykonawca przystąpił do realizacji robót dopiero 10 listopada 2004 roku. W dniu 15 grudnia 2004 roku, zamawiający z wykonawcą podpisali aneks do umowy nr RGI - 142/2004 z 7 października 2004 roku, którym to aneksem przesunięto termin wykonania I etapu zadania z 15 grudnia 2004r. na 31 styczeń 2005 rok. Uzasadnieniem podpisania aneksu było wystąpienie nieprzewidzianych okoliczności przy instalowaniu przepompowni ścieków (konieczność usunięcia drzewa, pod korzeniami którego na dużej głębokości przebiegały kable energetyczne oraz kable światłowodowe, co znacznie ograniczyło tempo prac). Zmiana wykonania terminu robót wynikających z I etapu była konsekwencją zmian wartości zaplanowanych do wykonania robót w 2004 i 2005 roku. Wartość zaplanowanych do wykonania robót w 2004 roku zmniejszono do 92.676zł brutto, natomiast zwiększono wartość robót zaplanowanych do wykonania w 2005 roku do 281.704,87zł. Kserokopia aneksu nr 1 stanowi załącznik nr 105 do protokołu kontroli.

Na podstawie zapisów w dzienniku budowy, w dniu 15.12.2004 roku wykonawca zgłosił gotowość odbioru wykonanych robót, a w dniu 21.12.2004 roku spisano protokół odbioru robót – z etapu I na kwotę 86.613,08zł netto 92.676zł brutto. Na podstawie protokołu wykonawca wystawił fakturę VAT 37/2004 z 21.12.2004 rok na wskazaną wyżej wartość. Powyższą Miasto opłaciło w całości ze środków pożyczki uzyskanej z WFOŚiGW w Łodzi, przyjmując klasyfikację budżetową dział 900 rozdział 90095 paragraf 6050. Zakres wykonanych i opłaconych robót był zgodny z treścią harmonogramu rzeczowo-finansowego, stanowiącego załącznik do umowy. Należność wynikającą z faktury Miasto opłaciło poleceniem przelewu w dniu 30 grudnia 2004 roku.

W dniu 21 stycznia 2005 roku, zamawiający spisał z wykonawcą zadania aneks nr 2 do umowy nr RGI-142/2004 zmieniając ustalenia dotyczące terminu rozpoczęcia robót II etapu tzn. przesunięto termin z umownego 1 kwietnia 2005 roku na 21 styczeń 2005 rok. Kserokopia aneksu stanowi załącznik nr 105 do protokołu kontroli. W dniu 31 stycznia 2005 roku dokonano protokolarnego odbioru robót I etapu, który jak wynikało z aneksu miał być zakończony do 31 stycznia 2005 roku. Wartość przyjętych robót to 77.522,53zł netto wg jednego protokołu, oraz 9.090,25zł netto wg drugiego protokołu. Na podstawie protokołów odbioru robót wykonawca wystawił fakturę nr 2/2005 z dnia 31.01.2005 rok na kwotę 77.522,52zł netto, 82.949,10zlł brutto, oraz fakturę nr 3/2005 z 31.01.2005 rok na kwotę 9.090,25zł netto, 9.726,57zł brutto, które jednostka opłaciła poleceniami przelewu odpowiednio z dnia 25 lutego 2005 roku i z dnia 11 lutego 2005 roku.

Kolejnego odbioru robót komisja w składzie przedstawicieli zamawiającego, wykonawcy oraz inspektora nadzoru,  dokonała w dniu 28.02.2005 roku. Wartość wykonanych robót to 93.457,94zł. Jak zapisano w protokole odbioru były to roboty wynikające z etapu I. Zgodnie z zapisami umowy i aneksu nr 1 do umowy, roboty etapu I winny być zakończone do 31.01.2005 roku, a nie 28 lutego 2005 roku. Ponadto wartość robót I etapu jak wynikało z zapisów umowy i aneksu to kwota 185.351,67zł brutto i taką wartość przedstawiają faktury za roboty wykonane do 31.01.2005 rok. W dniu 26 stycznia 2005 roku wykonawca zgłosił zamawiającemu zakończenie robót I etapu, protokół w sprawie końcowego odbioru i przekazania do użytku robót z I etapu spisano 31 stycznia 2005 roku, dlatego niezrozumiałym jest wykonywanie robót I etapu jeszcze w lutym. Umowa nr RGI 142/2004 w § 15 zawierała postanowienia dotyczące konsekwencji niewykonania robót w terminach określonych w § 2 umowy, a mianowicie wykonawca zobowiązany był do zapłacenia kar w wysokości 0,1% wartości wynagrodzenia za cały przedmiot umowy. Zamawiający nie podejmował żadnych działań mających na celu wyegzekwowanie postanowień § 15 umowy. Wyjaśnienie inspektora p. J, Fiks, faktura nr 5/2005,  protokół odbioru robót objętych fakturą oraz protokół końcowego odbioru robót I etapu, stanowią załącznik nr 106 do protokołu odbioru. Na podstawie protokołu spisanego w dniu 28 lutego 2005 roku wykonawca wystawił fakturę nr 5/2005 na kwotę 93.457,94zł netto, 100.000zł brutto. Zgodnie z treścią wyjaśnienia, roboty objęte fakturą nr 5/2005 były robotami wynikającym z II etapu, a wpis na fakturze wynika z oczywistej pomyłki wykonawcy, której nie dostrzegł inspektor nadzoru oraz pracownik merytoryczny Wydziału Inwestycji. 

W dniu 12 sierpnia 2005 roku zgodnie z zapisami w dzienniku budowy, wykonawca zgłosił gotowość zakończenia robót, co zostało potwierdzone przez inspektora nadzoru oraz kierownika budowy. W dniu 19 sierpnia 2005 roku spisano dwa protokoły odbioru robót częściowych, jeden na kwotę 41.732,99zł netto, 44.654,30zł brutto, oraz drugi na kwotę 41.471,87zł netto, 44.374,90zł brutto. Na podstawie powyższych protokołów wykonawca wystawił faktury nr 28/2005 z dnia 19.08.2005 rok na kwotę 44.654,30zł brutto, którą jednostka opłaciła poleceniem przelewu z dnia 13.09.2005 rok, oraz fakturę nr 29/2005 na kwotę 44.374,90zł brutto, którą zamawiający opłacił poleceniem przelewu z dnia 16 września 2005 roku, w całości ze środków pożyczki z WFOŚiGW. Końcowego odbioru robót wykonania „Budowy kanalizacji sanitarnej z przyłączami w ul. Orzeszkowej, Konopnickiej i Kościuszki  w Brzezinach„ dokonała 19 sierpnia 2005 roku, komisja w składzie przedstawicieli inwestora w osobach ……………………….. - inspektorzy Wydziału Inwestycji, przedstawiciela wykonawcy, użytkownika- przedstawiciela Zakładu Usług Komunalnych sp. z o.o. w osobie Prezesa spółki i inspektora nadzoru. W ocenie komisji, roboty zostały wykonane zgodnie w warunkami umowy, z warunkami technicznymi, jakość wykonanych robót określono jajko dobrą. Wykonawca przekazał komisji inwentaryzację geodezyjną, powykonawczą oraz atesty użytych do budowy materiałów. 

Wykonawca udzielił 3 letniej gwarancji na wykonane roboty tj. na okres od 19.08.2005 do 18.08.2008 roku. Zabezpieczeniem udzielonej gwarancji było 30% kwoty zabezpieczenia należytego wykonania umowy przedłożone przez wykonawcę w formie gwarancji Towarzystwa Ubezpieczeniowego i Reasekuracji CIGNA STU w Warszawie, gwarantującą wypłatę należności do kwoty 8.985,14zł. Gwarancję wystawiono na okres od 19.08.2005 –18.08.2008 rok.      

Rozliczenie inwestycji i przyjęcie na stan środków trwałych

Wydatki poniesione na realizację przedmiotowej inwestycji zgodnie z ewidencją księgową wynosiły łącznie 393.401,71zł, w tym wydatki w roku 2004 to 105.155,18zł, w 2005 roku wydatkowano kwotę 288.246,53zł. 

Szczegółowe zestawienie wydatków dokonanych na kontrolowane zadanie inwestycyjne przedstawia wg dokumentów źródłowych (faktury i rachunki) poniższa tabela:

Lp

Wykonawca

Przedmiot f-ry

Nr i data f-ry

Wartość brutto/netto

 

Rok 2004

 

 

 

1.

Professional Consulting  Center

Opracowanie Planu Rozwoju Lokalnego Miasta Brzeziny

15/2004/PRL z 27.08.2004 r.

9.000 / 7.377

2.

Professional Consulting  Center

Opracowanie studium wykonalności zadania inwestycyjnego „Budowa kanalizacji sanitarnej...”

22/2004/SW z 15.10.2004 rok.

4.026 / 3.300

3.

Biuro Projektowe „DOMIKOR”

Opracowanie projektu budowlanego na budowę kanalizacji sanitarnej z przyłączami w u. Orzeszkowej i Konopnickiej”

10/04 z 7 lipca 2004 roku

27.900zł / 22.868,86zł

4.

Starostwo Powiatowe w Brzezinach

Wypis z ewidencji gruntów

585/2004 z 19.03.2004 rok

362,10zł

5.

Starostwo Powiatowe w Brzezinach

Wypis z ewidencji gruntów

1650/2004 z 15.06.2004 rok

14,40zł

6.

Starostwo Powiatowe w Brzezinach

Wypis z ewidencji gruntów

1731/2004 z dnia 24.06.2004 rok

32,40zł

7.

Starostwo Powiatowe w Brzezinach

Uzgodnienia projektu

1771/2004 z dnia 16.06.2004 rok

534,00zł

8.

Zakład Energetyczny Łódź Rejon Łowicz

Opłata za przyłączenie przepompowni

177/4/8/2004 z dnia 30.08.2004 r.

833,50 / 683,20

9.

BINSTAL

Roboty budowlane – wykonanie kanalizacji na podstawie umowy RGI. 142/2004

37/2004 z dnia 21.12.2004 rok

92.676zł / 86.613,08zł

 

Razem wydatki  w roku 2004

-

-

135.155,18zł/ 121.785,04zł

 

Rok 2005

 

 

 

1.

Zakład Usług Budowlanych „MAREX”

Za sprawowanie nadzoru nad budową kanalizacji sanitarnej z przyłączami i przepompownią  I etap w Brzezinach – umowa nr 143/2004 z 6.10.2004 rok 

3/02/2005 z dnia 4 luty 2005 roku

2.939,68zł / 2.409,57zł

2

Wojewódzki Zarząd Melioracji i Urządzeń  Wodnych Łódź ul. Solna

Nadzór zgodnie z umową użyczenia nr 81/U/I-Rm/2004 z 25.11.2004 rok

4/05 KK z 17 stycznia 2005 roku

250,00zł

3.

BINSTAL

Roboty budowlane – wykonanie kanalizacji na podstawie umowy RGI. 142/2004

2/2005 z dnia 31.01.2005 roku

82.949,10zł / 77.522,52zł

4.

BINSTAL

Roboty budowlane – wykonanie kanalizacji na podstawie umowy RGI. 142/2004

3/2005 z dnia 31.01.2005 roku

9.726,57zł / 9.090,25zł

5.

BINSTAL

Roboty budowlane – wykonanie kanalizacji na podstawie umowy RGI. 142/2004

5/2005 z dnia 28.02.2005 rok

100.000zł / 93.457,94zł

6.

BINSTAL

Roboty budowlane –na podstawie umowy RGI. 142/2004

28/2005 z dnia 19.08.2005 roku

44.654,30zł / 41.732,99zł

7.

BINSTAL

Roboty budowlane – na podstawie umowy RGI. Nr 142/2004

29/2005 z dnia 19.08.2005 roku

44.374,90zł / 41.471,87zł

8.

Zakład Usług Budowlanych „MAREX” Skierniewice

Za pełnienie funkcji inspektora nadzoru – umowa nr 143/2004 z 6.10.2004 roku

29/08/2005 z dnia 22.08.2005 rok

2.998zł / 2.457,38zł

9.

Polski Koncern Naftowy ORLEN Sp. A. Płock

Opłata z tytułu udostępnienia nieruchomości

07100000067 z dnia 10.10.2005 rok

300zł / 245,90zł

10.

Państwowy Inspektorat Sanitarny w Brzezinach

Za wydanie decyzji w sprawie odbioru sanitarnego sieci

Decyzja nr 214/63/ZNS/05 z dnia 28.10.2005r.

53,98zł

 

Razem wydatki w 2005 roku

-

-

288.246,53zł / 268.692,40zł

 

Ogółem

-

-

423.401,69zł / 390.477,44zł

 

Kontrolowana jednostka poniosła wydatki na przedmiotową inwestycję w wysokości 423.401,69zł brutto, natomiast z ewidencji konta 080 prowadzonego do kontrolowanego zadania wynika, że wydatkowano kwotę 393.401,71zł brutto. Jak wynika z wyjaśnienia Skarbnika Miasta w ewidencji księgowej nie ujęto środków wydatkowanych na zadanie z Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w wysokości 30.000zł. 

W udokumentowanych wydatkach wykazano koszty sporządzenia „Planu Rozwoju Lokalnego Miasta Brzeziny” w wysokości 9.000zł. Jak wynika z informacji przedłożonej przez Sekretarza Miasta, Miasto Brzeziny ubiegało się o dofinansowanie powyższej inwestycji ze środków unijnych, a jednym z wymaganych dokumentów był Plan Rozwoju Lokalnego, którego opracowanie zgodnie z wymogami stanowiło koszt kwalifikowany inwestycji.                              

Rozliczenia wydatków związanych z zadaniem „Budowa kanalizacji sanitarnej z przykanalikami i przepompownią w ul. Orzeszkowej i Konopnickiej”, dokonano w dniu 27 października 2005 roku, poprzez sporządzenie dokumentu przyjęcia środka trwałego OT. Na podstawie powyższego OT inwestycję odnotowano w księdze inwentarzowej środków trwałych pod numerem 2/21/211/129 na stronie 90 pod poz. 129.

Wartość przyjętego na stan środków trwałych zadania 423.401,71zł,  była zgodna z wartością wynikającą z dokumentów źródłowych (faktury, rachunki , umowy).

Nadzór inwestorski

Umowę nr 143/2004 o pełnienie funkcji inspektora nadzoru spisała Burmistrz Miasta Brzeziny p. Ewa Mądra z …………………. - właścicielem Zakładu Usług Budowlanych „MAREX” w Skierniewicach w dniu 6 października 2004 roku. W powyższej umowie pełnienie inspektora nadzoru właściciel Zakładu powierzył p. ……………………., posiadającej uprawnienia budowlane do pełnienia nadzoru inwestorskiego w zakresie sieci instalacji i urządzeń wodociągowych, kanalizacyjnych, cieplnych, wentylacyjnych i gazowych – nr 11/98, nadane przez Urząd Wojewódzki w Skierniewicach. Wynagrodzenie za wykonywanie nadzoru inwestorskiego określono na 1,3% wartości brutto zadania, co dawało kwotę netto 4.866,95zł netto, brutto 5.937,68zł. Płatność wynagrodzenie ustalono po odbiorze  każdego etapu robót, na podstawie wystawionej przez Zakład faktury, w terminie 30 dni od daty dostarczenie jej inwestorowi.

Za pełnienie funkcji inspektora nadzoru wystawiono dwie faktury: fakturę nr 3/02/2005 z dnia 4 lutego 2005 roku na kwotę brutto 2.939,68zł netto 2.409,57zł po ukończeniu I etapu robót, oraz fakturę nr 29/08/2005 z dnia 22 sierpnia 2005 roku na kwotę brutto 2.998zł netto 2.457,38zł po końcowym odbiorze robót. Łącznie wypłacona kwota netto 4.866,95zł, brutto 5.937,68zł, była zgodna z kwotą wynikającą z umowy.

Przestrzeganie przez jednostkę przyjętych procedur kontroli wewnętrznej (na etapie wstępnym, bieżącym, następnym).        

Analiza funkcjonujących procedur kontroli wewnętrznej opisanych w procedurach kontroli finansowej wprowadzonych zarządzeniem nr 18 Burmistrza Miasta Brzeziny z dnia 31.12.2002 roku, Instrukcji obiegu kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych, oraz w Regulaminie organizacyjnym  Urzędu Miasta Brzeziny w konfrontacji z przestrzeganiem ich przy realizacji inwestycji „Budowa kanalizacji sanitarnej z przepompownią oraz przyłączami w ul. Orzeszkowej,  Konopnickiej i Kościuszki” wykazała co następuje:

zgodnie z § 20 przywołanych wyżej procedur kontroli finansowej, zgodność realizowanych procedur z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych ocenił kierownik, zatwierdzając przygotowaną do postępowania przez merytorycznego pracownika dokumentację, a następnie zatwierdzając propozycję komisji przetargowej co do wyboru najkorzystniejszej oferty, 

oceny pod względem zgodności z prawem dokumentacji typu projekty dokumentów, umów zgodnie z § 19 cytowanych procedur powinien dokonać radca prawny, dokumentując powyższą czynność stosowną adnotacją. Takiej adnotacji nie odnotowano na projekcie umowy stanowiącej załącznik do specyfikacji istotnych warunków zamówienia,

zgodnie z postanowieniami zawartymi w rozdziale V ust.3 pkt 14, 15, 16 Regulaminu Organizacyjnego, oraz zgodnie z zakresami czynności pracownicy Wydziału Inwestycji, sprawowali kontrolę bieżącą nad realizacją procesu inwestycyjnego, poprzez sprawdzenie zgodności wykonanych robót z treścią umowy i potwierdzanie powyższego faktu na częściowych i końcowych protokołach odbioru robót,

faktury za wykonane roboty, zgodnie z § 14 ust.7 Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych, wraz z dołączonym protokołem odbioru robót, podpisywane były przez inspektora nadzoru, i zgodnie z § 19 cytowanej instrukcji, sprawdzane pod względem merytorycznym przez pracowników Wydziału Inwestycji, wykazanych w załączniku nr 3 do instrukcji. Pod względem formalno –rachunkowym faktury oceniali pracownicy Wydziału Finansowego, wymienieni załączniku nr 4 do instrukcji, oraz podpisywała je Skarbnik jednostki, co zgodnie z § 23 opracowanych procedur oznaczało stwierdzenie zgodności operacji z planem finansowym, braku zastrzeżeń co do oceny merytorycznej operacji, braku zastrzeżeń co do kompletności oraz formalno-prawnej poprawności podpisywanego dokumentu. Takie faktury stanowiły podstawę do zatwierdzenia ich przez kierownika jednostki oraz podstawę do zaewidencjonowania operacji w urządzeniach księgowych,

udokumentowaniem zakończenia i rozliczenia inwestycji było zgodnie z zapisami § 14 ust. 8 Instrukcji w sprawie obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych, sporządzenie przez pracowników Wydziału Inwestycji dowodu OT z podaniem jej wartości, użytkownika oraz klasyfikacji rodzajowej.

 

Termomodernizacja budynku Szkoły Podstawowej nr 1 w Brzezinach przy ul Moniuszki 21 – etap III – przetarg nieograniczony powyżej 60.000 euro.

Etap przygotowania inwestycji

Powyższe zadanie realizowane było etapowo. Początek robót czyli realizację I etapu odnotowano w 2003 roku. Etap III realizowany w roku 2005, obejmował docieplenie ścian budynku głównego i pawilonu typu TUR. Dokumentację projektowo – techniczną na całość inwestycji wykonało wyłonione drodze przetargu nieograniczonego przedsiębiorstwo „Geneza” z Łodzi, na podstawie umowy o dzieło nr RGI-31/03 z dnia 2 czerwca 2003 roku. Wartość umowy wynosiła 1.500zł netto, 1.830 zł brutto i obejmowała wykonanie projektu budowlanego na ocieplenie budynków Szkoły Podstawowej nr 1 w Brzezinach przy ul. Moniuszki wraz z uzyskaniem wszystkich obowiązujących uzgodnień, opinii, pozwoleń, sporządzenie specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót, sporządzenie kosztorysu inwestorskiego wraz ze zbiorczym zestawieniem kosztów. Wartość kosztorysowa całej inwestycji „Termomodernizacja budynków szkoły nr 1” wynosiła 1.022.644,98zł  w tym etap III ostatni 371.418,79zł. W dniu 25 lutego 2005 roku pomiędzy wykonawcą dokumentacji techniczno-projektowej przedmiotowego zadania, a Burmistrzem Miasta spisano umowę nr 64/2005 roku o wartości 1.639,34zł netto, 2000zł brutto., na podstawie której projektant dokonał aktualizacji kosztorysu inwestorskiego i przedmiaru robót. Wg zaktualizowanego kosztorysu z dnia 4 marca 2005 roku, wartość robót III etapu „Termomodernizacji budynku Szkoły Podstawowej nr 1” wynosiła 445.777,12zł. Analiza sporządzonego kosztorysu wykazała, że zawiera on błędy w związku z czym dwukrotnie zwracano go wykonawcy celem naniesienia poprawek. Zamawiający wstrzymał wykonawcy kosztorysu wypłatę wynagrodzenia wnikającego z umowy nr 64/2005, na okres dokonania korekt w kosztorysie. Ostateczny kosztorys na wykonanie III etapu „Termomodernizacji budynku Szkoły Podstawowej nr 1 oraz pawilonu typu TUR”, zmodyfikowany przez inspektora Wydziału Inwestycji p. ……………… w dniu 14.07.2005 roku, wykazywał kwotę 463.437,56zł i taką kwotę przyjęto jako wartość szacunkową zamówienia.

Potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia robót związanych z ociepleniem budynków Szkoły Podstawowej nr 1 w Brzezinach, dokonało Starostwo Powiatowe w Brzezinach w dniu 13 sierpnia 2003 roku, w momencie rozpoczęcia robót etapu I. Zamawiający przedłożył wówczas do Starostwa projekt techniczny przedmiotowej inwestycji.      

Prawidłowość stosowania przepisów o zamówieniach publicznych

Zarządzeniem nr 52/05 z dnia 20 maja 2005 roku Burmistrz Miasta Brzeziny powołała 6 osobową komisje przetargową jako zespół pomocniczy kierownika zamawiającego do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie przedmiotowego zamówienia publicznego.

Ogłoszenie o zamówieniu publicznym na powyższe roboty budowlane, przekazano w dniu 20 maja 2005 roku do Urzędu Zamówień Publicznych,  zamieszczono na stronie internetowej Urzędu Miasta Brzeziny i wywieszono na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego w okresie od 20 maja do 22 lipca 2005 rok. W treści ogłoszenia zawarto dane dotyczące:

zamawiającego ( nazwa, adres),

opis przedmiotu zamówienia,

określenie trybu zamówienia,

określenie sposobu uzyskania specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz jej cenę (50,00zł),

terminu realizacji zamówienia do 30.11.2005r.,

opisu warunków udziału wykonawców w postępowaniu,

informacji o wadium, które określono na 18.000zł, co stanowiło 3,88% wartości zamówienia. Zgodnie z przepisem art. 45 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych, określona przez zamawiającego kwota wadium powinna mieścić się w granicach od 0,5 –3% wartości zamówienia. Z powyższego wynika, że określona wysokość wadium była nieprawidłowa. Kserokopia ogłoszenia stanowi załącznik nr 107 do niniejszego protokołu     

opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu,

nie dopuszczano możliwości składania ofert częściowych i wariantowych,

kryteriów oceny ofert: – cena 90%, oraz wpływ sposobu wykonania zamówienia na rynek pracy w miejscu wykonywania zamówienia 10%,

terminu i miejsca składania ofert - do 19.07.2005r., godz. 1130,

terminu otwarcia ofert - 19.07.2005r., godz. 12oo,

terminu związania ofertą (60 dni od dnia upływu składana ofert).

Ogłoszenie podpisała Burmistrz Miasta p. Ewa Mądra.

W dniu 20 maja 2005 roku, Prezydent Miasta Brzeziny zatwierdziła specyfikację istotnych warunków (siwz) zamówienia wraz z załącznikami, która zawierała informacje dotyczące:

w części I zawarto informacje o zamawiającym, osobach uprawnionych do kontaktów z wykonawcami i generalnych zasadach uczestnictwa w postępowaniu (możliwość złożenia tylko jednej oferty, niemożność złożenia ofert częściowych i wariantowych, pisemność postępowania),

w części II określono przedmiot zamówienia „Termomodernizacja budynku Szkoły Podstawowej nr 1 w Brzezinach – etap III ocieplenie ścian budynku głównego i pawilonu typu TUR”, zgodnie z projektem budowlanym. Termin wykonania zadania 30 listopada 2005 rok. Zamawiający przewidział możliwość udzielenia zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust.1 pkt 6 i 7 ustawy Prawo zamówień publicznych,

w części III siwz, zamawiający określił warunki oraz dokumenty wymagane od wykonawców. Analiza zapisów w powyższym zakresie wykazała, że zamawiający nie żądał od wykonawców potwierdzenia spełnienia warunku określonego w art. 22 ust.1 pkt 4 w związku z art. 24 ust. 1 pkt 4-9 czyli aktualnej informacji z Krajowego Rejestru Karnego albo równoważnego zaświadczenia właściwego organu sądowego lub administracyjnego, o którym mowa w § 1 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 roku w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. nr 71, poz. 645). Wartość przedmiotowego zamówienia przekraczała kwotę 60.000 euro, w związku z powyższym na podstawie art. 26 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych, żądanie przez zamawiającego od wykonawców dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu nie było czynnością fakultatywną lecz  obowiązującą. Kserokopia stron specyfikacji oraz wyjaśnienie inspektora p. ……………… stanowią załącznik nr 108 do protokołu kontroli. Zgodnie z treścią wyjaśnienia, zaniechanie żądania przez zamawiającego dokumentu potwierdzającego spełnienie warunku określonego w art.24 ust.1 pkt 4-9, wynikało z interpretacji przepisów art.25 i 26 ustawy Prawo zamówień publicznych. Wg interpretacji przyjętej przez jednostkę wymienionych przepisów, żądanie przedmiotowych dokumentów przez zamawiającego było czynnością fakultatywną (mógł ale nie musiał). Interpretacja na stronach internetowych przedstawiona przez UZP, wyjaśniła wątpliwości pracowników merytorycznych kontrolowanej jednostki i obecnie przy każdym prowadzonym postępowaniu powyżej 60.000euro, żądane są dokumenty o których mowa wyżej.                    

w części IV specyfikacji dokonano opisu sposobu obliczania ceny oferty,

w części V opisano tryb i zasady wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o kryteria ocen oraz ich znaczenie; cena brutto – 90% i maksymalna do uzyskania ilość punktów 90, oraz kryterium – wpływ sposobu wykonania zamówienia na rynek pracy w miejscu wykonywania zamówienia – 10%, maksymalna do uzyskania ilość punktów 10 punktów. Końcową ocenę stanowiła suma punktów obydwu kryteriów wyliczona wg określonych i opisanych wzorów matematycznych,

w części VI zawarto informacje dotyczące wysokości, form, terminie wniesienia, oraz zwrotu i utraty wadium. Określona wysokość wadium (18.000zł), była nieprawidłowa co zostało opisane wyżej,

część VII opisywała zasady przygotowania ofert, część VIII zawierał informacje o trybie składania i otwarcia ofert, o terminie związania ofertą – 60 dni od upływu terminu składania ofert, o możliwościach zmiany lub wycofania oferty,

w części IX siwz ujęto zagadnienie związane z zabezpieczeniem należytego wykonania umowy. Wykonawca, którego ofertę wybrano zobowiązany był do wniesienia w dniu podpisania umowy, zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości odpowiadającej 7% ceny ofertowej brutto.

Integralną część specyfikacji stanowiły: wzór umowy, wzór oferty cenowej, wzory wymaganych oświadczeń oraz przedmiar robót wraz ze specyfikacją techniczną wykonania i odbioru robót.

W dniach 7 lipca oraz 11 lipca 2005 roku, dwóch wykonawców skierowało do zamawiającego pisemne zapytania dotyczące treści specyfikacji oraz niejasności związanych z projektem, przedmiarem robót, techniczną specyfikacją wykonania i odbioru robót. Wyjaśnienie przedstawionych wątpliwości zamawiający przekazał w dniu 14 lipca 2005 roku pismo nr In. 34109-4/05 (załączone potwierdzenia wysłanych informacji) do ośmiu oferentów, którzy pobrali specyfikację, oraz powyższym pismem zamawiający poinformował wykonawców o przedłużonym terminie składania ofert - do 22 lipca 2005 roku do godz. 14.00. Otwarcie ofert wyznaczono na 22.07.2005 rok na godz. 14.30.

Wg protokołu sporządzonego z otwarcia ofert, oraz z druku ZP-12 wynika, że w wyznaczonym do składania ofert terminie wpłynęły 4 oferty a mianowicie:

oferta nr 1 Przedsiębiorstwo z ceną netto 389.276,50zł, brutto 474.917,33zł,

oferta nr 2, z ceną netto 335.144,72zł, brutto 408.876,56zł,

oferta nr 3, z ceną netto 267.481,24zł, brutto 326.327,11zł,

oferta nr 4, z ceną  netto 337.764,12zł, brutto 412.072,23zł.

W dniu otwarcia ofert zamawiający poinformował o wysokości przeznaczonych środków na sfinansowanie przedmiotowego zamówienia a mianowicie: 488.672zł.

Z sześcioosobowej komisji przetargowej powołanej zarządzeniem nr 52/05  Burmistrza Miasta z dnia 20 maja 2005 roku, tylko czterech jej członków przystąpiło do prac związanych z udzieleniem przedmiotowego zamówienia. Złożyli oni na podstawie art.17 ustawy Prawo zamówień publicznych, na drukach ZP-11 oświadczenia o braku istnienia okoliczności powodujących wyłączenie ich z udziału w postępowaniu. Burmistrz Miasta jako kierownik zamawiającego złożył powyższe oświadczenie w dniu 27 lipca 2005 roku.

Komisja przetargowa dokonała weryfikacji złożonych ofert, w wyniku której wykluczyła z dalszego postępowania dwóch oferentów: oferenta nr 4 i, którzy to oferenci wg oceny komisji nie złożyli dokumentów warunkujących udział w postępowaniu, a mianowicie oferent nr 4 nie przedłożył aktualnego zaświadczenia właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego, potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, natomiast oferent nr 3 przedstawiający najkorzystniejszą ofertę cenową (o 82.549,45zł tańsza od następnej), załączył do oferty dokumenty informujące o przeciętnej liczbie zatrudnionych pracowników, które nie spełniały wg komisji, wymogów określonych w specyfikacji (specyfikacja żądała informacji o przeciętnej liczbie zatrudnionych w okresie ostatnich trzech lat oraz zaświadczenie z ZUS potwierdzające średnioroczne zatrudnienie - minimum 15 osób w ostatnim roku 2004). Oferent przedłożył informację potwierdzoną przez ZUS o przeciętnej liczbie zatrudnionych w okresie od czerwca 2004 do maja 2005 roku, czyli tylko zatrudnienie z części roku 2004 zostało przez ZUS potwierdzone. 

Analizując zapisy specyfikacji odnoszące się do wymaganych dokumentów informujących o ilości zatrudnionych pracowników, kontrolujący stwierdzają, że zamawiający nie określając warunku dotyczącego ilości zatrudnionych przez wykonawcę pracowników, żądał dokumentów potwierdzających spełnienia tego warunku (żądano wykazu informującego o przeciętnej liczbie zatrudnionych pracowników – z załączeniem zaświadczenia z ZUS, potwierdzającym średnioroczne zatrudnienie minimum 15 osób za ostatni rok). Zgodnie z art.36 ust.1 pkt 8 i 9 ustawy Prawo zamówień publicznych, najpierw zamawiający opisuje warunki udziału wykonawców w postępowaniu, a następnie żąda dokumentów, informacji i oświadczeń potwierdzających spełnienie tychże warunków. Zamawiający nie może żądać od wykonawców dokumentu, do którego nie ma określonego warunku. Żądanie dokumentu bez warunku jest bezprzedmiotowe, a w uzasadnieniu odrzucenia oferty i wykluczenia oferenta z dalszego udziału w postępowaniu zapisano, iż wykonawca nie spełnił warunku udziału w postępowaniu, ponieważ nie złożył zaświadczenia potwierdzającego średnioroczne zatrudnienie minimum 15 osób za ostatni rok. Takim działaniem odrzucono ofertę, która jak opisano wyżej była najkorzystniejsza cenowo, o 82.549,45zł tańsza od następnej. Kserokopia odpowiednich stron specyfikacji z określeniem warunków postępowania i wymaganymi dokumentami potwierdzającymi spełnienie ich stanowi załącznik nr 11 do protokołu.

Kserokopia stron specyfikacji, oferta wykonawcy z przedmiotowym wykazem, druk ZP-15, oraz wyjaśnienie Burmistrza Miasta stanowią załącznik nr 109 do niniejszego protokołu. W treści wyjaśnienia p. Burmistrz zawarła, iż warunkiem określonym w specyfikacji, który odpowiadał żądanym dokumentom to warunek, że „w przetargu mogą wziąć udział wykonawcy, którzy dysponują osobami zdolnymi do wykonania zadania”.  

Zamawiający w części  III ust.1 pkt 3 specyfikacji, postawił ogólny warunek, że „w postępowaniu mogą wziąć udział wykonawcy, którzy dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia”, którego spełnienie wg kontrolujących potwierdzają dokumenty żądane w części III punkcie 5 lit. c specyfikacji, a mianowicie „żądano wykazu osób i podmiotów, które będą wykonywać zamówienie lub będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji niezbędnych do wykonania zmówienia oraz żądano załączenia kopii uprawnień potwierdzających kwalifikacje niezbędne do wykonania zamówienia...”. Określony przez zamawiającego warunek, jak podkreślono wyżej jest bardzo ogólny. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia jest jednym z podstawowych dokumentów w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego i podstawowym dokumentem, na podstawie którego wykonawcy przygotowują oferty, dlatego powinna być ona jednoznaczna i wyczerpująca. W zakresie określenia warunków udziału w postępowaniu, zamawiający powinien określić je w sposób jednoznaczny, przy użyciu jasnych i precyzyjnych sformułowań, a korzystając ze swobody ich formułowania powinien mieć na uwadze fakt, iż postawione warunki nie podlegają zmianom w toku postępowania.

Zgodnie z art.89 ust.1 pkt 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku –Prawo zamówień publicznych, ofertę nr 4 i 3 odrzucono, ponieważ zostały złożone przez wykonawców wykluczonych z udziału w postępowaniu. O fakcie wykluczenia oferentów z postępowania  zamawiający poinformował wykonawców w dniu 29 lipca 2005 roku, w dwa dni po zakończeniu prac komisji. W dniu 29.07.2005 roku faksem a następnie za pośrednictwem poczty w dniu 1 sierpnia 2005 roku wpłynął do jednostki od oferenta nr 3 protest. Protest oferenta zamawiający oddalił uzasadniając, iż czytelne były określenia zawarte w siwz na temat przeciętnej liczby zatrudnionych pracowników w okresie ostatnich trzech lat, oraz w okresie ostatniego roku, a przedłożona przez wykonawcę informacja nie spełniała określonego warunku. Jednocześnie poinformowano wykonawcę o przysługującym mu prawie odwołania do Prezesa UZP w terminie 5 dni od dnia doręczenia oddalenia. Wraz ze złożeniem protestu, zamawiający zawiesił bieg terminu związania ofertą do momentu jego rozstrzygnięcia, o czym poinformował wykonawców biorących udział w postępowaniu. Wykonawca nie odwołał się od decyzji zamawiającego i w dniu 10 sierpnia 2005 roku zwrócił się do zamawiającego o wypłatę wadium.         

Kontrolujący dokonali analizy pozostałych złożonych ofert pod względem spełniania  wymogów specyfikacji istotnych warunków zamówienia i oceny ofert przez członków komisji przetargowej.  Nie stwierdzono nieprawidłowości w odniesieniu do oceny pozostałych ofert.

Z przeprowadzonego postępowania, komisja przetargowa sporządziła na druku ZP-1/PN protokół oraz na drukach ZP-12, ZP-14 i ZP-15, ZP-18, dokument obrazujący badanie ofert, dokumentację z przebiegu prac komisji, które zakończyły się w dniu 27 lipca 2005 roku- data podpisania przez kierownika zamawiającego protokołu. Wynik prac komisji i wybór oferty nr 2 z ceną ofertową 408.876,56zł brutto, 335.144,72zł netto, na wykonawcą przedmiotowego zadania, zatwierdziła Burmistrz Miasta w dniu 27 lipca 2005 roku. W dniu 5 sierpnia 2005 roku, odnotowano zatwierdzenie przez kierownika zamawiającego, dokumentu ZP-19, informującego o wniesionych protestach.

Ogłoszenie o wyniku postępowania zostało wysłane do uczestników postępowania w dniu 29 lipca 2005 roku, wywieszone na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego w okresie od 29 lipca do 1 sierpnia 2005 roku, natomiast do Urzędu Zamówień Publicznych przekazano wyniki postępowania dopiero w dniu 1 sierpnia 2005 roku. Zgodnie z art.92 ustawy Prawo zamówień publicznych o wyborze oferty z podaniem adresu wybranego wykonawcy, cena oferty, zamawiający zawiadamia niezwłocznie wykonawców oraz Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych przy zamówieniach o wartości powyżej 60.000euro. W opisywanym przypadku zawiadomienie Prezesa UZP miało miejsce w kilka dni po wyborze oferty. Analiza dokumentacji dotyczącej wybranych do kontroli inwestycji wykazała nieprawidłowe postępowanie jednostki w zakresie informowania Prezesa UZP o wynikach postępowania, czy udzielenia zamówienia publicznego. W skontrolowanych przypadkach „niezwłoczne zawiadomienie”, o którym mowa w ustawie Prawo zamówień publicznych, nie był to dzień wyboru oferty czy dzień następny, lecz kilka dni po dokonaniu wymienionych czynności. Kserokopia zawiadomienia Prezesa UZP, protokołu prac komisji stanowią załącznik n 110 do niniejszego protokołu.

W dniu– 23 sierpnia 2005 roku, pomiędzy Miastem Brzeziny reprezentowanym przez Burmistrza p. Ewę Mądrą z kontrasygnatą Skarbnika Miasta p. Grażyny Meli, a  wykonawcą zadania podpisano umowę nr In. 209/2005, na wykonanie „Termomodernizacji budynku Szkoły Podstawowej nr 1 w Brzezinach - ocieplenie ścian budynku głównego i pawilonu typu TUR” zgodnie z projektem, przedmiarem robót i specyfikacją techniczną wykonania zadania. Ustalone umową wynagrodzenie było zgodne z ceną określoną w ofercie a mianowicie: 408.876,56zł brutto, 335.144,72zł netto. Zgodnie z zapisem §12 umowy ustalone wynagrodzenie jako ryczałtowe nie podlegało zmianie. Kserokopia umowy stanowi załącznik nr 111 do niniejszego protokołu.

W § 12 ust.3 umowy, ustalono warunki płatności za wykonane roboty, z których wynika, że płatności następować będą na podstawie faktur wystawionych przez wykonawcę po odbiorach częściowych robót, wykonanych zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym. Ustalono, że pierwszą fakturę wykonawca wystawi po wykonaniu co najmniej 10% wartości wykonanych robót. Kwota wynikająca z poszczególnej faktury nie może przekraczać 90% wynagrodzenia ryczałtowego za cały przedmiot umowy. Faktury będą regulowane przez zamawiającego w ciągu 30 dni od daty ich doręczenia do inwestora.

W § 11 umowy zawarto postanowienia dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zgodnie z którymi wykonawca wniósł zabezpieczenie w wysokości 7% wynagrodzenia brutto co dawało kwotę 28.621,36zł, w tym 30% wyliczonej wartości - 8.586,41zł w gotówce (przelew z dnia 23.08.2005 rok) i 20.034,95zł w formie gwarancji bankowej (gwarancja PKO BP nr 26/2005 z ważnością do 30.12.2005 rok).

O fakcie podpisania umowy z wybranym wykonawcą, czyli o fakcie udzielenia zamówienia publicznego, zamawiający zobowiązany był zgodnie z art.95 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych, niezwłocznie zawiadomić Prezesa UZP. Zawiadomienie o powyższej treści wysłano do UZP dopiero 29 sierpnia 2005 roku, czyli w 6 dni po podpisaniu umowy. Kserokopia wysłanego zawiadomienia stanowi załącznik nr 112 do niniejszego protokołu kontroli.

W dniu 30 listopada 2005 roku spisano aneks nr 1 do umowy In. 209/2005, którym przesunięto termin wykonania zadania z 30 listopada 2005 roku dna dzień 27 grudnia 2005 roku, uzasadniając powyższe złymi warunkami atmosferycznymi uniemożliwiającymi wykonywanie prac elewacyjnych. Kserokopia aneksu stanowi załącznik nr 113 do protokołu kontroli.

W dniu 1 grudnia 2005 roku komisja w składzie inspektora nadzoru, przedstawiciela inwestora w osobie p. …….., oraz Dyrektora modernizowanej szkoły, spisała protokół konieczności, w którym opisano konieczność wykonania prac polegających na remoncie koszy przyokiennych oraz naprawy i ociepleniu murku oporowego z ułożeniem tynku. Uzasadnieniem wykonania dodatkowych robót, których nie ujęto w zamówieniu głównym (nie są to elementy elewacji), były względy estetyczne modernizowanego obiektu. Kserokopia protokołu konieczności stanowi załącznik nr 114. Na powyższą okoliczność sporządzono kosztorys budowlany robót dodatkowych o wartości 10.534,02zł, a w dniu 6 grudnia 2005 roku Burmistrz Miasta zatwierdziła protokół ZP-2, w którym jako przedmiot dodatkowego zamówienia określono remont koszy przyokiennych, remont murków oporowych, remont wejścia do budynku szkoły, na podaną wyżej wartość szacunkową. Zamówienia udzielono w oparciu o art. 67 ust.1 pkt.5 ustawy Prawo zamówień publicznych. Kserokopia protokołu stanowi załącznik nr 115 do niniejszego protokołu. Wykonawca zadania podstawowego sporządził  kosztorys na wymienione roboty dodatkowe, wg którego ich wartość wynosiła 9.047,90zł netto, 11.038,44zł brutto, i stanowiła 2,7% wartości robót podstawowych. W dniu 7 grudnia 2005 roku Burmistrz Miasta E. Mądra przy kontrasygnacie Skarbnika Miasta, podpisała umowę nr 402/2005 z wykonawcą na wykonanie robót dodatkowych, zgodnie z obmiarem i kosztorysem załączonym do umowy. Umowa stanowi załącznik nr 116 do protokołu. Wynagrodzenie za wykonany przedmiot robót to wynagrodzenie ryczałtowe w wysokości 9.047,90zł netto, 11.038,44zł brutto. Termin wykonania robót dodatkowych określony umową to 8 -27 grudnia 2005 roku.      

Zabezpieczenie środków w budżecie na realizację zadania inwestycyjnego

Środki na realizację zadania inwestycyjnego „Termomodernizacja budynku Szkoły Podstawowej nr 1 w Brzezinach”, Rada Miasta zaplanowała w uchwale budżetowej na 2005 rok – uchwałą nr XXIX/1/05 z dnia 27 stycznia 2005 roku. W załączniku nr 5 do wymienionej uchwały, określającym plan nakładów inwestycyjnych na 2005 rok, na powyższe zadanie zabezpieczono środki w  kwocie 226.900zł, z czego 126.900zł to środki własne Miasta i 100.000zł środki z planowanej do zaciągnięcia pożyczki z WFOŚiGW w Łodzi. W dniu 26 kwietnia 2005 roku uchwałą nr XXXII/28/05 Rada Miasta dokonała zmian budżetu Miasta na 2005 rok, zwiększając wydatki inwestycyjne na zadanie „Termomodernizacja budynku Szkoły Podstawowej nr 1-etap III” do kwoty 490.672zł, wskazując następujące źródła finansowania inwestycji: 345.512zł środki własne budżetu, 100.000zł środki z planowanej do zaciągnięcia pożyczki z WFOŚiGW oraz 45.160zł środki pochodzące z umorzeń wcześniej zaciągniętych pożyczek z WFOŚiGW.

Wartość podpisanej  w dniu 23 sierpnia 2005 roku umowy z wykonawcą zadania to kwota 408.876,56zł brutto, 335.144,72zł netto, natomiast kwota wynikająca z budżetu na dzień podpisania umowy tj. 2005 rok wynosiła 490.672zł. Powyższe wskazuje, że na realizację przedmiotowej inwestycji, jednostka posiadała zabezpieczone w budżecie Miasta środki finansowe.

Uchwałą nr XL/98/05 z dnia 29 grudnia 2005 roku, Rada Miasta zmniejszyła planowane nakłady finansowe na zadanie „Termomodernizacja budynku Szkoły Podstawowej nr 1” o kwotę 36.700zł, oraz zgodnie z zapisami w załączniku nr 2 do przywołanej uchwały, źródłami finansowania inwestycji były: środki własne w wysokości 275.812zł, środki z pożyczki z WFOŚiGW - 133.000zł oraz środki uzyskane z umorzenia pożyczki zaciągniętej we wcześniejszym okresie w wysokości 45.160zł.    

Prawidłowość finansowania inwestycji (zgodność
z umową, potwierdzanie wykonania robót)

W dniu 31 sierpnia 2005 roku spisano protokół z wprowadzenia wykonawcy na budowę i przekazania frontu robót. Zawiadomienie o zamiarze rozpoczęcia robót, Burmistrz Miasta w Brzezinach zgłosiła do Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w dniu 5 września 2005 roku. Zgodnie z zapisami w dzienniku budowy nr 32 prowadzonym dla powyższego zadania wynika, że 31 sierpnia 2005 roku wykonawca rozpoczął ostatni etap termomdernizacji budynku Szkoły Podstawowej nr 1 – docipelenie ścian budynku głównego oraz budynku TUR.

Zgodnie z § 12 umowy nr In. 209/2005, w którym określono warunki płatności, wykonawca wystawiał faktury za faktycznie wykonane zakresy robót określone w harmonogramie rzeczowo-finansowym, odebrane na podstawie protokołów odbioru wykonanych robót, podpisanych i zatwierdzonych przez inspektora nadzoru i przedstawiciela zamawiającego. Termin realizacji faktur określono na 30 dni od daty wpływu faktury do zamawiającego. Skontrolowano wystawione przez wykonawcę zadania faktury, termin ich realizacji oraz zakresy prac z nich wynikające w porównaniu z zapisami w dzienniku budowy i stwierdzono, że zapłaty dokonano na podstawie faktur:

faktura nr 32/2005 z dnia 25.10.2005roku, wystawiona na podstawie protokołu odbioru wykonanych robót w okresie od 31.08.2005 do 25.10.2005 rok. Protokół podpisał inspektor nadzoru oraz przedstawiciel zamawiającego – pracownik sprawiający kontrolę nad prawidłową realizacją zadania p. …….. Wartość wykonanych robót wg protokołu to kwota 73.785,06zł netto i taką kwotę netto przedstawia wystawiona faktura. Wartość brutto wykonanych robót to 90.017,77zł. Zapłaty należności dokonano poleceniem przelewu z dnia 22.11.2005 rok,

faktura nr 38/2005 z dnia 10 listopada 2005 roku na kwotę 109.016,39zł netto, 133.000zł brutto, wystawiona na podstawie protokołu odbioru robót częściowych  z dnia 10.11.2005 rok. Zapłaty wynagrodzenia wynikającego z niniejszej faktury dokonał zamawiający w dniu 15 grudnia 2005 roku. Zgodnie z zapisami umowy zawartymi w § 12 ust.3 lit.c zamawiający zobowiązany był do zapłaty faktur za wykonane roboty w ciągu 30 dni od daty ich doręczenia. Wpływ faktury do jednostki (data wpływu na fakturze) miał miejsce 11 listopada 2005 roku, a więc zgodnie z zapisami umowy termin zapłaty upływał 11 grudnia 2005 roku. Ust. 6 cytowanego paragrafu umowy normował, iż opóźnienie w zapłacie należności powodowało obowiązek zapłaty odsetek ustawowych. O wyjaśnienie ustne czy jednostka płaciła takowe odsetki i co było powodem nieterminowej zapłaty należności kontrolujący zwrócili się do Skarbnika Miasta. Z wyjaśnienia wynika, że jednostka nie płaciła odsetek ustawowych, a opóźnienie w zapłacie należności wynikało z konieczności przekazania faktury do WFOŚiGW, w związku z udzieleniem przez fundusz pożyczki na powyższe zadanie inwestycyjne,

faktura nr 39/2005 z dnia 6 grudnia 2005 rok, na kwotę 118.000zł netto, 143,960zł brutto, wystawiona na podstawie protokołu częściowego odbioru robót określającego zakres ich wykonania. Zapłaty za wymienione w protokole oraz fakturze roboty, jednostka dokonała 16 grudnia 2005 roku,

faktura nr 42/2005 i 43/2005 z dnia 27 grudnia 2005 roku, na kwoty odpowiednio 41.898,79zł brutto, 34.343,27zł netto i 9.047,90zł netto, 11.038,44zł brutto. Faktury wystawione na podstawie protokołów odbioru, w których opisano zakres wykonanych robót i oceniono jakość ich wykonania. Zapłaty należności wynikających z faktur dokonano w dniu 28 grudnia 2005 roku.

Wartość wykonanych robót wg faktur wynosiła łącznie 419.915zł brutto, 344.192,62zł netto i taka wartość robót wynikała z umowy nr In. 209/2005 z dnia 23 sierpnia 2005 roku, oraz umowy nr 402/2005 z dnia 7 grudnia 2005 roku.

W dniu 27 grudnia 2005 roku wykonawca zgłosił gotowość odbioru końcowego robót i w tym samym dniu, komisja w składzie przedstawiciela wykonawcy, inwestora, użytkownika- Dyrektora Szkoły oraz inspektora nadzoru, dokonała końcowego odbioru robót i na powyższą okoliczność spisano protokół. Wykonawca przekazał komisji atesty użytych materiałów. Wg oceny komisji, roboty wykonano zgodnie w warunkami umów, zgodnie z warunkami technicznymi, bez usterek. Wykonawca udzielił zamawiającemu 3 letniego okresu gwarancji na wykonane roboty tj. do dnia 26 grudnia 2008 roku.                 

Rozliczenie inwestycji i przyjęcie na stan środków trwałych

Szczegółowe zestawienie wydatków dokonanych na kontrolowane zadanie inwestycyjne przedstawia poniższa tabela:

Lp

Wykonawca

Przedmiot f-ry

Nr i data f-ry

Wartość brutto/netto

1.

„ZBIGMAR” sp z o.o

Za wykonane roboty budowlane

F-ry nr 32/2005, z 25.10.05, 38/2005 z 10.11.05r, 39/2005z 6.12.05r., 42/2005z27.12.05r43/2005z27.12.05r

419.915zł/

344.192,62zł

2.

Wycena Nieruchomości i Obsługa Inwestycji ,………..

Za pełnienie nadzoru inwestorskiego

F-ra/91/2005 z 28.12.05 i f-ra 92/2005 z 28.12.05

7.684,45zł/ 6.298,73zł

3.

GENEZA ………………..

Aktualizacja kosztorysu i przedmiaru robót

Fra  FAS/2005/11 z dnia 5.03.2005

1.999.99zł / 1.639,34zł

4.

………………… – biegły w zakresie sporządzania ocen oddziaływania na środowisko

Za wykonanie opracowania „Efekt ekologiczny dla modernizacji w zakresie  docieplenia ścian budynku głównego o TUR w Sz. P nr 1  

Rachunek   do umowy o dzieło

250zł / 226,20zł

 

Ogółem wydatki

-

-

429.849,44zł / 352.356,89zł

 

Wydatki ogółem poniesione na powyższe zadanie wg faktur i rachunków wynosiły 429.849,44zł brutto, 352.356,89zł netto. Z ewidencji księgowej konta 080 dla powyższego zadania wynika, że na realizację III etapu modernizacji budynków Szkoły Podstawowej nr 1 wydatkowano kwotę 429.848,64zł. Różnica w kwocie 0,80gr wynika z błędnego zapisu wydatków na dokumentację projektową zamiast 1.999.99zł zapisano 1.999.19zł.

Rozliczenia wydatków związanych z przedmiotowym zadaniem, dokonano w dniu 30.12.2005r. poprzez sporządzenie dokumentu przyjęcia środka trwałego OT nr 84 na kwotę 429.848,64złzł. Na podstawie powyższego OT inwestycję odnotowano w księdze inwentarzowej środków trwałych pozostającej w Szkole Podstawowej nr 1 na stronie 1 pod poz. 3.

Nadzór inwestorski

Obowiązek pełnienia nadzoru inwestorskiego powierzono p. ………………………, na podstawie umowy nr 24/2005 rok z dnia 26 stycznia 2005 roku. Powyższą umową zlecano ww. pełnienie funkcji inspektora nadzoru nad robotami remontowo-budowlanymi, konserwacjami wykonywanymi na obiektach budowlanych Miasta Brzeziny w okresie od 27 stycznia- 31 grudnia 2005 roku.  Inspektora nadzoru w osobie p. …………………………. posiadającego uprawnienia budowlane do pełnienia nadzoru inwestorskiego wydane przez Wojewodę Skierniewickiego nr 6/84, wybrano z pominięciem ustawy Prawo zamówień publicznych z uwagi na wartość zamówienia przewidywanego na dany rok (poniżej 6.000 euro). Wg zestawienia przygotowanego przez p. ………………….- inspektora Wydziału Inwestycji, wartość wynagrodzenia wypłaconego panu…………………………. w 2005 roku z tytułu pełnienia obowiązków inspektora nadzoru wynosiła łącznie 15.716,94zł netto, 19.174,66zł brutto. Zestawienie wykonanych nadzorów przez ww. stanowi załącznik nr 117 do protokołu kontroli.  Każdorazowo wynagrodzenie  za wykonywanie zleconego nadzoru ustalono na 1,5% netto plus 22% VAT, czyli 1,83% brutto od  wartości brutto zadania. Wg powyższych ustaleń wynagrodzenie za pełnienie funkcji inspektora przy robotach związanych z opisywanym zadaniem, wynosiło 419.915zł x 1,83% = 7.684,45zł i takie wynagrodzenie jednostka wypłaciła na podstawie faktur: nr/91/2005 z 28.12.05 roku i f-ra 92/2005 z 28.12.2005 roku.

Przestrzeganie przez jednostkę przyjętych procedur kontroli wewnętrznej (na etapie wstępnym, bieżącym, następnym). 

Analiza przestrzegania procedur kontroli wewnętrznej przy realizacji powyższego zadania inwestycyjnego wykazała, że nie zastosowano się do zapisów § 19 wprowadzonych procedur kontroli finansowej, zgodnie z którym kontrola polegać powinna na ocenie pod względem zgodności z prawem projektów dokumentów (umów, uchwała, porozumień) przez radcę prawnego, a jej potwierdzeniem powinna być stosowna adnotacja. Na projekcie umowy załączonym do siwz nie stwierdzono dokonania takiej kontroli przez radcę prawnego.

Budowa kanalizacji deszczowej i dróg w ul. Reymonta, Kilińskiego, Mrockiej, Brelinga i części ul. Kulczyńskiego

Etap przygotowania inwestycji (projekty, kosztorysy)

W dniu 23 czerwca 2004 roku pomiędzy Gminą Miasto Brzeziny reprezentowaną przez Burmistrza p. Ewę Mądrą a P.P.H.U. FAZI została zawarta umowa nr 73/2004 na wykonanie następujących projektów budowlanych:

·       budowę kanalizacji sanitarnej w części ul. Kulczyńskiego z włączeniem do ul. Berlinga,

·       budowę kanalizacji deszczowej z włączeniem do ul. Reymonta (od ul. Północnej do Kilińskiego), w ul. Kilińskiego (od Reymonta do Wojska Polskiego) w ul. Wojska Polskiego (od ul.Kilińskiego do ul. Mrockiej), w ul. Mrockiej (od ul. Wojska Polskiego do ul. Berlinga), w ul. Berlinga, w części ul. Kulczyńskiego,

·       budowę drogi w części ul. Kulczyńskiego, ul. Berlinga, ul. Mrockiej (od ul. Berlinga do ul. Wojska Polskiego), ul. Kilińskiego (od ul. Uniwersału Połanieckiego do Reymonta), ul. Reymonta (od ul. Kilińskiego do Północnej).

Przedmiotem podpisanej umowy było również sporządzenie specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót oraz sporządzenie kosztorysów inwestorskich. Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy określono w wysokości 19.000 zł netto, 23.800 zł brutto, termin wykonania dokumentacji do 22 września 2004 roku. Wyboru wykonawcy zadania dokonano w trybie przetargu nieograniczonego, prawidłowości przeprowadzenia przetargu nie była objęta niniejszym postępowaniem kontrolnym.

W dniu 22 września 2004 roku podpisany został aneks nr 1/2004 do umowy nr 73/2004, w którym dokonano przesunięcia terminu wykonania dokumentacji do dnia 1 października 2004 roku, ze względu na trudności, które wyniknęły w trakcie opracowywania dokumentacji, polegające m.in. na:

·       zmianie warunków odprowadzenia wód deszczowych i wynikającej stąd konieczności wykonania odrębnej dokumentacji projektowej – opracowanie wodnoprawne do projektowanej kanalizacji deszczowej i projekt kanalizacji deszczowej wraz z projektem separatora służącej do odprowadzenia wody deszczowej do rzeki Mrożycy,

·       konieczności uzupełnienia mapy do celów projektowych,

·       wyjaśnienia niezgodności mapy i stanu faktycznego istniejącego w ul. Kulczyńskiego.

W dniu 1 października 2004 roku przez przedstawiciela Urzędu Miasta i wykonawcę zadania został podpisany protokół zdawczo-odbiorczy wykonanej dokumentacji projektowej, faktura VAT nr 1/10/2004 za wykonanie dokumentacji została wystawiona tego samego dnia. 

W dniu 16 września 2004 roku pomiędzy Gminą Miasto Brzeziny reprezentowaną przez Burmistrza p. Ewę Mądrą a P.P.H.U. FAZI została podpisana umowa nr RGI 130/2004 na wykonanie:

- opracowania operatu wodnoprawnego na podstawie wyliczenia odprowadzenia wód opadowych do projektowanej kanalizacji deszczowej z północno-wschodniej części zlewni, wraz z doborem separatora i wprowadzeniem wód do rzeki Mrożycy oraz uzyskaniem pozwolenia wodnoprawnego,

- projektu kanalizacji deszczowej wraz z projektem separatora skrzyżowania ulic Północnej i Reymonta do rzeki Mrożycy, wraz z uzyskaniem wszystkich obowiązujących uzgodnień i opinii,

- specyfikacji technicznej wykonania i obioru robót oraz kosztorysów inwestorskich.

Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy ustalono w wysokości 12.000 zł netto, 14.640 zł brutto, termin wykonania do 6 listopada 2004 roku. Wyboru wykonawcy dokonano w trybie zapytania o cenę, prawidłowość przeprowadzenia postępowania nie było przedmiotem niniejszej kontroli. W dniu 29 października 2004 roku został sporządzony protokół zdawczo-odbiorczy przedmiotowej dokumentacji, za wykonanie przedmiotu umowy została wystawiona tego samego dnia faktura VAT nr 4/10/2004 na kwotę 14.640 zł brutto.

W listopadzie 2004 roku kilku mieszkańców zamieszkujących przy ul. Mrockiej, Berlinga i Klińskiego zwróciło się do tutejszego Urzędu Miasta z interwencją, iż do ich posesji nie uwzględniono wykonania wjazdu, po przeanalizowaniu tych wniosków postanowiono wykonać wjazdy. Autor projektu budowy ulic, sporządził projekt wnioskowanych zmian do pierwotnego opracowania, dokonał również korekt kosztorysów wykonania ulic.

Wartość kosztorysowa zamówienia ustalona na podstawie sporządzonych projektów wynosiła 2.962.150,40 zł, 731.973,50 EURO i uwzględniała wykonanie dodatkowych wjazdów.

Pozwolenie na budowę kontrolowana jednostka uzyskała w Starostwie Powiatowym w Brzezinach decyzją nr 176/2004 z dnia 28 października 2004 roku i nr 31/2005 z dnia 25 marca 2005 roku w sprawie zatwierdzenia projektu zamiennego zagospodarowania terenu i ulic, uwzględniającą wykonanie dodatkowych wjazdów.

Prawidłowość stosowania przepisów o zamówieniach publicznych

Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia zatwierdziła Burmistrz Miasta w dniu 19 stycznia 2005 roku, całość zaplanowanego zadania podzielono na dwa etapy:

- etap I polegający na budowie kanalizacji deszczowej w ulicach: Reymonta, Kilińskiego, Wojska Polskiego, Mrockiej, Berlinga, Kulczyńskiego wraz z 50 przyłączami, z odprowadzeniem do rzeki Mrożycy o długości 1500 mb, zaplanowano wykonać do 30 listopada 2005 roku,

- etap II; budowa dróg o nawierzchni z betonu asfaltowego w ulicach: Reymonta, Kilińskiego, Mrockiej, Berlinga, Kulczyckiego wraz z chodnikami o łącznej długości 1.688 mb, termin wykonania do 30 listopada 2006 roku.

Załączniki do specyfikacji stanowiły: druk oferty, wzory oświadczeń, wzór umowy, kosztorysy nakładcze i przedmiary robót oraz szczegółowa specyfikacja techniczna zadania.

Skład Komisji przetargowej ustaliła Zarządzeniem nr 2/2005 Burmistrza Miasta w dniu 10 stycznia 2005 roku, przewodniczący p. ……………………., zastępca przewodniczącego p…………………………. członkowie …………………………………...

Ogłoszenie o przeprowadzeniu przetargu zostało przesłane do Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 12 stycznia 2005 roku, w dniu 19 stycznia było publikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 12 pod pozycją 2620. Specyfikacja została zatwierdzona przez p. Burmistrz dopiero w dniu 19 stycznia 2005 roku. Z przepisu art.40 ust. 1, 2 i 6 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz.177 z późn. zm.) wynika, że jeżeli wartość zamówienia przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 EURO zamawiający wszczyna postępowanie przekazując ogłoszenie o przeprowadzeniu postępowania Prezesowi Zamówień Publicznych, następnie po jego przekazaniu zamieszcza ogłoszenie w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie oraz na własnej stronie internetowej. Wszczynając postępowanie zamawiający powinien mieć już zatwierdzoną specyfikację, gdyż z niej wynikają istotne postanowienia, które są publikowane w ogłoszeniach dotyczących tego zamówienia, w kontrolowanym zamówieniu specyfikacja powinna być zatwierdzona najpóźniej w dniu 12 stycznia 2005 roku.

Ogłoszenie o przeprowadzeniu przetargu było wywieszone w miejscu publicznym w siedzibie zamawiającego w dniu 20 stycznia 2005 roku, ponadto na stronie internetowej urzędu, ustalono w nim:

- termin składania ofert 15.03.2005r., godz. 1130,

- otwarcie ofert 15.03.2005r., godz. 1200,

- termin wykonania zadania 30.11.2006r.,

- wadium w wysokości 50.000 zł, tj. około 1,7 % wartości zadania,

- informacje o warunkach wymaganych od wykonawców,

- sposób i miejsce odbioru specyfikacji,

- kryteria oceny ofert: 90% cena i 10% wpływ sposobu wykonania zamówienia na rynek pracy w miejscu wykonania zamówienia 10%,

- termin związania ofertą 60 dni.

W wyznaczonym terminie wpłynęło do zamawiającego siedem ofert złożonych przez:

1. CEZEM BIS Sp. z o.o. z ceną 2.848.520,68 zł netto, 3.475.195,23 zł brutto.

2. P.U.H. Wodociągi i Kanalizacje z …………………… z ceną 1.953.985,45 zł netto, 2.383.862,25 zł brutto.

3. BINSTAL z ceną 1.635.073,72 zł netto, 1.994.789,94 zł brutto.

4. Projektowanie, Wykonawstwo i Konserwacja Urządzeń Wod.-Kan. …………………... z ceną 2.685.965,76 zł netto, 3.276.873,23 zł brutto.

5. INSTALATORSTWO SANITARNE I C.O. BUDOWA SIECI WOD.-KAN. …………………………………...  ceną 1.970.910,86 zł netto, 2.404.511,25 zł brutto.

6. Konsorcjum CEWOGAZ-DROGBUD z Łowicza z ceną 1.991.863,39 zł netto, 2.430.-73,34 zł brutto.

7. PRZEDSIĘBIORSTWO INŻYNIERYJNO-INSTALACYJNE PRIBEX ze Skierniewic z ceną 1.931.239,10 zł netto, 2.356.111,70 zł brutto.

Z przeprowadzonych czynności przetargowych sporządzono protokół na druku ZP-1 oraz załączniki ZP: 11, 14, 16, 18,

W toku rozpatrywania złożonych ofert stwierdzono oczywistą omyłkę pisarską w ofercie nr 5, polegającą na błędnym zapisie słownym dotyczącym ceny, w ofercie znajduje się zapis, „Cena za realizację II etapu brutto 1.242.665,67 zł (słownie złotych brutto jeden milion dwieście czterdzieści dwa sześćset sześćdziesiąt pięć zł 67/100)”, poprawiono zapis słowny poprzez dopisanie po wyrazie dwa wyrazu tysiące.

W wyniku przeprowadzonych prac Komisja przetargowa odrzuciła cztery oferty złożone przez oferentów o numerach: 1, 2, 4 i 6, podstawą odrzucenia ofert stanowił przepis art.89 ust.1 pkt2 ustawy Prawo zamówień publicznych, mówiący o tym, że zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jej treść nie odpowiada treści specyfikacji. Oferty odrzucone:

- nr 1 ze względu na brak zapisu w pkt 12 oferty, dotyczącego ilości stron, z których ona się składa, w specyfikacji w części VII pn. Zasady przygotowania oferty w pkt 1 ppkt 3) zapisano „Wymaga się ponumerowania stron oferty wraz z załącznikami, oraz połączenia w sposób trwały wszystkich kart oferty i załączników”,

- nr 2 z powodu braku zapisu w pkt 2 oferty, w jakim okresie oferent zatrudni bezrobotnych z terenu miasta Brzezin podczas realizacji zadania, zgodnie ze specyfikacją powinien wskazać: w jakim terminie od podpisania umowy, ilu, na jaki okres i w którym roku zatrudni bezrobotnych. Ponadto nie podsumował w rubryce ogółem „Informacji na temat przeciętnej liczby zatrudnionych”, z załącznika nr 3 do specyfikacji, który zobowiązani byli złożyć oferenci wynika, że powinni oni podsumować liczbę pracowników zatrudnionych przez oferenta na stanowiskach kierowniczych, w administracji, na stanowiskach technicznych oraz przy robotach budowlanych,

- nr 4 z powodu braku zapisu w pkt 2 oferty, w jakim terminie od podpisania umowy zatrudni bezrobotnych z terenu miasta Brzeziny, ponadto w pkt 3 nie określił czy zamierza, czy nie zamierza zatrudnić podwykonawców oraz nie określił, jakie części zamówienia zamierza powierzyć podwykonawcom, tylko wpisał nazwę podwykonawcy,

- nr 6 ze względu na brak zapisu w pkt 2 oferty, w którym roku oferent zatrudni bezrobotnych, oferent oświadczył, „… że w terminie 30 dni od dnia podpisania umowy zatrudni 4 bezrobotnych z terenu Miasta Brzeziny skierowanych przez Powiatowy Urząd Pracy w Brzezinach na okres 3 miesięcy w roku.”

Przeprowadzona przez kontrolującego analiza ofert wskazała na wątpliwości, co do prawidłowość dokonanej oceny oferty nr 7, oferent złożył tylko zaparafowany wzór umowy. Wymogi postawione składanym ofertom (w tym akceptacji warunków umowy) określono w: 

- części III specyfikacji w pkt 2 ppkt 8 oferent powinien złożyć zaparafowany wzór umowy jako akceptacja jej treści i warunków według załącznika nr 9,

- w części VII pkt 1 ppkt 3) specyfikacji, w którym zamieszczono m.in. zapis, „ formularz oferty i wszystkie dokumenty również te złożone na załączonych do SIWZ wzorach muszą być podpisane; za podpisanie uznaje się własnoręczny podpis z pieczątką imienną złożony przez osobę (-y) upoważnioną (-e) do reprezentowania zgodnie z formą reprezentacji oferenta określoną w dokumencie rejestrowym lub innym dokumencie, właściwym dla formy organizacyjnej; ”,

- w załączniku nr 1 stanowiącym formularz oferty w pkt 8 zamieszczono zapis, „Oświadczam, że załączam parafowany wzór umowy jako akceptację jej treści i warunków i zobowiązuję się do zawarcia jej w przypadku wyboru mojej oferty”.

Oferent nr 7 złożył w ofercie tylko zaparafowany wzór umowy bez imiennej pieczęci, oferta ta została uznana jako złożona prawidłowo.

Kserokopia specyfikacji i złożonego przez tego oferenta zaparafowanego wzoru umowy stanowi załącznik nr 118 do protokołu. Wyjaśnienie w sprawie oceny oferty nr 7 złożyła p. Elżbieta Szuflińska stanowi ono załącznik nr 119 do protokołu. Wynika z niego, że komisja przetargowa uznała zaparafowany wzór umowy za wystarczający, zgodny z wymogami określonymi w cz.VII pkt 1 ppkt 3 i pkt 8 formularza oferty, przy rozstrzygnięciu zagadnienia wzięto pod uwagę również fakt, że w końcowej ocenie nie była to oferta najkorzystniejsza.

Komisja przetargowa jako najkorzystniejszą wybrała ofertę złożoną przez oferenta nr 3 BINSTAL……………………... z ceną 1.635.073,72 zł netto, 1.994.789,94 zł brutto. Burmistrz Miasta zatwierdziła protokół z przeprowadzonego postępowania w dniu 11.04.2005r., składając uprzednio oświadczenie na druku ZP-11.

Przeprowadzono analizę oceny ofert dokonaną przez Komisję przetargową i stwierdzono, że drugie miejsce pod względem liczby przyznanych punktów zajęła oferta nr 7 osiągając 85,10 punktu, trzecie oferta nr 5 osiągając 84,70 punktu.

W dniu 11.04.2005r. skierowano do wszystkich oferentów informacje o wyniku postępowania oraz o odrzuconych ofertach wraz z uzasadnieniem przyczyn ich odrzucenia. Natomiast informację o wyniku postępowania przesłano do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych dopiero w dniu 19.04.2005r., co było niezgodne z art. 92 ustawy Prawo zamówień publicznych mówiącym o tym, że jeżeli wartość zamówienia publicznego przekracza równowartość kwoty 60.000 EURO o wyborze oferty zamawiający przekazuje niezwłocznie do Prezesa Urzędu. Termin niezwłocznie należy rozumieć tego samego dnia lub najpóźniej dnia następnego.

Kserokopia informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty przesłanej do Urzędu Zamówień Publicznych stanowi załącznik nr 120 do protokołu.

Umowa nr IN. 107/2005 na wykonanie kontrolowanego zadania pomiędzy Gminą Miasto Brzeziny reprezentowaną przez Burmistrza Miasta p. Ewę Mądrą przy złożonej kontrasygnacie przez Skarbnika Miasta a firmą BINSTAL …………... została podpisana w dniu 27 kwietnia 2005 roku. Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy ustalono w wysokości zgodnej ze złożoną ofertą 1.994.789,94 zł brutto, zabezpieczenie należytego wykonania umowy zostało wniesione w wysokości 7 % wynagrodzenia brutto wykonawcy, w formie gwarancji bankowej. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia publicznego przekazano do Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 29.04.2005r., w sytuacji kiedy umowa była podpisana w dniu 27.04.2005r., było to sprzeczne z art.95 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Kserokopia ogłoszenia o udzieleniu zamówienia publicznego stanowi załącznik nr 121 do protokołu.

Zabezpieczenie środków w budżecie na realizację zadania inwestycyjnego (zaciągnięcie zobowiązań)

Realizacja kontrolowanego zadania inwestycyjnego została zaplanowana w uchwale Rady Miasta nr XVII/9/04 z dnia 26 lutego 2004 roku w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Miasto Brzeziny na rok 2004 w załączniku nr 6 stanowiącym wieloletni plan nakładów inwestycyjnych. Na kontrolowane zadanie zaplanowano kwotę 950.000 zł, w tym na 2004 rok 150.000 zł, 2005 rok 350.000 zł i 2006 338.037 zł. Zmian wysokości przeznaczonych środków dokonano poniższymi uchwałami:

- nr XXVI/110/04 z dnia 26 października 2004 roku, zmniejszenie nakładów inwestycyjnych na kontrolowane zadanie do kwoty 60.000zł,

- nr XXVIII/134/04 z dnia 28 grudnia 2004 roku, zmniejszenie zaplanowanych wydatków do kwoty 48.800 zł.

Plan nakładów inwestycyjnych w 2005 roku został określony uchwałą Rady Miasta nr XXIX/1/05 z dnia 27 stycznia 2005 roku w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Miasto Brzeziny na rok 2005 w załączniku nr 5 stanowiącym plan nakładów inwestycyjnych w 2005 roku i w załączniku nr 6 stanowiącym wieloletni plan nakładów inwestycyjnych. W 2005 roku zaplanowano kwotę 2.150.000 zł, w 2006 roku 1.578.037 zł. W trakcie realizacji budżetu plan ten był zmieniany:

uchwałą nr XXXIV/42/05 z dnia 29 czerwca 2005 roku, zmniejszenie wysokości planowanych nakładów do kwoty 1.000.000 zł,

uchwałą nr XXXVII/88/05 z dnia 29 listopada 2005 roku, zmniejszenie planowanych wydatków o 50.000 zł do kwoty 950.000 zł.

Prawidłowość finansowania inwestycji (zgodność z umową, potwierdzanie wykonania robót)
Protokół przekazania placu budowy został sporządzony w dniu 18.05.2005r., przekazującego reprezentowali m.in.: Naczelnik Wydziału Inwestycji p. ……………………, przejmującego właściciel zakładu p. …………. Na podstawie Dziennika budowy nr 38/2005 wydanego w dniu 12.05.2005r. ustalono, że roboty na placu budowy rozpoczęto w dniu 25.06.2005r.

W trakcie realizacji zadania w dniu 8 lipca 2005 roku komisja w składzie: ……………………..– wykonawca, …………………– inspektor w Wydziale Inwestycji i ……………………. – inspektor nadzoru sporządzili protokół konieczności. Wynika z niego, że po wykonaniu wykopu stwierdzono wystąpienie kolizji instalacji już istniejących: telefoniczna i wodociągowa z projektowaną instalacją kanalizacji deszczowej. Komisja ustaliła, że kable telefoniczne należało podwiesić podczas wykonywania kanalizacji, natomiast instalację wodociągową i przyłącza „przełożyć”. Powyższe prace nie były przewidziane w kosztorysie inwestorskim i przedmiarze robót, wykonawcę zobowiązano do sporządzenia kosztorysu na wykonanie w/w prac w terminie 3 dni od podpisania protokołu.

W dniu 7 listopada 2005 roku komisja (w składzie: wykonawca, inspektor Wydziału Inwestycji i inspektor nadzoru) sporządziła protokół konieczności, w którym odnotowano, iż podczas wbudowywania separatora i osadnika występuje wysoki poziom wód. W celu właściwego zamontowania separatora i osadnika należy zamontować dodatkowe urządzenia odwadniające. „ W związku z tym zachodzi konieczność rozebrania płatu i odcinka kanalizacji deszczowej o średnicy 315 mm, inaczej ulegną uszkodzeniu.” Wykonawca zobowiązał się w terminie trzech dni od daty podpisania protokołu do przedłożenia kosztorysów ofertowych na wykonanie tych prac. Sporządzone kosztorysy były sprawdzone przez inspektora nadzoru i następnie zatwierdzone przez Burmistrza Miasta p. Ewę Mądrą, kosztorys dotyczący usunięcia kolizji po analizie inspektora nadzoru opiewał na kwotę 4.769,25 zł, na wykonanie robót dodatkowych podczas wbudowywania separatora 2.072,06 zł, łącznie 6.841,31 zł.

Kserokopia protokołów konieczności i kosztorysów stanowi załącznik nr 122 do protokołu.

W dniu 14 listopada 2005 roku Burmistrz Miasta p. Ewa Mądra i ………………….– BINSTAL podpisały umowę nr In. 411/2005, w której zamawiający zlecił do wykonania:

- usunięcie kolizji z instalacjami wodociągową i telefoniczną,

- rozebranie i ponowne zamontowanie odcinka kanalizacji deszczowej,

- rozebranie i ponowne zamontowanie płotu z elementów żelbetowych. Wynagrodzenie za wykonanie tych robót ustalono w wysokości 6.841,31 zł netto, 8.346,40 zł brutto. Zamawiający udzielił powyższego zmówienia na roboty dodatkowe w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie art.67 ust.1 pkt5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Wykonawca za realizację robót objętych umową nr In. 411/2005 wystawił z dniu 21 grudnia 2005 roku fakturę VAT nr 41/2005 na kwotę 8.346,40 zł, zapłaty dokonano w dniu 28 grudnia 2005 roku-wyciąg bankowy nr 0270/2005.

Kserokopia podpisanej umowy nr In. 411/2005, faktury VAT nr 41/2005, wydruk z ewidencji analitycznej konto 080-2 i wyciąg bankowy nr 0270/2005 z 28 grudnia 2005 roku stanowią załącznik nr 123 do protokołu.

W podpisanej umowie nr In. 107/2005 z dnia 27 kwietnia 2005 roku za wykonanie zadania ustalono wynagrodzenie ryczałtowe w wysokości 1.994.789,94 zł brutto, w tym za I etap 915.066,50 zł i za II etap 1.079.723,44 zł. Natomiast poprzez podpisanie umowy nr In. 411/2005 wynagrodzenie wykonawcy za I etap zwiększyło się do kwoty 923.412,90zł.

Kserokopia podpisanej umowy stanowi załącznik nr 124 do protokołu. Wyjaśnienie w powyższej sprawie złożyła p. Burmistrz stanowi ono załącznik nr 125 do protokołu. Złożone wyjaśnienie potwierdza ustalenia dokonane w trakcie kontroli, p. Burmistrz wskazała na fakt, że wprawdzie zamawiający zawarł umowę za wynagrodzeniem określonym w wysokości ryczałtowej, jednak w § 4 pkt 4.3.6 i pkt 4.3.7 umowy nr In 107/2005, dopuścił możliwość zapłaty za roboty dodatkowe na podstawie odrębnej umowy, w sytuacji wystąpienia konieczności wykonania prac dodatkowych nie objętych kosztorysem ofertowym oraz specyfikacją techniczną wykonania i odbioru robót.

W podpisanej umowie podstawowej nr In. 107/2005 kwestię wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu umowy uregulowano w § 12 umowy, wskazując, iż jest to wynagrodzenie ryczałtowe, ponadto zastrzeżono, że wartość robót nie może zostać podwyższona w drodze aneksu do umowy oraz nie może być waloryzowana w trakcie realizacji zadania. Natomiast zagadnienie wynagrodzenia ryczałtowego uregulował ustawodawca w art.632 §1 i 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku kodeks cywilny, z cytowanego przepisu wynika, że jeżeli strony umówiły się na taką formę wynagrodzenia, przyjmujący zamówienie nie może żądać jego podwyższenia, nawet, jeżeli wskutek zmiany stosunków, których nie można było wcześniej przewidzieć, wykonanie umowy groziłoby wykonawcy rażącą stratą. W takich przypadkach tylko sąd może podwyższyć ryczałt lub rozwiązań umowę.

Zatem w sytuacji kompletnego i nie pozostawiającego wątpliwości uregulowania zagadnienia wynagrodzenia w § 12 umowy, wprowadzanie w innych punktach tej samej umowy, postanowień sprzecznych, dopuszczających w określonych przypadkach zmiany wysokości wynagrodzenia było działaniem nieprawidłowym.

W umowie nr In. 107/2005 w § 12 ustalono wysokość wynagrodzenia ogółem, w podziale na poszczególne etapy oraz zasady jego wypłaty – wystawianie faktur po wykonaniu robót potwierdzonych protokołem odbioru częściowego. W I etapie przewidziano wypłatę wynagrodzenia w III i IV kwartale 2005r., z tym, że w III kwartale 50 % i w IV również 50 % wartości robót zaliczonych do I etapu, ponadto pierwszą fakturę wykonawca mógł wystawić po wykonaniu i odebraniu 10 % wartości pierwszego etapu. Podobne zasady wypłaty wynagrodzenia ustalono w stosunku do roku 2006, realizacja inwestycji i wypłaty wynagrodzenia w III i IV kwartale. Termin zapłaty ustalono zgodnie z wzorem umowy zamieszczonym w specyfikacji, 30 dni od dnia doręczenia faktury przez wykonawcę wraz z dokumentami rozliczeniowymi. Przeprowadzona analiza terminów wystawiania i zapłaty faktur nie wykazała nieprawidłowości w tym zakresie.

W trakcie realizacji zadania w 2005 roku jednostka dokonała zapłaty za niżej wyszczególnione faktury:

Lp.

Kontrahent

Przedmiot

Nr i data f-ry

Wartość

1.

BINSTAL

Kanalizacja deszczowa

25/2005 z 26.07.2005r.

107.155,06

2.

Zarząd Województwa Łódzkiego

za zajęcia pasa drogowego

Decyzja nr 15/661/2005/Ł

2.274,00

3.

BINSTAL

Kanalizacja deszczowa

31/2005 z 21.09.2005r.

350.377,90

4.

DROTECH

Nadzór inwestorski

93/2005 z dnia 15.12.2005r.

12.810,00

5.

BINSTAL

Kanalizacja deszczowa

36/2005 z 2.12.2005r.

366.025,78

6.

BINSTAL

Kanalizacja deszczowa

39/2005 z 12.12.2005r.

63.596,32

7.

Wojewódzki Zarząd Melioracji i Urządzeń wodnych

Opłata za użyczenie gruntu pod wodami rzeki Mrożący w czasie wykonania wlotu kanalizacji deszczowej do rzeki

250/05KK z 21.12.2005r.

250,00

8.

BINSTAL

Kanalizacja deszczowa

40/2005 z 12.12.2005r.

27.911,44

9.

BINSTAL

Kanalizacja deszczowa

41/2005 z 21.12.2005r.

8.346,40 zł

10.

Ogółem

 

 

938.746,90

W trakcie przygotowanie do realizacji inwestycji w 2004 roku jednostka dokonała niżej wyszczególnionych wydatków:

Lp

Kontrahent

Przedmiot f-ry

Nr i data f-ry

Wartość

1.

Starostwo Powiatowe w Brzezinach

Mapa do celów opiniodawczych

710/2004 z 5.03.2004r.

149,10

2.

Starostwo Powiatowe w Brzezinach

Mapa do celów opiniodawczych

2132/2004 z 23.08.2004r.

49,50

3.

GEOKOL Przed. Usług Geodezyjnych

Aktualizacja map do celów projektowych ul. Kulczyńskiego i Berlinga

79/2004 z 17.08.2004r.

610,00

4.

Usługi Geodezyjne i Kartograficzne …………………….

Wykonanie mapy do celów projektowych ul. Reymonta

74/2004 z 1.09.2004r.

549,00

5.

Starostwo Powiatowe w Brzezinach

Wypis z ewidencji gruntów

2237/2004 z 6.09.2004r.

64,80

6.

Starostwo Powiatowe w Brzezinach

Wypis z ewidencji gruntów

2261/2004 z 10.09.2004r.

12,00

7.

Usługi Geodezyjne i Kartograficzne ………………….

Wykonanie mapy do celów projektowych ul. Reymonta

39/2004 z 21.06.2004

976,00

8.

P.P.H.U. FAZI

Wykonanie dokumentacji projektowej kanalizacji deszczowej i budowy dróg

1/10/2004 z 1.10.2004r.

23.180,00

9.

Fundacja Rozwoju Przedsiębiorczości z Łodzi

Opracowanie studium wykonalności projektu budowy kanalizacji i dróg

161/04 z 9.11.2004r.

8.540,00

10.

P.P.H.U. FAZI

Wykonanie projektu kanalizacji deszczowej wraz z operatem wodno-prawnym dla odprowadzenia wód do rzeki Mrożycy

4/10/2004 z 29.10.2004r.

14.640,00

11.

Ogółem

 

 

48.770,40

  

Rozliczenie inwestycji i przyjęcie na stan środków trwałych

Kontrolowane zadanie nie zostało jeszcze rozliczone z uwagi na fakt, iż nie jest jeszcze zakończone, jego realizację zaplanowano na lata 2004-2006.

Rozliczenie otrzymanych dotacji

Jednostka nie otrzymała na realizację zadania dotacji.

Nadzór inwestorski

Umowa nr In.106/2005 na realizację funkcji inspektora nadzoru inwestorskiego pomiędzy p. Burmistrz Ewą Mąrdą a firmą DROTECH reprezentowaną przez p. …………………………. została podpisana w dniu 27 kwietnia 2005 roku. Zgodnie jej postanowieniami nadzór inwestorski w zakresie wykonania kanalizacji deszczowej miała wykonywać p……………………………., w zakresie budowy dróg p. Janusz S.– osoby posiadające wymagane uprawnienia w tym zakresie. Wynagrodzenie za wykonywanie przedmiotu umowy ustalono w wysokości 24.000 zł netto, 29.280 zł brutto, płatne po odbiorze robót objętych przedmiotem umowy w II etapach, w pierwszym w wysokości 12.810 zł i w drugim 16.470 zł.

Przestrzeganie przez jednostkę przyjętych procedur kontroli wewnętrznej (na etapie wstępnym, bieżącym, następnym).

W trakcie kontroli powyższego zadania inwestycyjnego stwierdzono nieprawidłowość w zakresie procedur kontroli wewnętrznej na etapie wstępnym, polegającą na braku adnotacji, dotyczącej przeprowadzenia przez radcę prawnego kontroli wzoru umowy załączonej w siwz. Działanie takie było sprzeczne z § 19 Regulaminu Procedur Kontroli Wewnętrznej, wprowadzonej Zarządzeniem nr 18 Burmistrza Miasta z dnia 31.12.2002 roku. W powołanym paragrafie zapisano, „Kontrola polega także na ocenie pod względem zgodności z prawem projektów dokumentów, umów, porozumień, uchwał organów gminy. Kontrola dokonywana jest przez radcę prawnego, a jej potwierdzeniem jest podpisana adnotacja na projekcie o treści – nie wnoszę uwag co do zgodności z obowiązującymi przepisami. W razie stwierdzenie sprzeczności z prawem radca prawny wskazuje naruszenie i sposób jego usunięcia”.

Na etapie bieżącym i następnym nie stwierdzono nieprawidłowości w przeprowadzaniu kontroli wewnętrznej.     

EWIDENCJA MAJĄTKU GMINY. INWENTARYZACJA

Zasady ewidencji składników majątkowych
(ewidencja ilościowa, ilościowo – wartościowa)

W Urzędzie Miasta prowadzona jest ewidencja syntetyczna i analityczna składników majątkowych Miasta Brzeziny, zasady prowadzenia tej ewidencji zostały ustalone w instrukcji w sprawie wprowadzenia ujednoliconego planu kont dla budżetu jednostki samorządu terytorialnego i jednostek budżetowych wprowadzonej Zarządzeniem Burmistrza nr 17 z dnia 31 grudnia 2002 roku. Zmienionej następnie zarządzeniem Burmistrza Miasta nr 119 z dnia 30 września 2005 roku w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową Urzędu Miasta Brzeziny, zakładowy plan kont stanowi załącznik nr 1 do powyższej instrukcji.

Ewidencja syntetyczna i analityczna składników majątkowych prowadzona jest w Urzędzie Miasta, ewidencja składników majątkowych będących na wyposażeniu poszczególnych jednostkach organizacyjnych prowadzona jest w tych jednostkach.

Ewidencja środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych majątku jednostki prowadzona jest w sposób ilościowo-wartościowy.

Ewidencja środków trwałych – konto 011, 013.

2.1. Urządzenia księgowe

Zasady prowadzenia ewidencji składników majątkowych wynikają z obowiązującego w jednostce Zakładowego planu kont w zakresie odnoszącym się do kont 011, 013, 020, 071 i 072. Ponadto § 17 instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo – księgowych określono, iż dowodami stanowiącymi podstawę do ewidencjonowania zmian wartości majątku trwałego jednostki są m.in. protokoły: przyjęcia środka trwałego w używanie - OT, protokół zdawczo – odbiorczy - PT, likwidacja środka trwałego - LT.

Ewidencja księgowa syntetyczna środków trwałych i pozostałych środków trwałych prowadzona jest w programie komputerowym na kontach 011 i 013. Ewidencja analityczna środków trwałych prowadzona jest w książce środków trwałych, ewidencja analityczna pozostałych środków trwałych prowadzona jest w książkach inwentarzowych.

Przeprowadzono kontrolę książek środków trwałych i pozostałych środków trwałych prowadzonych w Urzędzie, zostały one podzielone: środki trwałe – grupy i podgrupy, ewidencję pozostałych środków trwałych prowadzi pracownik Wydziału Organizacyjnego w podziale na poszczególne wydziały, do których przekazano składniki majątkowe do używania. Kontrolując zapisy w książkach inwentaryzacyjnych stwierdzono, że w książce pozostałych środków trwałych dokonywano niedozwolonego korektorowania zapisów, działania takie jest nieprawidłowe, poinstruowano pracownika urzędu prowadzącego ewidencję o prawidłowym sposobie dokonywania zmian błędnych zapisów.

Analiza zapisów w książce środków trwałych wykazała, że ujęte w niej zostały grunty, których właścicielem była kontrolowana jednostka.

2.2.       Udokumentowanie obrotów na kontach (zwiększenia, zmniejszenia) - 2005 rok

Konto 011

Na podstawie analizy zapisów ewidencji syntetycznej i analitycznej ustalono, że wartość środków trwałych na 1.01.2005r. wynosiła 13.035.302,18 zł, na 31.12.2005r. 14.669.497,03 zł, w trakcie roku wystąpiły zwiększenia na kwotę 1.677.890,78 zł, zmniejszenia na 43.695,93 zł. W celu sprawdzenia dokumentacji stanowiącej podstawę dokonywania zmniejszeń i zwiększeń wartości majątku, skontrolowano operacje księgowe największe kwotowo, tj.:

- PK 181 z dnia 31.10.2005r. na kwotę 393.401,71 zł, sporządzone na podstawie protokołu OT nr 80 z dnia 27.10.2005r. dotyczącego rozliczenia zadania inwestycyjnego pn. Budowa kanalizacji sanitarnej w ul. Orzeszkowej i Konopnickiej. Do protokołu załączono rozliczenie zrealizowanej i oddanej do użytku inwestycji, podpisała je inspektor Wydziału Inwestycji p. ……………………... Protokół OT zatwierdziła Burmistrz i Skarbnik Miasta, polecenie księgowania Skarbnik,

- PK 179 z dnia 31.10.2005r. na kwotę 167.600,98 zł sporządzone na podstawie protokołu OT nr 81 z dnia 27.10.2005r. dotyczącego budowy oświetlenia ulicznego w ul. Dąbrowskiego i Polnej. Rozliczenie na podstawie, którego sporządzono protokół OT podpisała inspektor p. ……….. Protokół OT zatwierdziła Burmistrz i Skarbnik Miasta, PK Skarbnik Miasta,

-  PK 248 z dnia 30.11.2005r. na kwotę 123.235,77 zł (zatwierdzone przez p. Skarbnik), sporządzone na podstawie OT nr 82 z dnia 23.11.2005r., dotyczące zadania pn. Modernizacja automatyki i systemu grzewczo-wentylacyjnego w Miejskiej Krytej Pływalni w Brzezinach. Rozliczenie na podstawie, którego sporządzono protokół OT podpisała inspektor p. ………. Protokół OT zatwierdziła Burmistrz i Skarbnik Miasta,

- PK 269 z dnia 30.12.2005r. na kwotę 489.542,88 zł, sporządzone na podstawie OT nr 85 z dnia 30.12.2005r., dotyczące zadania inwestycyjnego pn. Budowa sieci kanalizacji na osiedlu Szydłowiec wraz z przykanalikami. Rozliczenie na podstawie, którego sporządzono protokół OT podpisała inspektor p. ……. Protokół OT zatwierdziła Burmistrz i Skarbnik Miasta,

-  PK 30 z dnia 27.04.2005r. na kwotę 30.398,43 zł, sporządzony na podstawie protokołu likwidacji środków trwałych z dnia 26.04.2005r., z grupy IV maszyny i urządzenia oraz budynku gospodarczego położonego przy ul. Sienkiewicza 16. Do protokołu załączono kserokopię arkusza spisu środków trwałych do likwidacji, w odniesieniu do budynku gospodarczego załączono opis techniczny budynku sporządzony przez p. …………………………. (posiadającą uprawnienia do kierowania i nadzorowania robót budowlanych), zgłoszenie do Starostwa Powiatowego o rozbiórce budynku gospodarczego, informacja przesłana ze Starostwa Powiatowego o przyjęciu zgłoszenia o rozbiórce budynku, umowa na roboty budowlane o wykonanie rozbiórki, faktura VAT z tytułu rozbiórki oraz informacja przesłana do Starostwa Powiatowego o dokonaniu rozbiórki.

Przeprowadzona kontrola przychodów i rozchodów nie wykazała nieprawidłowości w zakresie ewidencjonowania wymienionych wyżej składników majątkowych.

Konto 013                                                   

Na podstawie analizy zapisów ewidencji księgowej ustalono, że wartość pozostałych środków trwałych na 1.01.2005r. wynosiła 124.612,90 zł, na 31.12.2005r. 176.061,77 zł, w trakcie roku wystąpiły zwiększenia na kwotę 56.995,32 zł, zmniejszenia na 5.546,45 zł.

W celu sprawdzenia dokumentacji będącej podstawą dokonanych operacji na tym koncie, przeprowadzono kontrolę zwiększeń i zmniejszeń majątku - operacje największe kwotowo:

- PK 118 z dnia 29.07.2005r. na kwotę 13.316,30 zł, sporządzone na podstawie faktury VAT nr 01/07/2005 z dnia 13.07.2005r. wystawionej przez firmę Stolarstwo Meblowe z Brzezin. W dokumentacji załączono umowę nr Or/150/2005 na dostawę przedmiotowych mebli oraz protokół zdawczo-odbiorczy podpisany przez p…………………….., ze strony urzędu podpisał inspektor p. ………………………….,

- PK 144 z dnia 30.09.2005r. na kwotę 12.346,40 zł, sporządzony na podstawie faktury VAT nr 12/VI/05 z dnia 1.06.2005r. na kwotę 13.712,80 zł dotyczącej zakupu i zamontowania 7 kopuł z gzymsami i herbami miasta na słupach reklamowych na terenie miasta. Powyższą usługę wykonano na podstawie zlecenia nr IGM.6436-1/05 podpisanego przez p. Burmistrz. Przed przyjęciem na stan składników majątkowych od kwoty faktury, odjęto wartość usługi polegającej na montażu kopuł na słupach,

-  PK 205 z dnia 30.11.2005r. na kwotę 2.902,14 zł, sporządzony na podstawie faktur zakupu dwóch kurtyn świetlnych i jednej sztuki motywu świetlnego zakupionych na udekorowanie Urzędu Miasta na okres Świąt Bożego Narodzenia.

Na odwrocie skontrolowanych faktur odnotowano, że zakupione wyposażenie wpisano do książki inwentarzowej.

Zestawienie przedstawiające strukturę oraz zmiany wartości składników majątkowych jednostki przedstawia załącznik nr 126 do protokołu.

2.3. Prawidłowość stosowanych odpisów umorzeniowych - 2005 rok

W kontrolowanej jednostce umorzeń środków trwałych dokonywano na koniec roku obrachunkowego, obliczenia wysokości umorzeń dokumentowano w tabelach amortyzacyjnych środków trwałych, następnie kwotę umorzenia księgowano w ewidencji księgowej na koncie 071. Umorzeń pozostałych środków trwałych dokonywano w momencie oddania do użytkowania na koncie 072.

Kontroli poddano wysokość zastosowanych stawek umorzeń w odniesieniu do: budynków, budowli, urządzeń technicznych, kotłów grzewczych i zestawów komputerowych. Nieprawidłowość w wysokości zastosowanych stawek nie stwierdzono.

W 2005 roku wartość umorzenia wynosiła 361.229,75zł, odpis ze stanu umorzenia 38.209,63zł, wartość umorzenia na koniec roku wynosiła 2.679.771,75zł, wartość umorzenia na początku 2005 roku 2.356.751,63zł.

Wartość umorzenia pozostałych środków trwałych na początku 2005 roku 124.612,90 zł, zwiększenie umorzenia 56.995,32zł, zmniejszenie 5.546,45zł, wartość umorzenia na koniec roku 176.061,77zł.

Skontrolowano zapisy bilansu Urzędu Miasta na koniec 2004 roku w odniesieniu do środków trwałych, stwierdzono, że wartość (netto) środków trwałych po umorzeniu wynikająca z ewidencji księgowej była zgodna z ich wartością wykazaną w bilansie.

Ewidencja wartości niematerialnych i prawnych – konto 020. Prawidłowość stosowanych odpisów umorzeniowych

W Urzędzie Miasta ewidencja wartości niematerialnych i prawnych prowadzona jest na koncie 020, ewidencjonowane na nim są programy komputerowe i grunty oddane w użytkowanie wieczyste. Ewidencja syntetyczna prowadzona jest w programie komputerowym, ewidencja analityczna w książce środków trwałych.

Saldo konta 020 na 1.01.2005r. wynosiło 5.721.870,95 zł, w trakcie roku wystąpiły zwiększenia na kwotę 298.556,00 zł, zmniejszenie 8.455,78 zł, na 31.12.2005r. saldo konta wynosiło 5.431.770,73 zł. Umorzenia wartości niematerialnych i prawnych dokonywano na koniec roku, kwoty umorzeń ewidencjonowano na koncie 071.

Ewidencja pozostałych składników majątkowych (materiały, finansowy majątek trwały)

Miasto Brzeziny nie posiada finansowego majątku trwałego, nie prowadzi ewidencji konta 030.

Zagadnienia dotyczące prowadzenia gospodarki magazynowej w jednostce do 29 września 2005 roku były określone w Instrukcji w sprawie obiegu dokumentów finansowo-księgowych i ewidencji środków rzeczowych w Urzędzie Miasta Brzeziny wprowadzonej Zarządzeniem Burmistrza Miasta nr 19 z dnia 31 grudnia 2002 roku. Ustalono w niej m.in., że w jednostce prowadzony jest przez wyznaczonego pracownika Wydziału Organizacyjnego magazyn materiałów biurowych, wydawanie materiałów z magazynu następuje na podstawie wniosku zatwierdzonego przez Burmistrza Miasta, Z-cę Burmistrza lub Sekretarza i Skarbnika.

Podpisując w dniu 30 września 2005 roku Zarządzenie nr 119 w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową Urzędu Miasta Brzeziny p. Burmistrz zmieniła przepisy wewnętrzne odnoszące się do prowadzenia gospodarki magazynowej. W instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Miasta Brzeziny stanowiącej załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 119 w §3 pkt11 zapisano „Pozostałe środki trwałe (z wyjątkiem materiałów biurowych, środków czystości itp.) podlegają ewidencji ilościowo-wartościowej w księdze inwentarzowej prowadzonej przez pracownika Wydziału Organizacyjnego”. Natomiast w części II (pn. Ustalenia szczegółowe) Zakładowego Planu Kont w §7 zamieszczono zapis, że „Z ewidencji księgowej wyłącza się materiały biurowe, środki czystości i materiały budowlane. Wydatki na ich nabycie odnosi się w koszty na konto 400 w momencie nabycia.”

W 2005 roku w kontrolowanej jednostce nie prowadzono magazynu materiałów biurowych i środków czystości. Ustalono, że Wydziały Urzędu Miasta składały do p. ……………………. - inspektora Wydziału Organizacyjnego zamówienia na materiały biurowe. Po dokonaniu tych zakupów, materiały były bezpośrednio rozdysponowywane na poszczególne wydziały, zgodnie z zamówieniami, odbiór ich był potwierdzany na składanych drukach zamówień.

Inwentaryzacja

5.1. Instrukcja inwentaryzacyjna. Terminy przeprowadzania inwentaryzacji

Zagadnienia związane z przeprowadzeniem inwentaryzacji uregulowano w instrukcji inwentaryzacyjnej zatwierdzonej w załączniku nr 3 do Zarządzenia Burmistrza Miasta nr 119 z dnia 30 września 2005 roku w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową Urzędu Miasta Brzeziny. Określono w niej terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji, zasady przygotowania i przeprowadzenie inwentaryzacji, opisano obieg dokumentów dotyczących inwentaryzacji i rozliczeń różnic inwentaryzacyjnych.

Celem przeprowadzenia inwentaryzacji było ustalenie rzeczywistego stanu składników majątkowych jednostki, w tym: dokonanie spisu rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych, uzgodnienie sald aktywów i pasywów, ich wycena oraz rozliczenie ze stanem ewidencyjnym, w tym również rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych.

1. Zgodnie z postanowieniami instrukcji: . Na ostatni dzień każdego roku obrotowego należało przeprowadzić inwentaryzację:

·         środków pieniężnych krajowych i zagranicznych w kasie, akcji, obligacji, bonów i innych papierów wartościowych,

·         środków pieniężnych krajowych i zagranicznych, zgromadzonych m.in. na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki,

·         aktywów i pasywów nie objętych spisem z natury lub uzgodnieniem, tj. gruntów stanowiących mienie komunalne, środków trwałych trudno dostępnych oglądowi, należności spornych i wątpliwych,

·         środków trwałych będących własnością innych podmiotów, znajdujących się w jednostce.

2. Raz w ciągu dwóch lat zapasów materiałów i towarów znajdujących się w strzeżonych składowiskach objętych ewidencją ilościowo-wartościową.

3. Raz w ciągu czterech lat środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie znajdujących się na terenie strzeżonym.

5.2. Prawidłowość przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji

W trakcie kontroli ustalono, że w jednostce corocznie przeprowadzano pełną inwentaryzację składników majątkowych, kontrolą objęto inwentaryzację przeprowadzoną na koniec 2005 roku.

W dniu 21 grudnia 2005 roku Burmistrz Miasta podpisała trzy zarządzenia:

·       nr 151/2005 w sprawie powołania zakładowej komisji inwentaryzacyjnej w skład której wchodzili: przewodniczący p. Grażyna Dziedzic – Sekretarz Miasta, zastępca przewodniczącego oraz trzech członków,

·       nr 152/2005 w sprawie powołania zespołu spisowego do przeprowadzenia spisu z natury w Urzędzie Miasta i Urzędzie Stanu Cywilnego, p. Burmistrz ustaliła, że zespół spisowy dokona spisu z natury na dzień 31 grudnia 2005 roku, czynności spisowe powinien zakończyć do 15 stycznia 2006 roku.

·       nr 153/2005 w sprawie powołania zespołu spisowego do przeprowadzenia spisu z natury w kasie Urzędu Miasta.

W dniu 27.12.2005 roku Skarbnik Miasta przeprowadziła szkolenie zespołu spisowego w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji.

Przeprowadzona kontrola dokumentacji inwentaryzacyjnej wykazała:

·       arkusze spisu z natury traktowane były jak druki ścisłego zarachowania, przed wydaniem zostały ponumerowane opatrzone pieczęcią „Druk ścisłego zarachowania Urząd Miasta Brzeziny” i zaewidencjonowane w książce druków ścisłego zarachowania,

·       spisu inwentaryzacyjnego dokonał zespół spisowy w składzie i terminie zgodnym z Zarządzeniem Burmistrza,

·       osoba materialnie odpowiedzialna za spisywane składniki majątkowe złożyła pisemne oświadczenie o przekazaniu do wydziału księgowości wszystkich dokumentów dotyczących przychodu i rozchodu składników majątkowych,

·       stwierdzono, że spisu środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywano na odrębnych arkuszach spisu z natury, spisu składników majątkowych z każdego pola spisowego dokonywano również na odrębnych arkuszach spisowych, korekty błędnych zapisów na arkuszach dokonywano zgodnie z regulacją zawartą w instrukcji inwentaryzacyjnej, wyceny zinwentaryzowanych składników majątkowych, dokonał pracownik urzędu wskazany w zarządzeniu p. Burmistrz,

·       zespół spisowy sporządził dwa odrębne protokoły, jeden z przeprowadzenia spisu z natury środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, drugi spisu pozostałych środków trwałych,

·       Komisja inwentaryzacyjna sporządziła w dniu 13.01.2006r. dwa protokoły rozliczeń wyników inwentaryzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz odrębny pozostałych środków trwałych. Wynika z nich zgodność wartości składników majątkowych spisanych w trakcie inwentaryzacji z ewidencją księgową,

·       protokoły z rozliczenia inwentaryzacji i jej przeprowadzenia przez zespoły spisowe zatwierdziła p. Burmistrz Miasta.

W dniu 30.12.2005r. zespół spisowy w składzie określonym w Zarządzeniu nr 153/2005 dokonał inwentaryzacji kasy, podlegały jej środki pieniężne, znaki skarbowe, kwitariusze K-103, druki opłaty targowej, dowody KW i arkusze spisu z natury. W sporządzonym protokole odnotowano, że „Stan gotówki w kasie, znaków skarbowych oraz druków ścisłego zarachowania zgodny z ewidencją z księgi druków ścisłego zarachowania”. Przeprowadzono kontrolę stanu druków ścisłego zarachowania wykazanych w protokole z inwentaryzacji kasy i książce druków ścisłego zarachowania, nieprawidłowości nie stwierdzono.

ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE POROZUMIEŃ
Z JEDNOSTKAMI SAMORZĄDU TREYTORIALNEGO
I ORGANAMI ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ

Zadania realizowane na podstawie porozumień - 2005 rok

Uchwałą nr XXIX/1/05 z dnia 27 stycznia 2005 roku (w sprawie budżetu na 2005 rok), Rada Miasta Brzeziny uchwaliła w dziale 754 rozdziale 75411 środki w wysokości 10.000zł na udzielenie dotacji związanych z realizacją zadań wykonywanych w drodze porozumień z jednostkami samorządu terytorialnego, z przeznaczeniem dla Starostwa Powiatowego w Brzezinach. W dniu 29 czerwca 2005 roku w uchwale nr XXXIV/41/05 Rada Miasta w Brzezinach wyraziła wolę udzielenia Powiatowi Brzezińskiemu pomocy finansowej w wysokości 10.000zł, z przeznaczeniem na dofinansowanie zakupu sprzętu ratowniczo-gaśniczego dla Komendy Powiatowej Straży Pożarnej w Brzezinach. Na podstawie powyższej uchwały, w dniu 4 sierpnia 2005 roku pomiędzy Miastem Brzeziny reprezentowanym przez p. Burmistrz a Powiatem Brzezińskim, reprezentowanym przez Starostę podpisano porozumienie, na mocy którego Miasto zobowiązało się przekazać Powiatowi z przeznaczeniem dla Komendy Powiatowej Straży Pożarnej w Brzezinach kwotę 10.000,00zł na zakup sprzętu ratowniczo-gaśniczego. Miasto zastrzegło sobie prawo kontroli wydatkowania przekazanych środków. W porozumieniu nie określono sposobu oraz terminu ostatecznego rozliczenia się Powiatu z wykorzystanych środków.

Na podstawie uchwały Rady Miasta Brzeziny nr XXXVIII/90/05 z dnia 29 listopada 2005 roku, w sprawie udzielenia pomocy finansowej, w dniu 30 listopada 2005 roku, Burmistrz Miasta podpisała porozumienie ze Starostwem Powiatowym w Brzezinach, w którym Miasto zobowiązało się do przekazania Powiatowi środki finansowe w wysokości 20.000zł z przeznaczeniem dla Komendy Powiatowej Straży Pożarnej w Brzezinach na zakup sprzętu i wyposażenia. Miasto zastrzegło sobie prawo do kontroli, nie mniej jednak nie określono tak jak w poprzednim porozumieniu terminu oraz sposobu rozliczenia wykorzystanych środków pomocy. Kserokopie porozumień stanowią załącznik nr 127 do niniejszego protokołu.

Uchwałą nr XXXII/24/05 z dnia 26 kwietnia 2005 roku Rada Miasta Brzeziny przyjęła do realizacji zadania powiatowej biblioteki publicznej, przez Miejską Bibliotekę Publiczną im. J. Tuwima w Brzezinach. Na realizację powierzonych zadań przyjęła Rada Miasta środki w wysokości 6.000zł. Na podstawie powyższej uchwały w dniu 30 maja 2005 roku, działająca w imieniu Miasta Burmistrz p. Ewa Mądra podpisała z przedstawicielami Zarządu Powiatu w Brzezinach w osobach Starosty i Wicestarosty porozumienie, w którym określono warunki powierzenia do realizacji zadań, sposób rozliczenia się Miejskiej Biblioteki z zrealizowanych zadań, oraz zasady i przyczyny rozwiązania umowy. Porozumienie zawarte na okres 2005 roku. Zarząd Powiatu zobowiązał się przekazać na realizację powierzonych zadań (szczegółowo rozpisanych w załączniku nr 1 do umowy porozumienia), środki w wysokości 6.000zł przekazywane w dwóch transzach każda po 3.000zł, I transza do 30 czerwca 2005 roku i transza  II do 30 września 2005 roku.       

Terminowość otrzymywania środków na realizację wykonywanych zadań

Środki finansowe w wysokości 10.000,00zł wynikające z porozumienia z dnia 4 sierpnia 2005 roku, Urząd Miasta w Brzezinach przekazał na konto Starostwa Powiatowego w Brzezinach w dniu 30 września 2004 roku.

Środki wynikające z drugiego porozumienia spisanego w dniu 30 listopada 2005 roku, Miasto przekazało na konto wskazane w porozumieniu w dniu 2 grudnia 2005 roku.

Rozliczenia wydatkowanych środków wynikających z obu porozumień, dokonała Komenda Powiatowa Straży Pożarnej w Brzezinach dopiero w dniu 1 lutego 2006 roku. Jak opisano wyżej, było to konsekwencją zaniechania zawarcia w umowie porozumienia zapisów, wskazujących na konkretny termin rozliczenia środków. Rozliczeniem było zestawienie zakupionego sprzętu ratowniczo-gaśniczego wraz z załączonymi kopiami faktur i rachunków, dokumentujących wydatki wykazane w zestawieniu.    

Środki w wysokości 6.000zł na realizację zadań powiatowej biblioteki publicznej, wpłynęły na konto Urzędu Miasta w dniach 30.06.2005 roku 3.000zł, oraz w dniu 30.09.2005 roku w wysokości 3.000zł. Do Biblioteki Miejskiej zostały przekazane w dniu 8 września 2005 roku, oraz 6 grudnia 2005 roku.

ROZLICZENIA BUDŻETU Z SAMORZĄDOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI

1.             Dotacje przekazywane na rzecz zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych – wysokość i rodzaj - 2005 rok

Zgodnie z rejestrem jednostek organizacyjnych prowadzonym w Urzędzie Miasta Brzeziny, w 2005 roku na terenie Miasta funkcjonował jeden zakład budżetowy a mianowicie: Międzyszkolna Kryta Pływalnia w Brzezinach po zmianach nazwy Miejska Kryta Pływalnia w Brzezinach

Zakład budżetowy otrzymywał z budżetu Miasta dotacje przedmiotową. W dniu 27 stycznia 2005 roku Rada Miasta uchwałą nr XXIX/3/05 ustaliła stawkę kalkulacyjną dotacji przedmiotowej jako dopłatę do ceny biletów sprzedawanych w dniu robocze:

- dopłatę do ceny jednego biletu ulgowego szkolnego w wysokości 4,20zł,

- dopłatę do ceny jednego biletu ulgowego w wysokości 3,30zł.

Na podstawie powyżej skalkulowanych stawek, dotacja przyznana przez Radę Miasta na 2005 rok wynosiła 300.000zł (uchwała budżetowa na 2005 rok nr XXIX/1/05).

W dniu 29 grudnia 2005 roku uchwałą nr XL/99/05 Rada Miasta ustaliła nowe stawki kalkulacyjne dotacji przedmiotowej w zakresie dopłaty do biletów a mianowicie, do ceny biletów sprzedawanych w dni robocze ustalono:

-          dopłatę do ceny jednego biletu ulgowego szkolnego określono na 6,30zł,

-          dopłatę do ceny jednego biletu ulgowego określono na kwotę 5,80zł,

-          dopłatę do ceny jednego biletu normalnego w wysokości 3,10zł,

-          dopłatę do ceny jednego biletu ulgowego sprzedawanego w dni robocze w wysokości 4,80zł.

Na podstawie powyżej skalkulowanych stawek. dotację dla pływalni określono na 350.000zł z podziałem jak niżej:

a) dotacja do biletów sprzedawanych w dni robocze

-          dotacja do biletów ulgowych szkolnych – 163.768,50zł,

-          dotacja do biletów ulgowych – 145.029zł,

-          dotacja do biletów normalnych – 14.802,50zł

b) dotacja do biletów sprzedawanych w dni wolne

-          dotacja do biletów ulgowych – 26.400zł,

Uchwałą nr XL/98/05 z dnia 29 grudnia 2005 roku, Rada Miasta wprowadziła do budżetu zmieniony plan dotacji przedmiotowej dla powyższego zakładu, zgodnie z którą jej wysokość na 2005 rok wynosiła 350.000zł.

Wysokość przyznanych w 2005 roku dotacji dla Miejskiej Krytej Pływalni nie przekroczyła 50% jej wydatków. Środki dotacji przekazywane były do zakładu miesięcznie.

W dniu 12 stycznia 2006 roku zakład przedłożył rozliczenie dotacji, w którym wykazano liczbę sprzedanych dotowanych biletów, oraz faktyczną liczbę sprzedanych biletów w 2005 roku.     

2.      Wpłaty zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych do budżetu gminy - 2005 rok

W 2005 roku zakład budżetowy- Miejska Kryta Pływalnia w Brzezinach, zgodnie z przedłożonym do kontroli planem finansowym oraz sprawozdaniami Rb-30 z wykonania planu finansowego zakładów budżetowych nie posiadał nadwyżki środków obrotowych, podlegających wpłacie do budżetu Miasta. Planowane przychody zakładu w 2005 roku to kwota 1.085.730zł i wydatki w tej samej wysokości.

Wg sprawozdania na 31.12.2005 rok zakład wykazał stratę w wysokości 111.231zł.

W 2005 roku na terenie kontrolowanej jednostki nie funkcjonowały gospodarstwa pomocnicze.  

3.      Dotacje na rzecz publicznych samodzielnych zakładów opieki zdrowotnej - 2005 rok

W trakcie kontroli ustalono, że powyższe zagadnienie w kontrolowanej jednostce nie wystąpiło.

INNE USTALENIA

W trakcie niniejszej kontroli odniesiono się do zagadnienia dotyczącego partycypacji mieszkańców ul. Piłsudskiego w Brzezinach w budowie kanalizacji sanitarnej „Stare Miasto”. Kanalizacja „Starego Miasta” wykonywana była jako kolektor sanitarny bez przyłączy do posesji. Taki zakres robót obejmowała dokumentacja techniczna, na taką dokumentację miasto dostało pozwolenie na budowę oraz dofinansowanie z WFOŚiGW. Przedmiotowa kanalizacja obejmowała ulice od Waryńskiego przez Kościuszki, Spacerową, Piłsudskiego, Rejtana , Moniuszki i Fredry wg pozwolenia nr OZ.NB.-7351/89/98 z dnia 25 maja 1998 roku. Kserokopia stanowi załącznik nr 128 do niniejszego protokołu.

Realizację powyższego zadania podzielono na trzy etapy (od 1998 roku do 2000). Jak wynika z pisma ówczesnego Burmistrza Miasta p. M. Kłopockiego, które  skierował do WFOŚiGW w Łodzi (pismo nr Fn.3243-4d/99 z dnia 5 października 1999 roku) o przyznane pożyczki na budowę kanalizacji sanitarnej Stare Miasto - etap III, przedmiotowe zadnie realizowane było przy wsparciu finansowym zainteresowanych mieszkańców posesji zlokalizowanych przy budowanym kolektorze. Pismo stanowi załącznik nr 129 do protokołu.

Kontrolujący ustalili, że w Mieście Brzeziny nie określono zasad partycypacji mieszkańców przy realizacji inwestycji infrastrukturalnych (brak uchwały Rady  w tym zakresie czy uchwał Zarządu). Z wyjaśnienia obecnego Naczelnika Wydziału Inwestycji p. P Świderskiego (w okresie 1999-2000 Naczelnik Wydziału Gospodarczego i Infrastruktury), wynika, że inwestycje z udziałem finansowym mieszkańców Miasta były realizowane. Najczęściej udziały mieszkańców wynosiły 40% przy udziale  budżetu miasta w wysokości 60%, proporcje te ustalane były w zależności od inwestycji. Partycypacja mieszkańców w realizacji takich inwestycji poprzedzana była podpisaniem stosownego porozumienia władz Miasta z komitetem społecznym. Wyjaśnienie stanowi załącznik nr 130 do protokołu kontroli.

Z archiwalnych dokumentów posiedzeń Zarządu Miasta Brzeziny (protokół nr 28 z dnia 17 lipca 1998 roku) wynika, że „Zarząd Miasta podpisał porozumienie ze Społecznym Komitetem Budowy Kanalizacji w ulicach Moniuszki i Rejtana w Brzezinach”. Udział mieszkańców wymienionych ulic w kosztach budowy określono na 30%  wartości inwestycji lecz nie więcej niż 2.000zł od właściciela posesji. W odniesieniu do ulicy Piłsudskiego nie odnaleziono takiego porozumienia. Istnieje dokument w postaci listy obecności z zebrania mieszkańców ulicy Spacerowej i Piłsudskiego z ówczesnymi władzami Miasta, odbytego w styczniu 1998 roku (dzień nieczytelny), z której wynika, iż na zebraniu obecnych było 16 osób w tym 15 mieszkańców ulicy Piłsudskiego, 1 mieszkaniec ulicy Spacerowej. Brak w dokumentacji jednostki protokołu z zebrania, który obrazował by jego przebieg i podjęte ustalenia. W dniu 3 kwietnia 2006 roku, Naczelnik Wydziału Infrastruktury i Gospodarki Mieniem p………………. przeprowadziła rozmowę telefoniczną z p. …………………….., jednym z uczestników zebrania, z której to rozmowy sporządziła notatkę służbową. Załącznik nr 131 do protokołu kontroli. Wynika z niej, że Pan ………...  był jednym z członków komitetu społecznego budowy przedmiotowej kanalizacji, nie posiada jednak żadnych dokumentów związanych z pracą tegoż komitetu, nie uczestniczył w posiedzeniach Zarządu Miasta w związku z powyższą sprawą, nie pamięta również by podpisywał porozumienie czy jakikolwiek inny dokumenty dotyczący tej sprawy. Pan …………………………….. poinformował również, że dokonał wpłat na powyższą inwestycję .

Na podstawie dowodów wpłat do kasy z okresu 1999-2000 roku ustalono, że na rzecz budowy kanalizacji „Stare Miasto w Brzezinach” wpłat dokonało 9 mieszkańców z ulicy Piłsudskiego, podczas gdy właścicieli posesji leżących przy trasie przebiegu sieci kanalizacyjnej w ul. Piłsudskiego było w wymienionym okresie 32 (powyższe ustalono na podstawie ewidencji gruntów i rejestrów wymiarowych podatku od nieruchomości). Łączna kwota dokonanych wpłat mieszkańców wynosiła 12.000zł, wg zestawienia stanowiącego załącznik nr 132 do niniejszego protokołu kontroli. Z wykazu dokonanych wpłat wynika, że sześciu z nich brało udział w styczniowym zebraniu z władzami miasta.

Po zakończeniu zadania Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska wydał opinie o efekcie ekologicznym inwestycji, z której wynika, że właściciele posesji leżących przy trasie przebiegu sieci kanalizacyjnej wykonali i wykonują na koszt własny przyłącza kanalizacyjne do budynków. Kserokopia opinii oraz wniosku Burmistrza o jej wydanie stanowią załącznik nr 133 do niniejszego protokołu.

Na potrzeby kontrolujących, Miasto zwróciło się do Zakładu Usług Komunalnych Spółka z o.o Brzeziny o informacje w sprawie zasad korzystania z kanalizacji przez p. ………………………………. Z pisma nr L.dz. 313/2006 wynika, że Zakład Usług Komunalnych posiada od 6 lipca 2000 roku umowę z ww. o zaopatrzenie w wodę i odprowadzenie ścieków z posesji.

Przeprowadzona analiza opisanych powyżej dokumentów, wykazała, że już na etapie projektu technicznego przedmiotowej kanalizacji nie przewidywano budowy przyłączy do poszczególnych posesji, nie było więc możliwości ustalania i wydawania decyzji o opłatach adiacenckich. Takie też decyzje w odniesieniu do nieruchomości przy ul. Piłsudskiego nie były wydawane. Wyjaśnienie w sprawie możliwości ustalania powyższych opłat stanowi załącznik nr 134 do protokołu kontroli. 

     .    


USTALENIA KOŃCOWE. ZAŁĄCZNIKI.

Protokół zawiera 166 ponumerowanych i zaparafowanych stron. Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w książce kontroli OS. 0901 nr 2 pod pozycją 4/2006.

W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielały niżej wymienione osoby:

Burmistrz Miasta Brzeziny -  Ewa Mądra,

Sekretarz Miasta Brzeziny  - Grażyna Dziedzic,

Skarbnik Miasta Brzeziny  -  Grażyna Mela,

Inspektor Wydz. Finansowego –  ……………………….,

Inspektor Wydziału Finansowego – …………………..,

Inspektor Wydziału Finansowego – …………………..,

Inspektor Wydziału Finansowego – ……………………..,

Inspektor Wydziału Finansowego – ………………………..

Referent Wydziału Finansowego – ………………………,

Mł. Referent Wydziału Finansowego – ……………………..,

Inspektor  Wydziału Organizacyjnego – …………………..,

Inspektor Wydziału Organizacyjnego –…………………………,

Naczelnik Wydziału Inwestycji – …………………………

Inspektor WI – ……………………….,

Inspektor WI- ……………………….,

Sam. pracownik ds. oświaty, kultury i sportu – …………………….,

Sam. pracownik ds. obsługi Rady Miasta –……………………,

Sam. pracownik ds. kontroli wewnętrznej, OC i informacji niej. – ………………………..,

Naczelnik Wydziału Infrastruktury i Gospodarki Mieniem – ………………………….,

Inspektor WIiGM – ………………………,

Inspektor WIiGM – ……………………….,

Inspektor WIiGM – …………………………….

 

  

 

Integralną częścią protokołu są następujące załączniki:

Protokół kontroli kasy Urzędu Miasta w  Brzezinach przeprowadzonej w dniu 31 marca 2006 roku.

Statut Miejskiej Biblioteki Publicznej w Brzezinach.

Budżet biblioteki na 2005 rok.

Statut muzeum.

Budżet muzeum na 2005 rok.

Uchwała budżetowa Miasta i uchwały zmieniające budżet w 2005 roku w zakresie instytucji kultury.

Raporty kasowe biblioteki  i  muzeum z 2005 roku.

Wyciągi rachunków bankowych wraz z fakturami największymi kwotowo.

Wyjaśnienie Burmistrza Miasta w sprawie działalności finansowej instytucji kultury.

Sprawozdanie biblioteki za 2005 rok wraz z wydrukiem z ewidencji księgowej dochodów i wydatków. Wyciągi z rachunku bankowego biblioteki na 30.09.2005 i z dnia przekazania dotacji.

Sprawozdanie muzeum za 2005 rok, wydruk z ewidencji dochodów i wydatków, wyciąg z rachunku bankowego muzeum z 31.08.2005 i z dnia przekazania dotacji.

Wyciągi z rachunków bankowych biblioteki i muzeum na 31.12.2005 rok.

Sprawozdania finansowe z działalności biblioteki i muzeum za 2004 rok.

Wyjaśnienie Burmistrza Miasta w sprawie zwrotu dotacji przez instytucje kultury.

Zakres czynności inspektora ds. kontroli    

Informacja Skarbnika Miasta.

Kserokopia planu kont.

Przykłady protokołu kontroli i zarządzenie nr 24/04.

Wyjaśnieni Burmistrza Miasta.

Wyjaśnienie Skarbnika w sprawie ewidencji wpływów do kasy.

Sprawozdanie Rb-27S oraz PDP za 2004 i 2005 rok, zestawienie wydanych decyzji oraz wyjaśnienie Skarbnika Miasta.

Decyzja nr 3114/7/2004 z 22.09.2004 rok.

Sprawozdanie Rb-PDP i Rb-27S za 2004 rok.

Kserokopia sprawozdania Rb-28S na 31.12.2005 rok i wyjaśnienie Skarbnika Miasta w sprawie danych w powyższym sprawozdaniu.

Bilans organu na 31.12.2004 roku i wydruk z ewidencji.

Faktura Telekomunikacji Polskiej.

Wyjaśnienie Skarbnika Miasta.

Wydruk z ewidencji konta 234 oraz wniosek o zaliczkę dla p. Maślanko

 Wydruk strony księgi głównej oraz nota księgowa.

Dane dotyczące dochodów z tytułu podatku od nieruchomości

Wykaz podatników podatku od nieruchomości osoby prawne – wybranych do kontroli

Deklaracja podatnika nr 6 na 2003, 2004 i 2005 rok, wykaz budowli na 2005 rok, oraz wyjaśnienie p. ……………………….

Wykaz podatników podatku od nieruchomości- osoby fizyczne, objęte kontrolą

Dokumentacja dotycząca wymiaru podatku dla podatnika nr 10877

Dokumentacja dotycząca podatnika 10460.

Dokumentacja dotycząca podatnika 10063.

Wykaz podatników podatku od nieruchomości –osoby prawne, w stosunku do których wydano decyzje o uldze w zapłacie podatku.

Decyzja nr 3110-4-1/04 z dnia 20.01.2004 rok, oraz materiał dowodowy i wyjaśnienie Burmistrza Miasta.

Decyzja nr Fn 3110-4-6/04, dokumenty na podstawie których podjęto decyzję oraz wyjaśnienie Burmistrza Miasta.

Wykaz podatników podatku od nieruchomości - osoby fizyczne, w stosunku do których wydano decyzje o zastosowaniu ulg w zapłacie podatku.

Dane dotyczące podatku rolnego.

Wyjaśnienie Skarbnika Miasta w sprawie różnic zaległości podatkowych.

Decyzje w sprawie zwolnienia z zapłaty podatku z tytułu nabycia gruntów.

Uchwała w sprawie stawek podatku od środków transportowych na 2004 rok.

Uchwała w sprawie stawek podatku na 2005 rok.

Dane dotyczące podatku od środków transportowych za 2004 i 2005 rok.

Deklaracje na podatek od środków transportowych.

Karta kontowa podatnika p. ………………...za 2005 rok.

Karta kontowa p………………….. za 2005 rok.

Karta kontowa podatnika ………………….. za 2005 rok.

Karta kontowa podatnika p. …………………….za 2005 i 2006 rok.

Wyjaśnienie inspektora p……………………………….

Uchwała Rady Miasta nr XXVI/115/2004 z 26.10.2004 roku i umowa IGM 100/2005.

Uchwała Rady Miasta XXXI/12/05 z 31.03.2005 rok i umowa nr IGM 211/2005.

Wyjaśnienie p. Burmistrz w sprawie podpisania umów.

Dokumenty rozliczeń z wybranych dni i potwierdzenia wpłat do urzędu.    

Wyjaśnienie Skarbnika Miasta w sprawie działań windykacyjnych w stosunku do podatnika nr 20426.

Wykaz sprzedanych nieruchomości.

Wyjaśnienie p………………………...

Wykaz umów dzierżawy i najmu.

Przykładowe umowy najmu.

Podanie Stowarzyszenia Kupców Ziemi Brzezińskiej i zarządzenie p. Burmistrz.

Umowy użyczenia obowiązujące na koniec 2005 roku.

Wyjaśnienie p. Burmistrz w sprawie podpisania umowy użyczenia.

Wniosek, wyliczenie opłaty i decyzja 5548-2-6/05 z dnia 8.06.2005 roku.

Protokoły odbioru zajmowanych pasów drogowych w ul. Mickiewicza i Staszica.

Wyjaśnienie inspektora urzędu.  

Wyjaśnienie Skarbnika Miasta w sprawie klasyfikacji wydatków na profilaktykę i przeciwdziałanie alkoholizmowi.

Zestawienie wydatków na realizację MPPiRPA w 2005 roku.

Ogłoszenie o otwartym konkursie ofert.

Oferta Stowarzyszenia Abstynenckiego Klubu Wzajemnej Pomocy „Viola”, ocena p. …………………….

Opinia Komisji Doradczej o wniosku stowarzyszenia „Viola”.

Umowa najmu lokalu od TBS.

Wyjaśnienie Burmistrza Miasta p. E. Mądrej.

Umowa nr 115/OK./2005 z 28.IV.2005 roku.

Sprawozdanie z wykorzystania dotacji.

Rachunki dotyczące organizacji imprezy rocznicowej przez Klub, oraz rachunek za środki czystości.

Rachunek nr 01/08/2005 z 2.08.2005 roku wraz z lista uczestników imprezy.

Rachunek 53/2005 z 11.07.2005 oraz lista uczestników.

Rachunek nr C/2004/2355 z dnia 31.12.2004 roku.

Wyjaśnienie Burmistrza Miasta.

Umowa nr OK/37/04 z 1 marca 2004 roku.

Rachunek nr 70/04 z 30.09.2004 roku oraz wyjaśnienie p. ………………………….

Rozliczenie środków dotacji z 2004 roku.

Rachunek, umowa 186/2005, lista uczestników obozu, wyjaśnienie p. Burmistrz Miasta.

Uchwałą Rady Miasta nr XXIV/95/04 z 27.08.2004r.

Uchwała Rady Miasta nr XXVI/109/24 z 26.10.2004r.

Oferta Stowarzyszenia Wspólna Przyszłość Polska,Europa,Świat oraz odpis z KRS.

Wyjaśnienie p. ………………………..

Pismo skierowane do stowarzyszenia z dnia 3.03.2005 rok.

Umowa nr OK. 147/2005 z 14.062005 roku.

Sprawozdanie z wykonania zadania i faktura za wyżywienie z imprezy wolontariuszy.

Wyjaśnienie p. G. Maślanko.

Wyjaśnienie ………………………. 

Umowa o pracę z p. …………………. z 29.12.2000 roku.

Schemat organizacyjny Urzędu Miasta, ostatni angaż pracownika, aneks do umowy, zakres czynności oraz wyjaśnienie p. Burmistrz.

Pisma Burmistrza Miasta o przyznanie nagród oraz zarządzenie nr 132.

Źródła finansowania inwestycji realizowanych w okresie 2004-2005.

Wykaz udzielonych zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi.

Ogłoszenie i strony specyfikacji.

Strony specyfikacji, odpis z KRS, zaświadczenia z ZUS, oferta z numerem NIIP, druk ZP-14 oraz wyjaśnienie Burmistrza Miasta.

Protokół ZP-1.

Umowa nr RGI 142/2004.

Wyjaśnienie Burmistrza Miasta oraz dokument przekazania informacji do UZP.

Aneksy nr 1 i 2 do umowy RGI 142/2004.

Faktura nr 5/2005 z 28.02.2005 roku, protokoły odbioru robót, wyjaśnienie p…………..

Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym.

Strony specyfikacji oraz wyjaśnienie p. ………………….

Strony specyfikacji oraz załącznik nr 3, dokumenty oferenta nr 3.

Ogłoszenie o wyniku postępowania przekazane do UZP. Oraz protokół ZP-1.

Umowa nr In. 209/2005 z 23.08.2005 roku.

Zawiadomienie Prezesa UZP o udzieleniu zamówienia.

Aneks nr 1 z dnia 30 listopada 2005 roku do umowy 209/2005.

Protokół konieczności z 1 grudnia 2005 roku.

Protokół ZP-2.

Umowa nr In. 402/2005 z dnia 7 grudnia 2005 roku.

Wykaz wykonywanego nadzoru inwestorskiego w 2005 roku przez p. Wojciecha K.

Specyfikacja istotnych warunków zamówienia.

Wyjaśnienie inspektora p……………………….

Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty przesłana do UZP.

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia.

Protokoły konieczności z 8.07 i 7.11.2005 roku i kosztorysy na wykonanie robót.

Umowa nr In 411/2005 i faktura VAT 41/2005, wydruk z konta 080-2 i wyciąg bankowy 0270/2005 z 28.12.2005 rok.

Umowa nr 107/2005 na wykonanie kanalizacji i nawierzchni.

Wyjaśnienie p. Burmistrz w sprawie zmiany wysokości wynagrodzenia.

Dane dotyczące majątku Miasta.

Porozumienie z dnia 4.08.2005 roku i z dnia 30 listopada 2005 roku.

Pozwolenie na budowę OZ NB-7351/89/98 z 25.05.1998 rok.

Pismo Burmistrza Miasta nr 3243-4d/99 z 5.10.1999 roku.

Wyjaśnienie Naczelnika Wydziału Inwestycji p. P. Świderskiego.

Notatka służbowa z rozmowy telefonicznej z dnia 3.04.2006 roku przeprowadzonej.

Zestawienie wpłat mieszkańców z ul. Piłsudskiego sporządzone przez Skarbnika Miasta.

Pismo nr In 7020-7/1/2000 skierowane do Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Środowiska oraz pismo o efekcie ekologicznym inwestycji, wystawione przez WIOŚ w Łodzi Delegatura w Skierniewicach.

Wyjaśnienie Naczelnika Wydziału Infrastruktury i Gospodarki Mieniem.           

 

Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i podpisano
w dniu 21 kwietnia 2006 roku. Jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami pozostawiono w Urzędzie Gminy w Brzezinach.

Kierownika jednostki poinformowano o przysługującym mu prawie odmowy podpisania protokołu i złożenia w ciągu 3 dni od daty jego otrzymania pisemnych wyjaśnień, co do przyczyn tej odmowy.

 

 

 

Kontrolujący:                                                                           Jednostka kontrolowana:

......................................

(Urszula Podrażka-Krawczak)

......................................

(Bogusława Wenus)

 

 

 

Kwituję odbiór 1 egzemplarza protokołu kontroli:

.....................................................................

(data i podpis kierownika jednostki kontrolowanej)

 

 

 

Metadane

Data publikacji : 03.10.2006
Podmiot udostępniający informację:
Urząd Miasta Brzeziny
Osoba wytwarzająca/odpowiadająca za informację:
Waldemar Guzicki
Osoba udostępniająca informację:
Waldemar Guzicki

Opcje strony

do góry